Как мы за 300 000 ₽ организовали пикник для дизайнеров и собрали 400 человек

Привет! Меня зовут Макс Десятых — я дизайнер, ментор, сооснователь red_mad_robot. В 2022 году основал проект Duo Sapiens — сервис по подбору менторов для цифровых и графических дизайнеров. Мы помогаем специалистам выходить на новый уровень мастерства и карьеры.

Мы собрали в Duo Sapiens крутых менторов — дизайн- и арт-директоров из Альфа-Банка, Иви, VK, Pragmatica, Cedro, Окко, СберМаркета и других компаний. За год существования проекта помогли 80+ дизайнерам и провели 280+ менторских сессий. Каждый месяц организуем множество активностей для комьюнити: от портфолио-челленджей до открытых мастермайндов. В августе взяли новую высоту и организовали первый в России дизайн-пикник в московском парке, о чем и хотим рассказать в кейсе.

Сопровождение ментора стоит от 35 до 150 тысяч. К нам обращаются с карьерными запросами дизайнеры разного уровня: от только начинающих специалистов до дизайн-лидов и руководителей студий. В июле мы достигли 1 млн в продажах за месяц, а потратили — в полтора раза больше. Это наша инвестиция в развитие дизайн-рынка России.

Дизайн-пикник: с чего всё начиналось

В августе мы провели наше первое офлайн-мероприятие — дизайн-пикник Duo Sapiens в парке «Красная Пресня». Наша команда понимала, что удивить дизайн-комьюнити очередной онлайн-лекцией не получится. Тем более, дизайнеры чаще всего работают удаленно: встречаются в зуме и общаются через экраны мониторов.

Поэтому мы выбрали формат летнего пикника, чтобы создать повод встретиться вживую, провести время на природе, обрести новые знакомства и обменяться опытом с коллегами и экспертами.

У нас была команда из семи человек (не считая волонтеров на площадке), полтора месяца на подготовку и 300 тыс. рублей. Большого опыта в организации мероприятий ни у кого из нас не было, поэтому каждый день приносил новые открытия.

Мы предполагали, что на дизайн-пикник придут 100-150 участников, поставили себе такой KPI и волновались, что не выполним его: людей из диджитала сложно вытащить в офлайн, тем более, если это камерное мероприятие с небольшим бюджетом.

Спойлер: всё оказалось совсем не так. Дизайн-пикник завирусился и вызвал такой интерес, что всего за две недели мы получили больше тысячи регистраций. В итоге из-за непогоды дошла примерно половина участников, но это был успех для нас.

На примере нашего дизайн-пикника рассказываем, как пошагово организовать атмосферный ивент и не выйти за рамки бюджета.

Интуиция и обсуждение: как мы готовили дизайн-пикник

Подготовку мы начали в июне. Выбрали дату, место, определили длительность пикника и задачи, которые нужно решить команде. Провести пикник решили в середине августа, пока тепло и зелено, а у нас оставалось достаточно времени на подготовку. В команду организаторов вошли:

— основатель проекта

— SMM-менеджер

— ведущая

— дизайнер и арт-директор

— PR-команда из двух человек

— координатор технической части

— волонтеры (семь человек)

Внутри команды мы разделились по блокам задач, чтобы каждый делал как знакомые задачи, так и новые. Так куратор технической части договорилась с администрацией парка, нашла полиграфию с лучшими ценами и организовала доставку техники. Дизайнеры продумали визуальный стиль, разработали фирменный мерч и макеты для соцсетей. SMM и PR-менеджеры отвечали на вопросы участников, помогали спикерам с тезисами выступлений и анонсировали дизайн-пикник. Ближе к ивенту мы расширили команду — подыскали фотографа и видеографа, а также волонтеров, которые помогали нам на площадке.

Мы встречались вместе раз в неделю на 2-3-часовом созвоне: обсуждали задачи, проблемы, думали над их решением. Это позволяло видеть подготовку в целом и не терять контроль над процессом.

Миссия: решить сотню задач за два месяца

Когда поняли, что дизайн-пикнику быть — начали прорабатывать концепцию в деталях. Нам нужно было придумать разноплановые активности, чтобы за 6 часов участники не заскучали. Было важно, чтобы ребята могли послушать опытных специалистов, познакомиться друг с другом, получить фидбэк о своем портфолио и обсудить темы, которые их волнуют в работе. Поэтому мы добавили в программу лекции, игры на знакомства, разбор портфолио и мастермайнды — обсуждение своих запросов в группе с ментором.

Чтобы воплотить концепцию в жизнь мы выстроили системную работу над проектом и бросили на него все силы. Составили дорожную карту и выписали в нее список задач, которые предстояло выполнить. Разделили их на пять блоков:

— техническая часть: поиск экрана, микрофонов, колонок, пуфиков для гостей, организация безопасности на мероприятии;

— проработка сценария: составление плана активностей, общение со спикерами, согласование тем выступлений, подготовка программы;

— работа с подрядчиками: поиск фотографов, видеографа и волонтеров и постановка им задачи;

— брендинг: верстка лендинга, разработка мерча для участников, полиграфии и цифровых афиш;

— продвижения мероприятия: размещение анонсов в СМИ, telegram-каналах и календарях мероприятий.

У каждого блока был свой куратор, но вся команда подключалась к важным и срочным задачам. Так PR-менеджеры помогали решать, сколько нужно стульев, а куратор технической части делилась идеями активностей. В этом была наша сила: мы обсуждали сразу всю текучку, делились своим опытом и мнением и подстраховывали друг друга, чтобы успеть все в срок.

Организация и деньги

Ключевая задача для старта — выбрать и забронировать площадку. В Москве множество парков, но мы собрали топ приоритетных, куда вошли «Красная Пресня», «Фили», «Серебряный бор»,«Музеон», «Кусково» и «Крылатские холмы». Сначала изучали места по картам, а потом ехали смотреть парк вживую, делали фото и видео, чтобы вся команда приняла решение. Нам было важно, чтобы площадка вмещала 100 и более человек, на траве можно было расположиться с пледами, вблизи было кафе и место для лектория. И конечно, чтобы бронь обошлась до ~100 тыс. руб.

Администрация парка «Красная Пресня» предложила нам зону с отдельным павильоном для лекций, рядом с пирожковой и пиццерией, а также в самом парке можно было уместиться с пледами на траве. Мы решили, что это идеальный вариант.

Чтобы провести мероприятие, мы показали концепт администрации парка, согласовали ивент с департаментом культуры Москвы и заключили договор. За эту сумму нам предоставили только саму площадку, а много мелочей приходилось уточнять — будет ли уборка после мероприятия, останется ли в павильоне телевизор, можно ли размещать фудтраки и подъезжать с доставкой стульев прямо к площадке.

Аренда площадки на один день нам обошлась в 60 000 рублей.

Нам предстояло продумать оснащение площадки до мелочей: от расчета числа стульев, до заказа запасного кликера. Здесь было несколько блоков задач:

— оборудование — телевизор, колонки, микрофоны и кликер;

— места для гостей — стулья и пуфики;

— подбор полиграфии и печать;

— оформление площадки флагами и афишами;

— уборка территории и доставка техники;

— поиск фотографа и видеографа;

— поиск и курирование работы волонтеров;

— организация питания для организаторов и волонтеров;

— хранение полиграфии.

Все вместе вышло на 50 400 рублей.

Администрация парка предупредила нас, что на любом масштабном мероприятии важно позаботиться о безопасности участников. Мы изучали законы и выяснили, что скорая и охрана нужны на ивентах с одновременным участием более 100 человек в парке. Решили подстраховаться и пригласили сотрудника скорой помощи и охранника, чтобы избежать непредвиденных ситуаций.

Аренда «Скорой помощи» — 9 000, охрана — 7 000 рублей за смену.

Таким образом мы постарались учесть все нюансы, которые могут возникнуть на мероприятии. Там, где это было возможно — договаривались о скидках.

Контент и активности

Параллельно с техническими вопросами мы уточняли сценарий мероприятия, договаривались со спикерами и продумывали зонирование площадки. Мы хотели, чтобы гости успели заглянуть на каждое событие программы. Наше место в парке разделили на несколько зон:

— лекторий с выступлениями спикеров и портфолио-ревью

— две зоны с мастермайндами

— пространство для отдыха и нетворкинга

— консультации по менторингу в Duo Sapiens

В качестве спикеров лекций и ведущих мастермайндов мы пригласили менторов Duo Sapiens и наших коллег — дизайн- и арт-директоров из ведущих студий России. В том числе спикера от сервиса «Ясно». Мы заранее обсудили формат, темы и тезисы выступлений со спикерами, и были с ними постоянно на связи. В отборе тем для лекций сделали упор на том, что волнует специалистов: рост в профессии, будущее дизайна и работа с концепциями.

Чтобы участники смогли получить обратную связь, мы ввели открытый разбор портфолио. Свыше 20 участников отправили свои работы, чтобы их разобрали специалисты из Иви и Альфа-Банка. Успели разобрать три портфолио: рассказали их авторам, как можно доработать свои кейсы.

Для зоны отдыха мы подготовили специальные карточки на знакомство с вопросами о дизайне, а также — брендированные браслеты разных цветов. Каждый гость дизайн-пикника на входе выбирал браслет и искал коллегу с браслетом такого же цвета, чтобы познакомиться.

В программе отмечали место и содержание активности, ее длительность и куратора зоны. Также подготовили отдельную программу для волонтеров и ведущей, чтобы все участники знали, что происходит на дизайн-пикнике параллельно с их зоной и соблюдали тайминги.

Брендинг и продвижение

Чтобы передать на дизайн-пикнике атмосферу лета и сделать ивент запоминающимся, мы подготовили брендированный мерч для участников, стаканчики для кофе, бейджи и открытки. Одновременно связывались с типографиями и узнавали требования к макетам. В процессе выяснились новые вводные — например, что у брендированных бутылок нельзя убирать техническую информацию о воде, а дизайн стаканчиков можно сделать только сразу на 1000 штук.

Локацию оформили флагами, шарами и афишами, а для организаторов, спикеров и волонтеров сделали дождевики на случай дождя (и не прогадали). Это создало приятную атмосферу на мероприятии и участники активно фотографировались и делились снимками в соцсетях, отмечая проект.

Суммарно на весь мерч и декорации мы потратили 190 380 рублей:

— Флаги — 43 743 руб.

— Брендированные браслеты — 9 324 руб.

— Бутылки с водой — 18 500 руб.

— Стаканчики — 13 580 руб.

— Бейджи — 8 183 руб.

— Футболки — 21 000 руб.

— Дождевики — 35 700 руб.

— Кубы с QR-кодами — 27 000 руб.

Особое внимание мы уделили коммуникации с участниками. Создали отдельный лендинг дизайн-пикника, на котором можно было узнать про идею, зарегистрироваться и найти ссылку на закрытый telegram-канал для общения. В отдельном чате можно было задать вопрос организаторам и комьюнити, поделиться портфолио и рассказать о своем опыте.

Чтобы о дизайн-пикнике узнало как можно больше дизайнеров мы решили разместить анонсы в календарях и городских афишах, а также рассказали о событии в социальных сетях, telegram-каналах и СМИ. Так охватили 1,9 млн человек, не вкладываясь в продвижение: за счет концепции и необычного формата редакторы и авторы поддержали наше мероприятие бесплатно.

В общей сложности на организацию дизайн-пикника мы потратили 335 450 рублей.

Мы увидели отклик от комьюнити почти сразу, когда каждый день число регистраций росло на 200 человек. О дизайн-пикнике узнало 1000 дизайнеров, а с 400 из них мы познакомились вживую — это было неожиданно для нас самих. Главный результат для нашей команды в том, что мы помогли дизайнерам обрести новые знакомства, больше узнать о профессии и ее трендах, обсудить волнующие их вопросы.

История ежегодных дизайн-пикников Duo Sapiens только начинается. В следующий раз мы организуем мероприятие лучше и исправим ошибки — найдем площадку побольше, позаботимся об укрытии на случай непогоды и расширим пул активностей.

Кроме того, мы увидели прирост в наших соцсетях на 200%: еще больше людей заинтересовались проектами Duo Sapiens для комьюнити.

Сколько бы вы не готовились к мероприятию, обязательно что-то пойдет не так. Еще на этапе подготовки постарайтесь подумать о непредвиденных ситуациях и вариантах их решения. Вот, какие выводы сделали мы:

1. Если планируете ивент на свежем воздухе — позаботьтесь об укрытии для гостей и техники. Например, мы не предугадали дождь, который намочил пуфики и скамейки, поэтому желающих попасть в лекторий стало больше, чем он мог вместить. Взяли на заметку, что в следующий раз закажем тенты и увеличим площадку.

2. Подготовитесь к приходу на 100+ участников больше, чем ожидаете. Это убережет от случая, когда менять локацию нужно в последний момент. Когда мы поняли, что парк всех не вмещает, то распределили участников по разным зонам с активностями. Также провели опрос в соцсетях о том, кто придет на пикник, чтобы узнать реальное число желающих.

3. Закладывайте от 300 000 руб. и от двух месяцев на подготовку события. Мероприятие — всегда непредсказуемый процесс, где может внезапно пойти дождь или отмениться спикер. Подумайте о мелочах, которые выделят ивент среди остальных: брендированных браслетах, бутылках воды и открытках. Все это — затраты, которые тоже стоит учесть при планировании бюджета.

4. Предупредите участников в случае форс-мажора. Когда мы поняли, что вероятность дождя 50/50, а спикеры готовы и техника оплачена и менять площадку не можем, то лучшее, что могли — рассказать участникам о ситуации. В соцсетях дизайн-пикника мы честно признались, что не рассчитывали на такой отклик. В том числе напомнили про дождевики, пледы, еду и теплую одежду, которая могла снизить возможные неудобства.