Как передавать сведения о сотрудниках в Москве

С 5 октября мэр Москвы обязал всех работодателей перевести часть сотрудников на дистанционный режим работы.

Но это еще не все: для работодателей ввели дополнительную обязанность — с 12 октября они должны каждую неделю сдавать отчеты о том, где и как работают их сотрудники. А по тем, кто работает удаленно, еще и передавать номера телефонов, машин и транспортных карт.

Для тех, кто ведет бизнес в Москве и хочет минимизировать риски, разберем, что, куда и как нужно сдавать по новым требованиям московской мэрии и что грозит тем, кто эти требования не выполнит.

С 5 по 28 октября все работодатели Москвы должны перевести на удаленку:

1. Тех, кто старше 65 лет.
2. Тех, кто болен хроническими заболеваниями или по состоянию здоровья нуждается в самоизоляции на время пандемии, например людей с диабетом и беременных.
3. Еще кого-нибудь, чтобы минимум 30% сотрудников работали дистанционно. Сравнивать нужно с числом сотрудников на 4 октября.

Разрешается не переводить на дистанционный режим пожилых сотрудников и сотрудников с хроническими заболеваниями, если их нахождение на рабочем месте является критически важным для организации или ИП. Например, это главный инженер, который должен лично чем-то руководить. Но требование про 30% все равно остается, там нет никаких оговорок.

Если в компании работает один человек, его и нужно переводить на дистанционный режим. Если два — переведите хотя бы одного.

На практике работодатель может и не знать, что у его сотрудников есть хронические заболевания. Не везде есть обязательные медицинские осмотры, а работники имеют право хранить медицинскую тайну. Если болезнь не связана с работой — это тайна. Например, сотрудницы часто не сообщают работодателю о беременности.

Чтобы работодателю обезопасить себя в случае проверки, можно отправить всем сотрудникам письменный запрос о наличии хронических заболеваний и написать, зачем нужны эти сведения. Если сотрудник их не предоставит, напишет, что отказывается это делать, или сообщит, что ничем не болеет, это будет основанием не учитывать его в числе тех, кто точно должен работать дистанционно.

В указе есть перечень работодателей, которые никого никуда не должны переводить. Это организации:

1. Здравоохранения.
2. Оборонно-промышленного комплекса, авиастроения.
3. Входящие в состав Роскосмоса и Росатома.
4. Выполняющие работу по государственному оборонному заказу.
5. Электронно-технической отрасли, обеспечивающие деятельность указанных выше организаций.
6. Иные организации, которые может определить оперативный штаб Москвы.

В законе такого понятия, как удаленка, нет. Есть дистанционная, надомная работа. И то и то можно считать удаленной работой — главное, что человек не ходит в офис.

Есть рекомендации Минтруда о том, как перевести сотрудников на удаленную работу. Там указано, что заработная плата сотрудников должна остаться без изменений.

Чтобы отправить сотрудников работать удаленно, нужно:

1. Издать приказ о временном переводе сотрудников на удаленную работу в связи с требованиями мэра Москвы.
2. Заключить с каждым таким сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору о переходе на дистанционный режим.

В приказе следует написать, кого из сотрудников переводят на дистанционную работу, при необходимости установить график посещения офиса.

Можно перевести сотрудников на дистанционный режим не на время, а навсегда. Они будут работать не в офисе, а из дома или откуда им удобно. Для этого тоже нужно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. Мы рассказывали об этом в другом материале.

Всех работодателей, которые ведут деятельность на территории Москвы и являются организациями или ИП. Вообще-то, работодателями могут быть и обычные граждане, если они заключают с кем-то трудовой договор, например нанимают няню. Но по указу предоставлять сведения должны только организации и ИП.

К формулировке, которая используется в указе, есть вопросы. Пока что официальных ответов на них нет. В указе есть телефон для консультаций — +7 495 870 72 98. Можно ориентироваться на них, если есть желание максимально себя обезопасить, но правового характера они не имеют.

• Люди пишут, что на горячей линии им сказали подавать сведения за себя, если это ИП без сотрудников. А кому-то сказали, что это не нужно. Возможно, мэрия даст разъяснения или внесет изменения в указ. Но пока в нем говорится только про работодателей, и непонятно, почему ИП без сотрудников сюда относят.

Если будете звонить, лучше записывайте разговор. Так вы сможете подтвердить, что действовали добросовестно. Например, если вас решат оштрафовать за то, что не передали сведения, а на горячей линии сказали, что вам их и не нужно передавать.

О каких работниках речь. В указе говорится, что обязанности лежат на работодателях. При этом перевести на дистанционный режим нужно и работников по трудовым договорам, и исполнителей по гражданско-правовым договорам — ГПД. Но в отношении занятых по ГПД заказчик не является работодателем. Если у ИП нет работников, а есть только исполнители по ГПД, то и предоставлять данные ему, получается, не нужно.

Что делать ИП без сотрудников. ИП может работать самостоятельно и не нанимать сотрудников. В этом случае он не считается работодателем. Поэтому и требование указа на него не распространяется. Как минимум не должно.

Что делать ООО, где есть только учредитель. В ООО должен быть директор. Если это единственный учредитель компании и больше в ней нет никакого персонала, Минтруд разрешает работать без договора. Правда, этот вопрос спорный: позиция министерства менялась в прошлом и может измениться в будущем. Многие в таких случаях заключают трудовой договор.

Вывод такой: если есть трудовой договор и платите страховые взносы за директора, то работать нужно из дома и передать сведения. Если договора нет, есть основания защитить свое право этого не делать. Нет трудовых отношений — нет и работодателя.

Каждый понедельник, пока действуют требования по переводу работников на удаленку, нужно подавать в мэрию сведения о работниках. Пока что эти требования установлены на период с 5 октября и до 28 октября. Отчеты нужно отправить 12, 19 и 26 октября. А там будет видно: продлят этот режим или не продлят.

12 октября

первый день для подачи сведений о сотрудниках на удаленке

Нужно заполнить и отправить в электронном виде две отчетные формы:

1. Сколько сотрудников работают в организации и где они это делают.
2. Дополнительные сведения по каждому из сотрудников на удаленке.

В первой отчетной форме нужно указать:

1. Полное наименование организации или ИП.
2. Краткое наименование организации — ИП эту строку пропускают.
3. ИНН.
4. ОГРН или ОГРНИП.
5. Юридический адрес по ЕГРЮЛ.
6. Основной ОКВЭД.
7. Дополнительные ОКВЭД.
8. Сколько всего работников в организации.
9. Сколько работников не перевели на дистанционный режим.
10. Сколько работников перевели на дистанционный режим.

По всем, кого перевели на дистанционку, дополнительно нужно внести в отчет и передать:

1. Номер мобильного телефона.
2. Госномер автомобиля или другого транспортного средства.
3. Номера электронных карт — «Тройки», «Стрелки», социальной карты.
4. Номера проездных билетов — месячного проездного билета без лимита поездок и с лимитом 70 поездок, временного единого социального билета, временного льготного билета.

Во всех полях, кроме номера мобильного, написано, что сведения нужно заполнять при наличии. Тут имеется в виду не наличие их у работодателя, а наличие у работника автомобиля, транспортной карты и проездного.

Мэрия Москвы считает, что сразу обязала и работодателей, и их сотрудников передавать информацию про номера телефонов, машин и транспортных карт. А это значит, что работник должен ее предоставить — без вариантов. Иначе это будет нарушение дисциплины. И работникам можно пригрозить дисциплинарной ответственностью.

Правда, напрямую из указа это не следует. Там нет ни одной нормы, обращенной к работникам. Да и по трудовому кодексу они должны соблюдать только те требования, которые установлены в соответствии с федеральными законами.

На практике сотрудники могут отказаться что-либо сообщать или сказать, что транспортных карт у них нет, как и машины. И телефоном они не пользуются. Даже если пригрозить им выговором. В этом случае работодатель может не заполнять такие поля или написать, что информация у него отсутствует. Сотрудника следует попросить письменно сообщить, что он отказывается предоставлять сведения по требованию указа мэра Москвы или ему нечего предоставлять. Это подтвердит, что работодатель постарался выполнить указ.

Мэрия Москвы считает, что сведения, которые они требуют предоставить по каждому сотруднику на удаленке, не персональные. В мэрию работодатели не должны передавать фамилии, имена и отчества сотрудников. Но в контексте отношений между работодателем и работником — все эти данные очень даже персональные, потому что работодатель знает, кому они принадлежат.

Закон разрешает передавать персональные данные без согласия их обладателей, если это требуется для достижения целей, предусмотренных законом. Если передать данные требует закон, то согласие пользователя можно не получать. Здесь как раз такая ситуация — передавать сведения работодателей обязывает нормативный акт.

Но работников, которые уходят на дистанционный режим или уже работают удаленно, все равно стоит уведомить. Им нужно написать, какие данные нужно предоставить, для каких целей и куда они будут передаваться, каким нормативным актом это установлено. Это следует сделать письменно.

Если у вас есть юристы, они составят текст уведомления. Если нет, можно написать, например, так:

• Просим предоставить данные о номере телефона, госномере автомобиля, номерах транспортных и социальных карт, а также проездных. Это необходимо для реализации Указа мэра Москвы от 6 октября 2020 г. № 97-УМ. Работодатели обязаны предоставлять эти сведения в мэрию Москвы. Требования ввели в связи с режимом повышенной готовности к чрезвычайной ситуации в Москве и ростом заболеваемости Covid-19».

Приложите табличку для заполнения.

Сведения можно передать только через личный кабинет юридического лица или индивидуального предпринимателя на портале мэра Москвы: ulk.mos.ru. В нем нужно зарегистрироваться заранее.

Для этого надо сначала зайти в личный кабинет физического лица на портале. Можно авторизоваться с помощью логина и пароля от портала госуслуг. Если у вас уже есть там личный кабинет, заново регистрироваться не нужно.

Дальше понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. Это обязательно, без нее никак. Расходы на оформление мэрия не компенсирует. Тем, кто еще не пользуется УКЭП, придется ее завести.

Мэрия Москвы подготовила инструкции:

1. Как зарегистрироваться в личном кабинете — подробную и короткую.
2. Как получить электронную подпись.

Зарегистрировать личный кабинет организации может любой сотрудник, который сможет это сделать. Не нужна специальная электронная подпись. Если у вас уже есть электронная подпись для работы с налоговой или другими службами, используйте ее.

С УКЭП и регистрацией придется разобраться. Хорошо, если у вас есть сотрудник, который во всем этом разбирается. Если нет — читайте инструкции. Другого варианта передать данные нет. Сначала предполагалось, что их будут высылать по почте, но потом от этого отказались.

Заболеваемость коронавирусом растет, поэтому мэрия усиливает ограничительные меры. Закон о чрезвычайных ситуациях дал субъектам РФ право вводить дополнительные правила поведения, обязательные для граждан и организаций. А в Москве все еще действует режим повышенной готовности к чрезвычайной ситуации. В законе подробно не прописали, какие обязанности субъекты РФ могут вводить, а какие — нет. Вот мэрия Москвы и придумывает свои способы побороть коронавирус.

Указ мэра Москвы — это нормативный акт, и гражданам, и организациям исполнять его обязательно. Иначе оштрафуют или закроют — а законно это будет или нет, придется доказывать в суде. Штраф предусмотрен ст. 20.6.1 КоАП РФ, ее ввели этой весной и применяют за нарушения правил поведения при чрезвычайной ситуации или ее угрозе. В том числе и за нарушения требований по борьбе с коронавирусом.

Какое будет наказание, решит суд. Составить протокол, то есть зафиксировать правонарушение, может инспектор Объединения административно-технических инспекций города Москвы. Но решение о наказании принимают в районном суде. Суд может выбрать между предупреждением и штрафом, если нарушение совершено впервые. Если это повторное нарушение, выбирать будут между огромным штрафом и приостановлением деятельности на срок до 90 суток.

Рассчитывать на то, что суд назначит предупреждение, не стоит. Бизнес реально штрафуют за несоблюдение ограничений, установленных указом мэра Москвы.

• Например, летом один московский сетевой магазин оштрафовали за то, что посетители не соблюдают дистанцию в 1,5 м, а продавцы им об этом не напоминают. Суд назначил штраф — точную сумму в решении не указали, но не меньше 100 000 ₽. Магазин просил уменьшить наказание, но ничего не вышло. Московский городской суд сказал, что предупреждение в данном случае назначать неправильно. Признать нарушение малозначительным и отменить штраф тем более нельзя.

Здесь следует помнить, что административная ответственность наступает только при наличии вины. Если у организации не было реальной возможности обеспечить выполнение нормативных требований, то и отвечать за это она не должна. Например, требования о сдаче отчетов через личный кабинет с помощью УКЭП появились только 6 октября. А срок сдачи отчетов — 12 октября. Если организация в это время подаст заявление на УКЭП, но не успеет ее получить, это не ее вина. Ну или если портал по понедельникам не будет работать из-за большой нагрузки. Кроме того, организация не будет виновата, если работник не передал свои данные или предоставил недостоверные. Например, если он дал фальшивый номер транспортной карты или просто ошибся в цифрах.

А вот несогласие с требованиями нормативного акта — не основание его не исполнять, и от ответственности не избавит. Но это повод обжаловать незаконное решение в суде.

1. Заведите усиленную квалифицированную электронную подпись, если еще не пользуетесь.
2. Зарегистрируйтесь в личном кабинете организации или ИП на портале «Мос-ру».
3. Запросите у сотрудников, которые работают на удаленке, номера их телефонов, автомобилей, транспортных карт и проездных.
4. Заполните отчетную форму с данными о компании или ИП, укажите число сотрудников, которых перевели и не перевели на удаленку. Проверьте, чтобы на удаленке было минимум 30% сотрудников — относительно их численности на 4 октября. По каждому сотруднику на удаленке укажите полученные от него сведения.
5. 12 октября отправьте отчет через свой личный кабинет на «Мос-ру».
6. Повторите 19 и 26 октября.