Как я стала консультантом по оптимизации бизнес-процессов

Всем привет! Меня зовут Александра Гостева и я частный консультант по оптимизации бизнес-процессов. Обычно сразу задают три вопроса — что делают консультанты, что подразумевается под словом «оптимизация» и что такое бизнес-процессы?

Важность моей практики можно описать как:

• увеличение прибыльности предприятия за счет выявления и сокращения потерь в процессах;
• повышение производительности производств за счет внедрения бережливого производства (она больше понятна тем, кто работает в производствах).

Я очень рано начала трудовую деятельность и быстро перешла на руководящие должности. В 28 лет мне предложили стать главным инженером на производственном немецком предприятии и, кроме моих прямых функций,… внедрять lean на предприятии. Слово было для меня новое, но я погуглила, что lean — это бережливое производство, купила — «Цель» Голдратта и согласилась. Тем более условия были ровно в два раза лучше, чем на прошлом месте: 70000 — 140000.

Первая часть моей деятельности — строительство и эксплуатация, хоть и была сложной, была мне понятной — организовала отдел, подобрала людей, наняла подрядчиков, выстроила работу, запустила два новых строительных проекта.

А вот с бережливым производством дело было сложнее. Я прошла очное обучение в Германии в консалтинговом подразделении, которое оптимизирует процессы на BMW (общая стоимость — около 100 000 руб, но компенсировала компания) и вот передо мной новое производство, свежие сверкающие производственные линии, 20 человек сотрудников, 2 немецких консультанта, которые приехали к нам в помощь и целый набор инструментов по бережливому производству, которые мы быстро и в срок внедрили.

Завод мы открыли, производственные линии запустили, немцы уехали, мы с Руководителем производства начали проводить ежедневные планерки на производстве и… и вот тут началось самое интересное.

Очень быстро стало понятно, что вот этими инструментами бережливого производства мы навели внешний лоск на плохо работающие процессы. И я, закатав рукава, решила, что lean в нашем случае будет оптимизацией процессов.

Начала я с внедрения планирования. Я съездила на аналогичные заводы в Голландии и Финляндии, посмотрела алгоритм и составила план действий и радостно начала его внедрять. Мне выделили сотрудников, мы описали процесс, программы, составили подходящий нам алгоритм, оттестировали его на excel и он заработал даже на excel! Срок размещения заказов сократился, мы могли видеть загрузку производственных участков позаказно на неделю вперед, у нас появился план работы на день, мы могли контролировать факт исполнения плана, мы перестали срывать сроки сборки на производстве. Я была воодушевлена нашей работой!

И тут я поняла, как я была наивна. Абсолютно не все хотели что-то менять. Скажу даже по-другому — почти все не хотели хоть что-то менять. Всех все устраивало, зарплату платили, работа как-то шла. А это было локальное подразделение западного предприятия. А еще сотрудникам было страшно, боялись потерять свою нужность, эксклюзивность. Ведь пока знания были в голове, а не в программе — они были нужны. Были кто просто недовольно на меня посматривал, были кто игнорировал нововведение и делал по старой логике — «нет плану!», кто-то меня откровенно невзлюбил. И, положа руку на сердце, я была к этому не готова. И мне было тяжело. Я понимала, что планирование — это то, что обязательно должно быть, я понимала, что наша программа — рабочая и поможет улучшить работу и я понимала, что часть людей ее бойкотирует.

Понадобилось достаточно много времени и наш стойкий характер, чтобы изменения заработали.

Честно скажу, первый опыт был тяжелым, я год шла на планерки с тяжелым сердцем. Но этот опыт меня многому научил — изменения должны исходить от рабочей группы, чтобы люди сами предложили идею, а ты можешь им в этом помочь. Это про вовлеченность. Если ты сам предложил, ты потом не будешь сопротивляться, когда это надо будет внедрить.

Так мы потом определили вместе с сотрудниками (!) ряд проблем, разбивались на рабочие группы и уже в группах генерировали идеи, а я была как project-manager по изменениям, вела разом несколько проектов по оптимизации процессов.

После производства мы занялись складом, после склада — логистикой, после логистики — сервисом, которым я последние 1,5 года руководила, потому что там тоже нужна была оптимизация процессов, а я в этом уже набила руку и шишки.

И нам еще очень повезло — мы смогли получить государственную поддержку в рамках национального проекта «Производительность.рф». Нам выделили консультантов с огромным опытом, которые помогали нам провести проект по оптимизации сервиса. Хочется сказать им спасибо! Это была огромная работа и огромный опыт. В рамках этого проекта я прошла обучение на бизнес-тренера в Москве в офисе Федерального центра компетенций (стоимость такого обучения 160 000, но в рамках нац. проекта — бесплатно) и в декабре 2022 года сдала экзамены по программам и стала сертифицированным бизнес-тренером.

По итогам проекта, выстроив прозрачную систему процессов, мы смогли более грамотно использовать ресурсы, больше изделий изготавливать и больше сервисных заказов исполнять теми же людьми в те же сроки, перестали срывать сроки исполнения заказов, клиенты перестали жаловаться, климат в отделах улучшился, сотрудники стали более удовлетворены работой, а это все в конечном счете про увеличение прибыли компании при тех же вложениях.

На протяжении всех этих лет, когда я занималась процессами, я поняла две вещи:

• на российских предприятиях процессы — это боль;
• у меня это получается.

Так и возникла идея стать частным консультантом, который помогает малым и средним предприятиям увеличить прибыльность за счет оптимального выстраивания процессов. Сначала идея возникла в голове, потом я все чаще и чаще стала ее слышать от коллег — тебе надо заниматься внедрением изменений и оптимизацией процессов и решила, что пора.

Прошла в январе дополнительный тренинг по публичным выступлениям в школе «Король говорит» за 16 000 (положа руку на сердце, мне его подарили на новый год) и в мае буду проходить еще один — тут уже сама оплатила еще 16 000.

В марте 2024 я ушла из найма в частную практику. Я поняла, что принесу больше пользы, занимаясь частным консалтингом, чтобы помочь большему количеству компаний. Тем более, когда такая обстановка на рынке: компаниям надо быстро приспосабливаться к меняющимся условиям, дефицит кадров — надо учиться более рационально использовать имеющиеся, а времени на это нет.

Траты на открытие пока стремятся к 0:

• Первое время я буду работать как самозанятая, поэтому трат на оформление не будет.
• Сайт мне делает знакомый дизайнер, а я помогу их команде с процессами и личной эффективностью собственника.
• Офис — я совершенно случайно нашла коворкинг prosto.spb, государственный проект для молодежи до 35 (успеваю вскочить в уходящий поезд), где офисы, переговорки, фотостудии, лектории, даже ноутбуки и чашки абсолютно бесплатно.

Самая большая трата пока — это время на продвижение в соц. сетях, потому что учусь.

Пока основной сложностью является продвижение, потому что при огромном опыте в управлении и систематизации бизнеса, я никогда не занималась продажами.

Но новый навык — это тоже интересно.

Пока в команде я одна, но после запуска планирую 2-3 человека в помощь.

Я понимаю, что на первое время это будет небольшой дауншифтинг к моему последнему уровню дохода, но планирую в скором времени выйти на оборот 300 000-400 000 руб. в месяц. Первая цель — 150 000 за апрель.

Основной метод продвижение — это конференции и экспертные статьи.

Сопротивление людей — как при внедрении изменений, так и переходе на процессное управление. Люди с трудом покидают зону комфорта, а изменение мышление требует сил и времени.

Первый запрос на лекцию пришел через 13 минут после публикации статьи о себе с формулировкой — это чудо, я уже отчаялся найти эксперта по производственным процессам. А чудеса я люблю, поэтому готовимся!

В планах открыть небольшое консалтинговое бюро с офисом на Петроградке и красивыми большими окнами. Чтобы любимое дело приносило и эстетическое удовольствие.

А если про рабочие планы — то охватить как можно больше малых и средних компаний и помочь им наладить процессы на предприятии, быть таким «проводником перемен» (фраза позаимствована у Стивена Кови). И я думаю, сейчас — самое время. А вы как думаете?