NDA, или non-disclosure agreement, — это соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.

Его заключают, когда обладатель такой информации намерен с ней поделиться и есть риск ее утечки. Например, собственник бизнеса планирует его продать, и нужно раскрыть внутренние данные, чтобы у контрагента было представление о компании. Но если сделка сорвется и неудавшийся покупатель расскажет другим чувствительные сведения о бизнесе, фирма может пострадать. Чтобы снизить подобные риски, заключают NDA.

Я работаю юристом в сфере корпоративного права и инвестиций и сопровождаю конфиденциальные сделки. В этой статье дам основные советы, как обращаться с конфиденциальной информацией и каких правил придерживаться, чтобы в случае проблем удалось защитить свои интересы.

Какая информация считается конфиденциальной

Любые данные, к которым ограничен доступ, считаются конфиденциальными. Их нельзя распространять без согласия обладателя. Например, аудитор, который проверяет отчетность компании, не может разглашать полученные от клиента сведения третьим лицам.

Конфиденциальная информация — обобщающий термин, который включает в себя коммерческую, государственную, служебную и другие тайны.

Что такое режим коммерческой тайны и когда его нужно вводить

Коммерческая тайна — специальный режим конфиденциальной информации, за разглашение которой может наступить дополнительная ответственность. Так, за незаконный сбор сведений, которые составляют коммерческую тайну, грозит уголовная ответственность, а за их огласку сотрудника могут уволить — подробнее об этом я расскажу дальше. Чтобы заключить NDA, режим коммерческой тайны не требуется, но для дополнительной защиты рекомендую его ввести.

Относить те или иные сведения к коммерческой тайне или нет — право их обладателя. Но такая информация должна быть конфиденциальной — не известной третьим лицам, и ценной — давать преимущество в бизнесе.

При этом есть данные, которые в принципе нельзя отнести к коммерческой тайне. Обычно это информация, которая должна быть общедоступной. Вот несколько примеров:

  • информация из учредительных документов компании или ЕГРЮЛ. Эти сведения должны быть открыты, чтобы, например, контрагенты могли проверить полномочия генерального директора при заключении сделок;
  • информация из документов, которые дают право на ведение бизнеса — к примеру, лицензия компании на образовательную деятельность. Потребитель может запросить ее перед покупкой курса или вебинара, чтобы понять, выдадут ли ему документ о повышении квалификации.;
  • информация, которая подтверждает безопасность и соответствие нормам — например, противопожарным или санэпидемиологическим. Так, нельзя установить режим коммерческой тайны в отношении состава пищевой продукции: эти данные позволяют определить безопасность товара или услуги;
  • информация о зарплате и условиях труда. Иногда работодатели запрещают сотрудникам разглашать эти сведения, хотя они тоже не относятся к коммерческой тайне. Например, данные о зарплате нужны для оформления ипотеки, поэтому должны быть общедоступны.

Кроме этого, закон иногда обязывает раскрывать какие-то данные. Например, компания должна размещать годовую бухгалтерскую отчетность в ГИРБО.

Если информация не относится к общедоступной и представляет ценность для бизнеса, вы можете установить режим коммерческой тайны.

Как ввести режим коммерческой тайны

Сказать, что сведения — коммерческая тайна, недостаточно. Надо предпринять конкретные действия и придать информации такой статус. Если компания пропустит хотя бы один шаг, она может остаться без защиты в случае утечки данных.

Вот что нужно сделать, чтобы режим коммерческой тайны работал в интересах бизнеса.

Проверить, относится ли информация к коммерческой тайне. Повторюсь, что это только объективный перечень коммерчески ценных сведений, к которым нет доступа у третьих лиц. Если информацию нельзя отнести к коммерческой тайне, все последующие шаги по ее защите ни к чему не приведут.

Например, можно установить, что коммерческой тайной является стандарт изготовления пластиковых бутылок или технология производства конкретного металлического изделия. И те, и другие данные, при условии, что они неизвестны третьим лицам, дают конкурентное преимущество, а значит, реально имеют ценность для бизнеса.

Ограничить доступ к информации. Когда есть перечень ценных коммерческих сведений, надо определить порядок доступа к ним и установить контроль за его соблюдением. Для этого рекомендую составить и утвердить положение о коммерческой тайне и назначить ответственных работников.

Ввести учет тех, кто получил доступ к коммерческой тайне. Для этого можно вести письменный журнал таких лиц. Другой вариант — в положении о коммерческой тайне установить перечень должностей, у которых есть к ней доступ. Еще можно определить порядок предоставления разового доступа к документам — например, дать логин и пароль от облачного диска.

Учет позволяет установить нарушителя, разгласившего коммерческую тайну, а также тех, кто неправомерно получил к ней доступ.

Установить режим коммерческой тайны в документах — утвердить положение о коммерческой тайне, предусмотреть условие о ней в трудовых договорах с работниками и гражданско-правовых с контрагентами. Как правило, в трудовом договоре дают ссылку на положение, а перечень конфиденциальной информации делают приложением к договору. Также с положением о коммерческой тайне сотрудников необходимо ознакомить под подпись. Если это не сделать, нарушитель может избежать ответственности.

Создать условия для соблюдения режима коммерческой тайны. Например, установить сейф, в котором будут храниться документы с коммерческой тайной и к которому не будет доступа у третьих лиц.

Ставить гриф «Коммерческая тайна» на документы, в которых она содержится, и указывать обладателя сведений. Во-первых, это требование закона. Во-вторых, так можно разграничить коммерческую тайну от иной конфиденциальной информации. Кроме того, нанесение грифа повышает уровень ответственности у лица с доступом к секретным данным.

Так, например, может выглядеть гриф коммерческой тайны на бумажном документе. Если информация хранится на флешке, на ней делают наклейку «Коммерческая тайна». Источник: its.1c.ru
Так, например, может выглядеть гриф коммерческой тайны на бумажном документе. Если информация хранится на флешке, на ней делают наклейку «Коммерческая тайна». Источник: its.1c.ru
А в электронных документах могут автоматически отображаться дата и время их выгрузки, фамилия получившего доступ к коммерческой тайне лица и наименование обладателя конфиденциальной информации
А в электронных документах могут автоматически отображаться дата и время их выгрузки, фамилия получившего доступ к коммерческой тайне лица и наименование обладателя конфиденциальной информации

В каких случаях заключают соглашение о неразглашении

Заключать соглашение о неразглашении имеет смысл, если вы предоставляете кому-то информацию, чувствительную для бизнеса, разглашение которой может повлечь убытки. Например, инвестиционные сделки начинаются с продолжительных переговоров и проверки бизнеса. На этом этапе потенциальный покупатель получает доступ к чувствительной информации: активам компании, способам производства, основным контрагентам, порядку ценообразования и т. п. В такой ситуации заключать соглашение о неразглашении обязательно, если продавец хочет подстраховаться и в случае утечки защитить свои интересы в суде.

В ряде бизнесов чувствительной информацией являются сведения о клиентах, которых можно легко увести.

Вот примерный перечень конфиденциальной информации, которую можно защитить с помощью NDA:

  • бизнес-планы и управленческая отчетность. Это данные о тактике развития компании, проектах и их окупаемости, исполнении бюджетов и так далее;
  • договоры с контрагентами, которые содержат, например, информацию о количестве отгруженной продукции или цене поставки;
  • деловая переписка, например по электронной почте с контрагентом о проведении научного исследования в области обработки нефти. Как правило, в таких случаях внизу письма есть специальная отметка о том, что информация конфиденциальная;
  • протоколы совещаний;
  • информация о себестоимости продукции и ценообразовании.

Каждый собственник бизнеса сам определяет, какую информацию считать конфиденциальной.

Виды NDA

Одностороннее соглашение — это соглашение, по которому конфиденциальную информацию передает одна сторона. Обычно она называется «раскрывающая сторона» или «обладатель информации», а другая сторона соглашения — «принимающая сторона».

На практике такое соглашение заключают редко, поскольку в той или иной степени каждая из сторон передает конфиденциальную информацию. Одностороннее соглашение заключают, например, с подрядчиками, которые получают конфиденциальную информацию в ходе выполнения работ.

Взаимное соглашение о неразглашении — соглашение, по которому каждая из сторон одновременно является и «раскрывающей», и «принимающей». Обе несут ответственность за разглашение или неправомерное использование информации.

Срок действия NDA

Закон не устанавливает максимальные сроки действия соглашения о неразглашении, поэтому можно установить любой — до конкретной даты или в течение определенного периода. Как правило, срок действия у NDA в пределах десяти лет.

В некоторых соглашениях предусмотрено право обладателя информации отказаться от NDA в одностороннем порядке. При этом соглашение может действовать и после расторжения трудового договора.

Что нужно сделать перед тем, как заключать NDA

Перед заключением соглашения о неразглашении необходимо проверить:

  1. Есть ли перечень конфиденциальной информации.
  2. Относится ли она к коммерческой тайне и введен ли такой режим.
  3. Установлен ли порядок доступа к сведениям.
  4. Определен ли перечень лиц, у которых есть доступ к конфиденциальной информации.

Дополнительно нужно предусмотреть:

  • порядок передачи информации и ее возврата;
  • ограничения по использованию сведений и их распространению;
  • санкции за нарушение соглашения — например, неустойку за каждый факт разглашения;
  • порядок адаптации работников под новые требования: сотрудники не всегда быстро привыкают к необходимости обеспечивать конфиденциальность, поэтому проводят обучение и тестирование.

Многие из этих вопросов можно решить заранее, если в компании действует режим коммерческой тайны и положение о ней.

Как составить соглашение о неразглашении

Условия заключения NDA. В соглашение о неразглашении обязательно нужно включить такие условия:

  1. Данные сторон: ФИО, паспортные данные, реквизиты организации — ОГРН, ИНН и местонахождение. Для компании следует дополнительно указать человека, который будет заключать NDA от ее имени, а также документ, на основании которого он действует — устав, решение о назначении или доверенность.
  2. Дата заключения соглашения.
  3. Место заключения.
  4. Цель предоставления информации — например, для представительства в суде.
  5. Конкретный состав конфиденциальной информации — базы данных, цены товаров, документы бухгалтерского учета и так далее.
  6. Обязанности сторон по обеспечению конфиденциальности. Например, каждая из сторон NDA должна утвердить положения и организовать порядок работы с конфиденциальной информацией.
  7. Условия и порядок использования информации, порядок ее обращения. К примеру, обязанность сторон использовать сведения только в определенных целях, запретить без согласия их копировать и передавать третьим лицам.
  8. Срок действия NDA — например, в течение пяти лет с даты заключения соглашения.

Образец NDA. Я подготовил образец соглашения о неразглашении — его можно скачать и адаптировать под свою ситуацию в бизнесе.

Что будет в случае нарушения NDA

Если разгласил сотрудник. Если утечка конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, случилась из-за работника, его привлекут к ответственности. Но только при условии, если сотрудника ознакомили с перечнем секретных сведений и ответственностью за их разглашение, а также обеспечили возможность соблюсти порядок работы с конфиденциальной информацией.

Вот какая ответственность грозит работнику:

  1. Дисциплинарная. Разглашение конфиденциальной информации — основание для применения мер дисциплинарного взыскания: замечания, выговора и увольнения. Достаточно одного разглашения, чтобы уволить сотрудника.
  2. Материальная. Работник обязан возместить работодателю прямой действительный ущерб, при этом неполученные доходы — упущенную выгоду — на работника отнести нельзя.
  3. Административная. За разглашение конфиденциальной информации, которая является коммерческой тайной, сотруднику грозит штраф от 5000 до 10 000 Р.
  4. Уголовная. За разглашение коммерческой тайны без согласия ее обладателя могут назначить штраф до 1 млн рублей или лишить свободы до 4 лет.
  5. Гражданско-правовая. Если трудовой договор расторгнут, а у сотрудника сохраняются обязательства по неразглашению, он может понести гражданско-правовую ответственность — например, уплатить неустойки.

Если разгласил контрагент, ему грозит административная, уголовная и гражданско-правовая ответственность. Например, если правообладатель продал секрет производства йогурта покупателю, а затем раскрыл его, то с продавца можно взыскать убытки.

Если разгласил участник (акционер), то виды ответственности те же, что и у контрагента. Но есть еще одна специальная мера — исключение из корпорации.

Участник корпорации обязан не разглашать конфиденциальную информацию о ее деятельности. Если он нарушит обязанность, другие участники вправе в суде требовать исключить его из компании с выплатой действительной стоимости доли.

Изменение и прекращение NDA

Когда можно изменить NDA. Соглашение о неразглашении изменяют, когда требуется уточнить положения или кардинально поменять правила для сторон. Например, если изменился состав конфиденциальной информации, сроки соглашения о неразглашении или перечень лиц, у которых есть доступ к информации.

Чтобы изменить NDA, стороны обычно заключают дополнительное соглашение в той же форме, что и первоначальный договор. Другой вариант — расторгнуть старый NDA и заключить новый.

Когда прекращается NDA. Как правило, соглашение о неразглашении перестает действовать после окончания его срока или расторжения. В первом случае заключать дополнительное соглашение не нужно, хотя на практике стороны иногда подписывают акт сверки.

В случае расторжения стороны заключают соглашение об этом в той же форме, что и NDA. Если договором предусмотрено право на односторонний отказ, то для расторжения необходимо направить уведомление другой стороне любым установленным NDA способом.

После расторжения стороны возвращают конфиденциальную информацию в форме, предусмотренной соглашением о неразглашении. Например, передают по акту приема-передачи флешку.

Риски, недостатки и особенности применения NDA в России

NDA — не безусловное средство защиты от утечки информации, а компенсация не восстановит положение бизнеса. Тем не менее соглашение о неразглашении работает на практике, и суды взыскивают штрафы в пользу обладателей конфиденциальной информации. Например, в одном из дел суд пришел к выводу о нарушении NDA и взыскал с ответчика 400 000 Р.

К тому же иногда суд может ее уменьшить. Например, в одном из дел неустойку за разглашение конфиденциальной информации уменьшили в два раза — с 200 000 Р до 100 000 Р.

Сложно доказать факт разглашения и неправомерного использования. Подробно об этом риске мы рассказали в другой статье.

Например, идут переговоры о покупке земли. Компания планирует строительство склада на нескольких участках, которые принадлежат трем разным собственникам.

Если вести переговоры с владельцем одного участка и не заключить с ним соглашение о неразглашении условий сделки, он может раскрыть информацию двум другим собственникам. Они смогут завысить цены на землю и снизить рентабельность проекта. Но если владелец участка разгласит сведения и при наличии соглашения, то компания в суде должна будет доказать, что именно от него информацию получили остальные.

Если конфиденциальные сведения носят критический характер, обладатель информации может прибегнуть к дополнительным средствам защиты. Например, в сделках купли-продажи бизнеса есть несколько этапов переговоров: на первом стороны заключают NDA и обладатель информации предоставляет ее в усеченном или засекреченном виде. Так, можно показывать реестр клиентов без контактных данных или данные по производству только одного из цехов.

Если переговоры продолжаются, обладатель информации предоставляет ее целиком после заключения юридически обязывающих документов по продаже бизнеса. В таком случае риск утраты информации компенсируется обязанностью купить компанию.

Что нужно знать о защите конфиденциальной информации

  1. Собственник бизнеса сам решает, какую информацию считать конфиденциальной.
  2. Сказать, что информация — конфиденциальная, недостаточно. Нужно выполнить конкретные шаги: определить ее перечень, решить, какие будут ограничения по ее использованию, и продумать порядок доступа к ней, а еще ввести санкции за разглашение.
  3. Конфиденциальную информацию лучше защищать, чтобы в случае утечки можно было компенсировать хотя бы часть убытков. Можно ввести режим коммерческой тайны или заключить NDA. А лучше — сделать все вместе.
  4. NDA можно заключить, не вводя режим коммерческой тайны. Но если такой режим будет, контрагента можно привлечь и к уголовной ответственности за разглашение.