Безопасно ли ​пере­сылать документы в мессенджерах?

Ваши документы нужны заказчику услуг, чтобы понять, с кем он взаимодействует, и выполнить денежные и налоговые обязательства в отношении вас. Если вы отправите электронные документы, договор получится заключить быстрее — и у него тоже будет юридическая сила.

Действительно, ваши личные данные могут попасть к посторонним людям, но это может произойти в любом случае: и при передаче заказчику бумажных копий, и, например, при заказе продуктов на дом.

Если документы станут общедоступными, организация, которой вы их показали, должна компенсировать моральный вред. Например, с сервиса доставки еды после массовой утечки электронных данных пострадавшие взыскивали по 5000 ₽. А чтобы проще было установить источник утечки, сфотографируйте документы с листочком, на котором написано, что вы направляете их в такую-то компанию, или добавьте надпись прямо на изображение.

Взаимные права и обязанности появляются, когда вы заключаете бумажный или электронный договор либо одна сторона акцептует оферту, которую предложила вторая  . Оферта в открытом доступе — это предложение одинаковых условий сотрудничества всем, кто согласится. То есть договор будет заключен, когда вы сообщите компании, что принимаете ее предложение  .

Среди оснований признать договор недействительным в суде — отсутствие свободы воли одной из сторон  , например в случае подделки подписи. Так что при заключении договора стороны должны убедиться, что подпись ставит именно тот, кто указан в нем. Правда, это неактуально для оферты: здесь заказчик только проверяет личность откликнувшегося, а физической подписи не будет.

Основное удостоверение личности в России — паспорт  . Мы предъявляем его, например, когда подписываем договор об оказании медицинских или банковских услуг. У представителя клиники или банка есть доверенность с правом подписывать договоры от имени организации  . Обычно мы не спрашиваем документы второй стороны, если действие происходит в офисе организации: считаем, что сотрудник находится в здании не просто так.

Если вы общаетесь с представителем компании по указанным на ее сайте контактам, предполагается, что человек вправе действовать от лица организации  .

Компания тоже должна проверить, с кем заключает договор. Правильно, если с вами проведут видеособеседование, чтобы убедиться, что фотография вашего паспорта находится именно у вас. Но не сверять вас и ваш паспорт — право и риск компании. Может быть, она только проверит на госуслугах, что паспорт действует. Если ей достаточно снимков документов — вам же проще.

Фотографии ИНН и СНИЛС нужны, чтобы платить за вас НДФЛ и страховые взносы. По закону, если человек что-то делает для организации, она, как налоговый агент, должна рассчитать и перечислить за него НДФЛ  , а также уплатить за свой счет страховые взносы с вознаграждения исполнителя  . У тех, кто оформлял СНИЛС после 2019 года, вместо пластиковой карточки просто бланк уведомления о регистрации в Социальном фонде России, СФР, — его можно получить на бумаге или скачать на сайте фонда.

Так что ваши документы действительно нужны, чтобы с вами смогли работать. Вы вправе написать на копиях, что предоставляете их конкретной организации, или спросить, достаточно ли прислать данные текстом, без изображений.

В публичных офертах обычно есть условие, что заказчик может в любой момент внести в них изменения. Поэтому оферты и хранятся на сайте. Бумажную версию договора вам не дадут: в ней просто нет смысла.

Реквизиты паспорта — персональные данные, безопасность которых защищает закон. Так что в оферте, скорее всего, будет пункт о том, что вы даете согласие на их обработку, если соглашаетесь на сотрудничество с компанией  . Даже если организация прямо не пропишет в договоре, что должна беречь данные от других, такая обязанность у нее все равно возникнет  .

Но в законе о персональных данных и подзаконных актах очень обтекаемо говорится о том, как именно нужно хранить чужие документы. Уже появились более детальные нормы, касающиеся биометрической информации, например отпечатков пальцев, и обязанностей чиновников, но по остальному конкретики мало.

Организации и предприниматели обязаны разрабатывать внутренние правила хранения персональных данных, назначать ответственных лиц, применять технические меры для безопасности данных и объяснять работникам, как хранить информацию  . Компании должны принять меры, чтобы предотвратить пропажу бумажных копий документов из кабинетов и кражу электронных версий сотрудниками или хакерами. В частности, надо ограничивать доступ в кабинет, ставить антивирусные программы, защищать файлы от копирования. Конкретные механизмы выбирает сама компания, собирающая паспортные данные  .

То есть личные данные не должны попасть к посторонним, а уж как получатель фотографий документов будет их защищать — его дело. Если же данные будут плохо храниться, суд может оштрафовать хранителя на основании протокола Роскомнадзора об административном правонарушении. Штраф за утерю распечаток с личными данными  :

1. Для ИП или малого предприятия — 20 000—40 000 ₽.
2. Для средних и крупных компаний — 50 000—100 000 ₽.

Когда телефонные мошенники пытаются имитировать причастность к банкам или полиции, называя паспортные данные, нельзя точно установить, где произошла утечка. Наши данные есть у управляющей компании, Росреестра, учебного заведения, поликлиники и всех прошлых работодателей. Так что привлечь к ответственности за утрату персональных данных можно, только когда очевиден источник недобросовестного хранения.

Я не нашла судебной практики, связанной с утратой персональных данных исполнителей по гражданско-правовым договорам. Это не значит, что таких случаев нет, но чаще встречаются случаи массового распространения личной информации. Работники эпизодически судились с работодателями из-за того, что у них запрашивали лишние документы или неверно вели их личные дела, но всегда проигрывали.

Чаще всего теряют персональные данные медицинские учреждения — как государственные, так и коммерческие. Иногда в доступ попадают отдельные документы, а иногда — большие пачки.

Еще одно место утечки — расчетные организации, которые оставляют квитанции за услуги ЖКХ не в почтовых ящиках, а просто в подъезде или даже на кассе ближайшего магазина. Бывает, что учебные заведения вывешивают в общедоступных местах списки преподавателей и студентов с указанием телефонов или адресов.

То есть в обычной жизни мы постоянно рискуем личными данными. И нас не защитит отказ от сотрудничества с компанией, которая просит прислать копии документов.

Так что полностью защитить свои личные данные сложно.

Сотрудничество с заказчиком начинается с того, что вы заключаете с ним бумажный или электронный договор либо принимаете публичную оферту на сайте компании.

Заказчику понадобится ваш паспорт, ИНН и СНИЛС, чтобы подтвердить вашу личность и платить за вас НДФЛ и страховые взносы. Возможно, компания также захочет провести видеособеседование, чтобы убедиться, что снимок вашего паспорта находится именно у вас.

Вы общаетесь с представителем, чьи контакты организация разместила на официальном сайте. Значит, она взяла на себя ответственность за сообщения, которые придут с этой почты или аккаунта.

Отправить заказчику электронные копии документов быстрее, чем привезти оригиналы в офис или выслать бумажные копии обычной почтой. Конечно, есть риск, что произойдет утечка информации, когда вы отправляете документы через мессенджер. Но и другие способы передачи не защищают от этого полностью. В обычной жизни мы постоянно рискуем потерять персональные данные.

Компания обязана беречь ваши личные данные от других, даже если это не прописано в договоре. Чтобы подстраховаться на случай утечки, напишите на копиях, куда именно отправляете их. Если организация потеряет ваши бумажные документы и они попадут в общий доступ, ее могут оштрафовать.