Я ИП на УСН 6%, а точнее, самозанятый фрилансер. Продаю только собственные консалтинговые услуги, нет ни наемных сотрудников, ни наличных — все только на расчетный счет ИП. Фиксированная сумма в час.

Каждый месяц у меня скапливается целый ворох документов: табели учета рабочего времени, протоколы, акты, счета.

Вопроса три:

  1. Какие документы и как долго мне нужно хранить физически (для налоговой или других проверяющих органов), а что можно отсканировать и скормить шредеру?
  2. Оригиналы каких документов не нужны госорганам, но могут пригодиться для банка, если я, например, захочу взять большой кредит?
  3. Нужна ли мне касса, если я не прикасаюсь к наличным от клиента и получаю оплату только на расчетный счет в банке?

Люблю ваш журнал очень — вы огонь!

С уважением,

Анна Ч.

Для налоговой нужно хранить первичные документы, для банка — налоговую отчетность. Касса нужна, если консультируете физических лиц.  

Первичная документация для налоговой и банка

При сдаче декларации или проведении камеральной проверки налоговая может попросить у вас документы, на основании которых вы считаете налог. Они называются первичными документами. Их нужно хранить не меньше четырех лет с момента последнего использования при расчете налоговой базы: подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. При этом КУДиР и налоговую отчетность нужно хранить пять лет: пп. 382, 392 приказа Минкультуры № 558, — а документы по взносам — шесть: подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.

В вашем случае я бы сохраняла протоколы, счета и акты, а, например, табели учета времени просто сканировала и хранила на жестком диске.

Логика такая: акт и счет подтверждают ваши отношения с клиентом, на их основании вам платят. Табель же — это инструмент ваших внутренних расчетов.

Также я бы сохраняла сканы документов, которые подтверждают вашу работу, — то есть, если вы пишете какие-то заключения, храните и их тоже. Долгосрочные договоры, в том числе договоры займа, храните в течение всего срока их действия. Это может пригодиться, если, например, вашему банку какие-то операции покажутся странными.

Кредит для ИП в банке

Условно все кредиты для бизнеса можно разделить на два типа: длинные и короткие деньги.

Длинные деньги предназначены для инвестиций в бизнес: закупки оборудования, помещения и каких-то долгоиграющих вещей. Пакет документов зависит от банка. При рассмотрении заявки банк точно будет анализировать операции по вашему счету, попросит бухгалтерскую и налоговую отчетность. Еще может попросить акты выполненных работ.

Если вы планируете в будущем брать такой кредит, то вам нужно держать в порядке отчетность, которую вы сдаете в налоговую: декларации с отметками о принятии и квитанции об оплате налогов. Обычно банк интересуют документы за последние четыре отчетных периода — то есть за год.

Короткие деньги дают на покупку сырья, товара, оплату налогов и счетов контрагентам, в том числе овердрафт. Обычно для получения такого кредита достаточно какое-то время пользоваться банковским счетом и регулярно платить с него налоги.  

Онлайн-касса для ИП на УСН

Вам не нужна онлайн-касса, если вы оказываете услуги за безналичный расчет только юридическим лицам и таким же, как вы, индивидуальным предпринимателям.

Если вы работаете с физлицами, то касса вам нужна, причем независимо от того, как они будут передавать вам деньги: наличными или на расчетный счет. Правда, если ваша деятельность попадает под определение услуг населению, то работать без кассы вы можете до 1 июля 2019 года.


Если у вас есть вопрос о бизнесе, налогах, эквайринге и ИП, пишите: ask@tinkoff.ru. На самые интересные вопросы ответим в журнале.