Этот материал обновлен 04.07.2021.

У предпринимателей с сотрудниками по трудовому кодексу есть льготы и дополнительные возможности, которыми мало кто пользуется.

По закону предприниматели могут вести упрощенный кадровый учет, не должны платить пособия при сокращениях штата, вправе увольнять работников по дополнительным основаниям. Все это помогает уменьшить объем кадровых документов и сэкономить на выплатах.

Как юрист по трудовому праву, я работаю с собственниками малого бизнеса и спрашиваю у них, о каких льготах они знают. Большинство предпринимателей пользуются налоговыми льготами, упрощенкой и берут дешевые кредиты для бизнеса.

О возможностях ИП при найме сотрудников почти никто не знает. Многие боятся большой бумажной работы и расходов, стараются оформлять работников не в штат, а по договору ГПХ, или вообще никак не оформляют — так делать нельзя.

Расскажу подробнее, какие трудовые льготы есть у ИП-работодателей и как ими пользоваться.

ИП может вести упрощенный кадровый учет

По трудовому кодексу работодатель должен разрабатывать локальные акты, которые регулируют трудовые отношения. Например, правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности.

Но индивидуальные предприниматели могут все это не делать — часть документов можно вместить в трудовой договор. То есть ИП вправе прописать все условия работы сразу в трудовом договоре, а локальные акты не издавать.

Кто может пользоваться льготой. По закону вести упрощенный кадровый учет могут ИП и организации, которые подпадают под определение микропредприятия:

  1. В их штате меньше 15 работников.
  2. Их годовой доход — до 120 миллионов рублей.

Упрощенный кадровый учет больше подойдет тем, у кого в штате не больше 4—5 человек и редко меняющиеся условия работы. Потому что, если в условиях работы что-то изменится, работодателю придется заключать дополнительные соглашения к трудовым договорам с каждым работником, а это только увеличит бумажную работу. В обычной ситуации, если есть локальный акт, достаточно приказа об изменениях, с которым работники ознакомятся под подпись.

Упрощенный кадровый учет можно использовать частично. Например, составлять график отпусков отдельным документом удобнее, чем включать его в трудовой договор и каждый год обновлять. Но правила внутреннего трудового распорядка, если они стабильны и работодатель не собирается их менять, можно заменить условиями работы в трудовом договоре. То есть предприниматели могут использовать упрощенный кадровый учет в той мере, что им нужно, убрать лишь те документы, которые посчитают нужным.

Как воспользоваться льготой. Все детали работы, которые обычные работодатели прописывают в локальных актах, нужно указать в трудовом договоре. Например, по режиму рабочего времени — укажите время начала и окончания работы, продолжительность рабочего дня и перерывов. В этом случае необходимость в Правилах внутреннего трудового распорядка отпадет.

Чтобы не вспоминать, какие условия нужно включить в трудовой договор и потом не издавать локальные акты по неразрешенным вопросам, воспользуйтесь типовой формой трудового договора — там есть все нужные условия.

Плюсы для работодателя. Оценить упрощенный кадровый учет смогут предприниматели со штатом до пяти сотрудников и редко меняющимися условиями работы. Почти все кадровое делопроизводство можно уместить в один документ — трудовой договор. Но если в трудовых отношениях что-то изменится, например работнику добавят обязанностей, это надо будет оформлять допсоглашением к договору, а не просто поменять локальный акт.

Если с проверкой приедет трудовая инспекция и запросит локальные документы, регулирующие трудовые отношения, предприниматель может законно их не предоставлять.

Обязанности издавать приказы о приеме на работу, об увольнении, вносить записи в трудовые книжки или передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в случае с электронными трудовыми книжками у ИП все равно остаются. Сдавать отчетность за работников в ПФР, ФСС и ИФНС нужно в любом случае. Еще ИП нужно оформлять документы, связанные с охраной труда, например, журналы о проведении инструктажа.

Трудовой договор можно сделать срочным

По умолчанию все трудовые договоры бессрочные. Но бывает, что работодателю нужны работники на время, и тогда он может заключить срочный трудовой договор. Максимальный срок такого договора — до пяти лет.

Трудовой кодекс разрешает устанавливать срок действия трудового договора в двух группах случаев.

Первая — это когда работа по определению срочная, например временный или сезонный проект.

Вторая группа — это отдельные обстоятельства, при которых стороны могут сами договориться о сроке договора. Например, такое возможно, когда поступающий работник — студент на очной форме обучения или пенсионер по возрасту.

Еще такая возможность есть у работодателей — субъектов малого предпринимательства.

Кто может пользоваться льготой. Субъекты малого предпринимательства — ИП и организации, у которых в штате меньше 35 человек. Если ИП или компания работают в сфере розничной торговли и бытового обслуживания, например держат магазин, кафе или химчистку, то у них должно быть не более 20 человек в штате.

Как воспользоваться льготой. Если вы открыли новую точку и не уверены, что она раскрутится, то в трудовом договоре, например с продавцом, укажите срок его действия.

Условие о сроке можно написать так:

Настоящий договор заключается на срок 1 (один) год в связи с поступлением на работу к работодателю-субъекту малого предпринимательства, численность которого не превышает 35 человек, на основании абз. 2 ч. 2 ст. 59 ТК РФ.

Для сфер розничной торговли и бытового обслуживания численность сотрудников не должна превышать 20 человек.

Если работник решит оспаривать законность срочного договора, ИП придется доказывать два обстоятельства.

Первое — то, что он входит в реестр малого предпринимательства. Подтвердить это можно данными из реестра субъектов малого и среднего предпринимательства.

Второе — это количество работников. Напомню, льготой могут воспользоваться работодатели со штатом до 35 человек или 20 в рознице и сфере обслуживания. Если, например, у ИП не больше 15 человек в штате, в реестре будет указано, что ИП относится к микропредприятию. Этого достаточно, чтобы обосновать, почему с работником заключили срочный договор.

Микропредприятие означает, что у ИП работает меньше 15 человек, поэтому он вправе заключать срочные трудовые договоры
Микропредприятие означает, что у ИП работает меньше 15 человек, поэтому он вправе заключать срочные трудовые договоры

Если численность штата больше 15 человек, то в реестре такой предприниматель будет проходить как субъект малого бизнеса с численностью до 100 человек, даже если у него всего 30 сотрудников. В этом случае подтвердить численность можно штатным расписанием.

Учтите, что если у вас возникнет спор с работником, суд может запросить расчет по страховым взносам, чтобы убедиться в достоверности вашего штатного расписания.

Если численность изменится после того, как договор подписал временный работник, никаких нарушений не будет. Когда закончится срок договора, его можно будет расторгнуть.

По такому срочному трудовому договору трудилась бухгалтер в одной небольшой организации. Когда срок договора подошел к концу, ее уволили.

Бухгалтер пыталась оспорить увольнение в суде, она утверждала, что на момент увольнения организация уже не относилась к субъектам малого предпринимательства и поэтому не имела права ее увольнять.

Но суд указал, что главное считаться малым бизнесом на момент заключения договора, а не вообще, и признал увольнение законным.

Чтобы законно уволить сотрудника после завершения работы:

  1. Укажите срок в трудовом договоре.
  2. Пропишите в приказе об увольнении причину срочности договора, как делали в трудовом договоре, и сошлитесь на истечение этого срока.

Тогда никаких проблем не будет.

Плюсы для работодателя. Предприниматель может протестировать свой бизнес и сотрудников в течение определенного времени. Если все пойдет хорошо, он может сделать трудовые договоры бессрочными, а если плохо — прекратить их без дополнительных выплат.

Есть еще один плюс — при многократном перезаключении договора признать его бессрочным не получится даже через суд. То есть, если срок трудового договора истечет, его можно заключить снова. Когда истечет новый срок, его можно снова перезаключить — и так несколько раз.

При этом работник не сможет перевести договор в бессрочный, а значит, расстаться с таким работником будет проще.

Изменить условия договора можно через 2 недели после предупреждения

Если в бизнесе происходят технологические или организационные изменения, то работодатель может изменить условия трудового договора, например режим работы или размер зарплаты.

О предстоящих изменениях организация должна предупредить за два месяца, и если работник не согласен трудиться в новых условиях, по истечении двух месяцев его увольняют. Для ИП-работодателей установлены сокращенные сроки предупреждения — две недели.

Кто может пользоваться льготой. Все индивидуальные предприниматели.

Как воспользоваться льготой. За две недели до начала новых правил работы предупредите работника об изменении условий трудового договора.

Пример формулировки уведомления:

В связи с организационными изменениями, вызванными необходимостью Работодателя осуществлять свою деятельность в ежедневном режиме с 6:00, уведомляем вас об изменении условия вашего трудового договора — режима рабочего времени.

С 20 апреля 2021 года режим работы будет следующим:
начало работы — 6:00;
окончание — 15:00.

Иные условия договора остаются без изменений.

В случае вашего отказа от работы в новых условиях трудовой договор будет прекращен на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ.

Если работник согласен на новые условия, то с ним подписывают допсоглашение к трудовому договору. Если нет, то после вручения уведомления нужно предложить ему имеющиеся вакансии. Возможно, вместо отказа от новых условий сотрудник перейдет на другую должность.

Если работник не согласен на новые условия работы и не хочет переходить на другую должность, через две недели вы вправе уволить его.

Пример формулировки в приказе:

Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Помните, что увольнять работников, которые отказались от новых условий работы, можно, только если эти изменения вызваны технологическими или организационными причинами.

Например, предприниматель решил, что теперь его кофейня будет работать с шести утра, чтобы продавать кофе идущим на работу офисным сотрудникам. Или из-за введения новой CRM — системы управления работы с клиентами — отпала необходимость в части функционала администратора и ему решили платить меньше. Такие причины увольнения будут законными.

Если ИП будет ссылаться на финансовый кризис или уменьшение потока клиентов, то работник может оспорить изменение условий трудового договора, но не всегда. Какое примет решение суд, зависит от конкретной ситуации.

Например, одни суды считают, что предприниматель не вправе перекладывать свои коммерческие риски на работников. Другие — работодатель может менять условия трудового договора, если объем работ или должностных обязанностей работника уменьшился.

Какое будет решение суда в вашем случае, предсказать невозможно.

Ничего не указывать в уведомлении нельзя, закон требует, чтобы работодатель сообщил работнику о причинах изменения условий работы.

Плюсы для работодателя. Предприниматель может быстро подстроиться под изменения рынка и, в зависимости от ситуации, скорректировать условия работы сотрудников за небольшой срок.

Сократить работников можно за 2 недели и даже раньше

О предстоящем сокращении компании должны предупреждать работников как минимум за два месяца перед увольнением.

Но у предпринимателей есть возможность сделать это быстрее — меньший срок предупреждения об увольнении можно прописать в трудовом договоре.

Кто может пользоваться льготой. Все индивидуальные предприниматели.

Как воспользоваться. В трудовых договорах с работниками укажите срок, за который вы будете предупреждать об увольнении в связи с сокращением штата или закрытием ИП.

Срок предупреждения может быть любым, но лучше указать «за две недели», как и при изменении условий договора.

По закону ИП должен предупредить о сокращении или закрытии бизнеса в местный центр занятости за две недели до увольнения работников.

Чтобы не запутаться в сроках и датах увольнения, лучше сделать все одновременно — предупредить центр занятости и работников.

Можно за две недели уведомить центр занятости, а за неделю до увольнения сообщить об этом самому работнику, допустим и такой вариант. Главное, чтобы в трудовом договоре был указан срок — одна неделя до увольнения.

Пример формулировки в трудовом договоре:

Об увольнении в связи с сокращением численности или штата работодателя, а также прекращением деятельности работодателя в качестве индивидуального предпринимателя работник предупреждается не менее чем за 14 дней до увольнения или иной срок, выбранный ИП.

В отличие от изменения условий трудового договора, при сокращении письменно объяснять причины такого решения работнику не нужно. Также не запрещено проводить сокращение по финансовым мотивам. Например, у предпринимателя упала выручка и он решил оставить из трех продавцов только двух — это законно.

Но при этом ИП должен вручить работнику уведомление о сокращении и при наличии подходящих вакансий предложить перевод на другую работу, а только потом увольнять.

Если работник заболеет, то нужно дождаться его выздоровления и только потом расторгнуть трудовой договор. Если увольнение происходит из-за закрытия ИП, то ждать выздоровления работника не нужно.

Плюсы для работодателя. ИП может в короткие сроки оптимизировать штат работников и быстро скорректировать зарплатный фонд.

Платить пособие при сокращении штата для ИП необязательно

При сокращении работникам положено выходное пособие в размере среднемесячной зарплаты. Выплату за первый месяц после увольнения сотрудник получает в любом случае, за второй — если не нашел новую работу. На практике работодатели выплачивают пособие сразу за два месяца.

Пособие должны выплачивать любые компании, проводящие штатные мероприятия, но у ИП-работодателей такой обязанности нет.

Кто может пользоваться льготой. Все индивидуальные предприниматели.

Как пользоваться. Вы будете выплачивать выходное пособие при сокращении и иных случаях, только если сами возьмете на себя такое обязательство, указав об этом в трудовом договоре. По умолчанию у вас этой обязанности нет.

Плюсы для работодателя. Если дела идут плохо, предприниматель может оптимизировать бизнес с меньшими финансовыми издержками, сократив часть сотрудников.

ИП может уволить работника по дополнительным причинам

Увольнять работников по инициативе работодателя можно только по причинам, предусмотренным Трудовым кодексом РФ. Например, в связи с сокращением штата или за прогул. Но для индивидуальных предпринимателей сделано исключение — они могут предусмотреть свои случаи для расставания с работником.

Кто может пользоваться льготой. Все индивидуальные предприниматели.

Часто ошибочно считают, что право на увольнение по дополнительным причинам есть только у работодателей — физических лиц, которые нанимают домработниц, нянь и сиделок. Но это не так, увольнять по основаниям не из ТК РФ могут и ИП.

Главное, чтобы эти основания для увольнения не были дискриминационными. Такими Верховный суд считает вступление в профсоюз, беременность, достижение пенсионного возраста.

Как пользоваться льготой. Для увольнения работника вы можете предусмотреть случаи, связанные с некачественным выполнением своих обязанностей. Например, если работник грубит клиентам, отказывается что-то делать или даже распространяет слухи о работодателе. Все это можно прописать в договоре как грубые проступки, за которыми сразу следует увольнение.

Пример формулировки в договоре:

Помимо оснований, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, трудовой договор с Работником может быть расторгнут в следующих случаях:
1. Грубость, нецензурная лексика по отношению к клиентам или другим работникам.
2. Отказ от исполнения обязанностей, предусмотренных трудовым договором, инструкцией, приказами и распоряжениями Работодателя.
3. Распространение недостоверных сведений, порочащих честь и достоинство Работодателя, других работников.
4. Публикация в интернете изображений, видео- и аудиозаписей, сообщений, имеющих аморальный и (или) нецензурный характер и которые могут негативно повлиять на деятельность Работодателя.

Однако любое подобное творчество предпринимателя не должно противоречить общим правилам увольнения работников. Например, за любой проступок надо сначала запросить объяснение, учесть степень вины и обстоятельства, при которых проступок был совершен.

Если окажется, что причины для увольнения, особенно которые придумал сам работодатель, надуманны или чрезмерны, то суд может восстановить работника на работе. Используйте причины, из которых понятно, что вы не предвзяты к работнику.

Основаниями для увольнения не могут быть:

Формулируйте причины, по которым можно сразу понять вину работника, например регулярные опоздания или задержки со сдачей отчетности.

Плюсы для работодателя. ИП может составить под себя перечень оснований, когда вправе расставаться с недобросовестными сотрудниками.

Что закон позволяет ИП как работодателю

  1. Работодатели со штатом до 15 человек и доходом до 120 млн рублей могут заменить часть кадровых документов одним трудовым договором, если так удобнее.
  2. ИП со штатом до 35 человек или до 20, если работают в сфере розничной торговли и бытового обслуживания, могут нанимать персонал по срочному трудовому договору.
  3. Об изменении размера зарплаты, режима работы, а также о сокращении ИП могут предупреждать за две недели до изменения или увольнения.
  4. Платить выходные пособия по сокращению штата или в связи с закрытием ИП не должны.
  5. ИП могут сами установить основания, по которым они будут расставаться с плохими работниками.