Как оценить продуктивность работы?

Продуктивность — широкое понятие. В ответе я сосредоточусь на способах измерить скорость и объем работы, которые помогают оценить производительность.

А о том, как научиться фокусироваться, чтобы быть эффективнее, подробно написано в статье «Как больше успевать: 5 способов стать продуктивнее».

Проще всего рассчитать продуктивность, разделив сделанную работу на затраченное время. Такой показатель называют выработкой, подробно о нем — в статье «Что показывает производительность труда».

Выработку рассчитывают по формуле: В = Q / T, где В — выработка, Q — количество сделанной работы, T — затраченное время.

Количество работы можно оценить по двум метрикам:

1. Вводу, то есть по количеству обработанных единиц: прочитанных страниц, принятых звонков, использованных материалов.
2. Выводу, то есть по результатам труда: написанным авторским листам, нарисованным иллюстрациям, изготовленным стульям.

Иногда можно использовать обе метрики. Например, книжный обозреватель может подсчитывать количество прочитанных страниц по метрике ввода, а количество написанных слов в рецензии — по метрике вывода.

У этого подхода есть недостаток: сложно подсчитать выработку, если задачи разного формата. Например, копирайтер пишет не только большие статьи, но и короткие новости или посты для соцсетей. Чтобы оценить его труд, будет недостаточно сложить число знаков в отдельном документе.

Кроме того, выработка игнорирует трудоемкость работы. Например, автор с гуманитарным образованием потратит больше времени на статью с техническими терминами, чем на большой исторический текст. Из-за этого выработка не отразит его продуктивность: утром он часто отвлекался, но проверил много исторических источников по ссылкам, а вечером, напротив, был сосредоточен, но разобрался только в одном техническом термине.

Чтобы преодолеть проблему, надо учитывать трудоемкость. Для этого можно разделить задачи на разные категории и подсчитывать выработку отдельно по каждой из них. Ее считают пропорционально выработке — время делят на количество сделанной работы. Формула: Тр = T / Q, где Тр — трудоемкость, T — затраченное время, Q — количество сделанной работы.

После можно сделать в «Экселе» файл со столбцами для задач разной трудоемкости и записывать туда результаты.

Когда задач много и они разноплановые, разбивка по трудоемкости может быть слишком долгой.

Тогда можно использовать метрики хронометража — подсчитывать время, затраченное на разные задачи. Это поможет выявить области, требующие оптимизации, и рационально распределить усилия. Результаты можно сопоставить с финансовой отдачей. Например, оценить, сколько времени вы потратили и сколько денег получили.

Следить за хронометражем можно через приложение на мобильном или расширение в браузере. Большинство позволяет одновременно фиксировать несколько активностей.

Еще можно использовать сразу две метрики хронометража: по задачам и по эффективности затраченного на них времени.

Не всегда удобно вести непрерывный анализ продуктивности: иногда трекинг замедляет работу, а еще надо привыкнуть делать это регулярно. Тогда можно использовать метод моментальных наблюдений — измерить продуктивность в случайно выбранный момент.

Проще всего сделать это так: попросите кого-нибудь написать вам или поставьте будильник на рандомное рабочее время. Есть даже специальные приложения, например Quick Alarms.

Когда прозвучит сигнал, зафиксируйте ваши действия и их эффективность на момент сигнала: «эффективно работал», «работал, но медленно», «отвлекся на почту», «листал новости». Иногда будильник будет звучать, когда вы отошли помыть руки или перекусить, но через нескольких дней можно сделать вывод о продуктивности и концентрации.

Удобно сразу фиксировать результаты, чтобы потом составить статистику, например, в «Экселе». Или разбить день на несколько отрезков, например с 10:00 до 12:00, с 13:00 до 15:00, с 15:00 до 17:00 и с 17:00 до 19:00, чтобы оценить продуктивность в разное время.

Если продолжать фиксировать результаты производительности по рандомным будильникам в течение нескольких месяцев, можно получить большой объем данных.

Если вы отслеживаете продуктивность в большом проекте, можно разбить его на задачи и каждый отчетный период подсчитывать их закрытие. Приведу несколько примеров, как за ними можно следить.

Agile-подход— это гибкая система планирования, которую часто применяют в ИТ. На ее основе бывают разные методы, например Scrum и «Канбан».

Вот как можно применять ее в личных проектах: разбить работу на небольшие этапы — спринты или итерации, чтобы оценивать скорость закрытия итерации и объем работы, сделанной в спринте.

При подсчете скорости закрытия итерации считают, за какое время выполнили стандартный этап работы. Например, написали черновик для статьи. При подсчете объема работы в спринте считают, сколько успели сделать за отведенный срок, например за неделю.

Диаграмму сгорания задач можно составить для наглядности. Она показывает, сколько работы и времени осталось до завершения проекта.

Диаграмму можно составить в «Экселе». Для этого надо построить:

1. Горизонтальную ось X — промежуток времени.
2. Вертикальную ось Y — количество задач.

После загрузки данных о времени и количестве выполненных задач на графике появится траектория фактического хода выполнения работы. А еще можно построить прогноз, заранее загрузив ожидаемые результаты.

Можно использовать несколько метрик продуктивности одновременно, чтобы не только оценивать объем задач, но и выбрать наиболее эффективное время для них. Разберу на примере популярной техники «Помидор».

Метод заключается в том, что этап концентрации на задачах чередуют с короткими перерывами. Обычно отрезки времени, «помидоры», длятся полчаса: 25 минут работы и 5 минут отдыха.

Самое простое — посчитать, сколько «помидоров» ушло на ту или иную задачу. Также можно оценить количество «помидоров» за день, производительность и усердие в течение дня.

Если проверять результаты каждый день, можно заметить, что у вас снизилась концентрация, вы устали или потеряли интерес к работе, и своевременно принять меры.

Кроме того, можно разбить день на части и проанализировать, когда «помидорки» делать проще всего.

Оценка продуктивности занимает время, и ее нужно вести достаточно долго, чтобы сделать выводы.

Есть разные метрики, и с помощью каждой рассчитывают свои показатели: объем работы, скорость выполнения задач, прогресс по проекту или хронометраж. Выбирайте то, что больше подходит для вашей работы.