Как я стала консультантом по оптимизации бизнес-процессов

57

Этот текст написан в Сообществе, в нем сохранены авторский стиль и орфография

Аватар автора

Александра Гостева

Страница автора

Идея и суть бизнеса

Всем привет! Меня зовут Александра Гостева и я частный консультант по оптимизации бизнес-процессов. Обычно сразу задают три вопроса — что делают консультанты, что подразумевается под словом «оптимизация» и что такое бизнес-процессы?

Важность моей практики можно описать как:

  • увеличение прибыльности предприятия за счет выявления и сокращения потерь в процессах;
  • повышение производительности производств за счет внедрения бережливого производства (она больше понятна тем, кто работает в производствах).

Предыстория

Я очень рано начала трудовую деятельность и быстро перешла на руководящие должности. В 28 лет мне предложили стать главным инженером на производственном немецком предприятии и, кроме моих прямых функций,… внедрять lean на предприятии. Слово было для меня новое, но я погуглила, что lean — это бережливое производство, купила — «Цель» Голдратта и согласилась. Тем более условия были ровно в два раза лучше.

Первая часть моей деятельности — строительство и эксплуатация, хоть и была сложной, была мне понятной — организовала отдел, подобрала людей, наняла подрядчиков, выстроила работу, запустила два новых строительных проекта.

А вот с бережливым производством дело было сложнее. Я прошла очное обучение в Германии в консалтинговом подразделении и вот передо мной новое производство, свежие сверкающие производственные линии, 20 человек сотрудников, 2 немецких консультанта, которые приехали к нам в помощь и целый набор инструментов по бережливому производству, которые мы быстро и в срок внедрили.

Завод мы открыли, производственные линии запустили, немцы уехали, мы с Руководителем производства начали проводить ежедневные планерки на производстве и… и вот тут началось самое интересное.

Очень быстро стало понятно, что вот этими инструментами бережливого производства мы навели внешний лоск на плохо работающие процессы. И я, закатав рукава, решила, что lean в нашем случае будет оптимизацией процессов.

Начала я с внедрения планирования. Я съездила на аналогичные заводы в Голландии и Финляндии, посмотрела алгоритм и составила план действий и радостно начала его внедрять. Мне выделили сотрудников, мы описали процесс, программы, составили подходящий нам алгоритм, оттестировали его на excel и он заработал даже на excel! Срок размещения заказов сократился, мы могли видеть загрузку производственных участков позаказно на неделю вперед, у нас появился план работы на день, мы могли контролировать факт исполнения плана, мы перестали срывать сроки сборки на производстве. Я была воодушевлена нашей работой!

И тут я поняла, как я была наивна. Абсолютно не все хотели что-то менять. Скажу даже по-другому — почти все не хотели хоть что-то менять. Всех все устраивало, зарплату платили, работа как-то шла. А это было локальное подразделение западного предприятия. А еще сотрудникам было страшно, боялись потерять свою нужность, эксклюзивность. Ведь пока знания были в голове, а не в программе — они были нужны. Были кто просто недовольно на меня посматривал, были кто игнорировал нововведение и делал по старой логике — «нет плану!», кто-то меня откровенно невзлюбил. И, положа руку на сердце, я была к этому не готова. И мне было тяжело. Я понимала, что планирование — это то, что обязательно должно быть, я понимала, что наша программа — рабочая и поможет улучшить работу и я понимала, что часть людей ее бойкотирует.

Понадобилось достаточно много времени и наш стойкий характер, чтобы изменения заработали.

Честно скажу, первый опыт был тяжелым, я год шла на планерки с тяжелым сердцем. Но этот опыт меня многому научил — изменения должны исходить от рабочей группы, чтобы люди сами предложили идею, а ты можешь им в этом помочь. Это про вовлеченность. Если ты сам предложил, ты потом не будешь сопротивляться, когда это надо будет внедрить.

Так мы потом определили вместе с сотрудниками (!) ряд проблем, разбивались на рабочие группы и уже в группах генерировали идеи, а я была как project-manager по изменениям, вела разом несколько проектов по оптимизации процессов.

После производства мы занялись складом, после склада — логистикой, после логистики — сервисом, которым я последние 1,5 года руководила, потому что там тоже нужна была оптимизация процессов, а я в этом уже набила руку и шишки.

И нам еще очень повезло — мы смогли получить государственную поддержку в рамках национального проекта «Производительность.рф». Нам выделили консультантов с огромным опытом, которые помогали нам провести проект по оптимизации сервиса. Хочется сказать им спасибо! Это была огромная работа и огромный опыт. В рамках этого проекта я прошла обучение на бизнес-тренера в Москве в офисе Федерального центра компетенций (стоимость такого обучения 160 000, но в рамках нац. проекта — бесплатно) и в декабре 2022 года сдала экзамены по программам и стала сертифицированным бизнес-тренером.

По итогам проекта, выстроив прозрачную систему процессов, мы смогли более грамотно использовать ресурсы, больше изделий изготавливать и больше сервисных заказов исполнять теми же людьми в те же сроки, а это все в конечном счете про увеличение прибыли компании при тех же вложениях.

Открытие

На протяжении всех этих лет, когда я занималась процессами, я поняла две вещи:

  • на российских предприятиях процессы — это боль;
  • у меня это получается.

Так и возникла идея стать частным консультантом, который помогает малым и средним предприятиям увеличить прибыльность за счет оптимального выстраивания процессов. Сначала идея возникла в голове, потом я все чаще и чаще стала ее слышать от коллег — тебе надо заниматься внедрением изменений и оптимизацией процессов и решила, что пора.

Прошла в январе дополнительный тренинг по публичным выступлениям в школе «Король говорит» за 16 000 (положа руку на сердце, мне его подарили на новый год) и в мае буду проходить еще один — тут уже сама оплатила еще 16 000.

В марте 2024 я ушла из найма в частную практику. Я поняла, что принесу больше пользы, занимаясь частным консалтингом, чтобы помочь большему количеству компаний. Тем более, когда такая обстановка на рынке: компаниям надо быстро приспосабливаться к меняющимся условиям, дефицит кадров — надо учиться более рационально использовать имеющиеся, а времени на это нет.

Траты на запуск

Траты на открытие пока стремятся к 0:

  • Первое время я буду работать как самозанятая, поэтому трат на оформление не будет.
  • Сайт мне делает знакомый дизайнер, а я помогу их команде с процессами и личной эффективностью собственника.
  • Офис — я совершенно случайно нашла коворкинг prosto.spb, государственный проект для молодежи до 35 (успеваю вскочить в уходящий поезд), где офисы, переговорки, фотостудии, лектории, даже ноутбуки и чашки абсолютно бесплатно.

Самая большая трата пока — это время на продвижение в соц. сетях, потому что учусь.

Ошибки на этапе открытия

Пока основной сложностью является продвижение, потому что при огромном опыте в управлении и систематизации бизнеса, я никогда не занималась продажами.

Но новый навык — это тоже интересно.

Команда

Пока в команде я одна, но после запуска планирую 2-3 человека в помощь.

Доходы и расходы

Я понимаю, что на первое время это будет небольшой дауншифтинг к моему последнему уровню дохода, но планирую в скором времени выйти на оборот 300 000-400 000 руб. в месяц. Первая цель — 150 000 за апрель.

Продвижение

Основной метод продвижение — это конференции и экспертные статьи.

Подводные камни в сфере

Сопротивление людей — как при внедрении изменений, так и переходе на процессное управление. Люди с трудом покидают зону комфорта, а изменение мышление требует сил и времени.

История о бизнесе

Первый запрос на лекцию пришел через 13 минут после публикации статьи о себе с формулировкой — это чудо, я уже отчаялся найти эксперта по производственным процессам. А чудеса я люблю, поэтому готовимся!

Планы

В планах открыть небольшое консалтинговое бюро с офисом на Петроградке и красивыми большими окнами. Чтобы любимое дело приносило и эстетическое удовольствие.

А если про рабочие планы — то охватить как можно больше малых и средних компаний и помочь им наладить процессы на предприятии, быть таким «проводником перемен» (фраза позаимствована у Стивена Кови). И я думаю, сейчас — самое время. А вы как думаете?

  • Denis KiselevАлександра, спасибо за историю. Мне ваш ход мыслей близок, поэтому было интересно прочитать, а ещё интереснее будет прочитать про ваше развитие. Удачи в делах и прибыльных проектов!3
  • ПросточитаюАвтор, удачи! Хотя, мне кажется, в крупном бизнесе вы гораздо быстрее найдете единомышленников и большую отдачу, чем в среднем и особенно малом6
  • Александра ГостеваDenis, спасибо большое!1
  • Александра ГостеваПросточитаю, спасибо! Возможно я приду к этому, но, мне кажется, у больших компаний больше ресурса взять себе в штат руководителя проектов по изменениям, а у малых компаний его нет, а проблемы с процессами все те же, поэтому хочется помочь им. Собственники одной небольшой компании по производству одежды как-то сказали мне "хочется друга, который придет и подскажет, что мы делаем не так". Читала буквально сегодня про инициативу бразильского правительства во время пандемии, они запустили сервис Quick Wins, который помогал именно малым и средним предприятиям внедрить элементы бережливого производства, только самые базовые и у них очень успешный опыт, NPS после работы с 3000 компаниями достигал 97%. Хочется попробовать в России повторить)2
  • Дмитрий ЛанецКак то работал в агрохолдинге, давно лет 10 назад, я только начинал работать программистом, руководитель был болен оптимизацией процессов, принуждал всех работников описывать свои бизнес процессы и переводить их в диаграммы. А мне нужно было написать систему для обработки этих бизнес процессов. Систему я не осилил так как был совсем Джун, но идея мне очень нравится до сих пор, цель это оптимизация и контроль над процессами, сводящую всю информацию в на один большой экран в виде индикаторов сигнализирующих о функционировании предприятия.1
  • Александра Гостева1
  • Икнул РыгнуловАлександра, продолжайте в том же духе!) вдохновляющий пост! У вас все получится! 🧡1
  • Александра ГостеваИкнул, спасибо большое за приятные слова!0
  • Семен КреславскийДобрый день! Во многом у нас схожий опыт, на данный момент мы создали свою программу для мониторинга и планирования производства на 12 заводах. Продолжаем её развивать и думаем про привлечение новых клиентов. Так же увлечены оптимизацией и автоматизацией бизнес-процессов. Интересно было бы пообщаться о сотрудничестве с близким по духу человеком)1
  • Александра ГостеваСемен, планирование - одна из моих любимых тем. С удовольствием с Вами пообщаюсь.1
  • One not canПривет! А в ваш стартап не нужен консултант по наведению порядка в данных? Это и данные о клиентах, и о сотрудниках, и о прочих сущностях конкретного бизнеса. Для малых и средних бизнесов бардак в данных может быть актуальной проблемой. P.s. а еще из них можно извлекать гипотезы по улучшению процессов)2
  • len106Постоянные улучшения привели к временным ухудшениям 😁 Ни слова об изменении культуры производства и работы с людьми. Оттуда и растут кстати ноги у сопротивления. Как у вас с этим?1
  • Александра ГостеваOne, аналитика данных?0
  • One not canАлександра, почти, у классического аналитика данных чуть меньше функций. Я скорее о более широком функционале: не только поиск гипотез, но и помощь с построением единого хранилища, либо озера данных (как правило мелкому бизнесу полезнее второе, более крупному - первое), налаживание системы анализа качества данных, сведение в единую систему всех источников/приемников данных. Если рассматривать менее масштабные задачи - это может быть разработка отчетов для руководителей, автоматизация расчетов для линейных сотрудников, подготовка удобной документации для сотрудников и т.д. Помощь с выбором инструментов оркестрации данных по необходимости. Непосредственно круг задач консультанта зависит от исходного состояния бизнеса и от его требований, а так же от ваших подходов к оптимизации процессов. К вопросу использования данных можно подходить с разных сторон: что бизнесу(/вам) нужно, что бизнес хочет, что бизнес имеет на данный момент, на какой ступени находится бизнес между "храним данные в эксельках" и "пора срочно делать единое хранилище".2
  • Maey WhrouteБизнес-тренеры это люди крайне оторванные от реальности. Они почитают книжки, пройдут теоретические курсы и думают, что могут что-то советовать бизнесу. А главное - абсолютно уверены как надо. Приходят с неадекватными решениями, позаимствованными из-за рубежа, из других культур, с другим уровнем организации труда. Решения этих инфоцыган просто не работают в современных реалиях в русском пространстве, а перед конкретными задачами сливаются.7
  • АДобрый вечер Александра! Запускаем аналогичный проект, провели исследования и получили интересные результаты. Как можно с вами онлайн встретиться и переговорить?1
  • Александра Гостеваlen106, как же, ведь есть же) про вовлеченность, вовлеченность без работы с людьми не получилась бы. Я же и признала ошибку, что сначала с этим не работали, пошли напрямую внедрять, а потом пересмотрели подход.1
  • Александра ГостеваMaey, думаю, что и такие, как Вы описали, тоже есть2
  • Александра ГостеваOne, тоже интересно пообщаться было бы.0
  • VladaАлександра, спасибо за статью! Как вы считаете, какие есть возможности придти к частной практике по оптимизации процессов, кроме работы в найме? Возможно ли сразу начинать с фриланса, возможно, как помощник такого специалиста или начиная с какой-то части подобных услуг?1
  • Андрей РуденкоНеужели можно сходу придя консультировать понять структуру и технические нюансы производства? Понимаю, есть типовые процессы и операции, но зачастую нюанс кроется в секундах или уместно подложенной "спичке")) В крупных компаниях, особенно с гос.участием производство скорее про взаимодействие людей и их родственников, борьба укладов и кланов, эффективность вытягивается общей маржой, социальная нагрузка тоже в копилку. Гендерные и возрастные отношения тоже в тормоза можно отнести, в продажах и внедрении нужно использовать разные типы кадров по направлениям ) Оптимизация меня всегда привлекала, технический перфекционизм! Такие как вы меняют мир, искренне, Удачи!3
  • Николас УайлдАлександра, вы не поверите, то, что я сейчас прочитал меня очень воодушевило! Я 5 лет работал в телекоммуникационной компании и за эти 5 лет сменил 5 должностей вверх. При этом я заходил в новую должность и настраивал там бизнес- процессы так, что отдел начинал работать на 50-100% лучше, чем было до меня. На последней должности, которая называлась Руководитель отдела аварийно восстановительных работ и подключений b2b я создавал отдел с "0" (было принято решение уйти от аутсорсинга и создать свой отдел). На базе моей работы были созданы отделы в других городах (их было 59 на тот момент). По результатам я выиграл конкурс "Дрим-тим" в холдинге и заработал хорошую сумму). В общем, я в себе открыл уникальную способность - видеть в бизнес - процессах "узкие горлышки" и исправлять их. Сейчас сам виду бизнес, который требует 1 дня моего присутствия каждые 10 дней. Свою супер силу ни куда не приложил и не монетизировал, но очень этого хочу. По мелочи помогал супруге, у неё тоже бизнес, знакомым, но это так - по дружбе. Если вы планируете развиваться и кратно рости, то точно нужна команда, потому что целое больше чем сумма его частей. Давайте свяжемся и возможно нам удастся стать партнёрами. Готов развивать этот бизнес с Вами и инвестировать в него. В мыслях всегда хотел найти что-то подобное и близкого по смыслу человека в этой области, но как-то не получалось. Вы не поверите, я прочитал совсем недавно книгу "Счастливый карман полный денег" и там говорилось о том что нужно кооперироваться с людьми и делать бизнес с которыми у вас похожие взгляды и мысли, а что бы такие люди появлялись, нужно постоянно думать об этом и вот ваша статья попадается мне в ТЖ! Я не знаю как правильно оставить тут свой контакт, и как с вами связаться на прямую.4
  • Александра ГостеваАндрей, спасибо за пожелания удачи! Я бы разделила операционные процессы и технологические. Оптимизировать технологические процессы я бы не взялась, потому что там действительно нужны глубокие технические знания. Хотя общие принципы оптимизации процессов и там можно применить - помочь людям увидеть потери в процессах. А логика операционных процессов может быть похожа на совершенно разных предприятиях. Я была на заводе по производству сувенирной продукции и хоть специфика, казалось бы, совершенно другая, все процессы были точно такие же, как на нашем производстве мотор-редукторов.0
  • Александра ГостеваА, добрый день! Напишите мне, пожалуйста, в тг alex_bychkova0
  • Александра ГостеваVlada, вот я как раз решила попробовать этот путь пройти. Потом смогу поделиться результатами)1
  • Александра ГостеваНиколас, связались!3
  • Александра ГостеваЧикиПукиЛаЛаЛа, я рада, что Вы так внимательно рассмотрели даже мои фотографии)3
  • Александра ГостеваЛёша, я думаю, Вы правы, и я это именно сделаю следующим шагом.0
  • Лёша БочаровАлександра, вы уже потеряли буст нового сайта. Это когда поисковик не понимает крут ваш новый сайт или нет, подмешивает его в Топ и даёт определённую посещаемость Если сайт изначально сделан хорошо, многостраничный, содержательный, то юзеры его принимают, а поиск получает сигнал, что сайт в целом ничего, и таким образом абсолютно новый сайт залетает в Топ Обращайтесь с новыми проектами :)0
  • Александра ГостеваЛёша, вот видите, я не врала, когда писала, что только начинаю свой проект и для меня это все новое :) я про такое даже не слышала, спасибо за информацию! И хочется написать - запомню Вас, хоть и звучит немного как из криминального детектива)))1
  • Дмитрий КалашниковАлександра, а Вы хороши :)2
  • Дмитрий КалашниковСпасибо за статью. Рекомендую в качестве доп. образования Школу системного менеджмента и вообще блог Левенчука про системное мышление. Хотя наверняка уже знаете его :)0
  • Александра ГостеваДмитрий, благодарю :)0
  • Александра ГостеваДмитрий, не знаю, но обязательно почитаю! спасибо! Если есть еще что-то интересное, делитесь)0
  • Никита ПрохоровКомментарий респекта и поддержки ;)1
  • МихаилАлександра, вот так встреча! Это хорошо что вы признаете ваши ошибки... Вовлеченность людей, их опыт, наработанные уже и как то отстроенные процессы должны становится основой любой оптимизации. Ваша практика пойти по головам и руководствоваться книжками и терминами... вам ничего не принесла, и тем более не улучшила процессы. Вы громко пишите про руководство отделом сервиса в то время как фактически им рулил опытный технарь который был вовлечен во все стадии процесса, знал как все работает. Поэтому прежде чем что то менять вам нужно очень хорошо вникнуть в процесс, понимать и разбираться во многих аспектах, понимать и слушать людей. Мое убеждение, что таким делом должны заниматься умудрённые жизнью мужи, желательно имеющие вес и уважение в коллективе. Ваш вариант это полностью запущенное или абсолютно новое производство с молодым, не опытным, низко квалифицированным персоналом. Пользой вашей встряски считаю стало то что некоторые умы задумались, оценили свои знания и умения и не стали больше горбатится на процветающую элиту менеджеров и зажиревающих хозяев, открыли для себя новые горизонты, трудятся себе во благо, получают благодарность и восторженное мнение об их профессионализме от заказчиков.0
  • Никита ЛукашинЯ работаю менеджером проектов в рекламном агентстве и последнее время очень стало интересно копаться в бизнес-процессах где я работаю и выявлять проблемные зоны. Вы наверное себе в команду рассматриваете опытных бизнес аналитиков? Возьмите меня к себе :)0
  • Полиция Т—ЖНикита, убрали контакты в соответствии с первым пунктом правил: https://journal.tinkoff.ru/comments-rules/1
  • Оксана Бартошек0
  • Павел ЧистяковМотив и устремления достойны уважения. Не понаслышке знаю, как важна оптимизация бизнес процессов. Сам неоднократно писал статьи на эту тему и в принципе говорил. К сожалению, вы столкнетесь с тем, что большинство не понимают важность оптимизации или не готовы этим заниматься. Тем не менее, если долго бить в одну точку, то появятся трещины. На текущий момент я пытаюсь решить схожую задачу и донести важность позиционирования и наличия стратегии развития. Желаю Вам успеха. Если будет желание, то охотно пообщаюсь.0
  • Александра ГостеваПавел, спасибо за обратную связь! Мне все-таки кажется, что люди стали задумываться об эффективности. Во всяком случае искренне в это верю)1
  • Александра ГостеваОксана, добрый день! Да, можем пообщаться. Напишите мне в тг alex_bychkova0
  • Александра ГостеваНикита, пока у меня команда сложилась, но мы можем пообщаться!0
  • Павел ЧистяковАлександра, В любом случае это дело полезное и других вариантов у бизнеса нет. Это необходимый и я бы сказал обязательный процесс для любой компании.0
  • Александра ГостеваПавел, да, мы недавно общались с одним предпринимателем и он сказал, что такие проблемы есть у любого, просто не все задумываются, что их можно решить через анализ процессов.1
  • Павел ЧистяковАлександра, Тут или есть у руководителя сформированная позиция, что нужен постоянный поиск новых вариантов оптимизации или нет. И вот у многих нет, и тогда им нужно доказывать, что о материальной выгоде такой оптимизации. А это сделать нелегко, так как во многих случаях оптимизация это цепочка событий, в которых одно тащит за собой другое и с отсроченным временным лагом. Во общем не простая задача убедить собственников и руководителей. Наверное, только если жареный петух начнет клевать. Да и то как поверить бизнес-консультанту. без имени и сформированной на рынке репутации. Во общем сложное дело, но важное.1
  • Александра ГостеваПавел, Согласна с Вами. Но опять же, сколько я общаюсь с руководителями, мне кажется, уже с их стороны понимание потребности есть. Не у всех, конечно, далеко не у всех, но появляется.2
  • Мария ВиноградоваБудем ждать посты про ваши проекты. Интересно, как у вас всё сложится на практике. Удачи!1
  • Павел ЧистяковАлександра, это хорошо.1
  • Anton BrandenburgКонсалтинг помогает заказчику экономить время. Радикально. И по этой причине он востребован и у собственников бизнеса, и у компетентных управляющих. Но следует отличать качественный консалтинг от «менторства», «коучинга» и пересказа базовых учебников, что сегодня многие пытаются выдать за качественный консалтинг. Крайне низкий порог входа в индустрию позволяет оказываться в ней совершенно случайным людям, что увеличивает первичную конкуренцию. Но этого не стоит бояться, так как уже через 10 – 15 минут общения в рамках первичной диагностики потенциальный заказчик может понять, кто перед ним. Случайные люди вымываются с рынка в течение первых года-двух. Александре хочется пожелать удачи и порекомендовать книгу Thomas L. Greenbaum. The Consultant's Manual: A Complete Guide to Building a Successful Consulting Practice. Хотя она написана еще в «доинтернетную эпоху», многие рекомендации по началу консалтингового бизнеса актуальны и сегодня. 20+ лет назад такие рекомендации определии мой выбор в пользу консалтинга как профессии.0