Инкассация денег: что это такое и как организовать

Бизнесу, который работает с наличными, надо сдавать выручку в банк, чтобы зачислить ее на расчетный счет.

Деньги на счете нужны для расчета с контрагентами и уплаты налогов, а еще так безопаснее хранить крупные суммы. Некоторым компаниям и вовсе нельзя оставлять в кассе сумму сверх лимита: за это грозит штраф. Можно отвезти наличные в банк самостоятельно, воспользоваться услугами инкассаторской службы или самоинкассации через банкомат или сейф.

Инкассация — это услуга по перевозке наличных в банк для зачисления на расчетный счет.

Часто инкассацией называют любую охраняемую транспортировку наличных — допустим, когда компания воспользовалась услугой инкассаторов, чтобы доставить деньги из одного офиса в другой. С точки зрения закона это не инкассация, а перевозка  .

Услуги инкассации вправе оказывать банк или инкассаторская служба. Можно и самостоятельно доставлять деньги, но специализированные службы перевозят их под охраной, на бронированном автомобиле и несут ответственность за сохранность наличных в пути.

Еще бывает самостоятельная инкассация с помощью автоматических устройств — об этом расскажу дальше.

Есть несколько способов инкассации: самостоятельная доставка в банк, перевозка с помощью инкассаторской службы, внесение наличных через банкомат или автоматический сейф.

Самостоятельная инкассация. Компания или ИП доставляет деньги своими силами: сотрудник привозит наличные в кассу банка и их зачисляют на расчетный счет. Бизнес не платит за перевозку, но такой способ не подходит для крупных сумм из-за опасности ограбления в дороге.

Самоинкассация через банкомат. Банкоматы некоторых банков позволяют вносить деньги на расчетный счет с помощью бизнес-карты или логина и пароля. Это удобно, если банкомат рядом — например, в том же здании, где офис компании или ИП.

У банкоматов есть технические ограничения. Например, они не принимают монеты, а некоторые — пятитысячные купюры. Также может быть лимит по количеству купюр, которые можно внести за раз. Допустим, банкоматы Т⁠-⁠Банка принимают по 200 купюр, Сбербанка — 40 или 200 купюр.

Стоимость услуги самоинкассации зависит от тарифа банка. Например, в Т⁠-⁠Банке на тарифе «Профессиональный» можно вносить до 1 000 000 ₽ бесплатно, далее — комиссия от 0,1%.

При помощи инкассаторских служб. Инкассаторы приезжают на бронированном автомобиле, забирают деньги и отвозят в банк. Такой способ выбирают для перевозки крупных сумм.

Перед каждой инкассацией нужно заполнять документы, а помещение, где будут забирать деньги, должно соответствовать определенным требованиям. Об этом расскажу дальше.

За каждый выезд инкассаторской бригады придется заплатить в среднем от 500 до 1000 ₽ плюс 0,1—0,3% от сдаваемой суммы.

Мобильная инкассация. Этим способом могут воспользоваться клиенты Сбербанка с кассовыми терминалами от компании «Эвотор». Владелец бизнеса может заказать выезд мобильной бригады, которая приезжает с банкоматом по указанному адресу. Мобильная инкассация дешевле традиционной, в среднем она стоит 500 ₽.

Онлайн-инкассация, или автоматический сейф. Некоторые банки предлагают инкассацию через автоматизированные депозитные машины, АДМ, — сейфы. Так можно вносить деньги на расчетный счет в своем офисе или торговой точке.

Как это работает: клиент устанавливает сейф и кладет туда наличные по мере необходимости. Устройство распознает и пересчитывает банкноты, и деньги зачисляются на расчетный счет компании или ИП. Периодически инкассаторская служба будет приезжать и забирать деньги из депозитной машины — обычно когда она заполняется.

Это удобно, если нужно пополнять расчетный счет регулярно — например, каждый день в конце смены. Не придется каждый раз вызывать инкассаторов, упаковывать деньги и заполнять документы.

Обычно АДМ устанавливает банк, а клиент платит за использование машины в среднем 5000—6000 ₽ в месяц.

Средние и крупные организации обязаны соблюдать лимит остатка кассы  : это максимальная сумма наличных, которую можно оставить в кассе на конец рабочего дня. Сумму считают по формулам из приложения к указанию № 3210-У. Если наличная выручка преобладает над тратами наличных, используют ее. Если нет, учитывают объем выдачи наличных.

ИП и малые предприятия могут установить лимит остатка кассы по желанию. Это делают для безопасности — чтобы не хранить крупные суммы в кассе. Но если лимит установлен, пусть даже добровольно, соблюдать его обязательно.

За превышение лимита остатка кассы бизнес могут оштрафовать  :

1. ИП и должностные лица — на 4000—5000 ₽;
2. малые предприятия — на 20 000—25 000 ₽;
3. средние и крупные предприятия — на 40 000—50 000 ₽.

Еще одна причина сдавать наличные в банк — необходимость работать по безналу. При расчетах компаний и ИП друг с другом действует лимит расчета наличными — 100 000 ₽ по каждому договору  . Свыше этой суммы бизнес обязан расплачиваться через расчетный счет. Налоги, страховые взносы и сборы тоже платят безналично. Для этого и нужна инкассация.

Как часто нужно отвозить деньги в банк. Бригада инкассации может приезжать по вызову или по графику — например, каждый день или раз в неделю. Как часто нужна инкассация, компании и ИП определяют сами. Бизнес с большой выручкой обычно пользуется ежедневной инкассацией, чтобы соблюдать лимит остатка кассы.

От каких сумм нужна инкассация. Нет минимальной и максимальной суммы инкассации, это решают сами компании и ИП.

Перевозкой денег занимаются специализированные службы и банки. Инкассаторы используют бронированные автомобили, служебное оружие и рации  . Они выезжают бригадой — как правило, это два инкассатора и водитель.

Инкассация наличных денег обычно происходит так:

1. Кассир достает из кассы и пересчитывает деньги. Бухгалтер или кассир компании оформляет расходный кассовый ордер, РКО, на сумму, которую отдадут инкассатору, и фиксирует это в кассовой книге. ИП оформлять РКО и вести кассовую книгу не обязан.
2. Кассир расписывается в РКО и упаковывает деньги в опечатанную инкассаторскую сумку или одноразовый сейф-пакет. Их предоставляет клиенту банк или инкассаторская служба. В сумку или сейф-пакет кассир вкладывает ведомость.
3. Инкассаторский автомобиль приезжает по адресу клиента в день и время, установленные в договоре или заявке.
4. Инкассатор и кассир клиента проходят в помещение, запирают его изнутри.
5. Инкассатор предъявляет кассиру паспорт или служебное удостоверение и доверенность на получение денег. Кассир в ответ показывает свой паспорт  .
6. Кассир передает инкассатору наличные в опечатанной сумке или сейф-пакете с ведомостью внутри. А также накладную и квитанцию.
7. Инкассатор принимает сумку с деньгами, подписывает квитанцию, ставит на нее личный штамп и отдает документ кассиру.
8. Инкассаторская бригада доставляет деньги в банк.
9. Сотрудник банка убеждается в целостности упаковки, вскрывает ее, проверяет и пересчитывает деньги, сверяет сумму с накладной и ведомостью и зачисляет деньги на расчетный счет.

Какие документы оформляются при инкассации наличных денег. Инкассатор не пересчитывает наличные — он только принимает опечатанную упаковку с деньгами. Сумму указывают в препроводительной ведомости, которую заполняет кассир, сдающий наличные  . Инкассатор должен подтвердить подписью и личным штампом на квитанции, что принял неповрежденную упаковку.

Состав препроводительной ведомости:

1. Ведомость с информацией о компании, банке, сдаваемой сумме, количестве и номинале банкнот. Ее вкладывают внутрь сумки.
2. Накладная. Прикладывается к внешней стороне упаковки.
3. Квитанция, которую подписывает инкассатор. Остается у отправителя.

Сначала нужно выбрать ее способ. Это зависит от суммы выручки и частоты ее передачи в банк.

Для некрупных переводов подойдет самоинкассация через банкоматы кредитной организации, где у компании или ИП открыт расчетный счет. Нужно изучить тарифы банка, карту расположения банкоматов — и, если все устраивает, использовать этот способ и отвозить деньги в банкомат самостоятельно.

Самоинкассацию через банкоматы часто выбирают компании и ИП, курьеры которых ездят по городу и получают наличные от клиентов. Они могут пополнять расчетный счет через банкоматы и не отвозить выручку в офис. Для этого компании или ИП надо получить код самоинкассации и выдать его сотрудникам или оформить для них бизнес-карты. Детали можно уточнить в банке.

При перевозке крупных сумм лучше пользоваться услугами инкассаторов. Проще всего обратиться в банк, в котором у компании или ИП открыт расчетный счет. У них, как правило, есть свои службы инкассации, или они сотрудничают со сторонними инкассаторами.

Проверить помещение. Перед заключением договора инкассаторская служба обычно проводит обследование помещений клиента. У каждой организации — свои требования, их фиксируют в договоре.

Обычно условия для инкассации такие:

1. Свободный проезд инкассаторского автомобиля к дверям объекта по освещенным дорогам. Например, инкассаторы могут отказаться брать на обслуживание торговую точку, которая находится где-нибудь в темном месте. Или если к ней ведет грунтовая дорога.
2. Парковка у здания.
3. Комната для передачи денег, которая запирается изнутри.
4. Свободный проход инкассаторов к этой комнате — то есть по пути не должно быть турникетов, запирающихся дверей и других препятствий.

Заключить договор об инкассации. Он может быть двусторонним или трехсторонним. Двусторонний договор заключают между клиентом и банком. Службы банка перевозят деньги, проверяют купюры на подлинность, пересчитывают наличные и зачисляют их на расчетный счет. Трехсторонний договор заключают между клиентом, банком и инкассаторской организацией. Инкассаторская служба доставляет деньги, а остальное делает банк.

В договоре прописывают обязанности сторон, ответственность инкассаторов за сохранность денег, тарифы, порядок вызова инкассаторов или график инкассации и другие условия.

Получить сумку или одноразовые сейф-пакеты для упаковки денег. Обычно их выдает банк.

Подготовиться к инкассации. Кассир компании или ИП должен:

1. Пересчитать наличные деньги в кассе и приготовить сумму, которую собирается сдать в банк. Нужно разложить деньги покупюрно и пересчитать количество купюр каждого номинала. Эта информация понадобится для оформления документов.
2. Самостоятельно или с помощью бухгалтера подготовить РКО, сделать запись о нем в кассовой книге, приложить ордер к ее листу в конце дня. Для ИП этот этап необязателен.
3. Заполнить препроводительную ведомость, накладную и квитанцию.
4. Упаковать деньги в сумку или сейф-пакет. Вложить внутрь препроводительную ведомость, а накладную прикрепить с внешней стороны.
5. Встретить инкассаторов, проверить паспорт или служебное удостоверение, а также доверенность.
6. Передать деньги и документы инкассатору. После того как он убедится, что упаковка закрыта и опечатана, попросить расписаться в квитанции.

1. Инкассация — услуга по перевозке наличных в банк для зачисления на расчетный счет.
2. Крупные и средние организации обязаны соблюдать лимит остатка кассы и сдавать наличные сверх лимита в банк, малые организации и ИП не обязаны, но могут установить лимит добровольно, чтобы не хранить крупные суммы в кассе.
3. Сдавать деньги в банк можно самостоятельно, через инкассаторскую службу банка или специализированную организацию, через банкомат или автоматизированный сейф.
4. Деньги и документы для инкассации готовит кассир клиента. Инкассатор не проверяет и не пересчитывает наличные — он принимает их в опечатанном виде и доставляет в банк.
5. Банковский работник вскрывает упаковку, пересчитывает и принимает деньги и зачисляет их на расчетный счет клиента.