Что такое консульская легализация документов

В 2018 году я вышла замуж за гражданина Египта.

Когда готовилась к свадьбе, узнала, что российские документы для регистрации брака надо легализовать: только так они будут действительны в Египте.

Оказалось, что для Египта подходит только консульская легализация — самая затратная по времени. Мне нужно было перевести документ на арабский язык, заверить его у нотариуса и поставить печати в двух российских ведомствах и в консульстве Египта.

Сначала я хотела обратиться в специализированное агентство, но стало жалко денег. В итоге прошла весь процесс самостоятельно и сэкономила около 6 тысяч рублей.

Расскажу, как распланировать время подготовки и оформления документов для легализации и избежать ошибок, которые могут затормозить процесс.

Легализация нужна, чтобы документы, выданные в одном государстве, имели юридическую силу в другом. Например, для учебы или работы за границей может понадобиться легализация диплома, для заключения брака — легализация справки об отсутствии брака или свидетельства о разводе или смерти супруга.

На документах ставятся специальные печати, которые подтверждают юридическую силу документов и их подлинность. Путем легализации одно государство сообщает другому: с документами этого человека все в порядке, их можно использовать.

В России легализовать можно только российские документы. Не получится легализовать диплом, выданный за границей, даже если он на русском языке.

Проблемы иногда возникают с документами времен СССР, например, с советскими свидетельствами о рождении: некоторые страны отказываются их принимать, потому что СССР больше не существует. В этом случае обычно получают дубликаты современного образца. Тогда обычно получают дубликаты современного образца.

Легализация документов нужна и гражданам, и компаниям. Обычные люди чаще всего легализуют документы, которые связаны с гражданскими состояниями, образованием, финансами и недвижимостью, например:

• аттестаты, дипломы, сертификаты о прохождении курсов, справки об успеваемости требуются для учебы и работы за границей;
• свидетельства о браке, рождении, смерти или разводе нужны для заключения брака, доказательства статуса супругов, родства между родителями и детьми и т. п.;
• выписки из Единого государственного реестра недвижимости — ЕГРН — требуются для получения гражданства;
• справки об отсутствии судимости и уголовного преследования и медицинские справки нужны для получения вида на жительство или гражданства;
• выписки из банка также требуются для вида на жительство или гражданства;
• доверенности нужны для сделок с недвижимостью или представления интересов в иностранном суде.

Компании чаще всего легализуют документы для экспортной деятельности и ведения бизнеса за границей. Иностранные компании-партнеры могут запросить документы, которые придется легализовывать, например:

• выписку из электронного реестра лицензий;
• доверенности, например на представление интересов компании в другой стране или на право подписи документов;
• сертификаты происхождения продукции, фитосанитарные, ветеринарные и гигиенические сертификаты;
• разные свидетельства и выписки: выписка из Единого государственного реестра юридических лиц — ЕГРЮЛ, — свидетельство о постановке на налоговый учет и тому подобное.

Мой опыт. Мне легализация потребовалась для заключения брака в Египте. Сейчас для регистрации брака в Египте не понадобятся справки из России: нужные документы может предоставить российское консульство в Египте. Но раньше египетские органы загс требовали справку об отсутствии брака в РФ и согласие родителей на брак.

Я решила подготовить эти документы для подстраховки. В итоге легализовала только справку об отсутствии брака, но она мне не пригодилась. Расскажу, как это было.

В зависимости от страны, в которой будут использоваться документы, есть два способа: апостилирование и консульская легализация.

Апостилирование. Чтобы облегчить международный документооборот, некоторые страны договорились об использовании одинаковой облегченной процедуры легализации документов — проставлении апостиля. Апостиль — это печать определенного формата и содержания, которая заверяет документ.

126 стран

принимают апостиль

Апостилирование применяется только в странах — участницах Гаагской конвенции 1961 года. Проставить апостиль на российских документах можно, если они будут использоваться в США, Франции, Германии, Японии, Южной Корее, Мексике, Марокко и еще 118 странах.

Консульская легализация — это более сложный способ заверения документов. Его используют страны, не участвующие в Гаагской конвенции.

При консульской легализации российский документ последовательно заверяют Минюст и МИД РФ, а также консульство страны, для которой документ легализуют.

Консульская легализация российских документов нужна, например, для Таиланда, ОАЭ, Канады, Сингапура и Китая, кроме Гонконга и Макао.

Я заверяла документы для Египта путем консульской легализации, поэтому буду рассказывать именно об этой процедуре.

Когда легализация не потребуется. Чтобы максимально упростить взаимный документооборот, страны могут вообще отказаться от легализации. Тогда документы из одной страны сохраняют юридическую силу в другой.

Иногда документы нужно перевести на национальный язык страны, в которой они будут использоваться, и заверить перевод у нотариуса. А иногда даже перевод не нужен.

Например, Россия — участница Минской конвенции 1993 года, которую также подписали Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Киргизия, Казахстан, Молдавия, Туркменистан, Таджикистан, Украина и Узбекистан.

С 28 июня 2023 года для РФ и стран СНГ применяется Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам — она заключена в Кишиневе 07.10.2002. Со странами, не входящими в СНГ, продолжает действовать Минская конвенция.

Государственные документы стран — участниц Минской и Кишиневской конвенций принимаются на территории всех этих стран без какого-либо специального удостоверения. В некоторых случаях потребуется нотариально заверенный перевод — этот момент лучше уточнить в иностранном учреждении, для которого готовите документ.

Кроме Минской конвенции Россия подписала договоры, упрощающие легализацию документов, и с другими странами. Так, российские государственные документы принимаются на территории Албании без дополнительного удостоверения — и наоборот. Требуется только нотариально заверенный перевод. Подобное соглашение действует между Россией и Болгарией.

Подобные договоры у России есть почти со всеми странами, входившими в состав СССР, а также с большинством государств бывшего соцлагеря.

Сначала я хотела обратиться в специализированное агентство, потому что слышала, что легализация — это долго и сложно. Агентство берет на себя все походы по государственным учреждениям, переводит документ и проставляет на нем необходимые печати — клиент платит деньги и получает готовый документ. Агентства можно без проблем найти в интернете, вариантов много: «Документ24», «Легализуем-ру», «Центр легализации документов» и другие.

Я нашла несколько московских агентств, посмотрела на их сайтах примерную стоимость услуг, прочитала отзывы и попросила посчитать стоимость полной консульской легализации документов для Египта. За легализацию справки об отсутствии брака для Египта одно из агентств выставило мне счет 12 600 ₽, из них стоимость работы агентства — 5900 ₽.

12 600 ₽

попросили в агентстве за легализацию справки об отсутствии брака

Кроме справки я планировала легализовать еще согласие родителей на брак, поэтому умножила стоимость на два. Получалось, что за два документа в общей сложности мне нужно было заплатить больше 25 000 ₽, причем половину этой суммы составила бы комиссия агентства.

Я не была уверена, что документы мне точно пригодятся, поэтому не хотела тратить столько денег. В тот момент я жила в Москве и решила, что займусь легализацией сама. В агентство я обратилась только за нотариальным переводом на арабский язык.

Я думаю, что услугами агентств есть смысл воспользоваться, если:

1. не получается понять, какой способ легализации нужен: в агентстве точно подскажут;
2. вы не в столице и не можете приехать или попросить заняться легализацией родственников или знакомых: поставить печати Минюста и МИД РФ можно только в Москве;
3. нужно ускорить процесс легализации: агентства часто предлагают экспресс-вариант, но за него нужно платить дополнительно.

Процедура консульской легализации состоит из пяти этапов:

1. Подготовка документа: например, получение справки об отсутствии брака и ее нотариальное заверение, если легализовывать будете копию.
2. Перевод документа на официальный язык страны, где будете предоставлять документ, и нотариальное заверение перевода. В моем случае справку нужно было перевести на арабский.
3. Заверение печати и подписи нотариуса в Минюсте РФ.
4. Заверение документа в МИД РФ.
5. Заверение подписи и оттиска нотариуса и МИД РФ в консульстве страны назначения. Я заверяла подпись и печать в консульстве Египта.

Процесс сбора печатей и их заверения похож на квест и может занять много времени, поэтому подготовку документов стоит спланировать заранее. Я прошла все этапы консульской легализации ровно за месяц.

Мне нужно было получить справку об отсутствии брака — сделать это можно только по месту регистрации. Я жила в Москве, но мне пришлось ехать в Набережные Челны: там я была зарегистрирована.

Я планировала получить справку лично, но вообще это может сделать любой человек по нотариальной доверенности. Я заранее записалась на прием и уплатила государственную пошлину 200 ₽ через портал госуслуг Республики Татарстан. Также госпошлину можно было уплатить на месте. Заказать справку и уплатить госпошлину через общероссийские госуслуги нельзя. Но можно через региональные — это зависит от субъекта РФ.

На приеме в загсе я заполнила заявление и предъявила внутренний российский паспорт. Через десять минут мне выдали справку «об отсутствии факта государственной регистрации заключения брака» с момента моего совершеннолетия до даты получения справки.

После получения справки я сразу же обратилась к нотариусу, который заверил копию справки на ее обратной стороне. Это стоило 50 ₽. Все дальнейшие манипуляции по легализации проводились с нотариально заверенной копией справки.

На что обратить внимание. При подготовке документов проверяйте их внешний вид и соответствие требованиям. Например, если документ состоит из нескольких листов, их нельзя скреплять степлером — все листы должны быть сшиты и пронумерованы, а на последней странице должна быть наклейка «прошито и пронумеровано», печать организации и подпись сотрудника.

На документах не должно быть исправлений либо должна стоять фраза «исправленному верить», печати и текст должны быть читабельными. Копии должны быть хорошего качества, без затемнений на участках с печатью и текстом.

Проверьте также соответствие указанных в документе данных вашему паспорту. Если вы меняли имя или фамилию, скорее всего, придется также легализовывать документы, подтверждающие их смену.

Чтобы документ приняли в другой стране, он должен быть переведен на официальный язык этого государства. Некоторые страны допускают два варианта: перевод на национальный язык или английский. Этот момент лучше заранее уточнить в консульстве страны, для которой готовите документы.

В России для консульской легализации нужен перевод дипломированного переводчика. Самому подготовить перевод для нотариального заверения нельзя, даже если вы переводчик: нотариус, скорее всего, откажется заверять такой перевод, потому что вы заинтересованное лицо и можете исказить смысл документа.

Для нотариального перевода нужно прийти к нотариусу вместе с переводчиком, который предоставит ему свой документ об образовании, либо обратиться в бюро нотариальных переводов.

Такое правило действует не во всех странах. Например, для обратной легализации египетского свидетельства о браке в российском консульстве у меня не спрашивали никаких документов или данных переводчика, я просто отправила перевод по электронной почте.

Чтобы не тратить время на поиски переводчика, я все-таки обратилась в агентство: 1100 ₽ я заплатила за перевод одной страницы текста на арабский и 1000 ₽ — за его нотариальное заверение. Это заняло два рабочих дня.

1100 ₽

стоил нотариальный перевод одной страницы на арабский язык

К копии справки добавились два листа с переводом, поэтому нотариус сшил их и указал общее количество листов. При добавлении следующих листов они снова должны сшиваться и скрепляться печатью.

На что обратить внимание. При нотариальном заверении любого документа для консульской легализации важно, чтобы процедуру проводил именно нотариус, а не временно исполняющий его обязанности. В базе Минюста может не оказаться образцов печати и подписи ВРИО нотариуса и для уточнения данных потребуется три-четыре недели — вы потеряете много времени.

Если перевести документы и заверить перевод у нотариуса можно в любом городе, то заверить печать и подпись нотариуса в Минюсте можно только в Москве. Для этого нужно обратиться в отдел по вопросам легализации и апостиля департамента международного права Минюста РФ по адресу: Москва, Смоленский бульвар, д. 3, к. 5, стр. 1, заранее записавшись на прием онлайн.

Еще документы на легализацию принимают и выдают через некоторые МФЦ. Записываться в них не нужно.

Вход в отдел — во внутреннем дворе, в неприметном угловом подъезде. Чтобы войти, надо предъявить паспорт. Отдел работает в будни с 09:30 до 12:00 и с 13:30 до 17:00, в пятницу — до 16:00.

Сотрудник, который будет принимать документы, попросит заполнить заявление. В нем нужно указать страну, для которой легализуются бумаги, количество документов и их название, а также ваши контактные данные.

После приема документов вам должны выдать расписку с номером записи о приеме, датой и данными принявшего документы сотрудника. Обязательно сохраните расписку до получения документов: она поможет найти их, если возникнет какая-то проблема, процесс проверки оттиска и подписи нотариуса затянется или если вам откажут в легализации по какой-либо причине.

Формально процедура может занять до пяти рабочих дней. Госпошлины за оказание этой государственной услуги нет.

Специалист Минюста добавит к копии документа и переводу еще один листок с подтверждением всех предыдущих печатей и подписей нотариусов. Листы будут снова прошиты, а на оборотной стороне последнего листа появится печать Минюста, красная ленточка и надпись «прошито и пронумеровано».

Печать Минюста тоже нужно заверить — в консульском департаменте МИД РФ. Он находится по адресу: Москва, 1-й Неопалимовский переулок, д. 12. На прием нужно предварительно записаться.

Когда я подавала документы, не проверила заранее расположение департамента и время его работы: считала, что документы нужно относить в главное здание МИД. Оказалось, что нужный адрес находится в пяти минутах ходьбы от отдела по вопросам легализации и апостиля Минюста. Зная это, можно сэкономить целый день и не тратить деньги и время на проезд.

Время получения документов в Минюсте можно спланировать так, чтобы сразу отнести их в МИД. Консульский департамент работает в будни с 09:30 до 12:30 и с 14:30 до 17:00, в пятницу — до 16:00.

Перед визитом в МИД надо уплатить госпошлину 350 ₽ за каждый документ в отделении банка. Для каждого документа кассир должен выдать отдельный чек об уплате пошлины.

350 ₽

за документ — госпошлина за заверение в МИД

Еще нужно заполнить заявление. Его шаблон и квитанцию можно скачать на сайте департамента. После приема документов сотрудник МИД выдаст расписку с датой готовности документов. По закону документы должны вернуть в течение пяти рабочих дней.

Последний этап консульской легализации документов — заверение печати нотариуса и печати МИД РФ в консульстве страны, в которой будут использоваться документы. Я обратилась в консульский отдел посольства Египта по адресу: Москва, Померанцев переулок, д. 13.

Правила легализации, сроки и стоимость заверения, а также требования к документам в консульствах зависят от страны. В некоторые консульства нужно записываться на прием заранее. Поэтому обязательно уточните информацию о порядке заверения в том консульстве, в которое планируете обратиться.

Консульский отдел посольства Египта находится недалеко от места проставления печати в МИД. Поэтому я заранее подготовила все документы и спланировала свое время так, чтобы сразу после консульского департамента МИД отнести их в посольство.

Помимо справки, заверенной в Минюсте и МИД, мне понадобились:

1. Ксерокопия первой страницы справки.
2. Заявление, которое я заполнила на месте.
3. Наличные для уплаты пошлины.

За легализацию справки об отсутствии факта государственной регистрации брака консульским отделом посольства Египта я заплатила 4150 ₽: 2200 ₽ стоило заверение печати нотариуса, который подтвердил перевод, и 1950 ₽ — заверение печати МИД РФ.

Документы были готовы через три рабочих дня. На соответствующих страницах появились печать и подпись консула, а также специальные марки. После этого моя справка получила юридическую силу в Египте.

На консульскую легализацию справки об отсутствии факта государственной регистрации брака в общей сложности я потратила 6850 ₽. Агентству я бы заплатила 12 600 ₽.

1. Процедура консульской легализации может занять до четырех недель. Время можно сократить, если учитывать график работы ведомств и их месторасположение.
2. Заранее выясните требования к легализации в консульстве страны, для которой легализуете документы.
3. Проверьте, чтобы на документах были необходимые подписи и печати организаций и все надписи были хорошо различимы. Документ, состоящий из нескольких листов, должен быть сшит и пронумерован.
4. Для нотариального перевода документов лучше обратиться в агентство или бюро нотариальных переводов. Самому переводить документы нельзя, даже если у вас есть диплом переводчика.
5. Далее документы нужно отнести в Минюст РФ, там подтвердят подлинность подписи и оттиска нотариуса. Это бесплатно и может занять до пяти рабочих дней.
6. Печати и подписи из Минюста заверяет МИД РФ. Госпошлина за услугу — 350 ₽ за каждый документ. На это уйдет еще до пяти рабочих дней.
7. Последний этап — заверение печатей российских ведомств консульством страны, для которой вы готовите документы. Сроки, стоимость и перечень документов зависят от страны, поэтому выясните эту информацию заранее.