Как организовать рабочую переписку, чтобы не сойти с ума?

Редакция «Мозг»

медленно отвечает на сообщения

Для многих уже привычно решать рабочие вопросы в письмах и чатах.

Часто это быстрее, проще и удобнее, чем звонить или лично встречаться с коллегами. Исследования показывают, что общение в мессенджерах увеличивает эффективность работы, особенно если речь идет про работу в команде.

Но уведомления в соцсетях и мессенджерах могут сильно отвлекать от непосредственных задач. А если поток сообщений становится бесконечным, то времени на работу может и вовсе не остаться: весь день уйдет на общение с сотрудниками и клиентами. Выход — найти собственные способы организовать общение.

Как вы организуете рабочую переписку, чтобы не сойти с ума? Может, с коллегами и клиентами общаетесь в одном мессенджере, а для личной переписки используете другой? Ставите себе напоминания, если не можете ответить на письмо сразу? Отводите определенное время на деловую переписку — например, пишете и отвечаете на сообщения только по утрам? Или, возможно, у вас есть собственные лайфхаки?

Вместо Slack. Где компании организовать общение сотрудников

Дискуссии. Обсуждаем финансовые вопросы и даем советы друг другу

Задать свой вопрос

работа продуктивность мозг

Редакция «Мозг»Что помогает вам не утонуть в потоке сообщений?

кровохлебкаAlexander, с 80% вы зарядили, конечно. В процессе любой работы огромная уйма вопросов вообще не связанная с поиском информации9
кровохлебкаНикакого потока сообщений не будет, если создавать группы исключительно по каким-то конкретным вопросам и для людей, которые непосредственно участвуют в их решении, не переходя на флуд. Все остальное можно успешно игнорировать.13
Алексей Лазарев1. Правило чистого инбокса. Всё прилетает во входящие и там висит пока я не перейду к задаче по обработке почты. Обрабатывая письмо в итоге или создаю из него задачу, либо перемещаю в одну из папок. В итоге если у меня что-то висит в инбоксе, значит с этим надо что-то сделать. Но не обязательно прямо сейчас. 2. Если от меня кому-то что-то нужно прямо срочно - тегают в отдельных, незамьюченных чатах или звонят в голову. Всё остальные сообщения читаю когда придёт время отдохнуть от реально важных задач и попрокрастинировать о менее важные.21
Alexanderкровохлебка, это не от балды, это результат измерений. Сначала я помогал всем и по любому поводу поэтому ко мне и шли(раньше для этого нужно было сходить ногами на другой этаж и это как-то останавливало поток, как только я стал находиться в 1 свайпе это приобрело просто неадекватный для моей эффективности масштаб )1
кровохлебкаAlexander, тогда беда в фильтрации нахлебников. Часто приходится сталкиваться с подобным, но не от лени, а банально отвлечься/отвлечь >> потратить кучу времени на поиск информации для работы, которую надо сделать вчера. Работа в команде, взаимопомощь, все дела...1
Влюбленный котМария, так, а теперь с вами в ЧАТ! Поясните мне, малограмотному гражданину, лексические значения слов: «меншон», «треды» и «беклог»?6
Влюбленный котМария, а зачем писать и говорить так, чтобы требовался гугл? Неужели в русском языке мало подходящих слов?10
Alexanderкровохлебка, из 10 нахлебников будет 1-2 которым реально нужно срочно (и и мой +- оперативный ответ поможет избежать очередного созвона на 10 человек) и это будет их единственный вопрос мне за пару месяцев0
Влюбленный котМария, «догадываюсь», я работаю в ИТ. Также я свободно говорю на 3 языках - немецком, украинском и английском. Но с подобной «феней» в этой сфере борюсь уже не первый год. Так как подобные словечки до боли напоминают реплику киноклассика: «Так он же на этом скачке расколется, редиска, при первом же шухере»! Лютый кринж получается. А еще, подобные айтишные, и особенно, зуммерские англицизмы большинство людей попросту дико бесят, ибо возвращают в лихие 90-е. В то время как раз этим поголовно злоупотребляли.15
Влюбленный котМария, французы, когда у них что-то спрашивают по-английски делают вид, что не понимают. Я тоже сделал вид, что не понял значения набора перечисленных вами слов, к тому же еще и в неправильной транслитерации.10
Просто ПМАлексей, Да, GTD И его производные рулят.2
Антон ГеерВлюбленный, не могу пройти мимо, как человек, которого бесит зумерский англицизм «кринж»)7
Елена ЕвстратоваВ телеге рабочая переписка, а в вотсапе — личная. Раньше меня раздражало, что почему-то все знакомые и родственники упорно сидят в вотсапе, а сейчас даже удобно, что они там. Если там кто-то пишет, то точно не по работе ))2
Просто ПММногозадачность это миф. Поэтому я все делаю по очереди одно за другим. Если дело требует полчаса и более 1. С утра составил план на день по входящим. 2. В первую очередь делаю то, что нужно менее 10 минут. 3. Если задача более 10 минут - то задача включается в план кусками по 1-2 часа. На это время вырубается-игнорируется мессенджер. Потом включается и-или читается. Кому очень надо - найдут по телефону. Остальное подождет. 4. Если в течение дня что-то пишут с тегом, то читается. Если менее 10 минут и не в рамках большой задачи - сразу делается. Если уже задача в процессе - реагирую вида "Занят. Отвечу через Икс минут". Если более 10 минут требуется реакция опять же в план. 5. Результаты записать в календарь с напоминаниями или в ежедневник. Вроде бы пока все успеваю. РАнее так успевал раскидывать 20-30 проектов в неделю. Сейчас 4-6 но больших проекта. Пока сложностей нет.3
Михаил ЗарапинВлюбленный, Ну любуется собой девушка. Понять и простить...3
ДЯ спустя годы перестал фильтровать письма и отключил авто фильтрацию по папкам Сейчас 3 папки Do / Defer / Done Можно вообще наверное do/done Это счастье2
RinВлюбленный, Как я понимаю, ваше ожидаемое поведение это - небольшая расшифровка в скобках, для охвата большего круга читателей или русский язык, но, видимо, девушке действительно ок, что её могут понять не все читатели)1
МаргаритаВсе ключевые моменты - в почте. Выполняю по мере приоритетности проектов. В тимсе неважные, но срочные детали/уточнения. В телеге незамьюченные чаты по категориям. Если меня не тегают - стараюсь не обращать внимания. Все, кому срочно-обморочно, звонят. Ну и старый добрый план ручкой на бумажке.3
Павел БасистовПолучаю письма в аутлук. На важные отвечаю сразу. На не важные ставлю флажки. Раз в неделю - ревью флажков - или двигаю еще на неделю или снимаю. Не отвечаю.1
Константин ГоголевВлюбленный, ну давайте по поводу бэклога и треда подискутируем. Как эти слова заменяете? Особенно бэклог.1
Влюбленный котКонстантин, «бэклог» - это сверхъестественное сочетание русских слов «список задач». А «треды» это всего лишь тупо «ветки». Все эти слова набивающие цену в резюме поколения «эффективных менеджеров» введено в обиход относительно недавно инфоцыганами, которые их подготавливали. И без всего этого раньше все прекрасно как-то обходились. А вообще зачем стараться называть «синхрофазотроном» простые вещи?1
Милослава Финдра1. Папки в телеграме. Отдельно для хобби, новостных каналов, личных переписок, рабочие чаты. 2. Может сводить с ума обилие мессенджеров. У меня просто правило, в рабочее время я смотрю в первую очередь рабочие переписки и даже не читаю личные сообщения, если занята. И, наоборот, во время отдыха только проглядываю касающиеся рабочих вопросов сообщения. Таким образом получается быстро посмотреть все мессенджеры. Это не значит, что на работе я совсем в танке, но, например, я даже заглядывать не буду в чат с командой квиза, если у меня рабочий день в разгаре. 3. Не реагирую на переписки постоянно. В рабочее время выделяю каждые полчаса-час минут пять на проверку сообщений, чтобы не сбивать концентрацию на том, что делаю прямо сейчас. То же самое с отдыхом. Если я с близким человеком, мы заняты, вовлечены во времяпровождение и увлечены друг другом, я выключаю уведомления и откладываю телефон на час-два. Главный секрет — учитывать переписку в рабочих чатах как собственно работу. И выделять тоже на это время. Если вы по календарю или ежедневнику планируете день, нужно заложить минимум час-два на мессенджеры, а возможно и больше. Если этого не сделать, то потом будет ощущение, что мессенджеры съедают время.1
Александр Ц.Касательно организации нескольких компаний среднего и малого бизнеса, то ключевую роль играет время и в такие моменты чаты и сообщения это лишь запасной вариант, про поиск новых клиентов через чат это вообще смешно, сразу летишь в спам, по моему опыту (3 года в Российском Экспортном Центре, 2 года Россети, 2 года Застройщик, почти в каждой из них я занимался работой с контрагентами) звонок решает кучу задач и помогает в организации намного быстрее. Тренд на мессенджеры объясним и понятен и отлично реализует себя в задачах будничного характера, но если вы хотите чтобы ваши контрагенты сделали требуемые от них задачи в срок или раньше, проще позвонить. После выпуска из универа я очень боялся звонить людям с должностями Коммерческий Директор, Директор по развитию, Собственник фирмы, Начальник участка и т.д., но с практикой этот страх ушел, когда понимаешь какие люди находятся на другом конце провода, да, зачастую они старше и кажется одно неверное слово и проект летит к чертям и лучше подготовится заранее и написать текст, а лучше его следом и отправить, но в большинстве своем, они прочтут его уже либо вечером, либо завтра, либо текст затеряется вовсе, что точно не понравится твоему руководству или вам самим, потому что от этого поедут ваши планы. Будьте наглыми, это помогает закалить характер и показать что вам не все равно и вы хотите получить отдачу от проекта, а не быть простым передастом информации. Люди на другом конце тоже люди и поставить задачу через звонок, а потом продублировать, либо наоборот отлично двигает любую задачу. В последнее время очень часто работаю с рестораторами, помимо подтверждения времени встреч, ТЗ, и планировок площадок в мессенджере ничего нет, все решается путем звонков. Этот текст написан с поправкой на специфику отраслей, где все должно было быть сделано вчера, на быстрый рынок, нежели чем на стабильные спокойные будни, для них уже выше многие описывали структурность подхода и разделение потоков информации. Мессенджер отличный инструмент, я не пытаюсь его принизить, сколь подчеркнуть что в тандеме он работает лучше.2
Алексей СвиринКогда я занимаюсь какой-то задачей, то не отвлекаюсь на сообщения. Если кому-то из моих коллег нужно решить вопрос немедленно, то он всегда может позвонить. После завершения работы над задачей начинаю отвечать на сообщения в порядке приоритетности проектов: сначала на самые приоритетные, у которых близится дедлайн.1
Алексей СвиринКогда я в процессе решения важной задачи, то сообщения не смотрю - кому что-то важно и срочно нужно, тот позвонит. После завершения работы над задачей, начинаю отвечать в порядке приоритетности проекта и дедлайнов0
Артём ВальцМне помогает не утонуть в потоке сообщений Trello и помощники0
worldwide.Важно уметь расставлять приоритеты. Во время работы, я полностью абстрагируюсь от личных переписок и мониторю лишь рабочие чаты, извлекая оттуда только важную информацию по проекту.0
Дмитрий МихельПроверять почту по расписанию, 1-2 раза в день, в строго определенное время. При этом не нужно каждый раз отвлекаться на сообщения. Необходимо использовать папки для сортировки сообщений.1
Тёма МирошниченкоСоздаю папки(фильтры) в мессенджерах или на почте в порядке приоритетности адресатов. Например, папка Рабочая срочное, в которой находятся те чаты или люди, задачи которых требуют немедленного реагирования. Папка Рабочее общее-не такие важные чаты и адресаты, решения по которым можно принять в течении рабочего дня. Личное с рабочим лучше никак не смешивать, поэтому, например, в Телеграме рекомендовал бы завести два отдельных аккаунта, соответственно личный и рабочий.0
Ирина ПостниковаНекоторое время назад прочитала статью директора по продукту компании Ecwid Евгения Казначеева о том, как эффективно управлять переписками в мессенджере. Евгений рассказывал про Slack, который в России сейчас частично недоступен. Но его советы универсальны и отлично помогают справляться с бесконечным потоком рабочих сообщений в телеграме, например. Вот главные из них: - Отключить все уведомления, если заняты важным делом. Когда перестаешь постоянно отвлекаться на сообщения — продуктивность растет, а базовый уровень раздражения снижается. В итоге думается лучше, а работа идет быстрее. - На случай форс-мажора можно добавить в профиль мессенджера свой телефон. Так коллеги смогут в любой момент связаться с вами, если случится что-то срочное, требующее немедленного вмешательства. - Рассортировать все каналы и чаты на две категории. Первая «важные» — те, что читаешь постоянно. Вторая «неважные» — те, что читаешь раз в два-три дня. Последние Евгений советует держать всегда замьюченными — и читать только тогда, когда у вас есть на это время. - Выделить на переписку в мессенджерах час-два — не больше. Я в это время стараюсь не заниматься ничем другим, и стараюсь ответить на максимальное число сообщений, чтобы не тратить на них время в будущем. Если на какой-то вопрос не могу ответить сразу — переношу чат с ним в папку «Срочное», чтобы не забыть дать ответ, когда буду готова.1
Полина ПотаповаЕсли переписка и поток сообщений вызывают большой стресс, то важно не только выстроить процессы удобным для вас образом, но и изменить свое отношение к ним. Страх что-то пропустить, не ответить во время — это часто проявления социальной тревоги и перфекционизма. Оба этих явления могут негативно сказываться на работе и просто на качестве жизни. По себе знаю, что если не стараться успеть везде, проще выстроить удобный график и успевать делать то, что действительно важно. Вот две мысли, которые помогают мне не сойти с ума, когда у меня слишком много входящих сообщений. 1. В большинстве случаев нет необходимости моментального ответа. Ничего страшного, если вы ответите через час или два, когда закончите то, чем занимаетесь. А иногда ответы с задержкой будут лучше для обеих сторон. Например, если вопрос сложный или даже конфликтный. Пауза помогает снизить накал эмоций и перевести беседу в конструктивное русло. 2. Если вы не ответите кому-то, мир не рухнет. Однажды мой преподаватель в магистратуре, историк Андрей Зорин — человек, у которого можно научиться многому — рассказал, как он отвечает на письма. Очень простой принцип: не отвечать, если ему написали только один раз. Это значит, что человеку не особенно и нужно. Мне показался этот принцип симпатичным, потому что он позволяет выстраивать свой график с учетом действительно заинтересованных в сотрудничестве людей и не тратить время на случайные внешние запросы.1
Ина ЯяВлюбленный, очень поддерживаю ваш подход. И то, что боритесь. Это действительно раздражает. А вообще, психологи пишут, что стремление вворачивать иностранные словечки в свою речь свойственно людям, неистово выпендривающимся и желающим таким образом показать свою исключительность. Именно поэтому подобное поведение часто встречается у подростков.1
Ина ЯяВлюбленный, поколение оно, наверное, такое поколение, только вот грамотного менеджера днем с огнём не найти. Просто диву даёшься, какой бардак, куда ни обратись.0