Как нанимать сотрудников на удаленку и управлять ими: 7 советов HR-эксперта

Удаленка — это формат работы, который может привести к неврозам у сотрудников.

Например, руководителю хочется лучше понимать, чем заняты работники, а спонтанно уточнить, как в офисе, не выходит. Он чрезмерно ужесточает контроль, а сотрудники начинают выгорать. Или другая проблема: члены команды не могут установить неформальные отношения, потому что не общаются у кулера или в столовой, и это плохо отражается на рабочих коммуникациях.

Если менеджер или предприниматель хочет добиться эффективности и здоровой атмосферы в коллективе на удаленке, нужно учитывать специфику работы вне офиса. Я 15 лет работаю в сфере HR, а моя компания помогает руководителям строить в том числе дистанционные команды. Поделюсь опытом, как нанимать сотрудников на удаленку и как превратить их в сплоченный коллектив.

Используйте для общения с кандидатами мессенджеры с видеосвязью. Попросите соискателя включить камеру и сами сделайте то же самое. Дело не только в мимике и жестах, которые при выключенной камере просто не увидеть. По моему опыту, сам отказ включить камеру — это уже «красный флаг». Если человек что-то скрывает еще на этапе собеседования, он вряд ли сможет успешно работать в компании.

Оцените внешний вид кандидата и обстановку вокруг. Если человек одет неряшливо, за спиной — беспорядок, возможно, он неорганизован и халатно относится к элементарной рабочей этике. А вот если вы видите, что соискатель сидит в кафе, и он в начале встречи объяснил, что попал в пробку и не успел домой ко времени созвона, это большой плюс: кандидат решил проблему без ущерба для всех.

У удаленного новичка нет коллеги за соседним столом, который может быстро ответить на спонтанный вопрос, провести по всем кабинетам и познакомить с командой. По опыту знаю, что часто у работников на удаленке в первые дни есть чувство, что их бросили в воду и сказали «плыви». Поэтому я рекомендую собрать все потенциальные вопросы новичка в единый документ.

Другие варианты — мобильное приложение с треком онбординга, чат-бот в мессенджере с основными вопросами, распечатанная презентация.

Вот что обязательно нужно рассказать и показать новичку:

• людей, которых нужно знать в лицо, — фото и имена руководителей компании;
• историю, миссию, цели, задачи и принципами работы компании;
• основные продукты;
• организационные нюансы — когда зарплата, как одеваться для звонков, как проводим праздники и мероприятия, как уйти в отпуск и на больничный;
• какие есть каналы коммуникации с коллегами;
• основы информационной безопасности.

Идеальный вариант — сделать такой документ под каждую должность, прописать в нем функции отдела, задачи и проекты.

Если компании нужно, чтобы сотрудники работали в одно время, укажите в вакансии нужный часовой пояс, например, «Екатеринбург, ± 2 часа». Это важно, если вся команда должна постоянно контактировать в течение рабочего дня, участвовать в мозговых штурмах, если нужны регулярные мелкие согласования с руководителем.

Если у работника есть пул задач, которые ему нужно выполнить к определенной дате, привязка к часовому поясу необязательна. Например, если вы руководите командой редакторов или журналистов, которым нужно сдавать тексты к конкретным датам.

Серьезная разница в часовых поясах может стать преимуществом. Например, заказчик прислал срочные правки в макет к 20:00 по Москве, а у вас есть дизайнер, который живет в Аргентине. У него только 14:00, значит, когда у вас только начнется следующий рабочий день, он уже внесет все исправления.

Есть специальные программы, по которым можно отследить, сколько времени человек потратил на рабочие задачи, и программы, которые регулярно делают скриншоты экрана и отправляют их руководителю. На мой взгляд, это неэффективно: такой контроль нервирует сотрудника и способствует выгоранию. К тому же ничего не мешает поставить рядом личный ноутбук и смотреть на нем ролики на «Ютубе», а рабочий держать открытым только для начальства.

Оптимальный способ контролировать выполнение задач — работа с таск-менеджерами  . Jira и Trello перестали работать в России в 2023 году, но есть и другие: Kaiten, Asana, YouGile.

Организуйте пространство в таск-менеджере наглядно и для себя, и для сотрудников. Сделайте минимум этапов выполнения задачи, заранее проговорите, как будете классифицировать задачи, как выставляется дедлайн: только конечная дата или промежуточные.

Договоритесь с сотрудниками «сверять часы» по задачам в определенные дни недели. Учитывайте, что работникам может понадобиться время, чтобы привыкнуть регулярно обновлять информацию в таск-менеджере. Скорее всего, поначалу придется им об этом напоминать.

Удаленному сотруднику тяжелее погрузиться в процесс и атмосферу компании: он не наблюдает за офисной рутиной, с ним не обсудишь текущие вопросы за чашкой кофе на кухне. В конце концов, если у офисного работника что-то не получается, руководитель может понять это по растерянному выражению лица, а на удаленке так не выйдет. Поэтому стоит тратить больше времени на общение с сотрудниками.

Уделять внимание — не значит регулярно писать работнику в личку «как дела», такая навязчивость может смутить. Установите конкретные дни, когда будете устраивать созвоны один на один. Можно раз в неделю или в две, раз в месяц. Спросите у сотрудника, что у него в работе, с чем ему помочь, какие задачи его вдохновляют, а какие — тяготят. Обязательно узнайте его мнение о процессах в компании и о том, как их улучшить. Так человек ощутит, что нужен и что к нему прислушиваются.

Важно, чтобы удаленные сотрудники общались не только с руководителем, но и между собой. Если у коллег в офисе произошел конфликт, руководитель может это заметить: например, увидеть, что они садятся обедать отдельно друг от друга, хотя раньше сидели вместе. В удаленном формате узнать о противоречиях можно, только если один работник пожалуется на другого.

Чтобы гасить конфликты в зачатке, устраивайте онлайн-встречи, на которых коллеги будут делиться впечатлениями о работе других и рассказывать о своих достижениях. Чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно, можно привязывать эти встречи к конкретной выполненной задаче: разговор должен идти именно о работе, без перехода на личности. Изначальный акцент встречи нужно сделать на достижениях, а уже после их обсуждения переходить к замечаниям.

Еще я рекомендую формат «открытый микрофон». Раз в месяц каждый сотрудник может выступить перед коллегами на общем созвоне и рассказать об удачном проекте, новом продукте, инсайде с отраслевой конференции. Если работа подразумевает менее масштабные задачи, люди могут просто делиться любопытной информацией, которую узнали во время работы, рассказывать о промежуточных результатах проектов.

Договоритесь о графике работы и об интервале, когда сотрудник должен быть на связи, — например, с 10 до 19 по московскому времени. Это поможет избежать ощущения бесконечного рабочего дня.

Никто не сидит за компьютером 8 часов без перерыва, поэтому укажите, как быстро нужно отвечать на сообщения коллег — например, на письмо в почте надо реагировать в течение суток. Формализуйте правила постановки задачи: заведите универсальную форму с вопросами, которую сотрудникам надо будет заполнить. Например, чтобы при постановке задачи всегда был указан срок и люди, у которых нужно взять необходимую информацию. Переведите рабочие документы в облачные хранилища, чтобы все имели к ним доступ.

Регламенты уменьшают частоту звонков и переписок, а значит, сотрудники будут больше времени уделять работе. Продумайте, как коллеги будут общаться не только с менеджерами, но и между собой, чтобы коммуникации не съели весь рабочий день.

По электронной почте невозможно быстро решить мелкие вопросы, а мессенджеры часто отвлекают работников: когда они переписываются в рабочем чате, может прийти уведомление от друзей, родственников или развлекательных каналов. Я рекомендую использовать для работы рабочие мессенджеры, например Dialog. В нем можно созваниваться, писать большие тексты и набирать быстрые сообщения, а также разделять беседы по каналам и темам. Кроме того, такие мессенджеры можно не устанавливать на смартфон, а использовать только на компьютере, значит, они не будут беспокоить по окончании рабочего дня.

Советую разделять каналы коммуникации в зависимости от задачи, которую сотрудникам нужно решить. Если в обсуждении участвует больше трех человек, а переписка длится больше 15 минут, назначайте звонок. Чтобы он прошел эффективно, пропишите подробный план созвона и включите запись звонка. Назначьте одного из участников беседы ее «секретарем», который зафиксирует тезисы и итоги встречи. Советую делать это, даже если результат беседы — провести повторный созвон через неделю. Это поможет о нем не забыть. Итоги звонка можно выложить в карточке задачи в таск-менеджере.

Если нужно просто проинформировать сотрудников — без обсуждения, — пишите письмо и делайте рассылку.

Если сотрудники наладят приятельские отношения, они смогут лучше понимать друг друга и, как следствие, лучше справляться с задачами. На удаленке установить такие отношения естественным путем сложно, работники не могут пообщаться о чем-то неформально у кулера. Поэтому задача менеджера — организовать такую возможность.

Я рекомендую попробовать формат random coffee. Работает это так. Сотрудник оставляет заявку в телеграм-боте. Бот показывает другого сотрудника, который тоже подал заявку. Они договариваются об удобном времени и созваниваются на полчаса, общаются на неформальные темы. Чтобы люди чувствовали себя комфортнее, можно заранее прописать возможные темы: хобби, путешествия, домашние животные, книги.

Еще один хороший формат — клубы по интересам. Заядлые читатели могут созваниваться и обсуждать новые книги, желающие практиковать английский — организовать разговорный клуб. В онлайне можно проводить даже корпоративы: например, устраивать игры в «Мафию», квизы.