Как спланировать свой день: 6 приемов, чтобы больше успевать

Планирование помогает не забывать важного, соблюдать сроки и испытывать меньше стресса.

Но составить расписание дел, которым будет удобно и легко пользоваться, получается не всегда. Рассказываем о приемах, которые облегчат эту задачу.

Составляя расписание, мы обычно ориентируемся на дедлайны и первым делом беремся за самое срочное. Но автор книги «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя» Дэниел Пинк утверждает, что это не лучшая стратегия. Он советует планировать дела в соответствии с циркадными ритмами — циклами биологических процессов в нашем организме, связанными с наступлением дня и ночи.

Так, известно, что утром большинство людей обычно чувствуют себя бодрыми и воодушевленными, а также лучше относятся к окружающим. Во второй половине дня позитивные эмоции сменяют другие — апатия и усталость, но к вечеру настроение снова улучшается и остается таким до отхода ко сну.

Ученые считают, что причина этого — работа одной из областей нашего мозга, супрахиазматического ядра, расположенного в гипоталамусе. Это своего рода таймер для человека: зона регулирует выработку гормонов и помогает засыпать ночью и просыпаться утром, а еще заставляет нас чувствовать себя по-разному в разное время дня.

Вот другая закономерность, которую описывает Пинк, опираясь на данные исследований: аналитическая острота мышления достигает своего пика поздним утром или в районе полудня. То есть по утрам нас сложнее обмануть, мы лучше находим ошибки, решаем сложные и требующие размышления задачи и меньше поддаемся стереотипам. Обычно это состояние проходит после обеда: мы устаем, поэтому мозг больше не может работать так же эффективно. Зато во второй половине дня, когда внимание и контроль ослаблены, люди лучше справляются с творческими и требующими нестандартного подхода заданиями.

Но еще один важный фактор, от которого зависит, в какое время суток у вас наблюдается наибольшая продуктивность и результативность труда, — это хронотип. Часто всех людей делят на два ярко выраженных типа — вечерних «сов» и утренних «жаворонков». Но все же большинство относится к смешанному хронотипу, или «голубям»: у них нет ярких взлетов и падений активности в течение дня, а при необходимости такой человек может достаточно эффективно работать как утром, так и вечером. Определить, кто вы — «сова», «жаворонок» или «голубь», — можно с помощью опросника.

Дэниел Пинк советует составлять расписание с учетом хронотипа и характера деятельности, которой нужно заниматься. Вот как должен выглядеть график оптимального планирования с учетом циркадных ритмов.

Правда, в реальности придерживаться такого расписания будет не так просто. Иногда вам придется делать что-то во время, не соответствующее вашему хронотипу. В таких случаях Пинк советует усиливать бдительность и учиться контролировать свое состояние.

Например, если нужно придумать необычное решение, можно прогуляться на свежем воздухе, это поможет мозгу работать. А по вечерам стоит дважды проверять свои расчеты, так вы сделаете в них меньше ошибок.

В любой системе тайм-менеджмента предполагается, что перерывы в работе обязательны. К примеру, по правилам известной техники Pomodoro работать или учиться нужно получасовыми интервалами: 25 минут заниматься делами и 5 минут отводить на отдых.

Но психолог Говард Вайс с такой методикой не согласен: он считает, что на созидательные и требующие погружения задачи, например написание текста или кода, человеку, напротив, нужны большие отрезки времени без перерывов.

Поэтому Вайс советует объединять очень похожие или однотипные задачи в большие блоки. К примеру, ставить встречи одну за другой, а соцсети и электронную почту проверять один раз в день, сразу же отвечая на все нужные письма и сообщения.

По мнению Вайса, такой способ планирования поможет не перегрузить себя многозадачностью и улучшить концентрацию внимания. Ведь исследования показывают, что человеку нужно от 11 до 25 минут, чтобы сосредоточиться на определенном занятии после переключения на что-то другое.

Кроме того, благодаря этому приему можно войти в так называемое состояние потока, то есть полностью погрузиться в работу и за счет этого выполнять задачи легко и с удовольствием.

Есть и более радикальный подход. В 2009 году основатель акселератора Y Combinator Пол Грэм написал эссе о том, почему бывает тяжело работать вместе двум типам сотрудников: менеджерам и тем, кто что-то создает, например программистам или писателям.

Все дело в том, что расписание менеджера состоит из коротких временных отрезков — совещаний и встреч, в то время как «создателям» обычно удобнее работать долгими периодами. К примеру, погрузиться в свое занятие на полдня. Но только менеджеры этого не учитывают и собирают сотрудников на встречи в разгар их работы.

Грэм писал, что он сам и его коллеги в Y Combinator работают по графику «создателей», а не менеджеров: планируют встречи только на вечер, под конец рабочего дня. Другим предпринимателям и инвесторам он советовал поступать так же, чтобы экономить рабочее время и ресурсы своих сотрудников и бизнес-партнеров.

Но в реальности далеко не всем удается выполнять только менеджерские или только креативные функции. Зачастую два типа работы приходится совмещать, особенно если вы предприниматель или фрилансер. Этим людям рекомендуют выделять целые дни для работы над похожими задачами: к примеру, один-два дня посвящать встречам, а на остаток рабочей недели погружаться в креативные дела.

Но если полностью разделить дела по дням не получается, для тех из них, что требуют творческого подхода, можно выделить определенное время, скажем, час каждое утро.

Прием планирования, который использует блогер Сахил Блум, тоже основан на разделении времени для выполнения менеджерских задач и творческого труда. Но только к ним добавились еще два вида активности: потребление контента, например чтение или обучение, и работа с идеями — мозговой штурм, ведение записей, саморефлексия или даже прогулки, во время которых могут появиться интересные мысли. Для наглядности в расписании каждый тип деятельности можно выделить определенным цветом.

Кроме этого Блум советует периодически устраивать себе дни мыслей: отключить уведомления на телефоне, отложить все обязанности и посвятить время размышлению над целями, способами облегчить свою работу и другими важными темами.

Метод приоритизации, придуманный 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, наверное, один из самых известных. Согласно ему, все свои дела нужно разделить на четыре группы и поместить в соответствующую графу таблицы, или матрицы Эйзенхауэра.

Пользоваться матрицей несложно. Дела из колонки важных и срочных нужно выполнить в первую очередь, а из колонки не важных, но срочных задач — во вторую.

Важные, но не срочные дела лучше делегировать или отложить на потом. Чтобы понять, что можно перепоручить, стоит спросить себя: «Я единственный, кто мог это сделать?» Если окажется, что это не так, передавайте задачи другим исполнителям.

За неважные и несрочные дела можно не браться вообще — по крайней мере, пока остальные ячейки не опустеют.

В теории такое распределение задач кажется простым и понятным, но на самом деле определить, что именно считать важным, не всегда бывает легко. Так, в одном исследовании выяснилось, что люди часто путают важность и срочность: те дела, по которым дедлайн ближе, оцениваются как более значимые, даже если за них положено меньшее вознаграждение, чем за менее срочные задачи.

В этом случае может помочь техника психологической дистанции: нужно представить, что задачу выполняет кто-то другой и он обратился к вам за помощью в оценке ее значимости. Например, вы наверняка посоветуете другу не откладывать визит к врачу и перенести встречу с клиентом, хотя сами можете пренебрегать своим здоровьем ради работы.

Когда мы выстраиваем дистанцию между собой и задачей, нам проще понять ее приоритет. Это позволяет избежать многих когнитивных искажений. По данным ученых, когда мы обдумываем свои и чужие дела, оказываются задействованы разные области мозга. В результате оценить ситуацию проще, как и избавиться от иллюзии, что быстро все успеем.

Также бывает сложно понять, за какое дело браться в первую очередь, если важных и срочных дел несколько. В этом случае психологи советуют применять технику сравнительного приоритета: нужно взять две задачи и сопоставить их между собой, оценив, что произойдет, если не выполнить какую-то одну из них. Потом так же нужно сравнить две следующие. Так получится понять, какие задачи самые важные, и, следовательно, именно их нужно выполнить в первую очередь.

Его часто советуют использовать, чтобы определить глобальные жизненные приоритеты для себя или бизнеса. Но этот способ подходит и для того, чтобы понять, какое дело в расписании следует поставить раньше.

Согласно этому методу, все задачи нужно разделить на три категории.

Что нужно сделать. В эту категорию попадают самые важные задачи, например те, за которые вам положено самое высокое вознаграждение. Или, наоборот, в случае невыполнения которых ждут самые серьезные последствия.

Сюда же стоит отнести задачи, которые тормозят остальные дела. Например, у вас плохо работает ноутбук, поэтому вам приходится постоянно прерываться на его перезагрузку и терять время. В этом случае приоритетной задачей будет отнести ноутбук в ремонт.

Что следует сделать. Это важные, но не критичные дела. К примеру, то, без чего несколько пострадает качество вашей работы, хотя она и будет выполнена. Допустим, вы вовремя напишете текст, где будут все оговоренные с заказчиком темы, но его можно было бы дополнить примерами, которые вы не успели найти.

Что неплохо было бы сделать. В такую категорию стоит отправить не слишком важные дела, отказ от которых не испортит результат вашей деятельности. Но если такую задачу вы выполните, это может сделать его лучше. Например, если вы найдете подходящие иллюстрации для своего отчета, это сделает информацию в нем более наглядной.

Есть еще один похожий метод приоритизации, который называется MoSCoW. К столице России он никакого отношения не имеет, его название — это акроним категорий, в которые попадают задачи:

1. M — must do, надо сделать.
2. S — should do, следует сделать.
3. C — could do, можно сделать.
4. W — won’t do, не нужно делать.

Прием, придуманный американским журналистом и колумнистом Айви Ли более ста лет назад, можно использовать и в расписании современного человека. Главное правило — в день нужно ограничиваться только шестью задачами и не добавлять в свои планы больше ничего. Эти задачи стоит планировать с вечера на следующий день, располагать в расписании в порядке значимости и просто выполнять последовательно одну за другой. Если что-то сделать в течение одного дня не получится, задача переносится на завтра.

Задачи нужно выполнять последовательно — одну за одной. Это позволит фокусировать все внимание на одном деле и не столкнуться с прокрастинацией и «остановкой перегрузки»: когда дел слишком много, мы испытываем стресс, поэтому мозг включает реакцию замирания.

Благодаря методике Айви Ли получится простое и понятное расписание, но при этом ограничение в шесть задач поможет не перегружать себя делами. Но такой прием не подойдет тем, у кого в расписании могут неожиданно возникнуть встречи и срочные дела.

Другая техника, которая позволяет ограничивать количество ежедневных задач, — «метод 1—3—5», или метод девяти дел. Согласно ему на день действительно нужно планировать девять задач:

• одну самую важную и потому приоритетную задачу;
• три задачи средней важности, которые требуют решения в течение дня;
• пять незначительных задач, которые нужно выполнить по возможности.

На самый конец дня стоит оставлять как раз одно из пяти незначительных дел. А еще лучше, если это будет что-то приятное, например покупка билетов к отпуску или встреча с коллегами, с которыми вам нравится общаться. Ученые из Политехнического университета Гонконга выяснили, что это позволит меньше уставать от выполнения других задач, трудозатратных и монотонных. Исследование проводилось учеными в личных целях: они хотели узнать, как сделать свои списки необходимых дел не такими пугающими и чувствовать себя лучше после работы.

Исследователи стали перемешивать сложные дела, которые нужно было выполнить испытуемым, с легкими и приятными. Оказалось, что это действительно помогало, но только если легкой оказывалась последняя выполненная задача. Ученые объясняют это когнитивным искажением — эффектом новизны, заставляющим людей лучше запоминать то, что они узнали позже.