Как ИП заполнять книгу доходов и расходов

КУДиР — книга учета доходов и расходов бизнеса.

Ее ведут предприниматели и компании на общем режиме налогообложения, упрощенке и ЕСХН  . Предприниматели на патенте ведут книгу учета доходов. Самозанятые ИП вести книгу не обязаны.

КУДиР, или книгу учета доходов, может потребовать налоговая при проверках. Если ее не окажется, бизнес может получить штраф. Также ее может запросить банк перед выдачей кредита.

В этой статье говорим только о книгах учета для ИП, у компаний такую книгу ведет чаще всего бухгалтер. Расскажу, как заполнять книги на разных системах налогообложения.

КУДиР — это книга, куда предприниматели вносят доходы и расходы бизнеса.

Книга учета доходов и расходов нужна, чтобы:

1. Правильно рассчитать налоги и верно заполнить декларацию. ИП не ведут бухучет, а для налогового учета им надо где-то фиксировать движение денег.
2. При проверке подтвердить налоговой, что ИП ничего не скрывает и платит в бюджет все, что полагается.
3. Подтвердить доходы, если предприниматель решит взять кредит или оформить кредитные каникулы. Как правило, банки запрашивают копию КУДиР.
4. Контролировать лимиты доходов на УСН  . Если ИП на упрощенке превысил лимит в 251,4 млн рублей за год, он переводится на общую систему налогообложения.
5. Контролировать лимиты доходов на ПСН  . На патентной системе налогообложения во многих сферах не нужна онлайн-касса, нужно где-то фиксировать реальный доход, поскольку налог платят с потенциального.

Кто должен вести. Книгу учета доходов и расходов ведут предприниматели на ОСН  , ЕСХН и упрощенке при любом объекте налогообложения — «Доходы» или «Доходы минус расходы».

ИП на патенте ведут книгу учета доходов. По ней налоговая может проверить, не превысил ли предприниматель лимит по доходам. При утере права на патент доходы из книги используют для перерасчета налогов по другой системе налогообложения.

Когда начинают заполнять КУДиР. Книгу начинают вести с даты регистрации ИП. В начале каждого календарного года заводят новую КУДиР. Если предприниматель не вел бизнес в текущем году, у него все равно должна быть книга учета. Как минимум он внесет туда сумму уплаченных страховых взносов за себя.

Сколько хранят КУДиР. Минимум пять лет с года оформления. Но для ИП на ОСН и УСН «Доходы минус расходы» срок может быть больше. Например, они могут списывать убытки в течение 10 лет, следующих за годом получения. Поэтому им нужно хранить книгу в течение всех лет списания убытков, а потом еще пять лет.

Другой пример: предприниматели на ОСН могут списать просроченный долг контрагента только в некоторых случаях — допустим, когда истечет трехлетний срок исковой давности. Значит, книгу придется хранить три года, считая с года образования долга, и затем отсчитывать пять лет.

В бумажном или в электронном виде. Обычно КУДиР заполняет бухгалтер или сам предприниматель. Ее можно вести на бумаге или в электронном виде. Если ИП вел электронную книгу, в конце года ее надо распечатать.

Бумажную книгу учета доходов и расходов можно купить на «Озоне» или «Вайлдберриз». Также можно скачать шаблон книги и распечатать его для заполнения. Примеры книг для разных систем налогообложения я покажу дальше.

КУДиР можно вести в электронном виде — например, скачать в формате таблицы или текстового документа и заполнять на компьютере. Другой вариант — заполнять книгу в онлайн-сервисах: Т⁠-⁠Банк, «Мое дело», «Платформа ОФД», «Контур-бухгалтерия» и других.

В каких случаях налоговая может проверить КУДиР. Налоговый кодекс обязывает ИП представлять книгу учета доходов и расходов по запросу налоговиков, но не уточняет, когда именно налоговики вправе ее потребовать.

Минфин считает, что налоговая может запросить книгу учета даже у ИП на патенте, который вносит только доходы, а декларацию не сдает вообще. Есть и суды, у которых схожее мнение. Например, в одном из споров по камеральной проверке декларации 3-НДФЛ арбитражный суд Московского округа указал, что в налоговом кодексе не закреплены случаи, когда инспекции запрещено требовать у ИП книгу учета.

Я считаю, что инспекция может затребовать КУДиР в таких случаях:

1. При выездной проверке  .
2. При камеральной проверке  уточненной декларации  , в которой уменьшен налог или увеличен убыток по сравнению с первичной декларацией.
3. При камеральной проверке уточненной декларации, которую ИП сдает после того, как истекли два года со дня сдачи первичной декларации.

Если ИП не представит книгу в этих трех случаях, его могут оштрафовать на 200 ₽.

Также КУДиР может понадобиться при встречной проверке — когда налоговая запрашивает документы или информацию по контрагентам, у которых проходит камеральная или выездная проверка, либо документы по конкретной сделке. В этом случае за непредставление книги учета предпринимателю грозит штраф 10 000 ₽.

При камеральной проверке обычной декларации налоговики вправе требовать только пояснения. Например, если обнаружат в ней ошибки, противоречия или расхождения с имеющимися у них данными, либо если в декларации показан убыток. Поэтому, если в ходе камеральной проверки ИФНС потребует от ИП дать пояснения, тот может представить книгу учета либо выписки из нее только добровольно. За отказ ничего не будет.

Штрафы за ошибки в КУДиР и ее отсутствие. Если у ИП нет книги учета доходов и расходов или он ведет ее с ошибками — например, вносит не все доходы, — его могут оштрафовать за грубое нарушение правил учета. В первый раз штраф — 10 000 ₽. А если нарушения были в течение более одного года — 30 000 ₽.

Если предприниматель не вел книгу учета или допустил ошибки, которые привели к недоимке или неуплате налога, оштрафуют на 20% от суммы неуплаченного налога, но минимум на 40 000 ₽.

Для каждого налогового режима предусмотрена своя форма книги и порядок ее заполнения. Если предприниматель совмещает два налоговых режима — например, патент с УСН или ЕСХН, — он должен вести две книги.

Ко всем книгам учета есть общие требования:

1. В начале каждого года заводят новую книгу.
2. Все записи делают на русском языке.
3. Суммы указывают в рублях. Доходы и расходы в иностранной валюте пересчитывают в рубли по официальному курсу Банка России на дату их получения или оплаты соответственно.
4. Все операции отражают хронологически на основе первичных документов — товарных накладных, актов приемки выполненных работ, актов ОС-1, авансовых отчетов. Они подтверждают покупку или продажу товаров, оплату, перемещение материалов.
5. В конце календарного года листы книги нумеруют, а на последней странице указывают общее количество листов. Книгу прошивают и заверяют подписью ИП и печатью при наличии.

Предпринимателям на УСН и патенте заверять книгу в налоговой не нужно. А вот ИП на ОСН и на ЕСХН должны принести КУДиР в налоговую для заверения. Сделать это следует до 31 марта года, следующего за отчетным. Например, КУДиР за 2023 год надо заверить в налоговой до 31 марта 2024 года включительно.

С 2024 года ФНС планирует обновить формы книг учета доходов и расходов для упрощенцев, патентников и плательщиков ЕСХН, но поправки будут незначительными.

Предприниматели на упрощенной системе налогообложения отражают показатели в КУДиР в полных рублях, то есть копейки округляют — до 50 копеек отбрасывают, 50 и более копеек округляют в большую сторону.

Книга учета доходов и расходов для УСН состоит из титульного листа и пяти разделов, но на упрощенке с объектом «Доходы» заполняют не все.

Вот что надо заполнить:

1. Титульный лист.
2. Раздел I — учет доходов и расходов.
3. Раздел IV — учет расходов, уменьшающих налог.
4. Раздел V — расчет суммы торгового сбора, уменьшающего налог.

Справку к разделу I заполнять не нужно.

Титульный лист. Содержит данные о предпринимателе, его банковских счетах, отчетном периоде и системе налогообложения.

Раздел I. Сюда вносят данные о доходах и расходах — отдельно по каждому кварталу. Если доходов и расходов в каком-то квартале не было, таблицу по этому периоду оставляют пустой.

В доходах отражают только те, что учитывают при УСН. Например, деньги от продажи товаров, оказания услуг и проведения работ, а также от процентов на остаток на расчетном счете.

Обязательно вносят расходы:

1. За счет выплат из бюджета на открытие собственного дела и создание дополнительных рабочих мест.
2. За счет субсидии на развитие бизнеса.

Другие расходы предприниматель не обязан вносить, так как они не влияют на налоговую базу по УСН «Доходы», но по желанию может это сделать. Например, предприниматель сдает в аренду офисы. Периодически у него есть расходы на текущий ремонт помещений и оплату коммуналки. Он может фиксировать это в КУДиР для своего удобства. Но налоговой эти данные не нужны, так как эти расходы не учитывают при расчете налога.

Раздел IV. В нем ИП отражает страховые взносы и больничные. Они уменьшают налог при УСН «Доходы».

Раздел V. Сюда вносят суммы уплаченного торгового сбора, которые уменьшают налог при УСН.

Торговый сбор платят московские ИП, которые торгуют оптом или в розницу в магазине, павильоне, палатке, с раскладного стола-прилавка, автолавки, тонара, через торговый автомат. Они заполняют раздел V, а остальные предприниматели оставляют его пустым.

Предприниматели на УСН «Доходы минус расходы» отражают показатели в КУДиР в полных рублях. Копейки округляют так: до 50 копеек отбрасывают, 50 и более копеек округляют в большую сторону.

Книга учета для УСН «Доходы минус расходы» такая же, как для УСН «Доходы», только заполняют другой набор разделов.

В КУДиР надо заполнить:

1. Титульный лист.
2. Раздел I — учет доходов и расходов.
3. Справку к разделу I.
4. Раздел II — учет расходов на покупку основных средств и нематериальных активов.
5. Раздел III — раздел с учетом убытков, на которые можно уменьшить текущий налог.

Титульный лист. Заполняют так же, как при УСН с объектом «Доходы», только в поле «Объект налогообложения» надо писать: «Доходы, уменьшенные на величину расходов».

Раздел I. Сюда вносят доходы и расходы.

В графе «расходы» указывают те, которые можно учесть при УСН. Если в стоимость приобретенного товара, работ, услуг, имущественных прав входит НДС  , по этому платежу надо сделать две записи. В одной строке — стоимость без налога, а во второй — «входной» НДС, так как это отдельный вид расходов у упрощенца.

В конце квартала также вносят расходы на основные средства  и нематериальные активы  .

Справка к разделу I. В конце года сюда вносят итоговую сумму доходов, расходов и налог.

Раздел II. В нем предприниматель показывает расчет затрат на покупку или создание нематериальных активов и основных средств. А также на их достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение.

Графы 1—5 и 16 — общая информация по основным средствам и нематериальным активам.

Графы 7—15 заполняют, если основное средство или нематериальный актив были приобретены или созданы до перехода на упрощенную систему налогообложения.

Если основные средства или нематериальные активы приобрели или создали в период применения УСН, заполняют графы 6 и 9—13.

Раздел III. Его заполняют, только если у ИП в предыдущие 10 лет был убыток, на который можно уменьшить налоговую базу отчетного года.

Предприниматели на ПСН ведут книгу учета доходов, в которой отражают поступление денег от патентной деятельности. Если у ИП на этой системе налогообложения несколько патентов, можно вести одну книгу и вносить туда все доходы.

Книгу учета ведут весь срок действия патента. Если он куплен на год, книгу ведут год, если на полгода — книгу ведут полгода. Если у ИП закончился патент и он купил новый, нужно завести новую книгу.

Из всех КУДиР это самая простая книга для заполнения. В ней есть только титульный лист и раздел I «Доходы».

Титульный лист заполняют почти так же, как при УСН. Различие — в полях «Наименование субъекта Российской Федерации, в котором получен патент» и «Срок, на который выдан патент».

Раздел «Доходы». Сюда вносят данные о полученных доходах.

Всего надо заполнить четыре графы:

1. Графа 1 — порядковый номер операции.
2. Графа 2 — дата и номер первичного документа, подтверждающего операцию.
3. Графа 3 — содержание операции.
4. Графа 4 — сумма дохода от патентной деятельности.

Для ИП, которые платят сельхозналог, тоже есть своя форма КУДиР.

В ней титульный лист и два раздела — «Доходы и расходы» и «Расходы на приобретение основных средств и на приобретение нематериальных активов, учитываемые при исчислении налоговой базы по единому сельскохозяйственному налогу». Они заполняются почти так же, как на УСН «Доходы минус расходы».

Предприниматели на общем режиме отражают в книге учета доходы и расходы от бизнеса для расчета НДФЛ  .

Предприниматель может использовать рекомендованную форму книги. Она состоит из листа сведений об ИП, листа с содержанием книги учета и шести разделов:

1. Раздел I. Учет доходов и расходов.
2. Раздел II. Расчет амортизации основных средств.
3. Раздел III. Расчет амортизации по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, не списанным по состоянию на 1 января 2002 г.
4. Раздел IV. Расчет амортизации нематериальных активов.
5. Раздел V. Расчет начисленных (выплаченных) в виде оплаты труда доходов и удержанных с них налогов.
6. Раздел VI. Определение налоговой базы.

Предприниматель может разработать свою форму книги, если это ему нужно из-за специфики деятельности или если он освобожден от НДС. Например, у него нет основных средств и нематериальных активов, поэтому он удаляет соответствующие разделы из книги. Но тогда КУДиР придется согласовывать с налоговой. Можно оставить общепринятую форму КУДиР и просто не заполнять ненужные разделы.

Заполнение КУДиР на ОСН — сложный процесс, без помощи профессионального бухгалтера предпринимателю не обойтись. В каждом из разделов книги несколько таблиц с множеством граф, также надо вносить сведения по НДС.

При заполнении КУДиР могут допускаться ошибки. Например, была указана неверная сумма дохода или расхода, опечатка в реквизитах первичного документа или не отражена операция по возврату товара. Способ исправления ошибки зависит от того, как ИП ведет книгу учета — на бумаге или электронно.

В бумажной книге нужно зачеркнуть ошибку, а затем указать дату исправления и верное значение. Рядом ИП ставит подпись и печать, если она есть.

В электронной книге нужно скорректировать неправильную запись в программе учета. В распечатанную книгу правки вносят так же, как в заполненную от руки бумажную.

Если ИП вносит исправления в числовые показатели книги учета за прошлый год, ему придется сдать уточненную декларацию.

1. Книгу учета доходов и расходов должны вести все предприниматели на ОСН, УСН, и ЕСХН. ИП на ПСН заполняют книгу учета доходов.
2. Если у ИП нет книги учета или он ведет ее с ошибками, налоговики могут оштрафовать его на 10 000 или 30 000 ₽.
3. Для каждого налогового режима есть своя форма книги и порядок ее заполнения. Но любую книгу надо вести на русском языке, в рублях, а все операции в ней отражать хронологически на основе первичных документов.
4. В начале календарного года нужно завести новую КУДиР — на бумаге или в электронном виде. В течение года ИП вносит все доходы и расходы, а в конце подводит итог. Если ИП вел электронную книгу, в конце года ее надо распечатать.
5. Книгу учета доходов на патенте ведут весь срок действия патента. Если он куплен на год, книгу ведут год, если на полгода — книгу ведут полгода. Если у ИП закончился патент и он купил новый, нужно завести и новую книгу.
6. Хранить КУДиР нужно минимум пять лет.