Онлайн-касса — это устройство, которое выбивает чеки и передает информацию о сделках в налоговую через оператора фискальных данных. Кассу должны использовать практически все ИП или компании, которые принимают оплату наличными или картами.

За работу без кассы могут оштрафовать. Сумма зависит от оборота, который прошел мимо кассы, но не меньше 10 000 Р. Вот короткая инструкция, как подключить онлайн-кассу.

Касса не нужна, если вы работаете только с безналичным расчетом с другими ИП или компаниями. Или если бизнес входит в перечень исключений: без онлайн-кассы может обойтись киоск с газетами или мороженым, продавцы безалкогольных напитков в разлив, мастера по ремонту обуви и ключей и другие. Еще касса не нужна при сдаче квартир и при некоторых видах деятельности ИП на патенте.

Шаг 1

🧾 Выберите вид онлайн-кассы

Можно купить фискальный регистратор — его подключают к компьютеру. Он быстро печатает чеки и подходит для крупных магазинов. Стоит от 5900 Р. Другой вариант — онлайн-касса автономного типа, такие носят с собой курьеры. Печатает медленно. Стоит от 4000 Р.

Интернет-магазины могут использовать облачную кассу. Ее можно арендовать — от 2000 Р в месяц.

Еще касса должна быть одобрена налоговой — это можно проверить на сайте ФНС
Шаг 2

🗂 Купите фискальный накопитель

Это устройство, которое передает данные о сделках оператору фискальных данных, ОФД. Накопитель может быть встроен в кассу, но это не обязательно. Стоит от 7500 Р.

Выбор накопителя зависит от нюансов работы и системы налогообложения. На ОСНО обычно используют накопители на 13 или 15 месяцев. На УСН или патенте — на 36 месяцев. Накопитель, так же как и ККТ, должен быть одобрен налоговой. Проверить модель можно через сервис ФНС.
Как принимать оплату через сайт
Шаг 3

📄 Заключите договор с ОФД

Оператор фискальных данных — это компания, которая получает данные из кассы и отправляет их в налоговую в нужном формате. На сайте налоговой есть список одобренных ОФД, заключать договор можно с любым. Обычно услуги стоят около 3000 Р за одну кассу в год. Потом нужно перезаключать договор
Шаг 4

📶 Подключите кассу к интернету

Касса передает данные в ОФД через интернет. Подключают обычно с помощью симкарты, если есть встроенный модем, или по вайфаю. Связь не обязательно должна быть постоянной: накопитель может хранить данные до 30 дней, а отправлять их в налоговую за раз, когда интернет заработает.

Если не передавать данные больше 30 дней, то накопитель заблокируется, а предпринимателя могут оштрафовать на сумму от 10 000 Р
Шаг 5

✍️ Сделайте электронную подпись

Нужна для постановки кассы на учет. ИП или гендиректор компании могут получить квалифицированную электронную подпись в налоговой бесплатно. Нужно принести с собой токен — устройство для записи ключа ЭЦП, стоит от 1100 Р.

Или ЭЦП можно купить у аккредитованной организации
Как купить электронную подпись
Шаг 6

📌 Зарегистрируйте кассу в налоговой

Заявление можно подать через личный кабинет компании или ИП на сайте налоговой, в разделе «Учет ККТ». Нужно указать: адрес и место установки онлайн-кассы, модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя.

После проверки данных вы получите регистрационный номер. В течение суток его нужно ввести в кассу, в ответ касса распечатает чек. Если не успеете или ошибетесь, надо будет снова формировать отчет о регистрации на ККТ
Шаг 7

💡 Отчитайтесь о регистрации кассы

Для этого в личном кабинете налоговой зайдите в «Отчет о регистрации ККТ». Заполните форму: укажите время с распечатанного чека, его номер и 10 цифр из строки «Фискальный признак».

В ответ получите карточку регистрации. После этого кассой можно пользоваться
Шаг 8

📝 Если нет электронной подписи — подайте заявление в налоговую

Кассу можно подключить и без ЭП: для этого нужно отдать в налоговую бумажное заявление по форме КНД-1110061. Срок ответа на него — до пяти дней.

Специалист налоговой выдаст вам регистрационный номер, его нужно будет в течение суток ввести в кассу и вернуться в ФНС с распечатанным чеком. Или можно прийти в инспекцию сразу с кассой
Шаг 9

🏷 Докупите оборудование, если нужно

Кассы для работы магазина обычно недостаточно. Пригодится сканер штрихкодов, если у вас большой ассортимент: кассиру не придется искать товар в базе вручную. Если торгуете алкоголем, нужен 2Д-сканер.

Чтобы принимать оплату картой, нужен терминал эквайринга. Часто его дают банки бесплатно — платить нужно только комиссию за транзакции
Как принимать разные типы платежей

💌 Больше полезного для бизнеса — в нашей рассылке

Раз в две недели отправляем подборку актуальных новостей, статей с разборами бизнесов и другие полезные материалы

Еще инструкции для предпринимателей:

1. Как привлечь инвестиции в бизнес.
2. Запустить продажи в сетевых супермаркетах.
3. Правильно отвечать на требования налоговой.