Что такое консульская легализация документов

В 2018 году я вышла замуж за гражданина Египта.

Когда готовилась к свадьбе, узнала, что российские документы, необходимые для регистрации брака, надо легализовать — только так они будут действительны на территории Египта.

Оказалось, что для Египта подходит только консульская легализация — самая затратная по времени. Мне нужно было перевести документ на арабский язык, заверить его у нотариуса и поставить печати в двух российских ведомствах и в консульстве Египта.

Сначала я хотела обратиться в специализированное агентство, но стало жалко денег. В итоге прошла весь процесс самостоятельно и сэкономила около 6 тысяч рублей.

Расскажу, как распланировать время подготовки и оформления документов для легализации и избежать ошибок, которые могут затормозить процесс.

Легализация нужна, чтобы документы, выданные в одном государстве, имели юридическую силу в другом. Например, для учебы или работы за границей понадобится легализация диплома, для заключения брака — легализация справки об отсутствии брака или свидетельства о разводе или смерти супруга.

На документах ставятся специальные печати, которые подтверждают юридическую силу документов и их подлинность. Путем легализации одно государство сообщает другому: с документами этого человека все в порядке, их можно использовать.

В России легализовать можно только российские документы. Не получится легализовать диплом, выданный за границей, даже если он на русском языке.

Проблемы иногда возникают с документами времен СССР, например, с советскими свидетельствами о рождении: некоторые страны отказываются их принимать, потому что СССР больше не существует. В этом случае обычно получают дубликаты современного образца.

Легализация документов требуется и физическим лицам, и компаниям. Обычные люди чаще всего легализуют документы, которые связаны с гражданскими состояниями, образованием, финансами и недвижимостью, например:

• аттестаты, дипломы, сертификаты о прохождении курсов, справки об успеваемости требуются для учебы и работы за границей;
• свидетельства о браке, рождении, смерти или разводе нужны для заключения брака, доказательства статуса супругов, родства между родителями и детьми и т. п.;
• свидетельства о праве собственности и выписки из Единого государственного реестра недвижимости — ЕГРН — требуются для получения гражданства;
• справки об отсутствии судимости и уголовного преследования и медицинские справки нужны для получения вида на жительство или гражданства;
• выписки из банка также требуются для вида на жительство или гражданства;
• доверенности нужны для сделок с недвижимостью или представления интересов в иностранном суде.

Компании чаще всего легализуют документы для экспортной деятельности и ведения бизнеса за границей. Иностранные компании-партнеры могут запросить документы, которые придется легализовывать, например:

• устав;
• контракты на поставку или изготовление товаров;
• лицензии на ведение деятельности;
• доверенности, например на представление интересов компании в другой стране или на право подписи документов;
• сертификаты происхождения продукции, фитосанитарные, ветеринарные и гигиенические сертификаты;
• разные свидетельства и выписки: выписка из Единого государственного реестра юридических лиц — ЕГРЮЛ, свидетельство о постановке на налоговый учет, свидетельство ОГРН и т. п.

Мой опыт. Мне легализация потребовалась для заключения брака в Египте. Сейчас для регистрации брака в Египте не нужны никакие справки из России — необходимые документы может предоставить российское консульство в Египте. Но раньше египетские органы загс требовали справку об отсутствии брака на территории России и согласие родителей на брак.

Я решила подготовить эти документы для подстраховки. В итоге я легализовала только справку об отсутствии брака, но она мне не пригодилась. Зато я написала статью о легализации.

В зависимости от страны, в которой будут использоваться документы, существует два способа: апостилирование и консульская легализация.

Апостилирование. Чтобы облегчить международный документооборот, некоторые страны договорились об использовании одинаковой облегченной процедуры легализации документов — проставлении апостиля. Апостиль — это печать строго определенного формата и содержания, которая заверяет документ.

Апостилирование применяется только в странах — участницах Гаагской конвенции 1961 года. Проставить апостиль на российских документах можно, если они будут в будущем использоваться в США, Франции, Германии, Японии, Южной Корее, Мексике, Марокко и еще 111 странах.

118 стран

принимают апостиль

Консульская легализация — это более сложный способ заверения документов. Его используют страны, которые не являются участницами Гаагской конвенции.

При консульской легализации российский документ последовательно заверяется Минюстом и МИД РФ, а также консульством страны, для которой документ легализуется. Коммерческие документы — например, контракты, выписку из ЕГРЮЛ и свидетельство ОГРН — вместо Минюста и МИД заверяет российская Торгово-промышленная палата.

Консульская легализация российских документов нужна, например, для Таиланда, ОАЭ, Канады, Сингапура и Китая, кроме Гонконга и Макао.

Я заверяла документы для Египта путем консульской легализации, поэтому в статье буду рассказывать именно об этой процедуре.

Когда легализация не потребуется. Чтобы максимально упростить взаимный документооборот, страны могут вообще отказаться от легализации. В этом случае документы из одной страны полностью приравниваются к внутренним документам другой страны и имеют такую же юридическую силу.

Иногда документы нужно перевести на национальный язык страны, в которой они будут использоваться, и заверить перевод у нотариуса. А иногда даже перевод не требуется.

Например, Россия является участницей Минской конвенции 1993 года, которую также подписали Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Киргизия, Казахстан, Молдавия, Туркменистан, Таджикистан, Украина и Узбекистан.

Государственные документы стран — участниц Минской конвенции принимаются на территории всех этих стран без какого-либо специального удостоверения. В некоторых случаях потребуется нотариально заверенный перевод — этот момент лучше уточнить в иностранном учреждении, для которого готовите документ.

Помимо Минской конвенции, Россия подписала договоры, упрощающие легализацию документов, и с другими странами. Так, российские государственные документы принимаются на территории Албании без дополнительного удостоверения — и наоборот. Требуется только нотариально заверенный перевод. Подобное соглашение действует между Россией и Болгарией.

Подобные договоры Россия имеет практически со всеми странами, входившими в составе СССР, а также с большинством стран бывшего соцлагеря.

Сначала я хотела обратиться в специализированное агентство, потому что слышала, что легализация — это долго и сложно. Агентство берет на себя все походы по государственным учреждениям, переводит документ и проставляет на нем необходимые печати — клиент платит деньги и получает готовый документ. Агентства можно без проблем найти в интернете, вариантов много: «Документ24», «Легализуем-ру», «Центр легализации документов» и другие.

Я нашла несколько московских агентств, посмотрела на их сайтах примерную стоимость услуг, прочитала отзывы и попросила посчитать стоимость полной консульской легализации документов для Египта. За легализацию справки об отсутствии брака для Египта одно из агентств выставило мне счет в 12 600 ₽, при этом стоимость работы агентства составляла 5900 ₽.

12 600 ₽

попросили в агентстве за легализацию справки об отсутствии брака

Кроме справки я планировала легализовать еще согласие родителей на брак, поэтому умножила стоимость на два. Получалось, что за два документа в общей сложности мне нужно было заплатить больше 25 000 ₽, причем половину этой суммы составила бы комиссия агентства.

Я не была уверена, что документы мне точно пригодятся, поэтому не хотела тратить столько денег. В тот момент я жила в Москве и решила, что займусь легализацией самостоятельно. В агентство я обратилась только за нотариальным переводом на арабский язык.

Для себя я решила, что услугами агентств имеет смысл воспользоваться, если:

1. не получается понять, какой способ легализации нужен: в агентстве точно подскажут;
2. вы находитесь не в Москве и у вас нет возможности приехать или попросить заняться легализацией родственников или знакомых: поставить печати Минюста и МИД РФ можно только в Москве;
3. нужно ускорить процесс легализации: агентства часто предлагают экспресс-вариант, но за него нужно платить дополнительно.

Процедура консульской легализации состоит из пяти этапов:

1. Подготовка документа: например, получение справки об отсутствии брака и ее нотариальное заверение, если легализовывать будете копию.
2. Перевод документа на официальный язык страны, где будете предоставлять документ, и нотариальное заверение перевода. В моем случае справку нужно было перевести на арабский.
3. Заверение печати и подписи нотариуса в Минюсте РФ.
4. Заверение документа в МИД РФ.
5. Заверение подписи и оттиска нотариуса и МИД РФ в консульстве страны назначения. Я заверяла подпись и печать в консульстве Египта.

Процесс сбора печатей и их заверения похож на квест и может занять много времени, поэтому подготовку документов стоит спланировать заранее. Я прошла все этапы консульской легализации ровно за месяц.

1 месяц

я потратила на самостоятельную легализацию документов

Мне нужно было получить справку об отсутствии брака — сделать это можно только по месту регистрации. Я жила в Москве, но мне пришлось ехать в Набережные Челны: там я была зарегистрирована.

Я планировала получить справку лично, но вообще это может сделать любой человек по нотариальной доверенности. Я заранее записалась на прием и оплатила государственную пошлину 200 ₽ через портал госуслуг Республики Татарстан. Также госпошлину можно было оплатить на месте. Заказать справку и оплатить госпошлину через общероссийские госуслуги нельзя.

На приеме в загсе я заполнила заявление и предъявила внутренний российский паспорт. Через 10 минут мне выдали справку «об отсутствии факта государственной регистрации заключения брака» с момента моего совершеннолетия до даты получения справки.

После получения справки я сразу же обратилась к нотариусу, который заверил копию справки на ее обратной стороне. Это стоило 50 ₽. Все дальнейшие манипуляции по легализации проводились с нотариально заверенной копией справки.

На что обратить внимание. При подготовке документов проверяйте их внешний вид и соответствие требованиям. Например, если документ состоит из нескольких листов, их нельзя скреплять степлером — все листы должны быть сшиты и пронумерованы, а на последней странице должна быть наклейка «прошито и пронумеровано», печать организации и подпись сотрудника.

На документах не должно быть исправлений либо должна стоять фраза «исправленному верить», печати и текст должны быть читабельными. Копии должны быть хорошего качества, без затемнений на участках с печатью и текстом.

Проверьте также соответствие указанных в документе данных вашему паспорту. Если вы меняли имя или фамилию, скорее всего, придется также легализовывать документы, подтверждающие их смену.

Чтобы документ приняли в другой стране, он должен быть переведен на официальный язык этого государства. Некоторые страны допускают два варианта: перевод на национальный язык или английский. Этот момент лучше заранее уточнить в консульстве страны, для которой готовите документы.

В России для консульской легализации требуется перевод дипломированного переводчика. Самостоятельно подготовить перевод для нотариального заверения нельзя, даже если вы сами переводчик: нотариус, скорее всего, откажется заверять такой перевод, потому что вы являетесь заинтересованным лицом и можете исказить смысл документа.

Для нотариального перевода нужно прийти к нотариусу вместе с переводчиком, который предоставит ему свой документ об образовании, либо обратиться в бюро нотариальных переводов.

Такое правило действует не во всех странах. Например, для обратной легализации египетского свидетельства о браке в российском консульстве у меня не спрашивали никаких документов или данных переводчика, я просто отправила перевод по электронной почте.

Чтобы не тратить время на поиски переводчика, я все-таки обратилась в агентство: 1100 ₽ я заплатила за перевод одной страницы текста на арабский и 1000 ₽ — за его нотариальное заверение. Это заняло два рабочих дня.

1100 ₽

стоил нотариальный перевод одной страницы на арабский язык

К копии справки добавились два листа с переводом, поэтому нотариус сшил их и указал общее количество листов. При добавлении следующих листов они снова должны сшиваться и скрепляться печатью.

На что обратить внимание. При нотариальном заверении любого документа для консульской легализации важно, чтобы процедуру проводил именно нотариус, а не временно исполняющий его обязанности. В базе Минюста может не оказаться образцов печати и подписи ВРИО нотариуса и для уточнения данных потребуется три-четыре недели — вы потеряете много времени.

Если перевести документы и заверить перевод у нотариуса можно в любом городе, то заверить печать и подпись нотариуса в Минюсте можно только в Москве. Для этого нужно обратиться в отдел по вопросам легализации и апостиля департамента международного права Минюста РФ. Записываться на прием заранее не нужно.

Сотрудник, который будет принимать документы, попросит заполнить заявление. В нем необходимо указать страну, для которой легализуются документы, количество документов и их название, а также ваши контактные данные.

После приема документов вам должны выдать расписку с номером записи о приеме, датой и данными принявшего документы сотрудника. Обязательно сохраните расписку до получения документов: она поможет найти их, если возникнет какая-то проблема, процесс проверки оттиска и подписи нотариуса затянется или если вам откажут в легализации по какой-либо причине.

Формально процедура может занять до 5 рабочих дней. Госпошлины за оказание этой государственной услуги нет.

Специалист Минюста добавит к копии документа и переводу еще один листок с подтверждением всех предыдущих печатей и подписей нотариусов. Листы будут снова прошиты, а на оборотной стороне последнего листа появится печать Минюста, красная ленточка и надпись «прошито и пронумеровано».

Печать Минюста тоже нужно заверить — в консульском департаменте МИД РФ. Он находится по адресу: Москва, 1-й Неопалимовский переулок, д. 12.

Когда я подавала документы, не проверила заранее расположение департамента и время его работы: считала, что документы нужно относить в главное здание МИД. Оказалось, что нужный адрес находится в пяти минутах ходьбы от отдела по вопросам легализации и апостиля Минюста. Зная это, можно сэкономить целый день и не тратить деньги и время на проезд.

Время получения документов в Минюсте можно спланировать так, чтобы сразу отнести их в МИД. Консульский департамент работает в будни с 9:30 до 12:30 и с 14:30 до 17:00, в пятницу — до 16:00.

Перед визитом в МИД необходимо оплатить госпошлину в размере 350 ₽ за каждый документ в любом отделении Сбербанка. Для каждого документа кассир должен выдать отдельный чек об оплате пошлины.

350 ₽

за документ — госпошлина за заверение в МИД

Помимо самих документов, чеков и паспорта необходимо заполнить заявление. Квитанцию и шаблон заявления можно скачать на сайте департамента. После приема документов сотрудник МИД выдаст расписку с датой готовности документов. По закону документы должны вернуть в течение 5 рабочих дней.

Последний этап консульской легализации документов — заверение печати нотариуса и печати МИД РФ в консульстве страны, в которой будут использоваться документы. Я обратилась в консульский отдел посольства Египта по адресу: Москва, Померанцев переулок, д. 13.

Правила легализации, сроки и стоимость заверения, а также требования к документам в консульствах разных стран могут отличаться. В некоторые консульства нужно записываться на прием заранее. Поэтому обязательно уточните информацию о порядке заверения в том консульстве, в которое планируете обратиться.

Консульский отдел посольства Египта находится недалеко от места проставления печати в МИД. Поэтому я заранее подготовила все документы и спланировала свое время так, чтобы сразу после консульского департамента МИД отнести их в посольство.

Помимо справки, заверенной в Минюсте и МИД, мне понадобились:

1. Ксерокопия первой страницы справки.
2. Заявление, которое я заполнила на месте.
3. Наличные для оплаты пошлины.

За легализацию справки об отсутствии факта государственной регистрации брака консульским отделом посольства Египта я заплатила 4150 ₽: 2200 ₽ стоило заверение печати нотариуса, который подтвердил перевод, и 1950 ₽ — заверение печати МИД РФ.

Документы были готовы через 3 рабочих дня. На соответствующих страницах появились печать и подпись консула, а также специальные марки. После этого моя справка получила юридическую силу на территории Египта.

На консульскую легализацию справки об отсутствии факта государственной регистрации брака в общей сложности я потратила 6850 ₽. Агентству я бы заплатила 12 600 ₽.

1. Процедура консульской легализации может занять до четырех недель. Время можно сократить, если учитывать график работы ведомств и их месторасположение.
2. Заранее выясните требования к легализации в консульстве страны, для которой легализуете документы.
3. Проверьте, чтобы на документах были необходимые подписи и печати организаций и все надписи были хорошо различимы. Документ, состоящий из нескольких листов, должен быть сшит и пронумерован.
4. Для нотариального перевода документов лучше обратиться в агентство или бюро нотариальных переводов. Самостоятельно переводить документы нельзя, даже если у вас есть диплом переводчика.
5. Далее документы необходимо отнести в Минюст РФ, там подтвердят подлинность подписи и оттиска нотариуса. Это бесплатно и может занять до 5 рабочих дней.
6. Печати и подписи из Минюста заверяет МИД РФ. Госпошлина за услугу составляет 350 ₽ за каждый документ. На это уйдет еще до 5 рабочих дней.
7. Последний этап — заверение печатей российских ведомств консулом страны, для которой вы готовите документы. Сроки, стоимость и перечень необходимых документов у разных стран могут отличаться, поэтому выясните эту информацию заранее.