Как заключить договор дистанционно?

Я фрилансер, оказываю услуги заказчикам из других городов. Хочу перейти на электронный документооборот, чтобы делать все дистанционно: каждый раз отправлять договор почтой не очень удобно, плюс это дополнительные расходы.

Я купил электронную подпись, но не у всех заказчиков она тоже есть. Как быть в этом случае? Могу ли я со своей стороны подписывать документ электронной подписью, а заказчик — другим способом?

Письменные договоры обязательно должны подписать обе стороны. Подпись можно поставить любым способом, но так, чтобы можно было достоверно и однозначно определить подписанта.

Чтобы в будущем не было споров, состоялась сделка или нет, порядок дистанционного заключения договора нужно прописать в самом договоре. Отдельно надо согласовать электронную подпись и электронный обмен документами, если вы их используете.

Как заключают договоры дистанционно

Судя по вашему вопросу, раньше вы заключали письменный договор самым распространенным способом — составляли документ, который подписывала каждая из сторон, и отправляли бумажные оригиналы друг другу по почте. Но этот способ не единственный.

Договор можно заключить, обменявшись письмами, телеграммами или электронными документами. Стандартный бумажный экземпляр при этом оформлять не нужно.

Электронный документ с электронными подписями, то есть текстовый файл с информацией об ЭП, — это тоже письменный договор. Но чтобы он считался заключенным, нужно выполнить два условия:

  1. Содержание договора можно воспроизвести в неизменном виде на материальном носителе. То есть электронный документ и его содержание не меняли и не дополняли после подписания.
  2. По подписи, ее аналогу или способу обмена документами можно точно установить, кто заключил сделку.

Чтобы дистанционно заключить договор, необязательно пользоваться услугами Почты России или подписывать договор электронной подписью. Вот как, например, можно это сделать:

  1. Стороны договариваются, как они будут обмениваться документами и идентифицировать друг друга. Идентификаторами могут быть электронные адреса, с которых будут отправлять документы, или реквизиты аккаунтов в мессенджере — привязанные к аккаунтам номера телефона.
  2. Одна из сторон составляет проект договора и направляет его контрагенту по электронной почте или через мессенджер.
  3. Контрагент распечатывает, подписывает договор, сканирует его, преобразуя в электронный формат, и направляет другой стороне. То же самое ответно делает вторая сторона. Договор заключен — обе стороны его подписали.

Чтобы эта схема стала рабочей, в договоре нужно подробно описать:

  1. Порядок заключения: распечатать, расписаться, отсканировать и отправить по электронной почте. Распечатать договор можно в черно-белом или цветном варианте — значения не имеет. Главное — содержание договора и его реквизиты.
  2. Способ подписания. Если подпись электронная, еще нужно уточнить ее вид: простая, неквалифицированная или квалифицированная. Печать — необязательный реквизит, ее ставят только по желанию.
  3. Порядок электронного обмена документами: по электронной почте, через мессенджер или какое-то другое приложение.
  4. Электронные адреса или аккаунты, с которых будут приходить письма и сообщения, и будет считаться, что их отправила сторона договора.

Еще в тексте договора пишут, что если документы приходят в согласованном порядке, то стороны их безоговорочно признают. Например, в договоре указано, что стороны будут обмениваться документами по электронной почте. Исполнитель отправил акт выполненных работ электронно, заказчик получил его на свою почту и на этом основании оплатил работы. От исполнителя никакие документы больше не нужны — он прислал акт в согласованном порядке.

Как можно подписать договор, который заключили дистанционно

Договор можно подписать такими способами:

  1. письменно от руки — ручкой;
  2. электронной подписью любого вида.

Договор будет считаться подписанным, если по подписи можно достоверно определить, кто его подписал.

Закон не обязывает подписывать договор одинаковым способом. Стороны могут сами выбрать, как подписать документ, но этот способ нужно указать в договоре. Одна сторона может использовать, например, электронную подпись, а другая — собственноручную. Или одна ставит факсимиле, а вторая — ЭП.

Вы можете предложить своим заказчикам обмениваться скан-копиями документов через электронную почту и каждой стороне подписывать документы удобным для себя способом. Тогда подписывать и направлять друг другу бумажные оригиналы документов не понадобится.

Елена Ефимова
Как часто вы заключаете договоры онлайн? Как их подписываете?

А где проверить эл. подпись? Вдруг она нарисованная или из другого документа прифотошоплена...

2

Максим, попроси прислать сертификат открытого ключа.

0

Александр, а если из другого документа взята? Ну то есть изменили сам документ, который был ей подписан

0

Максим, это невозможно. Если говорить о спецсофте, то подпись слетает сразу при попытке редактирования. Если говорить о глупых тётках, которые помимо подписанного ЭЦП, хотят видеть ещё и параметры ЭЦП на документе в печатном виде, то там должен быть серийный номер ключа, именно его и будешь сравнивать с сертификатом.

0

Если часто пользуетесь и суммы ощутимым, не будьте скрягами, оформите себе КЭП и через ЭДО заключайте любые договора в своё удовольствие. Сам так делал, легитимнее некуда.

1
Отредактировано

Ну можно просто вставить фразу в договор что факсовая (сканированная) копия имеет силу оригинала и не выносить себе мозг 🤷🏻‍♀️
Ещё даже в далеких нулевых такие договора были валидны для экспорта/и импорта (молчу уже про внутренние контракты), ни единого вопроса мне ни таможня не задала, ни СЭС 🤷🏻‍♀️
А в прошлом году такой контракт (правда внутренний) был принят в качестве допустимого доказательства в суде.
Так что все нормально работает до сих пор.

0

Весёлая, я лично продавал дебиторскую задолженность от ИП физику через ЭДО. После сделки, необходимо было право по цессии переоформить через суд. Суд такую форму принял без проблем, т.к. закон об ЭП никто не отменял и не принять в таком виде они не могут, всё законно.

1

Александр, а ваш опыт как-то опровергает мой?
Я лишь сказала что дистанционно и без ЭП можно подписать документы в сканах, придав им силу оригинала 🤷🏻‍♀️

0

Весёлая, а кто сказал, что комменты на комменты обязательно спор? :) Никак не опровергает. Делюсь опытом.

1
Отредактировано

Александр, ну я как старый параноик ЭП не доверяю тк его ж не сам делаешь, а стороннее лицо.
А вот если ты ЭП никогда не получал, то и условно продать твои активы по твоей якобы ЭП жуликам вместо тебя никак нельзя 🤷🏻‍♀️
Поэтому мне кажется мой метод надежней (для минимизации будущих возможных проблем) 🤷🏻‍♀️

1

Весёлая, погоди, но если УЦ по-твоему атата плохие, чего им стоит и без твоего участия выпустить на тебя КЭП? И оформить всё, что надо там, где надо?

0

Александр, вот поэтому и не оформляю ЭП, чтоб повод не давать, потому как без участия могут сделать, но это будет криминал уже (был уже случай в Москве с квартирой, помните, 18й или 19йгод, депутаты тогда срочно все сделки с недвижимостью через ЭП запретили).

0

Весёлая, случай помню. Но чот не помню чтобы потом гайки серьёзно закрутили. Намутили заяву в Росреестр, о запрете сделок с твоим имуществом посредством ЭЦП. И всё. Хочешь, подписываешь. Но это не обязательство и мало кто вообще этим воспользовался.

0

Александр, не уц плохие, просто если оформил ЭП и хоть одну сделку так провёл, в случае Ч не доказать будет что левая сделка с левым ЭП это не ты 🤷🏻‍♀️

0
Герой Т—Ж
Отредактировано

Весёлая, в том то и дело, что если ЭП не экспортируемая, то левой ЭП быть не может. Она лежит у тебя и сохранность её только на твоей ответственности. Как паспорт.

0

Александр, паспорт то старая добрая бумажка🤷🏻‍♀️
С ужасом жду электронных паспортов, говорят это планируется скоро, я увы не настолько стара, что уже не менять паспорт совсем, чуть чуть не дотянула 😩

0

Весёлая, с технической точки зрения всё просто, КЭП выпускается при тебе и ты его забираешь, расписавшись в акте и сертификате. При этом он не экспортируемый, следовательно в 1 экземпляре. Если он экспортируемый, это будет видно в сертификате, так что переживать в сущности не за что.

0

А с налоговой как там?

0

Михаил, налоговая в теме, у них давно всё на ЭПшках. Более того, в ЛК ты можешь себе бесплатно налоговый КЭП заказать, в течение 15 минут будет готова подпись.

1

Александр, а со скан-копиями как?

0

Михаил, если в тексте будет указана нужная форма подписания, то норм. Опять же, если работать через ЭДО, у тебя прямо в документе в конце будет оттиск данных электронных подписей подписантов. Всё будет прозрачно. Другое дело, что так задним числом хрен чего подпишешь, но в том то и дело что... )

0

Александр, и со счёт-фактурами на НДС тоже всё ок? Камералки пройдены?

0

Михаил, с НДСом не помогу, честно. Я ИП, у меня нет НДС. Но что мешает задать прямой вопрос в налоговую, пусть даже их ответ не будет абсолютом для суда. В конце-концов спрашивать будешь ту же налоговую, в которую и отчитываешься.

1

Как средства криптографии воспринимают ручную подпись на документе с ЭП? Иными словами, как в системе ЭДО дальше вести учет документа в электронном виде и то, что на нем есть вторая подпись?

0

Пётр, никак. Если работаешь на базе ЭДО, то это полный цикл документооборота, где обе стороны подпишут документ с помощью КЭПа. А вот если получил скан и хочешь со своей стороны подписать КЭП, это пожалуйста, для этого есть специальные софтины, или расширения других софтин. В частности для Adobe Reader есть бесплатный плагин от КриптоПро именно для этих целей.

0

Пётр, впрочем, если получить подписанный стороной документ, указанным в договоре способом, а потом загрузить его в ЭДО, подписать КЭП и отправить в уведомительном порядке, то наверное такая шляпа прокатит. Тогда второй стороне не придётся ничего подписывать второй раз, но конструкция зыбкая, не видел такой практики.

0

Рекомендую, все равно подписывать договора "в живую" т.к. в будущем сканы этих договоров могут быть предъявлены , как опыт, при участии в новых конкурсах.

0

Рустам, а почему не предъявить электронный документ?

0

Александр, по собственному опыту, заказчики потенциальные больше "верят" скану с синей печатью. Особенно это касается конкурсов по 223 ФЗ

0

Рустам, это ощущения, или был опыт, что ты подал электронные документы и тебе отказали?

1

Александр, да , потенциальный Заказчик запросил сканы документов и не стал даже рассматривать договора подписанные эцп

0