Многие работодатели периодически отправляют сотрудников за пределы места проживания, чтобы выполнить какую-то работу, — то есть в командировку. Ее нужно правильно оформить и оплатить расходы на поездку.

За нарушение правил могут оштрафовать: должностных лиц — на 1000—5000 Р, ИП и малые предприятия — на 1000—5000 Р, средние и крупные организации — на 30 000—50 000 Р. Мы подготовили пошаговую инструкцию, как все сделать правильно.

📑 Разработать положение о командировках

Работодатель должен утвердить положение или иной локальный нормативный акт. В документе пропишите правила командировок: размер суточных, порядок бронирования билетов и мест проживания. Можно установить градацию размера суточных, категорий транспорта и гостиницы в зависимости от должности сотрудника

🤰 Проверить, кого можно командировать

Закон запрещает отправлять в командировку беременных. Нельзя командировать несовершеннолетних, за исключением спортсменов, и работников, с которыми заключен ученический договор, если поездка не связана с ученичеством

📝 Подписать согласие на командировку

Есть категории сотрудников, у которых нужно взять письменное согласие на поездку, а еще предупредить, что они могут отказаться от командировки:
 — сотрудники-инвалиды;
 — родители ребенка-инвалида или те, кто ухаживает за больным членом семьи; — сотрудницы с ребенком до трех лет;
 — одинокие родители и сотрудники, у которых второй родитель работает вахтовым методом, с детьми до 14 лет;
 — работники, у которых три и более детей до 18 лет, если младшему не исполнилось 14 лет

⚖️ Издать приказ

Приказ — обязательный документ для оформления командировки. Если сотрудник едет один, для его оформления используют форму № Т-9. Если сотрудников несколько — № Т-9а.

Сотрудник должен подписать приказ до поездки

✈️ Купить билеты и забронировать гостиницу

Кто и как должен покупать билеты и бронировать гостиницу, прописывают в положении о командировках. Обычно это делает ответственный специалист, например секретарь. Или всем занимаются работники, но деньги на это нужно выдавать им заранее

💵 Выдать аванс

Перед поездкой нужно выдать сотруднику аванс. В него входят суточные — денежная компенсация за пребывание вне дома. Их размер устанавливает работодатель в положении о командировке.

Если бронированием билетов и жилья занимается работник, в аванс входят деньги и на это

💼 Оформить командировку в табеле

В табеле учета рабочего времени для обозначения командировки используется буква К или код «06». Если в локальном нормативном акте прописаны другие обозначения, можно использовать их

🧾 Получить авансовый отчет сотрудника

Не позднее трех рабочих дней после возвращения сотрудник должен сдать авансовый отчет, то есть отчитаться о расходах, которые оплачивал сам. И приложить к отчету подтверждающие документы, например чеки. За суточные отчитываться не нужно, но если командировка закончилась раньше, можно пересчитать их, а сотрудник должен вернуть излишек

💰 Оплатить командировку

За рабочие дни в командировке по графику работодателя сотруднику положен средний заработок, а не оклад. Оплачивают саму работу и дни в пути. Деньги выплачивают в ближайшую дату выдачи зарплаты, перечислять их отдельно не нужно

📩 Все о бизнесе — в нашей рассылке⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠

Раз в две недели мы отправляем рассылку, где делимся последними новостями для бизнеса и кейсами предпринимателей из разных сфер

Полезное про бизнес и сотрудников:

1. Права в командировке.
2. Какие отпуска положены сотрудникам.
3. Работа и налоги в праздники: что нужно знать бизнесу.

Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes.