Как организовать свое время, чтобы все успевать?

Как организовать свое время, чтобы все успевать?

Чтобы организовать работу большой команды, многие руководители прибегают к принципам тайм-менеджмента.

Но в последнее время эти техники все чаще применяют и в повседневной жизни, ведь дела поджидают не только на работе, но и дома. Одни подробно планируют каждый день, чтобы не утонуть в потоке обязательств, другие начинают утро с наиболее неприятных дел, чтобы выполнить всю грязную работу, пока есть силы, третьи тратят время на расставление приоритетов и не стесняются делегировать другим задачи попроще.

Научились ловко управлять своим временем? Расскажите, как вы к этому пришли. Какие методы тайм-менеджмента применяете в повседневной жизни? А какие техники кажутся вам бесполезными? Пользуетесь специальными приложениями и платформами, где удобно вести список дел? Сколько времени обычно тратите на планирование? Всегда ли удается следовать своим принципам или ваша система иногда дает сбой? А может быть, вы тот самый человек, который не следует плану, но все равно все успевает?


Редакция
09.08, 15:43
Поделитесь своим секретом эффективности:
Герой Т—Ж

Мантра:
Успеть сделать все невозможно. Поэтому самое главное - это научиться правильно определять, что можно не делать.

92
Герой Т—Ж

Мой секрет прост: у меня нет соцсетей. Собственно, кроме Ютуба, Т—Ж и gsmarena, я вообще никуда не хожу в интернете.

В итоге успеваю на основной работе вести проект, подрабатывать, преподавать, общаться с семьёй и друзьями, тренироваться и нормально спать.

Говорил на эту тему с многими друзьями-руководителями, говорят, что соцсети могут занимать до 2 часов чистого времени в день — это при уже огромной загрузке на работе. Так что наверное мой луддизм к лучшему. :)

49
Герой Т—Ж

Denis, Т—Ж и Ютуб те ещё убиватели времени

54
Герой Т—Ж

Раньше составлял распорядки, писал какие таски за рабочий день надо за закрыть, сейчас просто забил и работаю по настроению: не идет — ну и ладно, а бывает что прям легко идет и до обеда все запланированное сделать успеваю

28

Andre, жизненно 👍

2

А можно увидеть живого человека, который реально ВСЁ успевает?!

26
Отредактировано

тьфунатебя, а что значит "все"?
Когда ты освобождаешь время для чего-то, ты набросишь НОВЫЕ планы на это освободившееся время. Т.е. "все" - это понятие бесконечное, его невозможно успевать.
Ты успеваешь заниматься семьей, ремонтом, развитием своего дела? Нужно ЕЩЕ. В бассейн! И внешностью займись! И дело на новый уровень выведи. И еще немножко. И еще чуть-чуть.
Люди, которые спрашивают "как вы все успеваете" , когда дойдут до этого уровня "успевать" - захотят выйти на следующий. Это бесконечная гонка.
Единственный способ "все" успевать - это ограничить свои хотелки "хочу проект А", "проект Б", "кружок макраме" и "пять детей". Выбрать что-то важное и ограничить время на реализацию каждого. Но у меня не получается)) Поэтому иногда ночую на работе)

11

тьфунатебя, смотря какие цели и задачи перед собой человек ставит :)

2

Мне помогают:

– Время
Метод Pomodoro. Мне нравится программа "Focus To Do": удобное управление задачами, тэги, возможность проанализировать статистику, мультиплатформенность.

– Задачи
Kanban доски, To Do списки. Для этого использую Notion. Вообще, Notion очень мощная вещь и подходит практически для всего. Так организую вопросы связанные с домашним бытом, несколько проектов и небольшую базу знаний (сейчас перевожу её в то, что пунктиком ниже). Многое, что лежало в голове долгие годы, получилось таким образом осуществить буквально за полгода.

– Система знаний, обучение, креатив
Zettelkasten + Obsidian. Zettelkasten - метод создания и управления системой знаний, посредством ведения взаимосвязанных атомарных и автономных заметок. Подробно про него писать не буду - погуглите, интересный метод. Obsidian софт для реализации этого метода. Буквально неделю назад узнал об этом методе и начал его внедрять. И сразу почувствовал результат в виде большей упорядоченности как старых знаний, так и более эффективном усвоении новых. Построении связей и нахождении на их стыке новых, зачастую не самых очевидных, идей. Бесконечной способности к масштабированию, так как это получается сеть, количество узлов в которой делает её только лучше. После этого с ужасом вспоминаю те конспекты, которые я пытался вести в университете.

И, наверное, самое главный секрет – используйте ту систему, которая для вас будет наиболее органична в повышении эффективности. У кото-то эти "инструменты" лишь вытягивают время и силы на их использование и обслуживание, а не организуют и делают эффективнее. Нужно поэкспериментировать и подобрать что-то своё. Не пытайтесь силой себя заставлять следовать чему-то, что должно повышать эффективность, но лично у вас вызывает отторжение.

21
Герой Т—Ж

Одиночество - лучший способ всё успевать. Заполняю день чем хочу. Это не цель, просто так сложились обстоятельства

Актуальным стало даже не желание всё успеть, а желание ничего не забыть, потому что идей и задумок куча. Активно использую Google календарь с задачами, чтобы не держать всё в голове

3 года придерживаюсь чёткого распорядка: утром завтрак, разбор почты и сообщений от клиентов, тренировка, потом всё остальное (работа, шопинг, дела)

7 лет назад ушла на удалёнку, - это был самый значительный шаг для экономии сил и времени, раньше на дорогу туда и обратно уходило 2-3 часа. После рабочего дня уже ничего не хотелось... Отпустили с боем, т.к. начальство переживало, как я буду работать вне офиса. Через год стала ИП и здравствуй, фриланс, самый комфортный для меня формат работы

Соцсети не считаю своим врагом, потому что читаю и смотрю только то, что нравится, наполняюсь энергией и знаниями

14
Герой Т—Ж

Я и многие классные ребята рекомендуем книжку «Сделай это завтра» Марка Форстера в качестве прикладного пособия управления временем (кто-то даже говорит, что её одной достаточно, чтобы научиться, наконец, всё успевать и при этом никуда не спешить). Основная идея очень проста — не делай сегодня то, что можно отложить на завтра ;) На промосайте есть отзывы уважаемых специалистов разных отраслей: https://polebooks.ru/doittomorrow/

10
Герой Т—Ж

Например, на завтра можно отложить скроллинг и комментирование на т-ж, но чот пока не всегда получается :(

10

Evgeniy, и не откладывай на завтра то, что можно вообще не делать! :D

6

Evgeniy, кстати, об издании этой книги на русском языке Т—Ж уже подробно рассказывал: https://journal.tinkoff.ru/self-publishing/

1

Стараюсь делать только то, что нравится. Если что-то не нравится, избавляюсь от этого дела тем или иным способом. Способы следующие: избегание обязательств, замена скриптом, делегирование, увеличение периодичности, игнорирование.

Важно заранее признать и принять своё несовершенство и неспособность выполнить все дела, чтобы не укорять себя за то, что не получается все успеть.

Что касается технического обеспечения, то удобнее обычного календаря и списка дел, которые есть в любом телефоне, человечество пока ничего не придумало.

7

Нужно осознавать свои возможности и не брать на себя слишком много. Записывать самые важные дела и делать их первым приоритетом. Обязательные вещи: дисциплина и отдых.

7

Вандербильдиха, спасибо большое!

1

Друзья считают меня успеватором-достигатором, но я себя таковым совершенно точно не считаю. В дне всегда гораздо больше дел, чем я в состоянии выполнить. И дело тут даже не во времени, времени относительно много. Мозг кончается гораздо быстрее, чем время.
Так что я стараюсь в первую очередь разгрузить мозг. Встречи и дела которые потребуют выхода из дома или которые привязаны к конкретной дате - сразу в календарь. Дела которые можно сделать где угодно, был бы под них свободный ресурс - в список в Habitica. То, что неделю не уходит из списка в Habitica переходит из разряда дел в разряд проектов. Проекты перемещаются в канбанный Trello, там я создаю под них карточки, дроблю с помощью чек-листа на шаги минимального размера и дальше выполняю уже эти шаги, не пытаясь за один раз объять необъятное. Большие дела и эвенты (поездки, путешествия, дни рождений, чекапы) заношу в календарь раз в год сразу на год вперёд, вместе с отметками когда к предстоящему событию надо начинать готовиться. Да, многое за год может поменяться, но чаще всего основные майлстоуны остаются на том же месте что и всегда.
Другой важный момент о котором я стараюсь помнить - время и прочие ресурсы никогда не смогут "найтись". Их нужно создавать. Пример - время на разбор файлов. Оно не материализуется волшебным образом и не упадёт с неба. Но если сделать в календаре пометочку, что в каждую первую неделю каждого сезона мы тратим по часу в день чтобы разгрести накопившееся за предыдущие три месяца - жить станет легче, жить станет веселее (или нет, ахахах).
И третье, тоже очень важное - вместо того чтобы думать о продуктивности, я стараюсь действовать с заботой о себе-будущей. Что я могу сделать сейчас чтобы мне-в-будущем было немного удобней? Что для меня-в-будущем может оказаться более сложной задачей, чем для меня в настоящем? Что создаст больше напряжение, а сейчас может быть решено относительно малыми жертвами? Эти вопросы помогают не терять ориентиры и понимать, ради кого, собственно, я всё это делаю :)

7

В воскресенье планирую тренировки по вечерам в календаре на iOS.
Кучу задач записываю в приложение «Напоминания» и разделяю их на «Работа», «Задачи», «Систематические задачи», «Задачи на год». В некоторых подразделах ставлю напоминания.
Все это помогает освободить голову от рутины. Не задаёшь себе вопрос: сегодня тайка или силовая? Сегодня я тренирую ноги или руки с плечами? Когда провести месячный учет финансов? Когда отправить показания счётчиков и т.д.
Благодаря такому подходу ничего не забываешь и не переживаешь о том, что что-то забыл.

4

Секрет прост - надо позволить себе не успевать)

3
Герой Т—Ж

Я ленивый, все делаю сам, все хочу пойти на курсы тайм менеджмента, но я же ленивый, неохота

3

«Успевает всюду тот, кто никуда не торопится»
(с) Ф.Ф. Преображенский

3

Когда нет семьи, а особенно детей, люди строят жизнь по собственному расписанию. Часто встречаю делегирование. В первом случае чел (бывает, что и женщина) рассказывает, как органично слажен день. А потом оказывается, что он или она вовсю используют труд других. Мама-блогер, на камеру убеждает, что сильно устаёт, но при этом успевает растить несколько детей, вести свои проекты, заниматься шопингом, посещать косметический салон. На самом деле она заказывает няню, домработницу, гувернантку, подключает всех возможных родственников для помощи. Мужчинам развиваться и планировать день легче, у них меньше бытовых и родительских забот. Очень сложно мамам, которые сами воспитывают детей, не имея алиментов, родных и моральной поддержки от окружающих.

3
Герой Т—Ж

У меня два простых инструмента — календарь и планировщик задач. В календарь вношу все встречи и договоренности. В планировщик задач — все дела. Работает идеально.

2

Важно расставить приоритеты. Не откладывать важное и избавляться любыми способами от ненужного.

2

Успеваю многое, что хочу, благодаря планированию. Ставлю планы на неделю-две-три. У меня двое детей и муж. Обычно держу в голове и ставлю напоминания в календаре телефона например записаться к врачу, т. Е. Не забыть оформить запись на удобное мне время и потом посетить врача. Что тут такого сложного? Недавно отправляла детей в лагерь, уточнила и подписала доверенность лично, без нотариуса, хотя вначале требовали именно оф. Оформленную доверенность. Кто-то так и оформил, а я сэкономила время и деньги, не стала делать лишних движений. Также заранее подошла к педиатру по поводу справок для лагеря и получила их вовремя и быстро, причём ещё на ребёнка, который ехал с моими. Его мама меня благодарила за такую лёгкую организацию документов. В свою очередь она предложила нас подвезти до места сбора, что сэкономило мне пару утренних часов. Не знаю, как назвать эту уловку-способ, когда мне помогают знакомые. Меня нередко подвозят, дарят комнатные цветы, могут что-то починить, недавно приятельница привезла домой кучу домашних овощей, что также сэкономило мне время. Возможно, кто-то захочет назвать меня халявщицей. Большинству таких людей я делаю ответные подарки, с вниманием отношусь к их интересам, их детям. Вчера довезли до дома со спорта и донесли до квартиры мой огромный арбуз 😺.
На работе я делаю все быстро, не затягиваю задания. Этому научилась во время работы в типографии, где обычно сроки горят и нужно "вчера". Там же я подсмотрела систему хранения документов, пользуюсь ею сейчас.
Работаю в Москве, в обед успеваю сходить в магазин (со списком в голове), ремонт обуви, посетить врача, покататься на роликах или даже съездить в бассейн. Часто заказываю доставку в офис на работу, спокойно принимаю товар, потом отвожу домой частями.
Проездной покупаю на 3 Месяца, меньше трачу времени и денег на покупку.
Покупки детям также планирую, мы не ездим в огромные тц, где можно гулять часами. Покупаем в первом крупном магазине без хождения в поисках идеального варианта.
Дети многое умеют сами, в доме всегда есть продукты, чтобы приготовить что-то на скорую руку.
Счета, телефоны - на это автоплатежи, вход через личный кабинет.
Всё, что я не могу сделать, в основном связано с мужем потому что его нужно пинать и организовывать, этот человек погряз в соц сетях, мемасиках и ютубе.

2

Елена, да он блогер!

0
Герой Т—Ж

Не смогу представить свою жизнь без моих списоков и чеклистов! У меня все записано - списки покупок, дел, чеклисты по здоровью, по ребёнку, по домашним делам. Вовремя всплывают напоминалки, уведомлялки. Для составления списков бытовых дел пользуюсь заметками в телефоне (iCloud), всё остальное размещено в Keep, разбито по папкам-категориям.
Планирование дел по месяцам-неделям и дням - в бумажном планинге. Когда пишешь и зачеркиваешь то, во-первых, это более наглядно, а во-вторых доза эндорфинов от вида погашенных списков дел и задач. Ежедневные дела и запланированные встречи-поездки-врачи тоже в планинг в дополнение к напоминалке на телефон.
Когда работала (сейчас в декрете) то был ещё отдельный рабочий ежедневник куда вносилось все задачи + рабочий Keep.

2
Отредактировано

Нет варианта "нет, не успеваю, но начну потом"

1

На самом деле, все довольно просто, необходимо научиться жить по принципу Паретто 20/80, а также убрать соц сети и инст и тогда можно будет точно спокойно все успевать!
А если любите приложения, то мне нравится платформа Битрикс 24, там есть отличный планировщик и волшебная диаграмма Ганта. Вот это супер вещь для запараллеливания задач и формирования временных рамок на каждую задачу. Очень удобно как для работы так и для жизни 😉

1
Отредактировано

Ирина, мобильная версия Битрикс 24 это восьмой круг ада

1

Принцип Паррето: 20% действий дают 80% результата!

1

Кто понял жизнь, тот не спешит.

1

Vladislav, Notion удобен и хорош, но смотря для каких задач. Для Цеттеля мне больше нравится Obsidian. Он более лёгкий и гибкий + множество других фишек, например граф связей, сторонние плагины. В общем, Obsidian максимально заточен на ведение системы знаний в стиле Цеттеля.

1

Составляю планы на неделю и, если нужно, корректирую их. Обязательно дело должно быть записано на бумаге, которая находится на видном месте. По мере выполнения задач вычёркиваю из из списка.

0

Главное чувствовать себя, доверять себе и делать все по вдохновению... без заранее загтовленных планов...

0

больше 10 лет веду все задачи в Todoist, прогресс эффективности космос, в доходах вырос где-то в 10 раз

0

Кирилл, Расскажите про свой опыт
Осваиваю эту программу, она пока не очень мне поддается (обучение просмотрела / прочитала)

1

Пользуюсь списками дел, в основном To Do от Microsoft (ранее известный как Wunderlist)

Для задач не требующих срочного выполнения у меня есть отдельный список, там эти задачи копятся, их я выполняю по порядку от самых старых добавленных к последним.

Для задач которые нужно сделать сегодня у меня есть список с обновляющейся сегодняшней датой. Там содержатся задачи которые срочно нужно сделать сегодня или в ближайшее время.

Также есть список на неделю, но сложилось так что я его вообще не использую.

Есть также список с общими планами на год, его тоже надо проверять хотя бы раз в месяц чтобы убедится что идешь по графику.

А так списки решают всё. Сложную задачу можно разбить на много мелких и любое дело станет намного легче выполнять последовательно.

0

Вот что еще мы писали по этой теме

Сообщество Т—Ж

Лучшее за неделю