Многие работодатели периодически отправляют сотрудников за пределы места проживания, чтобы выполнить какую-то работу, — то есть в командировку. Ее нужно правильно оформить и оплатить расходы на поездку.
За нарушение правил могут оштрафовать: должностных лиц — на 1000—5000 Р, ИП и малые предприятия — на 1000—5000 Р, средние и крупные организации — на 30 000—50 000 Р. Мы подготовили пошаговую инструкцию, как все сделать правильно.
📑 Разработать положение о командировках
Работодатель должен утвердить положение или иной локальный нормативный акт. В документе пропишите правила командировок: размер суточных, порядок бронирования билетов и мест проживания. Можно установить градацию размера суточных, категорий транспорта и гостиницы в зависимости от должности сотрудника
🤰 Проверить, кого можно командировать
Закон запрещает отправлять в командировку беременных. Нельзя командировать несовершеннолетних, за исключением спортсменов, и работников, с которыми заключен ученический договор, если поездка не связана с ученичеством
📝 Подписать согласие на командировку
Есть категории сотрудников, у которых нужно взять письменное согласие на поездку, а еще предупредить, что они могут отказаться от командировки:
— сотрудники-инвалиды;
— родители ребенка-инвалида или те, кто ухаживает за больным членом семьи; — сотрудницы с ребенком до трех лет;
— одинокие родители и сотрудники, у которых второй родитель работает вахтовым методом, с детьми до 14 лет;
— работники, у которых три и более детей до 18 лет, если младшему не исполнилось 14 лет
— сотрудники-инвалиды;
— родители ребенка-инвалида или те, кто ухаживает за больным членом семьи; — сотрудницы с ребенком до трех лет;
— одинокие родители и сотрудники, у которых второй родитель работает вахтовым методом, с детьми до 14 лет;
— работники, у которых три и более детей до 18 лет, если младшему не исполнилось 14 лет
⚖️ Издать приказ
Приказ — обязательный документ для оформления командировки. Если сотрудник едет один, для его оформления используют форму № Т-9. Если сотрудников несколько — № Т-9а.
Сотрудник должен подписать приказ до поездки
Сотрудник должен подписать приказ до поездки
✈️ Купить билеты и забронировать гостиницу
Кто и как должен покупать билеты и бронировать гостиницу, прописывают в положении о командировках. Обычно это делает ответственный специалист, например секретарь. Или всем занимаются работники, но деньги на это нужно выдавать им заранее
💵 Выдать аванс
Перед поездкой нужно выдать сотруднику аванс. В него входят суточные — денежная компенсация за пребывание вне дома. Их размер устанавливает работодатель в положении о командировке.
Если бронированием билетов и жилья занимается работник, в аванс входят деньги и на это
Если бронированием билетов и жилья занимается работник, в аванс входят деньги и на это
💼 Оформить командировку в табеле
В табеле учета рабочего времени для обозначения командировки используется буква К или код «06». Если в локальном нормативном акте прописаны другие обозначения, можно использовать их
🧾 Получить авансовый отчет сотрудника
Не позднее трех рабочих дней после возвращения сотрудник должен сдать авансовый отчет, то есть отчитаться о расходах, которые оплачивал сам. И приложить к отчету подтверждающие документы, например чеки. За суточные отчитываться не нужно, но если командировка закончилась раньше, можно пересчитать их, а сотрудник должен вернуть излишек
💰 Оплатить командировку
За рабочие дни в командировке по графику работодателя сотруднику положен средний заработок, а не оклад. Оплачивают саму работу и дни в пути. Деньги выплачивают в ближайшую дату выдачи зарплаты, перечислять их отдельно не нужно
📩 Все о бизнесе — в нашей рассылке
Раз в две недели мы отправляем рассылку, где делимся последними новостями для бизнеса и кейсами предпринимателей из разных сфер
Полезное про бизнес и сотрудников:
1. Права в командировке.
2. Какие отпуска положены сотрудникам.
3. Работа и налоги в праздники: что нужно знать бизнесу.
Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes.
14.11.22, 10:47
В прошлом году была в командировках регулярно с мая по декабрь: каждая по 1-3 недели с перерывами на постираться. Процесс практически идентичен описанному в статье.
Командировочные начисляют в течении суток после приказа, билеты и жилье ищем и оплачиваем сами. Все поездки обычно с "открытой датой" по факту выполнения работ, так что бумаги обычно оформляют на неделю, если фронт неизвесент. Суточные 500 рублей, независимо от места и должностей. График работы на месте не учитывается особо. Например, в последнем месте у меня был официальный график пн-сб с 8 до 18. Итого лишних 6 часов в неделю, но от субботы можно отказаться или отработать соответствующе по заявлению. За выезд в выходной день дают отгул, возвращение - личная драма. У нас часто идут на встречу и разрешают пользоваться такси в ситуациях, когда это не предусмотрено.
Единственное, что у меня порой вызывает вопросы - оплата. Платят ровно так же, как если бы я сидела в офисе и попивала спокойно кофе, т.е. речи об плате дней в пути или среднем заработке никогда не было. С одной стороны не особо угнетают, но как-то не очень логично все, поэтому никто не хочет по доброй воле ехать, если в дело не вступает человеческая меркантильность. А отдуваются "молодые, бездетные и необремененные".
14.11.22, 11:38
А если дни пути приходятся на выходные? Должны они оплачиваться или нет?
14.11.22, 21:21
Процесс устроен очень просто - беру и еду куда мне надо, все расходы оплачиваю с корпоративной кредитной карты. Если поездка заграничная, до предварительно получаю разрешение на поездку у руководства. Нафига столько бюрократии в РФ с этим делом мне решительно непонятно.