Как оформить должностную инструкцию

Начальник поручил моему коллеге составить должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.

Когда к работе появились замечания, выяснилось, что в инструкции общие фразы и применить ее к конкретному человеку нельзя. Пришлось переделывать документ.

Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции и разобрался, что в них точно нужно.

Это документ, в котором указаны обязанности работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, его права и обязанности, требования к его квалификации, за какие действия его можно наказать или поощрить.

Должностную инструкцию делают под цели и задачи бизнеса и должности либо конкретного работника. Даже называться эти документы у работодателей могут по-разному: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований к названию и содержанию нет. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.

Должностная инструкция устанавливает, что сотрудник обязан делать на рабочем месте и как должен взаимодействовать с начальством и коллегами.

Термина «должностная инструкция» в ТК РФ нет. Но там сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты и конкретизировать федеральное законодательство для организации или ИП  .

В большинстве случаев это право, а не обязанность работодателя. Он может управлять подчиненными и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее: меньше бюрократии и бумаг, которые нужно регистрировать и хранить.

Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и сотрудникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще привлечь их к дисциплинарной ответственности либо поощрить, если будут основания.

Для работника должностная инструкция — один из инструментов защиты прав.

Но должностная инструкция защищает и интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно наказывать.

Работодателя за отсутствие должностной инструкции не оштрафуют. Но если ее составили и подписали, придется исполнять.

Вот польза должностной инструкции:

1. Можно использовать в суде как доказательство.
2. Обе стороны трудовых отношений четко понимают, кто и что обязан делать. А если сотрудники что-то забудут, всегда можно перечитать инструкцию.
3. Проще обучать новичков — можно прислать на электронную почту текст или ссылку на него или распечатать инструкции и раздать им. Если они что-то забудут, могут открыть и прочитать.

Должностные инструкции или регламенты должны быть у госслужащих, например у работников федеральных министерств и ведомств, сотрудников местных муниципалитетов и военнослужащих  .

Остальные работодатели сами решают, нужны ли им должностные инструкции, наказания за их отсутствие нет.

Должностные инструкции разрабатывают кадровики, юристы, секретари, руководители или сами работники. Вот как это выглядит в жизни.

Автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первый попавшийся шаблон в интернете, распечатывают и предлагают Василию Петровичу подтвердить подписью, что он ознакомился с инструкцией.

Василий читает и понимает: инструкция безнадежно устарела, так давно никто не делает и подобного оборудования не найти. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает преимуществ: ему можно предъявить претензии за нарушение пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от документа немного.

Юристы, скорее всего, внесут нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу бизнеса. Такая инструкция выглядит убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно тоже скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель — например, того же автосервиса. Если раньше он работал слесарем, у него может получиться замечательная должностная инструкция. Но бывает, что директор только организует процесс и про детали работы слесаря ничего не знает.

Лучше, когда инструкцию составляют несколько человек. Главное действующее лицо в нашем примере — это сам Василий Петрович. Он пропишет, чем будет заниматься слесарь, согласует с руководителем, кадры проверят текст на соответствие трудовому законодательству, а юрист — на соответствие остальным законам.

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции нет, порядка ее составления — тоже.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации или у ИП.

Порядок и правила составления. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель перечисляет условия, которые создаст для работы.

Работодатель обычно ставит на заглавной странице инструкции визу утверждения.

От имени работодателя, как правило, расписывается сотрудник, уполномоченный принимать людей на работу. Право утверждения должностных инструкций можно письменно передать любому сотруднику — например, приказом или распоряжением.

Работник обычно ставит подпись в конце документа. Но это тоже не обязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение.

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции нет. Каждый может составлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Это тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Обычно на первом листе инструкции есть такие реквизиты:

1. Название компании или ИП — как в регистрационных документах.
2. Наименование — должностная инструкция.
3. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
4. Дата составления.
5. Регистрационный номер, если работодатель ведет учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст инструкции.

Особенности должностной инструкции. В ней прописывают права и обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже иногда могут признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции  .

Для работника это выгодно:

• споры решают по трудовому кодексу;
• не придется платить госпошлину, если он обратится в суд с иском к работодателю;
• суд можно выбрать по месту жительства, а не по месту нахождения работодателя.

Характерные признаки трудовых отношений:

1. Стороны достигли соглашения, что сотрудник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
2. Работодатель обеспечивает определенные условия труда.
3. Работник выполняет трудовые функции за плату.
4. Между работником и работодателем есть подчиненность.
5. Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.

Отношения не перестают быть трудовыми, если должностной инструкции нет. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него гражданско-правовой, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.

Есть два вида должностных инструкций.

Индивидуальную, или персонифицированную, составляют под конкретного работника. В ней не только его должность, но и ФИО.

Типовую составляют для определенной категории работников или должностей — без конкретных ФИО.

Поясню на примерах, когда какая инструкция нужна.

Допустим, в организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы разных ведомств. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок надо подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, что он будет делать.

А еще в этой организации одинаковую работу выполняет бригада штукатуров. Индивидуальных требований к ним нет, и делать отдельную должностную инструкцию для каждого штукатура не надо. Можно составить типовой документ — указать наименование профессии и обязанности — и добавить приложение, то есть ведомость ознакомления, где сотрудники будут ставить подписи. Если на место уволившегося штукатура приняли нового, он прочтет инструкцию, распишется в ведомости и приступит к работе.

Инструкцию обычно разбивают на разделы: так ее легче читать.

Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или другое. Еще там указывают структурное подразделение и должность, профессию или специальность — как в штатном расписании. В инструкции для конкретного человека прописывают его ФИО.

Общие положения. Здесь можно указать:

• кто будет замещать работника, пока он в отпуске или на больничном;
• требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы.

Задачи, функции и обязанности. Тут прописывают список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее, тем легче спросить с сотрудника за их выполнение.

Должен знать. Можно указать, что работник обязан знать конкретные санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Права. Здесь подразумеваются права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как взаимодействует с другими работниками.

Ответственность. Пропишите, за что отвечает человек. Например, за качественную работу подразделения, соблюдение графика и срока поставок, написание статьи без ошибок.

Указывать, какую ответственность несет сотрудник, например дисциплинарную, не нужно. Это и так установлено ТК РФ.

Взаимодействие. Тут пишут, к кому и по каким вопросам может обратиться работник, кому он подчиняется, чьи распоряжения обязан исполнить.

Обычно в правом верхнем углу инструкции ставят гриф «Утверждаю», указывают должность руководителя и ставят подпись. Это рекомендация из ГОСТ Р 7.0.97-2016. Если такого грифа нет, руководитель может расписаться в любом месте

Сотрудник должен расписаться в ознакомлении с инструкцией: так он подтвердит, что прочитал ее. Бывает, работник отказывается от подписи. Тогда составляют акт об отказе, но исполнять инструкцию все равно придется.

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Желание изменить должностную инструкцию чаще всего изъявляет работодатель. Например, он решает, что сотрудник мало работает, и добавляет несколько задач.

Если это затрагивает трудовую функцию и другие обязательные условия трудового договора  , организация должна уведомить работника о предстоящих изменениях под подпись минимум за два месяца  .

Например, так бывает при реорганизации — когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при корректировке технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь будет делать бумажные конверты.

Но чаще бывает по-другому: структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и уборку набережной. Или его перевели в другое подразделение, а суть работы не изменилась. Тогда уведомлять его за два месяца не нужно, достаточно дополнить инструкцию и ознакомить работника с изменениями  .

Если работодатель — ИП, он, независимо от ситуации, может поменять должностную инструкцию без предварительного уведомления работника.

Изменить должностную инструкцию можно так:

1. Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. Работника знакомят с ним под подпись, а копию приказа прикладывают к исходной редакции инструкции.
2. Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. Тогда работник также должен в ней расписаться.

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой. Пусть будет один лист, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали о составных частях инструкции. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но не надо переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки ст. 21 ТК РФ. Это ошибка.

Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Если право на отдых не упомянуть в инструкции, это не значит, что человек должен работать без выходных и отпусков. ТК РФ приоритетнее.

Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, имеет право на отдых в соответствии с ТК РФ и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но все это работает и так, без упоминания в инструкции.

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство требует увеличить объем. Человек, который разрабатывает должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, что делает человек. Пример хороших формулировок: сажает деревья, копает ямы, соблюдает технику безопасности, ведет учет на производстве. Если хотите написать про контроль, укажите, как его будут проводить. Например, можно обязать сотрудника чаще выезжать с проверками в подчиненное подразделение и разработать график выездов. Для ускорения чего-то напишите, какие мероприятия нужны. Допустим, нанять дополнительных сотрудников, разработать новый процесс.

Вот пример формальной подготовки должностной инструкции руководителя учебного заведения. Написана она так, что и работник, и работодатель могут толковать ее по-своему.

У ИП. Предприниматель — сам себе руководитель. Составлять инструкцию для себя смысла нет: наказать самого себя за неисполнение он все равно не сможет.

Что касается работников ИП, тут правила составления и использования должностных инструкций такие же, как у организаций. Заметное отличие одно: если изменения в документе затрагивают трудовую функцию или другие существенные условия, предупреждать об этом сотрудников минимум за два месяца не нужно.

При совмещении должностей  . Если работник выполняет обязанности другого человека, составлять новую должностную инструкцию для него не нужно. А вот ознакомить под подпись с инструкцией того, кого он замещает, обязательно.

Чтобы это работало, достаточно прописать в должностной инструкции замещающего человека формулировку: «На период отпуска, больничного, командировки или отсутствия по другой причине директора его обязанности исполняет старший менеджер».

Как правило, подписанный экземпляр должностной инструкции остается у работодателя. Где ее хранить, тоже решает он: можно, например, в кадровом отделе или в подразделении делопроизводства.

Один экземпляр должностной инструкции можно выдать работнику на руки, место ее хранения он определяет сам.

Срок хранения должностных инструкций — не менее трех лет после замены новыми инструкциями или после увольнения работника, если его должность упразднили. Индивидуальные должностные инструкции сотрудников должны храниться минимум 50 лет.

Готовые образцы должностных инструкций можно скачать в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Но это не всегда оптимальное решение.

Правовые базы и поисковики не знают, как организована работа на конкретном предприятии. Чтобы составить грамотную должностную инструкцию, часто достаточно просто посмотреть со стороны, чем занимается работник в течение дня.

1. Должностная инструкция — необязательный документ.
2. Грамотно составленная должностная инструкция поможет и сотруднику, и работодателю.
3. Не переписывайте в должностную инструкцию все нормы из кодексов и законов.
4. Избегайте общих фраз и выражений.
5. Где хранить инструкцию — решает работодатель
6. Должностные инструкции без ФИО конкретных работников надо хранить минимум три года, считая с года их замены или упразднения должности, индивидуальные — 50 лет.