Эксельки
35K

Как сделать таблицу для ведения бюджета на основе данных приложения банка

Следить за тратами и учиться потреблять более разумно

46
Этот текст написал читатель в Сообществе Т⁠—⁠Ж. Бережно отредактировано и оформлено по стандартам редакции.

У существующих приложений, в которых можно следить за бюджетом, есть ряд недостатков.

Сам я не пользуюсь функцией учета финансов, которую предоставляют приложения банка. Не пользуюсь и сторонними приложениями по ведению и анализу бюджета. И на это есть несколько причин.

Приложение по личным финансам:

  1. Нужно перебивать данные вручную. Это достаточно быстро надоедает. И чаще всего ведение приложения заканчивается на 3—4 неделях.
  2. Редко синхронизируется с другими телефонами. То есть вы и другой член семьи, вероятно, не сможете одновременно вбивать данные на разных телефонах.

Приложение банка:

  1. Нет возможности назначать переводам категории или удалять их, если это был технический перевод. В каждом приложении есть преднастроенные категории, которые часто нельзя поменять. Например, вы не согласны с тем, что кальянные — это рестораны, и хотите видеть их в развлечениях. В приложении так сделать нельзя.
  2. Крайне сложно вести семейные бюджеты. Если хотите понять общие расходы и доходы на двух и более человек, то при использовании банковского приложения столкнетесь с серьезными трудностями. Маловероятно, что дойдете до конца.
  3. Если вам важно дать категориям дополнительные подкатегории, то с этим тоже будут проблемы. Например, вам важно понять, сколько вы тратите в путешествиях. Но при этом также важно, на что именно тратите. Организовать такую механику через приложение будет сложно.

Все это делает крайне неудобным использование приложений для учета личных финансов. Поэтому я решил поделиться способом контроля доходов и расходов, который использую сам. Говорю лишь про формат ведения данных, выводы из них оставляю за вами.

Шаг № 1

Выгрузите операции из приложения

Для начала важно понять, какой у вас банк.

Если Тинькофф, то тут все просто: на главной странице в личном кабинете веб-приложения переходите в раздел «События», выбираете период выгрузки и загружаете эксель-файл.

Если у вас другой банк, то могут возникнуть проблемы. Например, Сбербанк делает выгрузку в PDF. Чтобы перевести 100 операций в формат таблицы, придется потратить 40 минут, и это если у вас уверенный уровень владения «Экселем». Поэтому рекомендую либо сменить банк, либо поискать возможности выгрузить данные в «Эксель» или SCV.

Переведите данные в нужный формат для анализа. На этом этапе добавьте несколько столбцов в базу, чтобы вы смогли сделать сводные таблицы:

  1. Доход/расход — поможет сделать фильтр и сводную по этому параметру.
  2. Дата — чтобы понять, когда именно вы произвели операцию.
  3. Месяц — поможет составить сводную таблицу и распределить доходы и траты по месяцам.
  4. Владелец — важный столбик, если хотите анализировать семейный бюджет.
  5. Покупки в поездке — здесь может быть любой другой критерий, по которому вы хотели бы определять расходы. Я, к примеру, выделяю «покупки в поездке», потому что это помогает планировать следующие путешествия.

Если вы используете выгрузку из Тинькофф-банка, то в текущей таблице в столбцах «Дата» и «Месяц» уже стоят рабочие формулы. Нужно лишь протянуть их до конца выгрузки.

Пример выгруженных из приложения данных
Пример выгруженных из приложения данных
Шаг № 2

Сформулируйте список категорий

Вы можете взять список категорий, который предлагает банк. Для этого нужно выгрузить данные за один или два года — в этом списке точно будут все возможные варианты категорий.

Удалите повторы и оставьте только уникальные значения категорий. Уберите ненужные группы и добавьте те, которые считаете необходимыми.

Шаг № 3

Проставьте правильные категории в таблице

Теперь ваша задача пройтись по выгрузке и исправить категории на правильные. В первый раз для этого потребуется много времени, потому что вы будете работать с данными за длительный период. Но в будущем эта операция не займет более трех минут.

Важно сделать так, чтобы в вашей таблице не осталось неопределенных категорий. Например, переводы или другое. Если на эти пункты приходится 5% расходов, то эффективность анализа будет стремительно снижаться.

Категории и их описание
Категории и их описание
Шаг № 4

Сделайте сводные таблицы

Теперь сделайте сводные таблицы с общими расходами. Если ведете учет на несколько человек, стоит сделать разбивку по людям.

Что важно учесть:

  1. Выбрать «Доход/расход» и «категории» в строках.
  2. Выбрать «Месяц» в строчках.
  3. Выбрать «Сумма платежа» в значениях.

Отфильтруйте месяцы и уберите те, что не относятся к текущему году. Для каждого года стоит сделать отдельный лист или новую сводную на этом же листе. Если ведете информацию по двум и более людям, оставьте лишь одного человека в фильтре по столбику «Владелец».

В итоге получатся сводные по месяцам с расходами и доходами за год:

  • общая сводная;
  • сводные по людям.

Если вы используете выгрузку Тинькофф-банка, то достаточно вставить полученные данные на лист «Расходы / Доходы / База», и сводные сами все подтянут. Если помимо столбика «Покупки в поездке» вы выделили еще какие-то значения, то сразу сделайте по ним сводную.

Пример сводной таблицы, в которой я учитываю расходы на путешествия
Пример сводной таблицы, в которой я учитываю расходы на путешествия
Шаг № 5

Обновляйте данные

Обновляйте данные минимум раз в месяц и максимум раз в неделю. Такая частота не будет напрягать, и вы не забудете, кому и за что делали переводы.

Процесс занимает в среднем 3—5 минут. Механика следующая:

  1. Скачиваете выгрузку операций из банка за месяц.
  2. Вставляете данные между меню и второй строкой, чтобы не сломать сводные.
  3. Протягиваете формулы месяца и дня.
  4. Проставляете расходы и доходы.
  5. Исправляете категории.

В итоге вы получаете чистые данные и понимаете, как все плохо. У меня было именно так, но потом эта информация дала огромные возможности для планирования и разумного потребления.

Итоги

Чтобы следить за расходами и доходами при помощи данных из банковского приложения, используйте шаблон:

  1. Выгрузить данные по операциям в эксель- или CSV-формате и загрузить их на лист «Расходы / Доходы / База».
  2. Сформулировать список необходимых категорий.
  3. Исправить неправильные категории в таблице.
  4. Сделать сводные таблицы.
  5. Обновлять данные раз в неделю или каждый месяц.

Редакция
Расскажите, какие инструменты помогают вам безболезненно вести бюджет:
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка

Сообщество