Как избежать текучки кадров и найти нужного специалиста

Иногда компании тратят много времени и денег, чтобы найти хорошего специалиста, а он уходит через пару месяцев.

Полностью предотвратить это не получится, но можно выстроить процесс найма так, чтобы такое случалось редко.

Я более 15 лет руковожу командами и выработал несколько системных приемов. Они помогут предпринимателям и руководителям, которые сталкиваются со сложностями в подборе сотрудников. Например, если есть большая текучка кадров или новые работники не вписываются в культуру компании.

Эти приемы актуальны для предпринимателей малого и среднего бизнеса, а также для специалистов и руководителей, которые хотят нанять нужного человека.

Когда я подбираю сотрудника, мне важно, чтобы человек проработал долго, не снижал эффективность команды и вписался в дух и культуру компании. Кроме того, я стараюсь максимально ускорить этап выбора кандидата, чтобы вакансия быстрее закрылась и специалист начал работать.

При подборе я оцениваю не только профессиональный опыт, но и личные качества, которые подходят к конкретной вакансии: темперамент, инициативность, самодисциплина, энергичность и другое. А еще подбор сотрудника для меня не ограничивается его выходом на работу.

Вот как выглядит мой алгоритм:

1. Определить профессиональный и личный профиль кандидата — какой человек нам нужен для конкретной вакансии, что он должен уметь и какими личными качествами обладать.
2. Отобрать резюме, которые подходят под этот профиль.
3. Использовать на собеседовании разные приемы в зависимости от уровня вакансии.
4. Помочь сотруднику влиться в работу.

Давайте разберем каждый пункт подробнее на примере: скажем, найдем в компанию финансового аналитика.

Этот шаг нужно сделать до размещения вакансии: расписать рабочие обязанности и требования к личности кандидата.

Рабочие обязанности. Здесь важно максимально полно и четко расписать все, чем будет заниматься человек. Чем подробнее расписаны обязанности, тем меньше риск, что специалист уйдет через полгода. Чтобы не было ситуации, когда сотрудник думал, что будет развивать проект, а пришлось выполнять рутинную работу.

Если обязанности прописаны нечетко, подбор может затянуться надолго: компания не будет понимать, кто ей нужен, а кандидаты — чего от них требуют.

Вот как могут выглядеть обязанности финансового аналитика:

1. Проводит анализ финансово-хозяйственной деятельности организации и ее подразделений, готовит аналитические отчеты и предложения руководству.
2. Собирает данные и готовит презентации на основе аналитики и отчетности.
3. Проводит расчеты, финансовые исследования, анализирует финансовые риски.

Сразу же можно прописать подчиненность — перед кем будет отчитываться сотрудник. Например, финансовый аналитик иногда может подчиняться руководителю отдела или финансовому директору, а иногда отчитываться сразу по двум направлениям.

Эти вещи тоже желательно определить при формировании профиля, чтобы потенциальный кандидат сразу понимал, с кем ему надо будет работать и какие у будущих коллег требования. А руководителям лучше будет понятен профиль искомого сотрудника.

Личностные характеристики сотрудника. Они не войдут в должностную инструкцию или в описание вакансии, но пригодятся, чтобы лучше понимать, кто нужен.

Это описание или портрет будущего коллеги с его личными навыками и привычками. От того, кто будет работать рядом и насколько хорошо он или она впишется в команду, зависит эффективность всей компании.

Скорее всего, на должность финансового аналитика подойдет человек сдержанный, склонный к анализу, умеющий четко и конкретно излагать свои мысли, особенно на бумаге, строить гипотезы и графики, хорошо считать и анализировать полученную информацию.

Обычно при подборе кандидата я рассматриваю такие пункты: образование, стаж, чем занимался на предыдущих местах работы, а также какие слова и фразы использует в резюме. Чем тщательнее проработаем все нюансы на этом этапе, тем более подходящих кандидатов можно найти и тем релевантнее будет финальный отбор.

Образование. Для меня важно, чтобы у человека была хорошая профильная база: если это вакансия финансиста, то и вуз или дополнительное образование финансовое. Или, например, если человек отучился на инженера, а потом прошел профильные курсы и успел поработать по новой специальности, такой кандидат тоже подходит.

Статус вуза для меня значения не имеет. Как показывает опыт, какой-то особой связи между статусом учебного заведения и эффективностью на работе не прослеживается. Гораздо важнее стремление работать и самообучаться, а это уже можно отследить по резюме и на этапе собеседования.

Например, человек долго работал в одной и той же сфере, на стабильной должности. Или если у него есть дополнительное профильное образование, которое расширяет знания в выбранной профессии. Все это может говорить о желании кандидата развиваться в профессиональной сфере.

Стаж работы. Есть должности, для которых стаж важен. Напомню, что мы для примера подбираем финансового аналитика. Финансовая сфера требует знаний и навыков, которые можно получить, только отработав какое-то количество лет. На должность финансового аналитика даже начального уровня нельзя взять человека без опыта работы. Иначе как он сможет анализировать то, в чем не разбирается? А вот количество лет стажа зависит уже от сложности задач.

По своему опыту знаю, что для финансового аналитика начального уровня достаточно стажа в 2—3 года и общего понимания, как устроена отчетность, какие есть варианты аналитики и подходов к анализу. Для более опытного — более 3—5 лет и уже глубокий уровень практики по составлению отчетности и анализу.

С управленческими должностями так же, только чем больше подчиненных и ответственности, тем больше желательно иметь опыт. Допустим, чтобы руководить отделом из пяти человек, хватит трех лет управленческого стажа и опыта руководства двумя сотрудниками, потому что алгоритмы похожие. Конечно, все это очень условно — в каждой компании и сфере бизнеса своя специфика.

Количество мест работы и стаж работы на каждом. Для тех, кто только начинает строить карьеру, часто переходить по разным работам и должностям нормально. Но если человек работает условные пять лет и постоянно меняет сферы деятельности и компании, о таких кандидатах я сильно задумываюсь.

Если кандидат менял компании, но оставался в финансовой сфере — это уже хороший знак. Скорее всего, человек готов развиваться в данной сфере и просто ищет комфортные для себя условия.

Какие задачи выполнял сотрудник на предыдущих местах работы. Этот пункт показывает широту опыта и навыков кандидата, его мотивацию и результативность. Здесь я смотрю, какие задачи выполнял работник, как развивался.

Например, если человек учился на финансиста, пошел работать сначала экономистом, потом вырос до финансового аналитика, стал брать на себя обязанности финансового менеджера — это может говорить о его повышенной мотивации работать и развиваться именно в этой сфере.

Если же, наоборот, человек сменил много компаний и разные должности в разных сферах, скорее всего, он еще находится в поиске и такой кандидат может быть рассмотрен в самую последнюю очередь, потому что велик риск, что человек сам не знает, что ему нужно.

Как составлено резюме. Я всегда обращаю внимание на то, какие слова и фразы использует человек. Это очень субъективные вещи, но они могут помочь отсеять часть кандидатов — а это важно, если вам приходит по 100—200 резюме на каждую должность.

Возможно, я кого-то удивлю, но вопреки общепринятой практике составлять резюме от настоящего времени к прошлому, я читаю их наоборот, с конца, от учебного заведения и начала деятельности к настоящему времени. Так легче проследить все изменения, общую структуру и мотивацию человека.

Допустим, кандидат пишет, что он «создавал», «участвовал» или «разрабатывал» — то есть был «в процессе», а не создал какой-то результат. Это может говорить либо о том, что он работал на начальных позициях, где было много рутинной работы, либо кандидат любит находиться внутри процесса и выбирает монотонные задачи.

Правда, такое описание может быть и просто из-за любви к «описательному» жанру и никак не связано с результативностью кандидата. Поэтому важно смотреть на комплекс факторов.

Для нашего финансиста из примера важна системность и аналитичность. Смотрим резюме: если оно составлено последовательно, кандидат четко и подробно написал, чем занимался, виден его карьерный рост — значит, с большой вероятностью он любит все систематизировать и хочет развиваться в профессии.

Еще по резюме можно оценить потенциал работника. Например, у кандидата опыт работы 10 лет, он работал всего в двух местах, но его должности менялись, а функциональность расширялась — то есть он рос и изучал разные участки одной компании. Это может говорить о высокой мотивации, что человек стремится расти в карьере.

Скорее всего, такой сотрудник может быть эффективным менеджером и управленцем, но вряд ли подойдет на рутинную работу, а иногда и даже на должность руководителя отдела. С сильным стремлением к росту некоторые позиции могут быть ему узки.

Когда мы отобрали часть резюме и понимаем, кто нужен компании, этап собеседования должен пройти быстро. Даже если общий поток резюме огромный, например десятки или даже сотни, к собеседованию у меня обычно остается не более 3—5 основных кандидатов и примерно столько же в запасе.

Весь процесс отбора от первых резюме до собеседования обычно занимает от нескольких часов до одного-двух дней. В среднем одно собеседование длится от 40 минут до часа. Количество вопросов к разным кандидатам может различаться в зависимости от их опыта и требований вакансии.

Например, для финансового аналитика с опытом около трех лет и хорошо составленным резюме бывает достаточно нескольких точечных вопросов, чтобы понять его реальные знания. Для руководителей вопросов точно будет больше, но их количество скорее зависит от детализации ответов кандидата и уровня руководителя, которого ищем.

Для собеседований с кандидатами разного уровня у меня есть определенные подходы.

Линейные специалисты. Это все, кто выполняет основную работу, не связанную с управлением: экономисты, финансовые аналитики, бухгалтеры, юристы.

На собеседовании с ними я делаю акцент на профессиональный опыт и чуть меньше — на нужные для вакансии личные качества. Основная работа линейного сотрудника — операционные задачи, а не управление.

Руководители. Здесь, в отличие от линейного персонала, личные данные важны намного больше. Любой руководитель — это лидер, который задает политику отдела и ведет за собой коллектив. Поэтому на таком собеседовании важно прояснить как можно больше нюансов о привычках, интересах и приемах работы кандидата и сопоставить это с принятыми в компании нормами и правилами.

Для одного руководителя будет нормой не контролировать, когда сотрудники приходят в офис — лишь бы выполняли свои обязанности. А для другого, например, важна точность во всем: чтобы все вовремя приходили на работу, выполняли свои обязанности и не нарушали сроки. На собеседовании важно услышать от кандидата его видение работы и рассказать про ваши ожидания от него. Если совпали — отлично.

Детали. На собеседовании я стараюсь обращать внимание на максимальное количество нюансов. Как показывает опыт, ничего случайного не бывает. Например, если кандидат пришел на встречу в грязных ботинках или опоздал, он может быть неаккуратным при работе с документами или безответственно относиться к дедлайнам.

Можно отдельно отметить для себя, как кандидат реагирует на вопросы, в каком стиле отвечает. Например, если человек невнимательно слушает вопросы, много смотрит по сторонам, а не на задающего вопросы, часто переспрашивает — все это может говорить о его несобранности, что недопустимо для дисциплинированной работы финансиста.

Конечно, не все такие подмеченные догадки верны, но их лучше не игнорировать. Соблюдать сроки, быть аккуратным в документах и точным в расчетах — это важные вещи для финансиста.

Этим этапом часто пренебрегают: мол, человека уже приняли на работу, он и так должен быть счастлив, пусть идет и работает. Это плохо. Почему-то мало кто вспоминает самого себя на самой первой работе: ничего не знаешь, ни с кем не знаком, непонятно, как все работает. Если в этот период работнику не помогать, это будет тормозить всю команду.

До выхода нового сотрудника я готовлю план адаптации. Как правило, он рассчитан на одну-две недели, зависит от уровня должности. Каждый день расписан по пунктам — новому сотруднику нужно изучить их и отчитаться в конце периода адаптации.

Основная задача такого плана — чтобы в конце адаптационного периода сотрудник полностью понимал, как работает не только его отдел, но и вся компания, и чтобы знал, кто из коллег чем занимается.

Обычно такой способ удобен и понятен обеим сторонам. Сотрудник быстро входит в курс и понимает, что, когда и в каком виде от него будут требовать. Руководитель может четко планировать свою активность с учетом этих нюансов.

Когда сотрудников нанимают несистемно, это приводит к ошибкам, которые скажутся на работе команды, а в итоге и на результатах всей компании.

Вот небольшой список типичных ошибок, которые я встречал при подборе сотрудника:

1. Плохо расписаны должностные обязанности — нанимают кандидата, который не подходит по навыкам или опыту.
2. Личностным характеристикам кандидата не уделили внимания — в итоге нанимают кандидата, с которым некомфортно работать или который тормозит рабочий процесс. Особенно это критично, если ищут руководителя.
3. Недостаточно времени посвятили отбору резюме и собеседованию — нанимают кандидата без глубокого понимания его профессиональных и личностных характеристик, который в итоге может не подойти компании или не справиться с задачами.
4. Не провели адаптационный период — кандидата не ввели в курс работы, не познакомили с его участком, лишили поддержки, а сразу стали требовать результатов. Итог — частая текучка кадров в компании.

Чем больше информации вы соберете о будущем сотруднике, тем лучше это скажется на работе всей компании. По моему опыту случайностей не бывает и обращать внимание лучше вообще на все детали, которые описаны выше.

1. Определите личный и профессиональный профиль кандидата. Выпишите конкретные умения, навыки и качества, которыми должен обладать человек для конкретной вакансии.
2. Отберите резюме, которые подходят под нужный профиль. Смотрите на релевантность опыта и карьерный путь кандидата: часто ли он менял компании и сферы работы, есть ли дополнительное образование в нужной вам сфере.
3. На собеседовании обращайте внимание на детали. Узнайте, какое видение работы у кандидата и расскажите ваши ожидания.
4. Помогите новому сотруднику влиться в работу и адаптироваться в коллективе. Составьте план знакомства с обязанностями и командой по дням.