Чтобы все успевать, нужно управлять временем так же, как деньгами: выяснить, где таятся убытки, инвестировать в то, что приносит максимальную пользу.

Мы собрали несколько приемов, которые помогут взять время под контроль. Вооружитесь ими, чтобы больше успевать.

Считать, на что уходит время

Проведите эксперимент: записывайте, на что тратите день и что вас отвлекает от рабочих задач. Общение по телефону с клиентом — 20 минут, с мамой — 40. На отчет ушло 3 часа, на подготовку к планерке — час, совещание отняло полтора.

Хронология дня поможет составить реалистичные планы. Вы должны знать, сколько остается свободного времени: только так можно запланировать будущее и не жаловаться, что не хватает времени на важные дела.

Планировать

Если потратить 10—15 минут на планирование рабочего дня, можно ежедневно экономить до двух часов. Есть и другая польза: планы снимают напряжение, поскольку вы выплескиваете все из головы на бумагу.

Составляйте краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные планы: на день, неделю, месяц, год и пять лет. Составлять план на следующий день лучше с вечера, утром на свежую голову его легко откорректировать.

Не стремитесь составлять поминутный план на день — делайте его примерным. Оставляйте время для маневра в случае форс-мажора в объеме 10—20% от всего дня, не считая времени на сон.

Создавать задачи лучше в календаре смартфона: он ограничен по времени, его невозможно растянуть до бесконечности. Когда составите план, пересмотрите его с точки зрения практичности: вряд ли можно провести серьезные переговоры после ночного прилета из командировки.

Отделить важное от второстепенного

Выделите в плане приоритетные задачи, затем — менее важные, потом те, которые можно отложить или делегировать. Если кто-то может выполнить задачу так же хорошо, как вы, лучше передать ее. Это освободит время для тех дел, с которыми можете справиться только вы. В плане чередуйте сложные задачи с менее интенсивными.

Выпишите все важные дела, которые вы должны сделать за день. Запланируйте их в те промежутки времени, когда вы наиболее активны: если вы «сова», не ставьте приоритеты на раннее утро.

На текучку запланируйте не больше половины дня. Если есть возможность, объедините эти задачи в блоки. Например, звонок маме можно совместить с приготовлением ужина или прогулкой с собакой.

Важную задачу разбейте на этапы — так легче настроиться на ее выполнение. После достижения результата порадуйте себя шоколадкой, прогулкой или небольшой покупкой.

Чтобы выделить из всего объема дел приоритетные, нужно проанализировать цели и задачи на этот период. Если вы планируете за год выучить английский, ставьте в приоритетных задачах ежедневные занятия языком: просмотр сериала на иностранном языке, чтение книги или заучивание слов.

Использовать инструменты тайм-менеджмента

Один из самых популярных таких инструментов — матрица Эйзенхауэра. Составить ее легко: разделите лист на 4 квадрата — А, В, С, D.

Квадрат А — важные и срочные дела. Такие нужно выполнить в первую очередь. Например, последний день подачи апелляционной жалобы — если ее не подать, судебное решение вступит в силу, и вы не сможете его опротестовать.

В — важные и несрочные. Это дела, которые еще не довели до аврала, есть время их выполнить. Например, в середине апреля у вас есть две недели, чтобы неспешно заполнить и сдать налоговую декларацию. Про такие дела многие забывают, поэтому необходимо включать их в краткосрочные планы.

С — срочные, но неважные: купить лампочку на замену перегоревшей. Это срочно, потому что ужинать в темноте неприятно, но пережить это можно.

D — несрочные и неважные: звонок знакомому, с которым давно не виделись, или встреча с ним.

Ставить дедлайны

Без дедлайна у задачи нет ограничений — у проекта не будет конца, если не ставить временные рамки. Согласно закону Паркинсона, работа заполняет время, отпущенное на нее.

Если выделить на уборку три часа, вы так и будете неспешно прибираться, периодически заглядывая в интернет и в холодильник. Отведете час — сделаете тот же объем работы в три раза быстрее. Всегда спрашивайте себя, как выполнить задуманное быстрее.

Избавиться от «убийц времени»

«Убийцы времени» — это телевизор, соцсети, мессенджеры, компьютерные игры, бесполезные рассылки или люди, которые каждые пять минут зовут на перекур.

Не занимайтесь пустой болтовней. Если это зависит от вас, не устраивайте бесполезные совещания, которые не приносят результатов. Когда заняты, отключайте все оповещения на телефоне и компьютере, предупреждайте коллег, чтобы вас не отвлекали.

Не тратьте время на ненужную информацию. Уберите из зоны видимости бестолковые вещи, очистите рабочий стол компьютера от лишних файлов, удалите из почты старые письма, чтобы не отвлекаться на неактуальную информацию, когда ищите важные сведения.

Просыпаться рано

Ранний подъем — залог того, что до начала рабочего дня вы успеете спокойно позавтракать, сделать зарядку, подготовить план на день, поработать над задачей в тишине или заняться хобби, пока домашние спят.

Ученые выяснили, что утренние часы самые продуктивные. У вас будет достаточно времени, чтобы настроиться на работу, стало быть, вы успеете сделать все, что задумали на сегодня.

Обязательно выделяйте 15 минут в день на чтение. Эти статьи займут немного времени, но принесут ощутимую пользу бюджету:

  1. Не тратить на ненужное.
  2. Вести бюджет.
  3. Приучить себя копить.