Как я попробовала 8 разных практик тайм-менеджмента

Когда я работала стандартную пятидневку и приходила домой только поспать, думала, что времени ни на что не хватает из-за работы.

Потом мне удалось найти работу с удобным графиком. Мне казалось, что теперь я заживу полной жизнью, но по факту стала успевать еще меньше и нарушила режим сна. Тогда я начала внедрять в свою жизнь практики организации времени. Теперь я все успеваю, хотя у меня ребенок, хобби, учеба и две работы: на первой я менеджер по размещению туристических групп, на второй — корректор и выпускающий редактор.

В статье расскажу, как протестировала 8 методов тайм-менеджмента и какие использую постоянно.

Плюсы: простота, легкое планирование дел
Минусы: не подойдет людям, склонным к многозадачности

Это первый принцип тайм-менеджмента, который я попробовала. Описание увидела в интернете.

Нужно распланировать девять дел на каждый день: одно очень важное, три достаточно важных и пять повседневных. В результате задачи разделяются по степени важности и становится понятно, что предстоит сделать в конкретный день.

Принцип помогает оценить, сколько времени вы потратите на задачи, и не запланировать лишнего. Например, одно большое дело — это основной рабочий проект, три важных — деловые и личные встречи и подготовка к ним, а пять повседневных — текущая домашняя работа, поход в магазин и прогулка с ребенком.

Удобство подхода в том, что он не требует много времени на планирование и ему легко следовать.

Личный опыт. Мне принцип не подошел: я веду сразу несколько проектов, так что сложно выделить главное дело на день. Приходилось записывать одно важное дело, но думать сразу о трех.

Например, в первую половину дня мне нужно согласовать техническое задание с клиентами: сколько человек будет на конкретном мероприятии, какой у них режим дня и питания. Если я не сделаю работу вовремя, подставлю других членов команды — служба ресторана не успеет закупить продукты и приготовить еду.

Это не главное мое дело за день, но у команды могут возникнуть серьезные проблемы с контролирующими организациями, если я не выполню его вовремя.

На второй работе тоже есть срочные дела: производственный график по подготовке книги в печать не терпит остановок, в процессе участвует множество людей.

Метод девяти дел можно попытаться подстроить под себя: например, все-таки отобрать две важные задачи, две поменьше и пять мелких. Но если у вас много задач, как у меня, работать будет неудобно: несколько процессов приходится запускать параллельно, трудно выделить главное и второстепенные дела.

Плюсы: удобная визуализация всех текущих дел
Минусы: требует много времени

Подход Getting Things Done, или «Как привести дела в порядок», предложил американский бизнес-тренер Дэвид Аллен. Он заметил, что мозгу проще обрабатывать информацию, чем запоминать ее. Из-за этого человек тратит больше времени на мысли о задачах, чем на их решение.

Метод позволяет взять дела под контроль. Нужно собрать все дела, которые вам предстоит выполнить, и перенести их в так называемое дерево решений. Это алгоритм, помогающий понять, что делать с задачами: закрыть, отложить, делегировать. Каждое поступающее дело нужно рассмотреть с трех точек зрения:

1. Срочно ли это? Актуальна ли задача?
2. Можно ли выполнить ее быстро? Нужно ли выделить время, чтобы закрыть задачу?
3. Нужно ли решать ее лично? Можно ли делегировать?

В результате несрочные дела можно отложить в сторону, задачи, которые необязательно решать лично, поручить ответственным исполнителям, а срочные — распределить по календарному плану: назначить день и время, когда вы сможете их выполнить.

Аллен также выделил пять принципов, без которых метод не будет работать:

1. Фиксировать абсолютно все задачи, даже самые мелкие, и ничего не держать в голове.
2. Стремиться к упрощению. Вносить и систематизировать информацию нужно так, как вы привыкли. Например, если вам нравится записывать дела вручную, нет смысла работать в таск-трекере.
3. Искать решение. Задачи могут стоять на месте, потому что вы думаете о них, а не о том, как их решить.
4. Избегать мультизадачности. Попытки сделать десять дел сразу помешают вам. Лучше думать только о задаче, которую вы сейчас выполняете. Например, когда разбираете рабочую почту, не переживать из-за доклада, который будете делать через три часа.
5. Составлять списки действий. Нужно готовить перечень конкретных шагов под каждое дело. Например, чтобы разместить объявление на «Авито» о продаже старого кресла, нужно сфотографировать кресло, подготовить описание, загрузить текст и фото и опубликовать их.

Настроить работу по принципу Getting Things Done помогают приложения для браузеров и мобильных: «ЛидерТаск», Tick Tick, Google Keep.

Личный опыт. Метод подразумевает сортировку всей входящей информации. Это эффективно, если у вас много текущих задач и новые валятся со всех сторон.

Чтобы записать все дела по принципу GTD, нужно много времени и усидчивости. Я две недели приходила на работу на полчаса раньше и вносила дела в дерево решений. В итоге утром схема выглядела прекрасно, но к концу дня в ней скапливались мелкие задачи — и работать становилось неудобно.

Кроме того, я не сижу весь день за компьютером. Записывать дела от руки и потом переносить их в программу долго, я переживала, что потеряю важную информацию. Пыталась реализовать схему в телефоне, так как он всегда с собой, но получалось все равно не очень.

Я отказалась от принципа, потому что следование ему отнимало слишком много времени и я боялась упустить важное дело. К тому же мне по большей части некому делегировать задачи.

Плюсы: приучает сортировать все дела
Минусы: нужно вести несколько списков, метод не подходит для многозадачности

Способ Zen To Done, или «Продуктивность в стиле дзен», придумал автор блога Zen Habits Лео Бабаута. Подход основан на методе Getting Things Done, но Бабаута его упростил, потому что посчитал дерево решений слишком громоздкой системой.

Блогер предлагает внедрить в жизнь десять привычек, которые, по его мнению, помогут управлять временем:

1. Собирать всю входящую информацию: задачи, идеи, вопросы.
2. Сразу обрабатывать эти данные.
3. Сортировать их по важности или тематике.
4. Составлять простые и короткие списки дел.
5. Планировать задачи и помнить: чем крупнее задача, тем больше времени понадобится на ее выполнение.
6. Отказаться от мультизадачности — работать только над одним делом.
7. Следовать режиму дня.
8. Регулярно сокращать список дел.
9. Анализировать, какие задачи удается выполнить, а какие нет — и почему.
10. Делать то, что нравится.

Чтобы работать по методу ZTD, нужно учитывать все дела и распределять их по категориям — обязательно в режиме реального времени. В отличие от принципа Getting Things Done, здесь важно не планировать, а действовать в моменте.

Личный опыт. К тестированию ZTD я перешла, когда поняла, что принцип «Как привести дела в порядок» мне не подходит. Хотя здесь тоже нужно фиксировать все входящие задачи, что я считаю неудобным и нервирующим, принцип работы проще.

После обработки информации составляются списки дел по приоритетам, тематике или проектам — зависит от того, как вы их составите. Основная идея — внедрить привычку автоматически разбирать дела и корректировать действия по результатам сортировки.

Я пробовала следовать методу около трех недель. Это было интересно, но в итоге я от него отказалась. Как и в случае с GTD, здесь нужно постоянно фиксировать задачи, а это неудобно. Zen To Done не приветствует многозадачность — у меня получалось несколько списков, работать с ними некомфортно.

Плюсы: поможет организовать рабочий процесс в коллективе
Минусы: не подходит для долгосрочного планирования, трудно вписывать разноформатные задачи

Способ разработала «Тойота» в 1959 году. Изначально Канбан помогал компаниям управлять производством, но сегодня его также используют, чтобы следить за работой по проектам.

Принцип позволяет видеть дела в реальном времени. Задачи представлены в таблице с графами «Запланировано», «В работе, «Сделано», и у каждой есть исполнитель. Дела продвигаются по таблице вперед — можно сразу увидеть статус и, если задача долго остается на месте, разобраться почему.

По принципу Канбан работают сервисы Yandex Tracker, Kaiten, «Битрикс24», Aspro Agile. Они также помогают систематизировать контакты с клиентами и коллегами, собирать совещания и запрашивать информацию.

Личный опыт. Я применяю Канбан в проектах, которые веду вместе с другими сотрудниками. Мы используем «Гугл-таблицы». Это очень удобно, тем более что все умеют работать с таблицами. Каждый клиент вписан в отдельную строку, за которой следит ответственный сотрудник. Главы подразделений закрашивают соответствующую ячейку, когда завершают свою часть работы.

У принципа есть недостаток: трудно вписать в одну таблицу разноформатные задачи. Например, сбор документов, настройка оборудования, закупка продуктов — у этих процессов разное количество мелких дел и много исполнителей. Отразить все детали в одном месте будет сложно.

Плюсы: простой принцип с игровым элементом
Минусы: необходимо постоянно актуализировать список задач, чтобы ничего не упустить

В 2018 году мне подарили ежедневник по системе бизнес-тренера Глеба Архангельского. Тогда тетрадь мне не пригодилась, но я вспомнила о ней, когда искала способы организовать время.

Архангельский делит задачи на два типа: «лягушки» и «слоны». «Лягушки» — это небольшие неприятные дела, которые мы бесконечно откладываем на завтра: уборка, важный звонок, занятия спортом. «Слоны» — большие и серьезные задачи, которые кажутся нам невыполнимыми: научная работа, сдача экзамена по вождению, переезд.

За день нужно «съесть лягушку», то есть выполнить мелкое и неприятное дело, и «разрезать слона на бифштексы» — разделить большую и сложную задачу на несколько маленьких.

Личный опыт. Мне этот подход понравился больше всего, потому что помогает сделать день продуктивнее. Кроме того, автор представляет постановку задач как игру.

Например, сначала я ставлю задачи на месяц — по информации из рабочих программ примерно прикидываю количество дел по двум работам. После начинаю видеть «слонов», а «лягушки» добавляются каждый день.

У метода тоже есть недостатки. На каждого «слона» приходится тратить время: дробить большое дело на части и учитывать полученные подзадачи в общем списке. Также важно иметь полный список «лягушек», иначе есть риск упустить мелкую, но важную задачу.

Плюсы: помогает с небольшими делами
Минусы: не подойдет для масштабных проектов

Его еще называют принципом Кайдзен. Нужно каждый день уделять неприятной задаче 5—10 минут. Мысль, что вы потратите на дело минимум времени, должна стимулировать активно поработать. Кроме того, есть шанс, что вы втянетесь в процесс и не захотите бросать работу на полпути.

Личный опыт. Мне метод не понравился — многие нелюбимые задачи не вмещаются в краткий отрезок времени. Например, сложные переговоры — явно не дело пяти минут, а это один из самых неприятных моментов в моей работе. Да и документы — в моем случае обычно акты бухгалтерских сверок — за пять минут не обработаешь, хотя поначалу кажется, что там мало работы.

Я думаю, что способ подойдет для небольших дел вроде неприятных коротких звонков или ответов на электронные письма.

Плюсы: дает возможность сфокусироваться на одном деле
Минусы: не подойдет, если работа не умещается в небольшие временные рамки

Нужно каждый день выставлять жесткие временные рамки, чтобы поработать над конкретной задачей. Например, с 09:00 до 10:00 вы проверяете почту и отвечаете на письма, а с 11:00 до 13:00 работаете только над одним проектом. Так вы точно будете знать, когда и чем вам предстоит заниматься.

Личный опыт. Временные блоки — прекрасная вещь, если ваша деятельность не требует много времени на одну задачу.

Я стараюсь выделять несколько ночных часов, чтобы писать тексты. В это время максимально тихо, я ни на что не отвлекаюсь и быстрее выполняю задачи. Продуктивно работаю с часу ночи до четырех утра, потом иду отдыхать. Но днем принцип для меня неэффективен, так как мне приходится делать много дел сразу.

Плюсы: подойдет для мелких дел
Минусы: неудобно делить одно большое дело на равные временные промежутки

Это техника управления временем, которую придумал предприниматель Франческо Чирилло. Она включает такие шаги:

1. Составить список дел на сегодня.
2. Включить таймер на 25 минут. Работать все это время и ни на что не отвлекаться. Если успели в короткий срок выполнить одну задачу, сразу перейти к другой.
3. Когда прозвучит таймер, отдохнуть 5 минут. Один круг из 25 минут работы и 5 минут перерыва — это один «помидор».
4. После четырех «помидоров» можно отдохнуть 15—20 минут.

Личный опыт. Мне нравится ритм 25 через 5. Он идеально подходит, чтобы сделать мелкие дела и подготовить план на день. Утром я обычно успеваю прибраться, приготовить обед или ужин, сделать зарядку для глаз и дыхательную гимнастику.

У принципа есть альтернативные варианты — 90/30 и 52/17. Вы также можете распределить время по-своему.

Мне понравилось использовать принципы тайм-менеджмента. Рациональный подход ко времени нужно ввести в привычку, и это нелегко. Мне трудно перестроиться — обычно на то, чтобы начать думать или делать по-новому, у меня уходит до полутора месяцев.

Поначалу может случиться откат, потому что привычка еще не сформировалась, окружающие продолжают действовать как раньше и отвлекают. Но с тайм-менеджментом однозначно лучше: теперь я бережнее отношусь ко времени и намного меньше тревожусь из-за дел.

Больше всего мне нравится система Глеба Архангельского. Это скорее стиль жизнь, чем просто способ организовать время. В работе с коллегами я использую метод Канбан, потому что его удобно использовать в коллективе. А когда работаю в одиночку, устанавливаю временные блоки: они помогают не отвлекаться по мелочам. Думаю, нужно попробовать разные подходы, чтобы выбрать вариант для себя.