Для чего нужен приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу — необязательный распорядительный документ, который подтверждает, что человек принят в штат по трудовому договору.

Правильно оформленный приказ о приеме на работу защищает права и работника, и работодателя. Расскажу, как его составить и чем различаются приказы для разных категорий работников.

До ноября 2021 года работодатель был обязан издавать приказ о приеме сотрудника на работу, теперь он может этого не делать. Законодатели внесли изменения в трудовой кодекс, сейчас при приеме на работу обязателен только трудовой договор.

Приказ о приеме на работу издавать необязательно, но это может быть удобно работодателю. Приказ — это часть внутреннего кадрового документооборота организации, основание для внесения записей в трудовую книжку, отчетов в пенсионный фонд и так далее.

С приказа о приеме на работу начинается деятельность работника на новом месте. После того как работодатель подписывает приказ, сотрудника включают в штат, ему показывают рабочее место и дают первые задания. Бухгалтерия подготавливает документы для начисления зарплаты, ответственные лица проводят инструктаж. Всем ясно, что теперь новый человек в коллективе приступил к работе.

Приказ издается после того, как работник и работодатель подписали трудовой договор. Номер и дату договора работодатель указывает в приказе как основание для его составления.

Чтобы работнику было удобнее, обычно эйчары стараются оформить все необходимые документы за один день. В этом случае важно все сделать по порядку: сначала ознакомить нового сотрудника с локальными нормативными актами — например, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, — потом дать ему подписать трудовой договор и уже после этого — приказ о приеме на работу.

Приказ о приеме на работу можно оформить двумя способами: использовать унифицированную форму, общепринятую и типовую, или использовать собственную — ее работодатель составляет сам.

Есть два вида унифицированных приказов о приеме на работу:

1. Приказ по форме Т-1 — когда оформляют приказ на каждого работника индивидуально.
2. Приказ по форме Т-1а — если принимаете на работу одновременно двух человек и больше.

Какую форму приказа о приеме на работу выбрать, унифицированную или собственную, работодатель решает сам. Закон разрешает оба варианта, на практике ради удобства чаще используют унифицированные формы.

В чем различия форм. В унифицированной форме уже есть все необходимые поля — их можно заполнить, чтобы информация в приказе соответствовала условиям трудового договора с работником. Некоторые работодатели считают, что не все эти поля нужны, и поэтому создают свою форму. Бывают и работодатели, думающие, что достаточно не прописать в договоре или приказе необходимые условия по ТК, чтобы освободиться от исполнения закона — это, конечно, не так.

Несмотря на то что постановлению Госкомстата РФ «Об унифицированных формах» уже не обязательно следовать, на мой взгляд, удобнее этих форм еще никто ничего не придумал. Поэтому многие работодатели, которые оформляют все по закону и не хотят лишней бумажной волокиты, пользуются унифицированными формами.

Если организация решит создать свою форму приказа о приеме на работу, ее необходимо утвердить отдельным приказом. Ее положения должны соответствовать условиям трудового договора с работником.

Если решите сделать свою форму, можете ориентироваться на образец приказа, который я составила.

Можно пользоваться ей или создать другую. В эту форму нужно вписать реквизиты организации или ИП и проследить, чтобы ничего не упустили. Например, если берем совместителя, вместо «основная работа» надо вписать «по совместительству». Если работа временная, нужно указать срок: с какого по какое число человек работает. В примере ниже договор бессрочный, поэтому мы пишем только дату начала работы.

Перевод с одного места работы на другое оформляется приказом о переводе. Приказ о приеме на работу в этом случае делать не нужно.

Если сотрудника берут на работу по совместительству, тоже оформляют приказ и указывают это условие в поле «Условия приема на работу».

В приказе о приеме на работу указывают основные условия найма.

Обычно в приказе должны быть такие данные:

1. Наименование организации-работодателя или ФИО ИП.
2. ФИО работника.
3. Дата начала работы.
4. Структурное подразделение — отдел, департамент, служба.
5. Должность, профессия или специальность, по которой человек будет работать.
6. Условия приема на работу: основная работа или по совместительству.
7. Характер работы: постоянно или временно.
8. Размер заработной платы.
9. Испытательный срок, если он предусмотрен условиями подписанного трудового договора.

Еще в приказе должны быть номер и дата, когда приказ составили, подпись и печать работодателя, если она есть, подпись сотрудника, которого берут на работу.

Ошибки, которые часто встречаются в приказах, связаны либо с несоответствием условиям трудового договора, либо с нарушением трудового законодательства.

Несоответствие условиям трудового договора. Например, в приказе прописывают испытательный срок, хотя его нет в договоре, неправильно указывают ФИО работника или дату начала работы.

Нарушение трудового законодательства. Допустим, заключили срочный трудовой договор вместо бессрочного или прописали полный рабочий день тому, кому положено сокращенное рабочее время.

Если допускать эти ошибки, трудовая инспекция может оштрафовать работодателя за нарушение трудового законодательства:

1. Для крупной организации — от 30 000 до 50 000 ₽.
2. Для должностного лица — от 1000 до 5000 ₽.
3. Для малого и среднего бизнеса из реестра МСП, включая ИП — от 1000 до 5000 ₽.

При повторном нарушении штрафы больше:

1. Для крупной компании — до 70 000 ₽.
2. Для должностных лиц — до 20 000 ₽ либо дисквалификация от года до трех лет.
3. Для малого и среднего бизнеса — до 20 000 ₽.

Бывает, что при оформлении приказа о приеме на работу нужно учесть некоторые нюансы. Расскажу, на что стоит обратить внимание работодателю.

ИП и самозанятые. Если работодатель хочет взять на работу ИП или самозанятого именно как постоянного сотрудника, он должен нанять его как обычного человека, без оглядки на статус.

В этом случае между работодателем и сотрудником возникают трудовые отношения — они регулируются трудовым законодательством, их нужно подтвердить трудовым договором. Приказ о приеме на работу оформляется в обычном порядке — по желанию работодателя. Работодатель платит все положенные по закону налоги и страховые взносы на сотрудника и несет ответственность за соблюдение договора по трудовому кодексу.

Если же бизнес хочет сотрудничать с человеком именно как с ИП или самозанятым, он заключает договор выполнения работ или оказания услуг — в этом случае трудовой договор и приказ о приеме на работу не нужны.

Часто работодатели хотят сэкономить на налогах и взносах и не предоставлять работнику гарантии по ТК, поэтому пытаются подменить трудовые отношения гражданско-правовыми. Это запрещено законом. Такие отношения могут быть переквалифицированы в трудовые, и работодателя могут оштрафовать на сумму от 50 000 до 100 000 ₽, доначислить налоги и взносы.

Самозанятых это тоже касается: если работодатель заставляет сотрудника оформить самозанятость, чтобы сэкономить на налогах, то такая схема незаконна.

А еще самозанятый не может оказывать услуги своему бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения.

Несовершеннолетние. Для найма несовершеннолетнего сотрудника тоже нужен приказ. Можно использовать унифицированную форму либо форму, которая утверждена в организации.

Если бизнес хочет нанять несовершеннолетнего, важно помнить:

1. Ему нельзя устанавливать испытательный срок.
2. Ему нельзя поднимать тяжести и работать на вредных и опасных работах.
3. У него сокращенный рабочий день.
4. Если работнику меньше 15 лет, нужно письменное согласие одного из родителей и органа опеки и попечительства.
5. Несовершеннолетние не могут работать по совместительству.

Иностранные граждане. Приказ о приеме на работу иностранца оформляют в обычном порядке. Тот факт, что работник — иностранный гражданин, указывают в трудовом договоре. Копии документов, дающие сотруднику право находиться и работать в России, хранят в его личном деле.

Практиканты. Когда студент идет на производственную неоплачиваемую практику, обычно это не оформляется как трудовые отношения. Это просто вид обучения: он не оплачивается, но студент набирает знания и опыт. Но организации все равно должны как-то оформлять официальное присутствие студента в офисе или на производстве, поэтому для них тоже делают приказ — о прохождении производственной практики.

Чтобы оформить студента, в приказе должны быть:

1. Основание для его составления. Например, дата и номер договора между образовательным учреждением практиканта и организацией.
2. ФИО студента, структурное подразделение, где будет проходить практика, ее срок, ФИО и должность руководителя практики со стороны организации.
3. Подпись руководителя организации или ИП и печать, если она есть.

Приказ о прохождении практики должен соответствовать договору, который бизнес заключил с вузом или колледжем студента. Например, если в этом договоре указаны сроки практики с 1 по 20 апреля, в приказе должны стоять такие же.

Осужденные граждане. В качестве наказания суд может назначить осужденному исправительные или обязательные работы — в первом случае он будет работать за деньги, во втором — бесплатно.

Выполнять исправительные работы осужденный может либо на своем основном рабочем месте, либо там, куда его определит уголовно-исполнительная инспекция. Чтобы оформиться на работу, осужденный приносит предписание и извещение для будущего работодателя. Вот как проходит процедура трудоустройства:

1. Работодатель заполняет отрывной талон предписания и передает его в уголовно-исполнительную инспекцию.
2. Инспекция передает работодателю копии документов, например решение или постановление суда — в нем определено количество часов, которые должен отработать осужденный.
3. Работодатель оформляет трудовой договор и приказ о приеме на работу. Дату и номер приказа о приеме на работу работодатель вписывает во вторую часть извещения и передает ее в уголовно-исполнительную инспекцию.

Еще работодателю ежемесячно нужно передавать в уголовно-исполнительную инспекцию данные о количестве часов, которые отработал осужденный, его зарплате и удержаниях с нее.

При оформлении трудового договора важно помнить:

1. Осужденному полагается ежегодный оплачиваемый отпуск — 18 рабочих дней.
2. Трудовой договор заключают только срочный. Можно использовать такую формулировку: «Срок — до отбытия наказания в виде исправительных работ, установленного приговором суда N от такой-то даты».

Если осужденный решит уволиться по собственному желанию, ему нужно обратиться в уголовно-исполнительную инспекцию за разрешением. Работодателю стоит убедиться, что такое разрешение человек получил, и сослаться на него в приказе о расторжении трудового договора. Если разрешения нет и работник уволился по собственному желанию, к работодателю может прийти прокуратура.

С обязательными работами порядок немного другой:

1. Уголовно-исполнительная инспекция также выдает осужденному направление для работодателя. Работодатель заполняет вторую часть документа и передает ее обратно в инспекцию, после чего инспекция отправляет работодателю копию приговора суда или выписку из него, заверенную начальником инспекции.
2. Работодатель издает приказ о приеме осужденного на работу на безвозмездной основе. Потом знакомит работника с правилами внутреннего трудового распорядка и техники безопасности.
3. Работодатель заводит работнику табель, где нужно учитывать количество ежедневно отработанных часов, и еженедельно информирует уголовно-исправительную инспекцию о количестве отработанных часов.

Если человек уже отбыл назначенное наказание и решает устроиться на другую работу, работодатель может попросить у него справку о наличии или отсутствии судимости — чтобы убедиться, что кандидату по закону можно работать на этом месте.

Например, закон запрещает работать с детьми лицам, имевшим судимость за преступления против жизни, здоровья, чести и достоинства личности, семьи, здоровья населения, общественной безопасности.

Если судимость есть, но не мешает работе, сотрудника оформляют в обычном порядке: с трудовым договором и приказом. Справку о наличии или отсутствии судимости работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

1. Приказ о приеме на работу — необязательный документ, который подтверждает, что человек принят в штат организации или ИП как работник.
2. Приказ оформляют после того, как работник ознакомился с локальными нормативными актами и подписал трудовой договор.
3. Работодатель сам решает, какую форму приказа о приеме на работу использовать: унифицированную или собственную.
4. Приказ о приеме на работу должен соответствовать условиям трудового договора и не нарушать трудовое законодательство.
5. Приказ о приеме на работу можно оформить, если между работником и работодателем возникают трудовые отношения. В других случаях он не нужен.