Как оформить увольнение, если работник умер?

Трудовой договор с умершим сотрудником прекращают на основании свидетельства о смерти. Дата, указанная в нем, и будет датой увольнения.

Попросите родственников принести копию свидетельства и только после этого оформляйте документы на увольнение. Зарплату выдайте членам семьи, которые проживали вместе с умершим водителем, или иждивенцам. Если таких людей нет, деньги войдут в состав наследства и наследники будут принимать его на общих основаниях.

Пока нет свидетельства о смерти, расторгать трудовой договор нельзя  . В табеле учета рабочего времени ставьте код «НН» — неявка по невыясненной причине — и приостановите начисление зарплаты.

Когда родственники принесут свидетельство, снимите с него копию и издайте приказ об увольнении по форме Т-8 или на бланке, разработанном компанией. В приказе укажите, что трудовые отношения прекращаются на основании пункта 6 части 1 статьи 83 трудового кодекса. Датой увольнения будет дата смерти.

Обычно работника нужно знакомить с приказом об увольнении под подпись  . Но в вашем случае там будет только подпись работодателя: родственники умершего ничего подписывать не должны.

Если родственники водителя не принесут свидетельство о смерти, вы можете запросить его в загсе по месту жительства работника, сославшись на трудовой договор  . Получив из загса свидетельство, издайте приказ об увольнении водителя.

Внесите сведения об увольнении в трудовую книжку водителя по общим правилам  .

После этого отдайте трудовую книжку родственнику под подпись. Или, если есть заявление на выдачу трудовой книжки от родственника, вышлите ее по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении  .

Если за трудовой книжкой обратится сразу несколько родственников, отдайте ее тому, кто ближе всего к водителю по очередности родства. Так, на первом месте — супруги и дети, потом — родители и так далее  .

Если родственники не заберут трудовую книжку, вы должны хранить ее до востребования в своей бухгалтерии или отделе кадров. Документы по работникам хранятся 50 лет, а затем их сдают в государственный архив.

Если при жизни водитель написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и забрал бумажную, выдавать родственникам будет нечего. Но можно выдать форму СТД-Р — в ней тоже указывают сведения о трудовой деятельности.

По закону родственники умершего могут получить у работодателя невыплаченную зарплату, материальную помощь, если она положена, и пособие на погребение.

Заработная плата. Рассчитайте зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск, которая полагалась уволенному водителю. Обратите внимание, что доход работника, начисленный после смерти, НДФЛ и страховыми взносами не облагают  .

Деньги выдайте членам семьи, которые проживали с умершим водителем. К ним относятся супруги, родители и дети. Также зарплату можно выдать иждивенцу водителя — независимо от места его проживания. К ним относятся нетрудоспособные родственники, которых содержал умерший работник.

Обратиться за выплатой родственники и иждивенцы могут в течение четырех месяцев со дня открытия наследства, то есть смерти водителя.

Обратившийся должен подать заявление о выдаче зарплаты и приложить к нему:

1. Копию свидетельства о смерти работника.
2. Копию своего паспорта.
3. Документы, которые подтверждают родственные отношения, — свидетельство о браке или рождении.
4. Документы, подтверждающие совместное проживание.

Деньги нужно перечислить в течение недели после получения заявления о выплате зарплаты.

Если за четыре месяца за зарплатой никто не обратится, эти суммы включаются в состав наследства и будут распределяться на общих основаниях. Куда и кому перечислить деньги, причитающиеся умершему водителю, узнайте в нотариальной конторе по месту проживания водителя. Найти нотариуса можно на сайте Федеральной нотариальной палаты.

Материальную помощь нужно выплатить, если она предусмотрена коллективным, трудовым договором или другим локальным актом компании.

Если матпомощь получили супруг, дети или родители умершего, НДФЛ ее не облагают. Из матпомощи другим родственникам удержать НДФЛ нужно  .

Страховыми взносами материальную помощь не облагают в любом случае  .

Пособие на погребение. В течение шести месяцев со дня смерти сотрудника его родственники могут обратиться к работодателю за социальным пособием на погребение. Выплатить его нужно в день обращения.

Пособие на погребение НДФЛ и страховыми взносами не облагают  .

Расходы на погребение вы можете возместить. Для этого подайте в СФР заявление и справку о смерти — ее должны дать родственники, которые обратились за социальным пособием.

Не позднее рабочего дня после издания приказа об увольнении в связи со смертью водителя отправьте в СФР подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.

В течение пяти дней после вынесения приказа об увольнении отправьте сведения об увольнении водителя в военкомат  .

Если делали удержания по исполнительному листу, до следующего дня после вынесения приказа об увольнении сообщите о смерти водителя судебному приставу-исполнителю. Если исполнительный лист поступил от взыскателя, сообщите о смерти ему  .

Чтобы уволить умершего водителя, нужно получить свидетельство о смерти. Если родственники его не принесут, запросите документ в загсе сами.

Приказ об увольнении издайте в день, когда получите свидетельство о смерти. Датой увольнения укажите дату смерти.

Трудовую книжку водителя выдайте родственнику под подпись или по его заявлению отправьте почтой.

Не полученную водителем заплату в течение недели после обращения выдайте членам семьи, которые с ним проживали, или иждивенцам.

Если родственники обратились за пособием на погребение, вы должны выплатить его в день обращения. Эти расходы можно возместить в СФР.