С 1 января 2017 года небольшим фирмам и ИП разрешили вести кадровый учет не в полном объеме.

Раньше для этого нужно было делать кучу бумаг: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график сменности — и так до бесконечности.

Все эти документы нужно было составить, напечатать, подписать и хранить в офисе. Теперь отдельные бумажки не нужны, а все условия труда, оплаты и гарантии прописаны в договоре.

Допустим, вы приняли упрощенную схему ведения кадров и нанимаете на работу первого сотрудника. Чтобы сделать это, вам нужно оформить договор и приказ о приеме на работу, заполнить трудовую книжку и личную карточку. Теперь подробнее.

Кому можно вести кадры по упрощенной схеме?

Упрощенный учет доступен любому бизнесу, который попадает под определение микропредприятия — так на языке закона называются небольшие фирмы и ИП.

ФНС ведет специальный реестр малого и среднего бизнеса.

В реестр попадают ИП и ООО по размеру выручки — до 120 млн рублей в год, со штатом до 15 человек и долей госучастия до 25%.

Если вы нашли себя в реестре — смело переходите на упрощенную схему ведения кадров.

Что для этого нужно?Чтобы перейти на упрощенный кадровый учет, нужно оформить приказ об отказе применять кадровые документы. Если раньше вы пользовались положениями, то нужно прописать, что они утрачивают силу. А дальше можно заключать с работниками типовые трудовые договоры. С теми, кто уже в штате, разберемся в другой раз.

Если вы начали бизнес в 2017 году, то вам тоже нужно напечатать приказ, но про документы, которые утрачивают силу, писать не нужно.

Заключить договор

Договоры с физлицами можно разделить на два больших типа: гражданско-правовые и трудовые.

Гражданско-правовой договор — про результат. Работодатель — заказчик, работник — исполнитель, и деньги он получает за результат или сделанную работу: статьи, перевозки или помощь при продаже квартиры.

Договор заключается на определенный срок или до появления результата. По такому договору не нужно платить взносы для ФСС, оформлять трудовую книжку и кадровые документы. Кроме суммы, указанной в договоре, вам нужно будет уплатить за исполнителя НДФЛ — 13%, взносы для ФФОМС — 5,1% и ПФР — 22%.

Трудовой договор — про процесс: работник ходит в офис или работает из дома по графику, выполняет поручения и делает работу самостоятельно — субподрядчиков он нанять не может. За всё это он два раза в месяц получает зарплату — сначала аванс, потом всё остальное. Как правило, трудовой договор в России заключают бессрочно. В случае с трудовым договором платить нужно НДФЛ, взносы в ФНС по ФСС, ФФОМС и ПФР.

Необходимость «вести кадры» возникает, когда сотрудника нанимают по трудовому договору. Для упрощения этого процесса правительство утвердило типовую форму трудового договора для микропредприятий.

В договоре вы смело пропускаете пункты, не связанные с характером вашей работы: например, можете не заполнять раздел про дистанционную работу, если сотрудник работает в офисе, и наоборот.

Документы. Чтобы заключить этот и любой другой трудовой договор, работник должен вам прислать:

Дополнительно могут понадобиться:

Если ваш сотрудник раньше нигде не работал, вы заводите ему трудовую книжку и получаете в пенсионном фонде СНИЛС.

Нюанс

Чтобы рассчитываться по НДФЛ с ФНС и платить взносы для внебюджетных фондов за работника, вам нужен его ИНН.

Вместе с тем копии свидетельства ИНН нет в обязательном перечне документов — вы не можете требовать принести его.

Это значит, что если ваш работник по религиозным или еще каким-то убеждениям не хочет получать ИНН, то вам придется заморочиться с отчетами, чтобы сдавать их без этого реквизита. И отказать в приеме на работу из-за отсутствия ИНН вы не можете.

Издать приказ

Приказ — обязательный документ, который фиксирует факт и момент приема на работу. Именно на основании приказа вы платите зарплату, на него вы ссылаетесь в трудовой книжке.

Это унифицированная форма приказа, но вы можете разработать собственную

Это унифицированная форма приказа, но вы можете разработать собственную

Подразделение — если организация небольшая, структурных подразделений может и не быть
Оклад — фиксированная зарплата за календарный месяц. Не нужно учитывать премии и социальные выплаты
Надбавка — например за непрерывный стаж, районный коэффициент
Максимальный испытательный срок — 3 месяца, за исключением совсем уж тонких моментов. Можно указать меньше, больше — нельзя. Испытательный срок в приказе и договоре должен быть одинаковым
Ознакомление — подпись работника

Оклад — фиксированная зарплата за календарный месяц. Не нужно учитывать премии и социальные выплаты. Если вы договорились о квартальной премии, про нее писать не нужно. Надбавка — например за непрерывный стаж или районный коэффициент.

Максимальный испытательный срок — 3 месяца, за исключением совсем уж тонких моментов. Можно указать меньше, больше — нельзя. Испытательный срок в приказе и договоре должен быть одинаковым.

Подразделение можно не указывать, если организация небольшая, тогда структурных подразделений может и не быть.

В графе «ознакомление» должна стоять подпись работника.

Сделать запись в трудовой книжке

Трудовая книжка почти как медицинская карточка, но с историей работы, а не болезни. В нее записывают информацию о должности, зарплате и увольнениях.

Если вы наняли человека по трудовому договору на основную работу и он проработал у вас дольше пяти дней, вы обязаны написать об этом в книжке.

Важно: записи в трудовой книжке делают без сокращений, в пределах раздела и с порядковым номером
Важно: записи в трудовой книжке делают без сокращений, в пределах раздела и с порядковым номером

Заполнить личную карточку

Личная карточка обобщает все сведения о работнике: в ней отражены перемещения, изменения условий, оплаченные и неоплаченные отпуска.

Для компаний карточка — обязательный документ, а ИП могут их не вести. Но я бы рекомендовала всё-таки заводить карточки, потому что это удобно. Копии документов могут и потеряться, а в карточке вся информация под рукой: номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛСа и военного билета. В личной карточке вы дублируете изменения, которые внесли в трудовую. Но если работник уволится, вы вернете ему трудовую книжку, а его личная карточка останется у вас навсегда.

Как правильно оформить сотрудника в штат
Что важно
Заполнять карточку надо так же, как указано в документах
Образование — можно не заполнять, если работа не требует специальных знаний или подготовки. Но если документ об образовании принесли — не пренебрегайте
Языки, которыми владеет человек, — без сокращений
Степень знания — достаточно формулировки «свободно» или «со словарем». В принципе, можно не указывать
Для второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования
Профессия — укажите полностью, как в приказе о приеме на работу

Важно: заполнять карточку надо так же, как указано в документах.

Графу «Образование» можно не заполнять, если работа не требует специальных знаний или подготовки. Но если документ об образовании принесли — не пренебрегайте.

Языки, которыми владеет человек, надо указывать без сокращений. Степень знания языка — тут достаточно формулировки «свободно» или «со словарем». В принципе, можно не указывать.

Профессию укажите полностью, как в приказе о приеме на работу.

Как правильно оформить сотрудника в штат

Графы «Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу» надо заполнить максимально подробно:

Как правильно оформить сотрудника в штат
Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу — надо заполнить все графы

Отпуск — указать все виды отпусков: оплачиваемый, неоплачиваемый, учебный, декретный и т. д. Основание — приказы о предоставлении отпусков.

Основания увольнения — указать основания увольнения по формулировке из трудового кодекса, дату увольнения, номер приказа.

Как правильно оформить сотрудника в штат
Отпуск — все виды отпусков: оплачиваемый, неоплачиваемый, учебный, декретный и т. д. Основание — приказы о предоставлении отпусков
Основания увольнения — указать основания увольнения по формулировке из трудового кодекса, дату увольнения, номер приказа

После увольнения личная карточка закрывается: работодатель расписывается и указывает должность. Работник тоже расписывается, чем подтверждает свое согласие со всеми записями в карточке.

Как уволить

Для простоты будем считать, что есть три документа, на основании которых можно уволить сотрудника:

Как только соглашение, заявление или уведомление появляется у вас, нужно сделать еще несколько бумажек.

Приказ об увольнении, чтобы зафиксировать дату увольнения. Со следующего дня после даты увольнения вы ничего не должны платить сотруднику. В приказе нужно указать основание увольнения и пункт, часть, статью ТК РФ, по которой работник увольняется.

Сотрудник должен прочесть приказ и подтвердить это своей подписью.

Мотивированное мнение — в маленьких компаниях нет профсоюзов и эта строчка остается пустой. Но удалять ее не нужно. Если сделать это, форма перестанет быть типовой. Это значит, что придется сделать приказ, в котором руководитель утвердит использование этой формы
Мотивированное мнение — в маленьких компаниях нет профсоюзов и эта строчка остается пустой. Но удалять ее не нужно. Если сделать это, форма перестанет быть типовой. Это значит, что придется сделать приказ, в котором руководитель утвердит использование этой формы

Записка-расчет — в ней нужно указать сумму, которую вы выплатите работнику в день его увольнения: зарплату за отработанный период и компенсацию за неиспользованный отпуск. Компенсацию за неиспользованный отпуск или удержания за использованный авансом отпуск рассчитываем на основании среднего заработка.

Записка-расчет показывает общую сумму выплат работнику:

Как правильно оформить сотрудника в штат
Как правильно оформить сотрудника в штат

Как рассчитать выплаты?

Допустим, сотрудник написал заявление на увольнение по собственному желанию 25 мая 2017 года. Дни выплаты зарплаты по трудовому договору: 25 число текущего месяца и 10 число следующего.

Это значит, что 25 мая сотрудник получит аванс за май, а 10 июня — зарплату за май.

  • — 25 мая сотрудник получит аванс за май,
  • — 10 июня — зарплату за май.

Выходит, что за май сотрудник еще ничего не получил, но отработал 16 дней (мы посмотрели в производственном календаре).

Отпуск считаем не по календарному году, а по рабочему. Наш сотрудник в 2017 году сходить в отпуск не успел.

Чтобы рассчитать компенсацию за отпуск, нужно понять, сколько полных месяцев отработал сотрудник. Если какой-то месяц отработан не полностью, но больше чем наполовину, учитываем его как целый. У нас получается 4 полных месяца плюс 1 месяц, который мы округлили. Всего 5 месяцев.

За год сотрудник может взять 28 календарных дней отпуска. Берем эти 28 дней и делим на 12 месяцев, получается 2,33 дня в месяц. Эти дни умножаем на 5 месяцев, получается 11,7 дней. Округляем — по законодательству округлять можно только в пользу работника — и получаем 12 дней.

Выходит, что при увольнении мы должны выплатить деньги за 16 майских дней и за 12 дней неиспользованного отпуска. О том, как рассчитать сумму, расскажем в следующей статье.

Мы описали упрощенную схему для общего понимания. Чтобы не ошибиться, используйте калькулятор расчета компенсации за неиспользованный отпуск.

В трудовую книжку нужно написать об увольнении то же самое, что написали в приказе.

Пишем основание и причину прекращения трудового договора. Обязательно ссылаемся на статью, ее часть и пункт
Пишем основание и причину прекращения трудового договора. Обязательно ссылаемся на статью, ее часть и пункт

Дублируете запись в личную карточку и просите сотрудника расписаться.

Вот что надо вернуть сотруднику после увольнения:

  1. Трудовую книжку.
  2. Справку о сумме зарплаты за текущий и два предыдущих года. Если проработал меньше, то даете справку только за период, когда он работал на вас. Справка нужна для правильного расчета больничных и декретных. Если ее нет, выплаты рассчитывают по минимальному размеру оплаты труда.
  3. Справку 2-НДФЛ за текущий год. Она нужна для устройства на новое место работы, оформления вычета НДФЛ на имущество, лечение или обучение. Может понадобиться для оформления банковского кредита, визы и пособий.

Сравните, как принять первого сотрудника

В 2016 годуВ 2017 году
Издать и утвердить правила внутреннего трудового распорядка

Издать и утвердить положение об оплате труда

Составить лист ознакомления с локальными актами

Заключить трудовой договор

Издать приказ

Заполнить трудовую

Заполнить личную карточку
Издать приказ о переходе

Заключить трудовой договор

Издать приказ

Заполнить трудовую

Заполнить личную карточку

В 2016 году:

  • Издать и утвердить правила внутреннего трудового распорядка
  • Издать и утвердить положение об оплате труда
  • Составить лист ознакомления с локальными актами
  • Заключить трудовой договор
  • Издать приказ
  • Заполнить трудовую
  • Заполнить личную карточку

В 2017 году:

  • Издать приказ о переходе
  • Заключить трудовой договор
  • Издать приказ
  • Заполнить трудовую
  • Заполнить личную карточку