«Соблюдаю правило чистого инбокса»: 6 способов организовать рабочую переписку

Постоянные уведомления в мессенджерах могут очень сильно мешать работе.

Чтобы не отвлекаться от своих задач каждый раз, когда приходит новое сообщение, важно соблюдать некоторые правила. Мы спросили читателей Т⁠—⁠Ж, как организовать деловую переписку, чтобы не сойти с ума. Вот их советы.

Во-первых, соблюдаю правило чистого инбокса. Все прилетает во входящие и там висит, пока я не перейду к задаче по обработке почты. Обрабатывая письмо, создаю из него задачу либо перемещаю в одну из папок. В итоге, если у меня что-то висит в инбоксе, значит, с этим надо что-то сделать. Но не обязательно прямо сейчас.

Во-вторых, если от меня кому-то что-то нужно прямо срочно — тегают в отдельных, незамьюченных чатах или звонят. Все остальные сообщения читаю, когда придет время отдохнуть от реально важных задач и попрокрастинировать над менее важными.

В мессенджерах создаем группу с названием или шифром проекта и добавляем исполнителей для обсуждения возникающих вопросов. Удобно, что сразу видно, на какую тему всплывающее сообщение. В первое время работы на удаленке появлялись общие чаты компании, но все скатывалось в массу бесполезных сообщений и банальный флуд, так что от этой идеи отказались.

Поэтому никакого потока сообщений не будет, если создавать группы исключительно по каким-то конкретным вопросам и для людей, которые непосредственно участвуют в их решении, не переходя на флуд. Все остальное можно успешно игнорировать.

Система работает не на 100% идеально, но во время удаленной работы и после все так же хорошо себя показывает и никого не мучит бесполезной перепиской и кучей сообщений. А на актуальные вопросы все стараются отвечать сразу.

Я спустя годы перестал фильтровать письма и отключил автофильтрацию по папкам. Сейчас всего три папки: Do, Defer и Done. Можно вообще, наверное, ограничиться Do и Done. Это счастье.

Получаю письма в «Аутлук». На важные отвечаю сразу. На неважные ставлю флажки. Раз в неделю — ревью флажков. Или двигаю еще на неделю, или не отвечаю и просто снимаю флажок.

Создаю папки или фильтры в мессенджерах или на почте в порядке приоритетности адресатов. Например, папка «Рабочее срочное», в которой находятся чаты или люди, чьи задачи требуют немедленного реагирования. Папка «Рабочее общее» — не такие важные чаты и адресаты, решения по которым можно принять в течение рабочего дня.

Личное с рабочим лучше никак не смешивать, поэтому, например, в «Телеграме» рекомендовал бы завести два отдельных аккаунта — соответственно, личный и рабочий.

В «Телеграме» рабочая переписка, а в «Вотсапе» — личная. Раньше меня раздражало, что почему-то все знакомые и родственники упорно сидят в «Вотсапе», а сейчас даже удобно. Если там кто-то пишет, то точно не по работе :)

Все ключевые моменты — в почте. Выполняю по мере приоритетности проектов. В «Тимсе» — неважные, но срочные детали или уточнения. В «Телеграме» — незамьюченные чаты по категориям. Если меня не тегают, стараюсь не обращать внимания. Все, кому срочно-обморочно, звонят.

Обилие мессенджеров может сводить с ума. У меня простое правило: в рабочее время я смотрю в первую очередь рабочие переписки и даже не читаю личные сообщения, если занята. И, наоборот, во время отдыха только проглядываю касающиеся рабочих вопросов сообщения. Таким образом получается быстро посмотреть все мессенджеры. Это не значит, что на работе я совсем в танке, но, например, даже заглядывать не буду в чат с командой квиза, если у меня рабочий день в разгаре.

Важно уметь расставлять приоритеты. Во время работы я полностью абстрагируюсь от личных переписок и мониторю лишь рабочие чаты, извлекая оттуда только важную информацию по проекту.

Когда я занимаюсь какой-то задачей, не отвлекаюсь на сообщения. Если кому-то из коллег нужно решить вопрос немедленно, он всегда может позвонить.

После завершения работы над задачей начинаю отвечать на сообщения в порядке приоритетности проектов: сначала на самые приоритетные, у которых близится дедлайн.

Некоторое время назад прочитала статью директора по продукту компании Ecwid Евгения Казначеева о том, как эффективно управлять переписками в мессенджере. Евгений рассказывал про «Слак», который в России сейчас частично недоступен. Но его советы универсальны и отлично помогают справляться с бесконечным потоком рабочих сообщений в «Телеграме».

Например, рекомендуется выделить на переписку в мессенджерах час-два, не больше. Я в это время стараюсь не заниматься ничем другим и отвечаю на максимальное число сообщений, чтобы не тратить на них время в будущем. Если на какой-то вопрос не могу ответить сразу, переношу чат с ним в папку «Срочное», чтобы не забыть дать ответ, когда буду готова.

На случай форс-мажора можно добавить в профиль мессенджера свой телефон. Так коллеги смогут в любой момент связаться с вами, если случится что-то срочное, требующее немедленного вмешательства.

Проверяю почту по расписанию, один-два раза в день, в строго определенное время. При этом не нужно каждый раз отвлекаться на сообщения.

Главный секрет — учитывать переписку в рабочих чатах как собственно работу. И выделять тоже на это время. Если вы по календарю или ежедневнику планируете день, нужно заложить минимум час-два на мессенджеры, а возможно, и больше. Если этого не сделать, потом будет ощущение, что мессенджеры съедают время.

Я не реагирую на переписки постоянно. В рабочее время выделяю каждые полчаса-час минут пять на проверку сообщений, чтобы не сбивать концентрацию на том, что делаю прямо сейчас. То же самое с отдыхом. Если я с близким человеком, мы заняты, вовлечены во времяпровождение и увлечены друг другом, выключаю уведомления и откладываю телефон на час-два.

Многозадачность — это миф. Поэтому я все делаю по очереди, одно за другим.

С утра составляю план на день по входящим. В первую очередь делаю то, на что нужно менее 10 минут. Если задача требует более 10 минут, она включается в план кусками, по одному-два часа. На время ее выполнения вырубается или игнорируется мессенджер. Потом включается или читается. Кому очень надо — найдут по телефону. Остальное подождет.

Если в течение дня что-то пишут с тегом — читаю. Если менее 10 минут и не в рамках большой задачи — сразу делаю. Если уже задача в процессе — реагирую: «Занят. Отвечу через икс минут». Если более 10 минут требуется, реакция, опять же, в план.

Результаты записываю в календарь с напоминаниями или в ежедневник. Вроде бы пока все успеваю. Ранее так раскидывал 20—30 проектов в неделю. Сейчас — от четырех до шести, но больших проектов. Пока сложностей нет.

Если переписка и поток сообщений вызывают большой стресс, важно не только выстроить процессы удобным для вас образом, но и изменить свое отношение к ним. Страх что-то пропустить, не ответить вовремя — это часто проявления социальной тревоги и перфекционизма. Оба этих явления могут негативно сказываться на работе и просто на качестве жизни. По себе знаю: если не стараться успеть везде, проще выстроить удобный график и успевать делать то, что действительно важно.

Вот две мысли, которые помогают мне не сойти с ума, когда у меня слишком много входящих сообщений.

Во-первых, в большинстве случаев нет необходимости моментального ответа. Ничего страшного, если вы ответите через час или два, когда закончите то, чем занимаетесь. А иногда ответы с задержкой будут лучше для обеих сторон. Например, если вопрос сложный или даже конфликтный. Пауза помогает снизить накал эмоций и перевести беседу в конструктивное русло.

Во-вторых, если вы не ответите кому-то, мир не рухнет. Однажды мой преподаватель в магистратуре, историк Андрей Зорин — человек, у которого можно научиться многому, — рассказал, как он отвечает на письма. Очень простой принцип: не отвечать, если ему написали только один раз. Это значит, что человеку не особенно и нужно. Мне показался этот принцип симпатичным, потому что он позволяет выстраивать свой график с учетом действительно заинтересованных в сотрудничестве людей и не тратить время на случайные внешние запросы.