В 2018 году я вышла замуж за гражданина Египта.

Когда готовилась к свадьбе, узнала, что российские документы, необходимые для регистрации брака, надо легализовать — только так они будут действительны на территории Египта.

Оказалось, что для Египта подходит только консульская легализация — самая затратная по времени. Мне нужно было перевести документ на арабский язык, заверить его у нотариуса и поставить печати в двух российских ведомствах и в консульстве Египта.

Сначала я хотела обратиться в специализированное агентство, но стало жалко денег. В итоге прошла весь процесс самостоятельно и сэкономила около 6 тысяч рублей.

Расскажу, как распланировать время подготовки и оформления документов для легализации и избежать ошибок, которые могут затормозить процесс.

Зачем нужна легализация документов

Легализация нужна, чтобы документы, выданные в одном государстве, имели юридическую силу в другом. Например, для учебы или работы за границей понадобится легализация диплома, для заключения брака — легализация справки об отсутствии брака или свидетельства о разводе или смерти супруга.

На документах ставятся специальные печати, которые подтверждают юридическую силу документов и их подлинность. Путем легализации одно государство сообщает другому: с документами этого человека все в порядке, их можно использовать.

В России легализовать можно только российские документы. Не получится легализовать диплом, выданный за границей, даже если он на русском языке.

Проблемы иногда возникают с документами времен СССР, например, с советскими свидетельствами о рождении: некоторые страны отказываются их принимать, потому что СССР больше не существует. В этом случае обычно получают дубликаты современного образца.

Легализация документов требуется и физическим лицам, и компаниям. Обычные люди чаще всего легализуют документы, которые связаны с гражданскими состояниями, образованием, финансами и недвижимостью, например:

Компании чаще всего легализуют документы для экспортной деятельности и ведения бизнеса за границей. Иностранные компании-партнеры могут запросить документы, которые придется легализовывать, например:

  • устав;
  • контракты на поставку или изготовление товаров;
  • лицензии на ведение деятельности;
  • доверенности, например на представление интересов компании в другой стране или на право подписи документов;
  • сертификаты происхождения продукции, фитосанитарные, ветеринарные и гигиенические сертификаты;
  • разные свидетельства и выписки: выписка из Единого государственного реестра юридических лиц — ЕГРЮЛ, свидетельство о постановке на налоговый учет, свидетельство ОГРН и т. п.
Бюрократия — это ад
Мы переводим этот ад на человеческий язык. Подпишитесь на рассылку и получайте дважды в неделю важные статьи, которые касаются ваших денег

Мой опыт. Мне легализация потребовалась для заключения брака в Египте. Сейчас для регистрации брака в Египте не нужны никакие справки из России — необходимые документы может предоставить российское консульство в Египте. Но раньше египетские органы загс требовали справку об отсутствии брака на территории России и согласие родителей на брак.

Я решила подготовить эти документы для подстраховки. В итоге я легализовала только справку об отсутствии брака, но она мне не пригодилась. Зато я написала статью о легализации.

Требования к документам

Не получится легализовать ламинированные, поврежденные и ветхие документы, а также документы с исправлениями и нечитабельными печатями. Иногда ситуацию можно исправить изготовлением технической копии. Если это невозможно, придется получать дубликат. Важно, чтобы на документах были все необходимые печати и подписи должностных лиц.

У документа может быть срок действия, после конца которого его могут не принять и придется заниматься легализацией снова. Требования разных стран могут отличаться: где-то примут справку об отсутствии судимости и уголовного преследования сроком не старше 6 месяцев, в другом государстве — не старше 3 месяцев. Поэтому всегда необходимо уточнять срок действия справок, доверенностей и других документов в консульстве страны, для которой вы легализуете документ.

Сама легализация не имеет срока давности: если вы уже легализовали диплом для какой-то страны, повторять процедуру для этой страны не нужно. Но для того чтобы предоставить диплом в другом государстве, документ, возможно, придется легализовывать заново из-за разных официальных языков. Если языки совпадают, нужен будет только новый штамп консульства другого государства.

Способы легализации

В зависимости от страны, в которой будут использоваться документы, существует два способа: апостилирование и консульская легализация.

Апостилирование. Чтобы облегчить международный документооборот, некоторые страны договорились об использовании одинаковой облегченной процедуры легализации документов — проставлении апостиля. Апостиль — это печать строго определенного формата и содержания, которая заверяет документ.

Апостилирование применяется только в странах — участницах Гаагской конвенции 1961 года. Проставить апостиль на российских документах можно, если они будут в будущем использоваться в США, Франции, Германии, Японии, Южной Корее, Мексике, Марокко и еще 111 странах.

Так выглядит российский апостиль
Так выглядит российский апостиль

Консульская легализация — это более сложный способ заверения документов. Его используют страны, которые не являются участницами Гаагской конвенции.

При консульской легализации российский документ последовательно заверяется Минюстом и МИД РФ, а также консульством страны, для которой документ легализуется. Коммерческие документы — например, контракты, выписку из ЕГРЮЛ и свидетельство ОГРН — вместо Минюста и МИД заверяет российская Торгово-промышленная палата.

Консульская легализация российских документов нужна, например, для Таиланда, ОАЭ, Канады, Сингапура и Китая, кроме Гонконга и Макао.

Я заверяла документы для Египта путем консульской легализации, поэтому в статье буду рассказывать именно об этой процедуре.

Когда легализация не потребуется. Чтобы максимально упростить взаимный документооборот, страны могут вообще отказаться от легализации. В этом случае документы из одной страны полностью приравниваются к внутренним документам другой страны и имеют такую же юридическую силу.

Иногда документы нужно перевести на национальный язык страны, в которой они будут использоваться, и заверить перевод у нотариуса. А иногда даже перевод не требуется.

Например, Россия является участницей Минской конвенции 1993 года, которую также подписали Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Киргизия, Казахстан, Молдавия, Туркменистан, Таджикистан, Украина и Узбекистан.

Государственные документы стран — участниц Минской конвенции принимаются на территории всех этих стран без какого-либо специального удостоверения. В некоторых случаях потребуется нотариально заверенный перевод — этот момент лучше уточнить в иностранном учреждении, для которого готовите документ.

Помимо Минской конвенции, Россия подписала договоры, упрощающие легализацию документов, и с другими странами. Так, российские государственные документы принимаются на территории Албании без дополнительного удостоверения — и наоборот. Требуется только нотариально заверенный перевод. Подобное соглашение действует между Россией и Болгарией.

Подобные договоры Россия имеет практически со всеми странами, входившими в составе СССР, а также с большинством стран бывшего соцлагеря.

Как определиться со способом легализации

В первую очередь необходимо проверить список стран, ратифицировавших Гаагскую конвенцию 1961 года. Если страны, для которой нужен документ, нет в списке, скорее всего, потребуется консульская легализация.

Лучше проверять список стран на сайте Гаагской конференции по международному частному праву: там он обновляется оперативно, а на других сайтах может быть неактуальным. Даже на сайте Минюста РФ есть списки, актуальные только на 2017 и 2018 год.

Список стран — участниц Гаагской конвенции 1961 года на сайте Гаагской конференции обновился 24 октября 2019 года
Список стран — участниц Гаагской конвенции 1961 года на сайте Гаагской конференции обновился 24 октября 2019 года
На сайте Минюста РФ висит список стран — участниц Гаагской конвенции 1961 года, актуальный на 1 января 2017 года
На сайте Минюста РФ висит список стран — участниц Гаагской конвенции 1961 года, актуальный на 1 января 2017 года
Еще можно скачать список стран-участниц по состоянию на 15 июня 2018 года
Еще можно скачать список стран-участниц по состоянию на 15 июня 2018 года

Если страна есть в списке, но когда-то входила в состав СССР или соцлагерь, проверьте, есть ли у России соглашения с этой страной о правовой помощи и отмене удостоверительных процедур.

Также требования к легализации можно попробовать уточнить в иностранном учреждении, для которого готовится документ, например в университете. Или спросить порядок в консульстве страны, в которую собираетесь предоставлять документ.

Агентства по легализации документов

Сначала я хотела обратиться в специализированное агентство, потому что слышала, что легализация — это долго и сложно. Агентство берет на себя все походы по государственным учреждениям, переводит документ и проставляет на нем необходимые печати — клиент платит деньги и получает готовый документ. Агентства можно без проблем найти в интернете, вариантов много: «Документ24», «Легализуем-ру», «Центр легализации документов» и другие.

Я нашла несколько московских агентств, посмотрела на их сайтах примерную стоимость услуг, прочитала отзывы и попросила посчитать стоимость полной консульской легализации документов для Египта. За легализацию справки об отсутствии брака для Египта одно из агентств выставило мне счет в 12 600 Р, при этом стоимость работы агентства составляла 5900 Р.

Кроме справки я планировала легализовать еще согласие родителей на брак, поэтому умножила стоимость на два. Получалось, что за два документа в общей сложности мне нужно было заплатить больше 25 000 Р, причем половину этой суммы составила бы комиссия агентства.

Я не была уверена, что документы мне точно пригодятся, поэтому не хотела тратить столько денег. В тот момент я жила в Москве и решила, что займусь легализацией самостоятельно. В агентство я обратилась только за нотариальным переводом на арабский язык.

Для себя я решила, что услугами агентств имеет смысл воспользоваться, если:

  1. не получается понять, какой способ легализации нужен: в агентстве точно подскажут;
  2. вы находитесь не в Москве и у вас нет возможности приехать или попросить заняться легализацией родственников или знакомых: поставить печати Минюста и МИД РФ можно только в Москве;
  3. нужно ускорить процесс легализации: агентства часто предлагают экспресс-вариант, но за него нужно платить дополнительно.
Счет от агентства за всю процедуру консульской легализации справки об отсутствии брака для Египта
Счет от агентства за всю процедуру консульской легализации справки об отсутствии брака для Египта

Из чего состоит консульская легализация

Процедура консульской легализации состоит из пяти этапов:

  1. Подготовка документа: например, получение справки об отсутствии брака и ее нотариальное заверение, если легализовывать будете копию.
  2. Перевод документа на официальный язык страны, где будете предоставлять документ, и нотариальное заверение перевода. В моем случае справку нужно было перевести на арабский.
  3. Заверение печати и подписи нотариуса в Минюсте РФ.
  4. Заверение документа в МИД РФ.
  5. Заверение подписи и оттиска нотариуса и МИД РФ в консульстве страны назначения. Я заверяла подпись и печать в консульстве Египта.

Процесс сбора печатей и их заверения похож на квест и может занять много времени, поэтому подготовку документов стоит спланировать заранее. Я прошла все этапы консульской легализации ровно за месяц.

Шаг 1
Подготовка документа

Мне нужно было получить справку об отсутствии брака — сделать это можно только по месту регистрации. Я жила в Москве, но мне пришлось ехать в Набережные Челны: там я была зарегистрирована.

Я планировала получить справку лично, но вообще это может сделать любой человек по нотариальной доверенности. Я заранее записалась на прием и оплатила государственную пошлину 200 Р через портал госуслуг Республики Татарстан. Также госпошлину можно было оплатить на месте. Заказать справку и оплатить госпошлину через общероссийские госуслуги нельзя.

Записаться на прием в загс можно через региональные госуслуги
Записаться на прием в загс можно через региональные госуслуги
Там же можно оплатить госпошлину
Там же можно оплатить госпошлину

На приеме в загсе я заполнила заявление и предъявила внутренний российский паспорт. Через 10 минут мне выдали справку «об отсутствии факта государственной регистрации заключения брака» с момента моего совершеннолетия до даты получения справки.

После получения справки я сразу же обратилась к нотариусу, который заверил копию справки на ее обратной стороне. Это стоило 50 Р. Все дальнейшие манипуляции по легализации проводились с нотариально заверенной копией справки.

Нотариально заверенная копия справки об отсутствии брака: лицевая и оборотная стороныНотариально заверенная копия справки об отсутствии брака: лицевая и оборотная стороны

На что обратить внимание. При подготовке документов проверяйте их внешний вид и соответствие требованиям. Например, если документ состоит из нескольких листов, их нельзя скреплять степлером — все листы должны быть сшиты и пронумерованы, а на последней странице должна быть наклейка «прошито и пронумеровано», печать организации и подпись сотрудника.

На документах не должно быть исправлений либо должна стоять фраза «исправленному верить», печати и текст должны быть читабельными. Копии должны быть хорошего качества, без затемнений на участках с печатью и текстом.

Проверьте также соответствие указанных в документе данных вашему паспорту. Если вы меняли имя или фамилию, скорее всего, придется также легализовывать документы, подтверждающие их смену.

Шаг 2
Нотариальный перевод

Чтобы документ приняли в другой стране, он должен быть переведен на официальный язык этого государства. Некоторые страны допускают два варианта: перевод на национальный язык или английский. Этот момент лучше заранее уточнить в консульстве страны, для которой готовите документы.

В России для консульской легализации требуется перевод дипломированного переводчика. Самостоятельно подготовить перевод для нотариального заверения нельзя, даже если вы сами переводчик: нотариус, скорее всего, откажется заверять такой перевод, потому что вы являетесь заинтересованным лицом и можете исказить смысл документа.

Для нотариального перевода нужно прийти к нотариусу вместе с переводчиком, который предоставит ему свой документ об образовании, либо обратиться в бюро нотариальных переводов.

Такое правило действует не во всех странах. Например, для обратной легализации египетского свидетельства о браке в российском консульстве у меня не спрашивали никаких документов или данных переводчика, я просто отправила перевод по электронной почте.

Чтобы не тратить время на поиски переводчика, я все-таки обратилась в агентство: 1100 Р я заплатила за перевод одной страницы текста на арабский и 1000 Р — за его нотариальное заверение. Это заняло два рабочих дня.

К копии справки добавились два листа с переводом, поэтому нотариус сшил их и указал общее количество листов. При добавлении следующих листов они снова должны сшиваться и скрепляться печатью.

На что обратить внимание. При нотариальном заверении любого документа для консульской легализации важно, чтобы процедуру проводил именно нотариус, а не временно исполняющий его обязанности. В базе Минюста может не оказаться образцов печати и подписи ВРИО нотариуса и для уточнения данных потребуется три-четыре недели — вы потеряете много времени.

Перевод справки на арабский язык, заверенный нотариусомПеревод справки на арабский язык, заверенный нотариусомПеревод справки на арабский язык, заверенный нотариусом

Шаг 3
Заверение печати и подписи нотариуса в Минюсте РФ

Если перевести документы и заверить перевод у нотариуса можно в любом городе, то заверить печать и подпись нотариуса в Минюсте можно только в Москве. Для этого нужно обратиться в отдел по вопросам легализации и апостиля департамента международного права Минюста РФ. Записываться на прием заранее не нужно.

Сотрудник, который будет принимать документы, попросит заполнить заявление. В нем необходимо указать страну, для которой легализуются документы, количество документов и их название, а также ваши контактные данные.

После приема документов вам должны выдать расписку с номером записи о приеме, датой и данными принявшего документы сотрудника. Обязательно сохраните расписку до получения документов: она поможет найти их, если возникнет какая-то проблема, процесс проверки оттиска и подписи нотариуса затянется или если вам откажут в легализации по какой-либо причине.

Формально процедура может занять до 5 рабочих дней. Госпошлины за оказание этой государственной услуги нет.

Специалист Минюста добавит к копии документа и переводу еще один листок с подтверждением всех предыдущих печатей и подписей нотариусов. Листы будут снова прошиты, а на оборотной стороне последнего листа появится печать Минюста, красная ленточка и надпись «прошито и пронумеровано».

Расписка о получении документов для легализации в Минюсте
Расписка о получении документов для легализации в Минюсте
После Минюста моя справка состояла уже из четырех листов
После Минюста моя справка состояла уже из четырех листов
Последний лист выглядел так
Последний лист выглядел так

Шаг 4
Заверение печати Минюста в МИД РФ

Печать Минюста тоже нужно заверить — в консульском департаменте МИД РФ. Он находится по адресу: Москва, 1-й Неопалимовский переулок, д. 12.

Когда я подавала документы, не проверила заранее расположение департамента и время его работы: считала, что документы нужно относить в главное здание МИД. Оказалось, что нужный адрес находится в пяти минутах ходьбы от отдела по вопросам легализации и апостиля Минюста. Зная это, можно сэкономить целый день и не тратить деньги и время на проезд.

Время получения документов в Минюсте можно спланировать так, чтобы сразу отнести их в МИД. Консульский департамент работает в будни с 9:30 до 12:30 и с 14:30 до 17:00, в пятницу — до 16:00.

Пеший маршрут от отдела по вопросам легализации и апостиля Минюста до консульского департамента МИД
Пеший маршрут от отдела по вопросам легализации и апостиля Минюста до консульского департамента МИД

Перед визитом в МИД необходимо оплатить госпошлину в размере 350 Р за каждый документ в любом отделении Сбербанка. Для каждого документа кассир должен выдать отдельный чек об оплате пошлины.

Помимо самих документов, чеков и паспорта необходимо заполнить заявление. Квитанцию и шаблон заявления можно скачать на сайте департамента. После приема документов сотрудник МИД выдаст расписку с датой готовности документов. По закону документы должны вернуть в течение 5 рабочих дней.

Квитанция на оплату госпошлины за легализацию документов в МИД РФ
Квитанция на оплату госпошлины за легализацию документов в МИД РФ
На последней странице появилась печать и подпись сотрудника МИД, а также номер моего документа в реестре
На последней странице появилась печать и подпись сотрудника МИД, а также номер моего документа в реестре

Шаг 5
Заверение российских печатей в консульстве

Последний этап консульской легализации документов — заверение печати нотариуса и печати МИД РФ в консульстве страны, в которой будут использоваться документы. Я обратилась в консульский отдел посольства Египта по адресу: Москва, Померанцев переулок, д. 13.

Правила легализации, сроки и стоимость заверения, а также требования к документам в консульствах разных стран могут отличаться. В некоторые консульства нужно записываться на прием заранее. Поэтому обязательно уточните информацию о порядке заверения в том консульстве, в которое планируете обратиться.

Консульский отдел посольства Египта находится недалеко от места проставления печати в МИД. Поэтому я заранее подготовила все документы и спланировала свое время так, чтобы сразу после консульского департамента МИД отнести их в посольство.

Помимо справки, заверенной в Минюсте и МИД, мне понадобились:

  1. Ксерокопия первой страницы справки.
  2. Заявление, которое я заполнила на месте.
  3. Наличные для оплаты пошлины.

За легализацию справки об отсутствии факта государственной регистрации брака консульским отделом посольства Египта я заплатила 4150 Р: 2200 Р стоило заверение печати нотариуса, который подтвердил перевод, и 1950 Р — заверение печати МИД РФ.

Документы были готовы через 3 рабочих дня. На соответствующих страницах появились печать и подпись консула, а также специальные марки. После этого моя справка получила юридическую силу на территории Египта.

Подтверждение подписи нотариуса консулом Египта
Подтверждение подписи нотариуса консулом Египта
Подтверждение консулом Египта печати МИД РФ
Подтверждение консулом Египта печати МИД РФ

Сколько я потратила на легализацию одного документа

На консульскую легализацию справки об отсутствии факта государственной регистрации брака в общей сложности я потратила 6850 Р. Агентству я бы заплатила 12 600 Р.

Затраты на консульскую легализацию одного документа

СтоимостьСрок
Легализация справки об отсутствии брака в консульстве Египта4150 Р3 рабочих дня
Нотариальный перевод справки об отсутствии брака на арабский язык2100 Р2 дня
Госпошлина за заверение печати Минюста в МИД РФ350 Р5 рабочих дней
Госпошлина за получение справки об отсутствии брака в загсе200 Р1 день
Нотариально заверенная копия справки об отсутствии брака50 Рв день получения справки в загсе
Ксерокопии50 Р
Госпошлина за заверение оттисков и подписей нотариусов в Минюсте РФР5 рабочих дней
Легализация справки об отсутствии брака в консульстве Египта
Стоимость
4150 Р
Срок
3 рабочих дня
Нотариальный перевод справки об отсутствии брака на арабский язык
Стоимость
2100 Р
Срок
2 дня
Госпошлина за заверение печати Минюста в МИД РФ
Стоимость
350 Р
Срок
5 рабочих дней
Госпошлина за получение справки об отсутствии брака в загсе
Стоимость
200 Р
Срок
1 день
Нотариально заверенная копия справки об отсутствии брака
Стоимость
50 Р
Срок
в день получения справки в загсе
Ксерокопии
Стоимость
50 Р
Срок
Госпошлина за заверение оттисков и подписей нотариусов в Минюсте РФ
Стоимость
Р
Срок
5 рабочих дней

Коротко о консульской легализации

  1. Процедура консульской легализации может занять до четырех недель. Время можно сократить, если учитывать график работы ведомств и их месторасположение.
  2. Заранее выясните требования к легализации в консульстве страны, для которой легализуете документы.
  3. Проверьте, чтобы на документах были необходимые подписи и печати организаций и все надписи были хорошо различимы. Документ, состоящий из нескольких листов, должен быть сшит и пронумерован.
  4. Для нотариального перевода документов лучше обратиться в агентство или бюро нотариальных переводов. Самостоятельно переводить документы нельзя, даже если у вас есть диплом переводчика.
  5. Далее документы необходимо отнести в Минюст РФ, там подтвердят подлинность подписи и оттиска нотариуса. Это бесплатно и может занять до 5 рабочих дней.
  6. Печати и подписи из Минюста заверяет МИД РФ. Госпошлина за услугу составляет 350 Р за каждый документ. На это уйдет еще до 5 рабочих дней.
  7. Последний этап — заверение печатей российских ведомств консулом страны, для которой вы готовите документы. Сроки, стоимость и перечень необходимых документов у разных стран могут отличаться, поэтому выясните эту информацию заранее.