Как нанимать сотрудников на удаленку и управлять ими: 7 советов HR-эксперта
Мнения предпринимателей
4K
Фотография — Михаил Голденков

Как нанимать сотрудников на удаленку и управлять ими: 7 советов HR-эксперта

Принципы эффективной работы вне офиса

28
Аватар автора

Мария Маслова

знает, как управлять удаленщиками

Страница автора
Аватар автора

Наталья Модель

работает на удаленке

Страница автора

Удаленка — это формат работы, который может привести к неврозам у сотрудников.

Например, руководителю хочется лучше понимать, чем заняты работники, а спонтанно уточнить, как в офисе, не выходит. Он чрезмерно ужесточает контроль, а сотрудники начинают выгорать. Или другая проблема: члены команды не могут установить неформальные отношения, потому что не общаются у кулера или в столовой, и это плохо отражается на рабочих коммуникациях.

Если менеджер или предприниматель хочет добиться эффективности и здоровой атмосферы в коллективе на удаленке, нужно учитывать специфику работы вне офиса. Я 15 лет работаю в сфере HR, а моя компания помогает руководителям строить в том числе дистанционные команды. Поделюсь опытом, как нанимать сотрудников на удаленку и как превратить их в сплоченный коллектив.

Рассылка для тех, у кого свой бизнес
Новости и кейсы для предпринимателей — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно
Совет № 1

Проводите онлайн-собеседования с включенной камерой

Используйте для общения с кандидатами мессенджеры с видеосвязью. Попросите соискателя включить камеру и сами сделайте то же самое. Дело не только в мимике и жестах, которые при выключенной камере просто не увидеть. По моему опыту, сам отказ включить камеру — это уже «красный флаг». Если человек что-то скрывает еще на этапе собеседования, он вряд ли сможет успешно работать в компании.

Оцените внешний вид кандидата и обстановку вокруг. Если человек одет неряшливо, за спиной — беспорядок, возможно, он неорганизован и халатно относится к элементарной рабочей этике. А вот если вы видите, что соискатель сидит в кафе, и он в начале встречи объяснил, что попал в пробку и не успел домой ко времени созвона, это большой плюс: кандидат решил проблему без ущерба для всех.

Совет № 2

Соберите информацию для новичков в удобном формате

У удаленного новичка нет коллеги за соседним столом, который может быстро ответить на спонтанный вопрос, провести по всем кабинетам и познакомить с командой. По опыту знаю, что часто у работников на удаленке в первые дни есть чувство, что их бросили в воду и сказали «плыви». Поэтому я рекомендую собрать все потенциальные вопросы новичка в единый документ.

Другие варианты — мобильное приложение с треком онбординга, чат-бот в мессенджере с основными вопросами, распечатанная презентация.

Вот что обязательно нужно рассказать и показать новичку:

  • людей, которых нужно знать в лицо, — фото и имена руководителей компании;
  • историю, миссию, цели, задачи и принципами работы компании;
  • основные продукты;
  • организационные нюансы — когда зарплата, как одеваться для звонков, как проводим праздники и мероприятия, как уйти в отпуск и на больничный;
  • какие есть каналы коммуникации с коллегами;
  • основы информационной безопасности.

Идеальный вариант — сделать такой документ под каждую должность, прописать в нем функции отдела, задачи и проекты.

Совет № 3

Нанимайте сотрудников из разных часовых поясов и используйте это для работы

Если компании нужно, чтобы сотрудники работали в одно время, укажите в вакансии нужный часовой пояс, например, «Екатеринбург, ± 2 часа». Это важно, если вся команда должна постоянно контактировать в течение рабочего дня, участвовать в мозговых штурмах, если нужны регулярные мелкие согласования с руководителем.

Если у работника есть пул задач, которые ему нужно выполнить к определенной дате, привязка к часовому поясу необязательна. Например, если вы руководите командой редакторов или журналистов, которым нужно сдавать тексты к конкретным датам.

Серьезная разница в часовых поясах может стать преимуществом. Например, заказчик прислал срочные правки в макет к 20:00 по Москве, а у вас есть дизайнер, который живет в Аргентине. У него только 14:00, значит, когда у вас только начнется следующий рабочий день, он уже внесет все исправления.

Совет № 4

Настройте таск-менеджеры и не душите команду контролем

Есть специальные программы, по которым можно отследить, сколько времени человек потратил на рабочие задачи, и программы, которые регулярно делают скриншоты экрана и отправляют их руководителю. На мой взгляд, это неэффективно: такой контроль нервирует сотрудника и способствует выгоранию. К тому же ничего не мешает поставить рядом личный ноутбук и смотреть на нем ролики на «Ютубе», а рабочий держать открытым только для начальства.

Оптимальный способ контролировать выполнение задач — работа с таск-менеджерами  . Jira и Trello перестали работать в России в 2023 году, но есть и другие: Kaiten, Asana, YouGile.

Организуйте пространство в таск-менеджере наглядно и для себя, и для сотрудников. Сделайте минимум этапов выполнения задачи, заранее проговорите, как будете классифицировать задачи, как выставляется дедлайн: только конечная дата или промежуточные.

Договоритесь с сотрудниками «сверять часы» по задачам в определенные дни недели. Учитывайте, что работникам может понадобиться время, чтобы привыкнуть регулярно обновлять информацию в таск-менеджере. Скорее всего, поначалу придется им об этом напоминать.

Совет № 5

Общайтесь с удаленными сотрудниками тет-а-тет чаще, чем с офисными

Удаленному сотруднику тяжелее погрузиться в процесс и атмосферу компании: он не наблюдает за офисной рутиной, с ним не обсудишь текущие вопросы за чашкой кофе на кухне. В конце концов, если у офисного работника что-то не получается, руководитель может понять это по растерянному выражению лица, а на удаленке так не выйдет. Поэтому стоит тратить больше времени на общение с сотрудниками.

Уделять внимание — не значит регулярно писать работнику в личку «как дела», такая навязчивость может смутить. Установите конкретные дни, когда будете устраивать созвоны один на один. Можно раз в неделю или в две, раз в месяц. Спросите у сотрудника, что у него в работе, с чем ему помочь, какие задачи его вдохновляют, а какие — тяготят. Обязательно узнайте его мнение о процессах в компании и о том, как их улучшить. Так человек ощутит, что нужен и что к нему прислушиваются.

Важно, чтобы удаленные сотрудники общались не только с руководителем, но и между собой. Если у коллег в офисе произошел конфликт, руководитель может это заметить: например, увидеть, что они садятся обедать отдельно друг от друга, хотя раньше сидели вместе. В удаленном формате узнать о противоречиях можно, только если один работник пожалуется на другого.

Чтобы гасить конфликты в зачатке, устраивайте онлайн-встречи, на которых коллеги будут делиться впечатлениями о работе других и рассказывать о своих достижениях. Чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно, можно привязывать эти встречи к конкретной выполненной задаче: разговор должен идти именно о работе, без перехода на личности. Изначальный акцент встречи нужно сделать на достижениях, а уже после их обсуждения переходить к замечаниям.

Еще я рекомендую формат «открытый микрофон». Раз в месяц каждый сотрудник может выступить перед коллегами на общем созвоне и рассказать об удачном проекте, новом продукте, инсайде с отраслевой конференции. Если работа подразумевает менее масштабные задачи, люди могут просто делиться любопытной информацией, которую узнали во время работы, рассказывать о промежуточных результатах проектов.

Совет № 6

Пропишите для сотрудников регламент удаленной работы

Договоритесь о графике работы и об интервале, когда сотрудник должен быть на связи, — например, с 10 до 19 по московскому времени. Это поможет избежать ощущения бесконечного рабочего дня.

Никто не сидит за компьютером 8 часов без перерыва, поэтому укажите, как быстро нужно отвечать на сообщения коллег — например, на письмо в почте надо реагировать в течение суток. Формализуйте правила постановки задачи: заведите универсальную форму с вопросами, которую сотрудникам надо будет заполнить. Например, чтобы при постановке задачи всегда был указан срок и люди, у которых нужно взять необходимую информацию. Переведите рабочие документы в облачные хранилища, чтобы все имели к ним доступ.

Регламенты уменьшают частоту звонков и переписок, а значит, сотрудники будут больше времени уделять работе. Продумайте, как коллеги будут общаться не только с менеджерами, но и между собой, чтобы коммуникации не съели весь рабочий день.

По электронной почте невозможно быстро решить мелкие вопросы, а мессенджеры часто отвлекают работников: когда они переписываются в рабочем чате, может прийти уведомление от друзей, родственников или развлекательных каналов. Я рекомендую использовать для работы рабочие мессенджеры, например Dialog. В нем можно созваниваться, писать большие тексты и набирать быстрые сообщения, а также разделять беседы по каналам и темам. Кроме того, такие мессенджеры можно не устанавливать на смартфон, а использовать только на компьютере, значит, они не будут беспокоить по окончании рабочего дня.

Советую разделять каналы коммуникации в зависимости от задачи, которую сотрудникам нужно решить. Если в обсуждении участвует больше трех человек, а переписка длится больше 15 минут, назначайте звонок. Чтобы он прошел эффективно, пропишите подробный план созвона и включите запись звонка. Назначьте одного из участников беседы ее «секретарем», который зафиксирует тезисы и итоги встречи. Советую делать это, даже если результат беседы — провести повторный созвон через неделю. Это поможет о нем не забыть. Итоги звонка можно выложить в карточке задачи в таск-менеджере.

Если нужно просто проинформировать сотрудников — без обсуждения, — пишите письмо и делайте рассылку.

Совет № 7

Предлагайте сотрудникам разные варианты неформального общения

Если сотрудники наладят приятельские отношения, они смогут лучше понимать друг друга и, как следствие, лучше справляться с задачами. На удаленке установить такие отношения естественным путем сложно, работники не могут пообщаться о чем-то неформально у кулера. Поэтому задача менеджера — организовать такую возможность.

Я рекомендую попробовать формат random coffee. Работает это так. Сотрудник оставляет заявку в телеграм-боте. Бот показывает другого сотрудника, который тоже подал заявку. Они договариваются об удобном времени и созваниваются на полчаса, общаются на неформальные темы. Чтобы люди чувствовали себя комфортнее, можно заранее прописать возможные темы: хобби, путешествия, домашние животные, книги.

Еще один хороший формат — клубы по интересам. Заядлые читатели могут созваниваться и обсуждать новые книги, желающие практиковать английский — организовать разговорный клуб. В онлайне можно проводить даже корпоративы: например, устраивать игры в «Мафию», квизы.



Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes

Вы работаете удаленно? Что вас раздражает или, наоборот, нравится?
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка
0
Герой Т—Ж

"Оцените внешний вид кандидата и обстановку вокруг."
Ахахахах на собеседовании на мою нынешнюю работу я созванивались через аудио звонок в вацапе, стоя под деревом под проливным дождём с дохлым голубем без головы на заднем фоне

12

Eka, взяли ли вас бэк вокалистом к Ози?)

4
Герой Т—Ж

Оптимум, не, ту вакансию давно закрыли(

0
0

Я удаленщик с самого начала ковида.

Нравится то, что освобождается время для других вещей. стабильно 2-3 часа в день я трачу не на дорогу, а на семью и хобби. Этот профит только для людей с ежедневниками. Но он один из самых крутых.

НЕ нравится, что не встречаюсь с людьми лицом к лицу, не вижу их эмоций и переживаний. Общение перестало быть живым. Зумные созвоны дважды в неделю этого не заменяют.

Нравится, что можно погрузиться в работу глубже, чем в офисе. Нравится, что можно жить и работать вообще откуда угодно, хоть из моего Питера, хоть из Самары, хоть из Турции, хоть из Египта.

Не нравится, что я стал менее подвижен и вследствие набрал 5 кг за год.

Расписывать плюсы и минусы можно долго - где то я бы вернулся в офис, где то лучше остался бы дома. Удалёнка - это просто другой формат, а не панацея или проклятие.

10

Валерий, удалёнка - это прогресс. Чтобы не набирать лишний вес - вэлком на спорт-площадку к турникам или в спорт-зал. В двух вариантах. Первый - как обычно утром или вечером, в нерабочее время. Второй - в рабочее время. Я делаю так: один подход - разобрал пару писем из почты, ещё подтянулся - ответил на важное письмо; ещё поприседал - выставил КП из шаблонов; ещё - перезвонил паре клиентов... А то, что нужно вдумчиво и масштабно, то через два часа сделаю, как с тренировки приду. Вообще рекомендасьон. Мозги работают быстро, кровь гуляет по организму, чувствуешь, что живёшь, доволен телом и задач на удивление много успеваешь сделать. Возможно, потому что ставишь себе жёсткие временные рамки "сделать во время отдыха между подходами за минуту".

2
0
Отредактировано

>> не общаются у кулера или в столовой, и это плохо отражается на рабочих коммуникациях

Вообще не понимаю какая причинно-следственная связь. Я не общаюсь у кулера с людьми и поэтому не могу общаться с другим человеком по работе — чего?

>> за спиной — беспорядок, возможно, он неорганизован и халатно относится к элементарной рабочей этике

Отличная причинно-следственная связь. Если человек плох в чём-то, возможно, он плох вообще во всём.

>> Если компании нужно, чтобы сотрудники работали в одно время, укажите в вакансии нужный часовой пояс, например, «Екатеринбург, ± 2 часа»

А если я просыпаюсь в полдень местного времени, и живу в часовом поясе Владивостока, то всё, вакансия закрыта для меня?

3
0
Герой

Со всем согласен, но в последнем пункте нет главного - нет ничего универсальнее и эффективнее старой доброй пьянки. Random coffee и клубы это хорошо, но это всё имеет маленький охват. Не все могут и не все хотят завязать разговор с малознакомым человеком, особенно когда это запланировано.
А вот на классический тимбилдинг приедет намного больше людей. И неважно, что это - пиво в пабе, барбекю на природе или собраться у кого-то дома с шашлыками, банькой и гитарой.
И хотя бы раз в полгода - обязательно. Люди должны видеть друг друга вживую. Должны видеть, что это не какая-то картинка на мониторе, а живой говорясчий человек. И вполне адекватный, как оказывается, при прямом неформальном общении.

3
0

Три года работал на полной удаленке в двух разных компаниях. Не понравился формат- нет ощущения коллектива, взаимопомощи. Ура, сейчас устроился на гибрид. Да, поездка в Москву, офис в центре, время в дороге. Счастье, что вырвался из домашней обстановки. Людей посмотрел, пообщался. Следующий день- дома. Счастье, что не надо никуда ехать.

3
Автор статьи

Andyrey, да, гибрид кажется самым оптимальным форматом, чтобы все плюсы обоих вариантов использовать.

1
0

"Только плохие управленцы хотят вернуть сотрудников обратно в офис — так им проще скрывать своё безделье "

2
Герой

Ивана, Еще один вариант, тут вариант именно собственников, с которым столкнулась я. Это когда человек арендует офис, чтобы быть важным. Особенно если он раньше был в тяжелом найме, в гос структуре, то теперь ему важно, сидеть в офисе и чтобы в офисе также было много людей.
У меня есть такой собственник. Ему по сути не так важно что человек делает, чем он занимается, но ему важно чтобы он был в офисе и сидел в нем с утра до вечера. Ему важно именно само наличие людей, для него это как какая то игра в "босса" звучит абсурдно и по детски, но такое действительно есть. Он и сам всегда приезжает в офис раньше всех и уходит позже всех, потому что он наконец дорвался-он начальник и вот его офис.

5

Ирина, видел таких не мало! Согласен.

2
0

Какие-то советы не "как нанять работника на удаленку", а "как нанять программиста на удаленку" 🙈 Хотела бы я видеть, чтобы на работе у меня со мной созванивались раз в две недели, а не 5-6 раз в день как всегда было 😂🤣

2
0

"По моему опыту, сам отказ включить камеру — это уже «красный флаг». Если человек что-то скрывает еще на этапе собеседования, он вряд ли сможет успешно работать в компании."

- Если вы сразу не оговорили, что будет видео связь, то при аудио звонке я откажусь от видео связи (я могу быть в домашнем халате, а на заднем фоне будет условно ковёр). Но выводы у HR потрясающие конечно: "вряд ли сможет успешно работать в компании". Не дай бог иметь в штате такого "специалиста", который в силу своей некомпетентности и профнепригодности не пропустит в компанию стоящего специалиста.

"Чтобы гасить конфликты в зачатке, устраивайте онлайн-встречи, на которых коллеги будут делиться впечатлениями о работе других и рассказывать о своих достижениях. ", "Еще я рекомендую формат «открытый микрофон». Раз в месяц каждый сотрудник может выступить перед коллегами на общем созвоне "

- Прям бегу с таких компаний. Дайте людям работать, а не проводить вечно совещания. На прошлой работе начальница взяла за моду раз в неделю проводить совещания и каждый отчитывался, какие у него задачи, что сделал и т.п. Совещание длилось минимум час! Для меня информация от коллег - просто мусор, который приходилось через себя пропускать. Старалась просто не слушать. Мне лично пофиг, с кем заключили договор, заплатили или не заплатили. Я открыто говорила: у меня есть работа, можно я поработаю, а не буду сидеть на бесполезном для меня совещании. - "Мы все должны быть в общем информационном поле". Начальница -да, должна. Я - нет. Мне важен итог: когда привезут то-то и то-то, а заключен или нет с ними договор и оплачена ли поставка - мне пофиг.

" Назначьте одного из участников беседы ее «секретарем», который зафиксирует тезисы и итоги встречи. "

- О да.. Сразу вспомнила совещания Синертим. Полгода выкинутого времени. И никакого результата. Вернее он есть, но руководство не устроит. Я с самого начала понимала, что это бесполезная трата времени. Но надо так надо.

"Они договариваются об удобном времени и созваниваются на полчаса, общаются на неформальные темы. Чтобы люди чувствовали себя комфортнее, можно заранее прописать возможные темы: хобби, путешествия, домашние животные, книги."

- Простите, но это откровенное занудство от HR. Может взрослые люди сами решат, как им общаться, а вы ещё темы подкидываете. Вы серьёзно вообще?))
В тему)) Вспомнила как романе "Мы" кажется два взрослых тоже договаривались, когда у них будет...секс, они тогда имели право зашторить занавески в комнате)) Так и вы "договоритесь об удобном времени"))

2
0
Герой реалити

+2

Хорошо это или плохо, но факт в том, что удаленка никогда не заменит очной работы. И заметно, что сейчас даже атишники пусть на "гибрид", пусть на денек, но выходят-таки в офис.

1

Кукуся, почему не заменит?

0
Герой реалити

+2

Ивана, потому что хотите Вы этого понимать или не хотите, замечаете ли Вы или нет, но факт такой: есть то, что можно делать только очно.

1
Герой реалити

+2

Ивана, есть вещи, которые четко не увидишь и не посчитаешь, однако от этого они не перестают существовать.
Как раз все хорошие управленцы и возвращают людей в офис по возможности.
Есть вещи, которые проще и качественнее делать в офисе.
Допустим - вводить людей в профессию во много раз проще очно.
Переговоры как были более качественные очно, так и остались.
Это мелочи, но из них состоит жизнь и работа.

1
0

HR - такой HR... Всё по поводу процесса. Правильно, вы же на окладе, вам не за результат платят. Давайте так всё и всех организуем. Пусть нам процесс показывают!
Удалёнка - чудесное детище прогресса, призванное отвязать сотрудника от рабства тёплого кресла и давно немытой кружки, а работодателя от всего отвлекающего от результата - летучки, собрания, перекуры, мысли о ногах Маши из соседнего отдела, о том какой неприятный Паша снабженец и прочая ерундистика. А вы зачем-то всё тянете к старому болоту. Вам дарят шикарный Мерседес, а вы всё норовите к нему сзади бричку прицепить и ездить с оглоблями.
У меня ВСЕ на удалёнке, включая меня, с 2012 года. Все! Результат либо есть и тогда у всех есть деньги, либо результата нет и денег нет у того, кто не достиг его. Нужны практические советы, нужно рассказать вам "как?" - обращайтесь. Опыт более 10 лет, название бизнеса в моём имени, посмотрите что это и удивитесь. Спойлер - стройка, да ещё какая, да по всей России.

0
Герой реалити

+2

Ивана, а у Вас есть дети?

0

Кукуся, судя по Вашим ответам, Вам мозг ампутировали :-)

0
Опергруппа

Владимир, не грубите. Присмотритесь к шестому пункту: https://journal.tinkoff.ru/comments-rules/

1

Полиция, а Кукуся не грубит? Это что за редкостная чушь?

1

Сообщество