Что делать, если все пошло не по плану

Представьте ситуацию, когда все, что вы запланировали, провалилось. Например, начальник стоит за спиной и ждет результатов проекта, коллеги в соседнем кабинете не начинают встречу, потому что вы на нее пока не пришли, а из дома названивают близкие, чтобы узнать, купите ли вы продукты или лучше заказать доставку.

Когда кажется, что все выходит из-под контроля и накапливаются горы дел, легко впасть в панику и начать метаться от одной задачи к другой. Но спешка только усугубит проблему. Когда мы торопимся, то допускаем ошибки, тратим больше времени на исправление недочетов и еще больше теряем концентрацию.

Вот алгоритм, который поможет справиться с подобной ситуацией.

Остановитесь. Постарайтесь успокоиться и не обвинять себя в том, что вы неправильно спланировали день, не учли риски, отвлеклись или сделали либо не сделали что угодно еще. Даже если вы где-то ошиблись, подумаете об этом потом — на недельном или месячном ревью, а сейчас сосредоточьтесь на проблеме.

Чтобы снять напряжение, сделайте короткую зарядку, простую медитацию или дыхательную практику из бесплатного курса Учебника Т⁠—⁠Ж «Как справляться со стрессом». Например, подышите по технике коробочного дыхания. Это поможет справиться с паникой и собраться с мыслями. О других способах успокоиться в экстренной ситуации также рассказываем в нашем курсе «Как справляться со стрессом» — его можно не только читать, но и слушать.

Вот подробная инструкция:

1. Примите удобную позу. Расслабьтесь и закройте глаза.
2. Начните с медленного и глубокого вдоха на 4 счета. В этой практике важно дышать только через нос.
3. Задержите дыхание на 4 счета, заполняя легкие воздухом.
4. Медленно и равномерно выдохните через нос, считая до 4.
5. Задержите дыхание на 4 счета перед следующим вдохом.
6. Повторяйте этот цикл — вдох, задержка дыхания, выдох, задержка дыхания — в течение нескольких минут или сколько вам будет комфортно.

Во время практики коробочного дыхания сосредоточьтесь на ощущениях. Почувствуйте, как ваши легкие наполняются воздухом при вдохе, как задержка дыхания создает спокойствие, а выдох снимает напряжение.

Когда напряжение спадет, вспомните, что продуктивность — это не гонка на скорость, а умение правильно распределять свое время, внимание и энергию. Дайте себе время осмыслить ситуацию: 5—10 минут всегда найдутся, даже когда кажется, что все вокруг горит. Сформулируйте проблему, например: «Нужно сдать проект до конца дня, а у меня встреча на полтора часа, еще и к зубному записан — задержаться никак не могу».

Предупредите окружающих. Если кто-то ждет результат вашей работы, материалы, сообщение, план действий или что-либо еще, скажите, что не успеваете, и предложите другое решение. Лучше честно признать проблему, чем пропасть на неопределенное время, а потом появиться с результатом как ни в чем не бывало.

Например, можно написать такое сообщение:

Так вы сможете выиграть немного времени, чтобы обдумать ситуацию и найти решение. Возможно, что-то получится сразу отменить или перенести. Например, перезаписаться к стоматологу или парикмахеру, а занятие по английскому или тренировку отменить — и сегодня больше об этом не думать.

Определите главные задачи. Иногда мы стараемся закончить работу в срок, очень спешим, успеваем все сдать буквально в последнюю минуту — и тут выясняется, что руководитель сам загружен и будет разбираться с результатом наших трудов только через неделю. Так что постарайтесь оценить, действительно ли дедлайн так важен и какие последствия могут вас ждать, если вы опоздаете.

Внимательно посмотрите на список задач и сконцентрируйтесь на тех, которые приведут к самым негативным последствиям, если их не сделать. Например, если не закончить презентацию до конца дня, компания не получит контракт, а значит — останется без денег на следующие полгода.

Посмотрите, в какой точке вы сейчас находитесь и как можно прийти к цели в намеченный срок. Может быть, от части задач можно отказаться? Например, выпустить сайт с несколькими готовыми разделами, а остальное доделать позже. Или отдать презентацию без красивого оформления, но с идеально отредактированным текстом. А может, стоит потратить на проект больше денег? Например, заплатить дизайнеру больше, но чтобы он оформил презентацию за ночь. Или можно все-таки перенести дедлайн?

Теперь, когда вы видите, где реально находитесь, сможете принять решение из этой точки, а не из состояния паники.

Разблокируйте других людей. В прошлом уроке мы говорили о том, что важно вовремя перекинуть мяч — запустить диалог или задачу в работу, чтобы она не зависла на вас. В кризисной ситуации важно заметить эти мячи на своей стороне и отдать собеседнику, чтобы он смог начать работать.

Передоговоритесь. Вернитесь к собеседнику с четким планом действий. Объясните, что предпримете, чтобы исправить ситуацию, и предложите передоговориться. Например, так:

Если никакого собеседника у вас нет, зафиксируйте новый план действий для себя — он поможет удерживать фокус и заметить ошибки в планировании при следующем недельном или месячном ревью.

Сделайте. Заваривайте кофе, устраивайтесь поудобнее и беритесь за работу.

Система организации дел похожа на любую другую систему: чтобы она исправно работала, ее нужно периодически проверять, чинить и налаживать. Это как с автомобилем — чтобы уехать далеко, нужно заправляться и регулярно проходить ТО.

Вот что можно сделать с системой планирования.

В предыдущих уроках мы не просто так добавляли в свое расписание ревью месяца, недели и дня — время, когда мы сверяем запланированное с реальностью и делаем выводы. Все это ритуалы, которые помогают проверить работоспособность системы и откорректировать то, что идет не так.

Ритуалы помогают нам лучше помнить о своих планах. Мы можем не запоминать, что и когда нужно сделать, но точно знаем, где это записано и как организовано. Так мы позволяем вечно перегруженной информацией памяти делать свою работу. А еще ритуалы помогают войти в состояние потока — это когда мы так концентрируемся на задаче, что теряем чувство времени и не замечаем происходящее вокруг.

Ритуалами могут быть кофе, определенная музыка, зажженная свеча, вкусный завтрак перед сложным днем, упражнения для спины в перерывах — то, что вам нравится и вдохновляет. Например, автор этого курса придумал себе такой ритуал: планируя новый месяц или неделю, он собирает все рабочие блокноты в одном месте, заваривает чай или кофе и включает лоу-фай-музыку. А когда нужно побыстрее дожать сложную задачу, ритуал другой: приготовить бутылку воды и погромче включить драм-энд-бейс.

Посмотрите на свой календарь, списки дел, блокноты. Проверьте, что из запланированного удалось выполнить, а что нет. Вероятно, вы заметите, что какие-то вещи в вашем планировании работают хорошо, а какие-то не работают вообще.

Например, может оказаться, что в вашем расписании не сдвигаются только встречи, а все остальные дела постоянно переносятся. Значит, такой формат планирования вам не подходит. Не стоит себя мучать, лучше поискать другой способ — допустим, составлять список дел на неделю, вычеркивая сделанное.

Подумайте, из-за чего это может происходить. Допустим, вы уже несколько недель переносите посещение спортзала. Можно попробовать себя перехитрить.

Например, если вы постоянно пропускаете тренировки, потому что лень добираться до зала, купите приложение для занятий дома. Если не нравятся силовые тренировки, попробуйте пилатес или плавание. А может быть, вам просто не хочется заниматься спортом — тогда стоит отказаться от этого обязательства совсем: сейчас не время.

Бывают задачи, к которым очень тяжело подступиться. Проанализируйте, что именно вызывает сложности.

Возможно, вам не хватает компетенций — стоит запланировать обучение. А может, вас просто раздражает эта задача, но отказаться от нее нельзя — тогда заложите побольше времени, чтобы войти в ритм и попрокрастинировать перед началом работы.

Вы можете грамотно спланировать расписание, но ничего не успевать из-за усталости или плохой концентрации. Помните, что тайм-менеджмент не существует в вакууме. Посмотрите на ситуацию шире, чтобы найти причину в других областях, восстановиться или сократить отвлекающие факторы.

О том, как работать с уровнем энергии и концентрацией, мы поговорим в следующих курсах Учебника.

В первом уроке мы говорили о том, что алгоритм из этого курса — основа системы организации дел. Меняйте и дополняйте систему под себя.

Все, что мы предлагаем в этом курсе, — рекомендация, которая кажется нам крепкой основой. Но если, например, закрытые списки, выбор фокуса или актуальная инициатива вам не подходят, то не используйте эти приемы. Пробуйте другие практики тайм-менеджмента и организации дел, чтобы найти то, что приживется именно у вас.

Если вы уже организовали свою систему планирования, предлагаем рассказать об этом в Т⁠—⁠Ж. Заполните анкету о том, что помогает вам быть продуктивнее, — дальнейшие инструкции мы вышлем вам на почту.

Если чувствуете, что план дня, недели или месяца совсем не работает, не бойтесь начать заново. Иногда лучше полностью пересмотреть расписание, чем продолжать следовать графику, зная, что он не приведет вас к желаемому результату.

Начинать заново — это не признак слабости, а проявление гибкости и умения адаптироваться. Примите это как часть вашего пути к личному и профессиональному росту. Превращайте неудачи в опыт, который укрепит вас. Каждый шаг, даже самый маленький, приближает вас к цели. Главное — двигаться вперед, даже если нужно изменить маршрут.

Помните, что неопределенность может рушить планы, как и плохая погода. Но теперь у вас есть набор надежных инструментов, который поможет справиться с любым пасмурным днем, неделей и даже месяцем.

1. Неопределенность — часть жизни, ее невозможно избежать, поэтому лучше относиться к ней как к погоде — и уметь приспосабливаться к разным ситуациям.
2. Иногда планы не работают. Воспринимайте неудачи как источник полезной информации на будущее.
3. Спешка усугубляет проблемы: если все идет совсем не так, как вы задумали, важно остановиться, успокоиться и переосмыслить ситуацию, чтобы не терять фокус и избежать лишних ошибок.
4. Планирование — это инструмент для адаптации, а не строгая рамка, поэтому нужно уметь быстро пересматривать задачи и приоритеты.
5. Любая система требует постоянного контроля, ритуалов и периодического обновления.

Впереди вас ждет экзамен — финальный тест, который поможет проверить, как вы усвоили основные принципы курса. Если сдадите на отлично, мы подарим вам электронный диплом, а если поделитесь им в своих соцсетях — дадим скидку 20% на любой платный курс Учебника.