Считают почасовой доход и хвалят за старательность: как гугл-таблицы облегчают мне жизнь

Считают почасовой доход и хвалят за старательность: как гугл-таблицы облегчают мне жизнь

34

У меня двое маленьких детей, поэтому пришлось научиться планировать бюджет и грамотно расходовать свободное время.

Аватар автора

Екатерина Леснова

любит гугл-таблицы

Страница автора

В этом мне помогают гугл-таблицы. Я не изучала «Эксель» углубленно и составляла формулы, руководствуясь подсказками справочного центра. Но если вы еще не пробовали самостоятельно создавать шаблоны, вам могут пригодиться мои: под каждым блоком есть ссылки на таблицы — создавайте копию и примеряйте на себя.

Вот что они умеют.

Планировать расходы

Что умеет таблица: вычислять сумму, которую мы с мужем можем потратить на «хотелки».

В чем фишка: с помощью сложных условий с функцией «Если» я создала пересчитываемые ячейки. Таблица сама выясняет, есть ли у нас свободные деньги, и распределяет их по категориям.

Можно сказать, это таблица ведения бюджета, но с целью не урезать расходы, а понять, сколько мы можем потратить
Можно сказать, это таблица ведения бюджета, но с целью не урезать расходы, а понять, сколько мы можем потратить

В ней пять основных столбцов: обязательно, необязательно, накопления, минималка и реальный доход.

Вот что они значат.

Обязательно — это деньги, которые мы тратим на еду, жилье, детей, транспорт и здоровье. Раньше для учета расходов мы пользовались приложением «Дзен-мани», так что суммы взяли из его отчетов.

Сюда же входят регулярные платежи за связь и зарплата няне. В этом столбце числа меняются редко. В основном — когда мы замечаем, что стали больше тратить на продукты, или появляется новый ежемесячный платеж, например кредит.

Необязательно — это те категории трат, благодаря которым жизнь становится комфортнее: новая одежда, парикмахерская, походы в кино, подарки. Суммы здесь пишем примерные, исходя из потребностей в текущем месяце. Если заработали маловато — в ячейках ставим нули.

Пересчитываемые категории в этом столбце — это развлечения и личные траты. Они заполняются по остаточному принципу, когда таблица посчитает, сколько требуется на все запланированные обязательные, необязательные расходы и накопления.

Накопления. Случается так, что мы выходим за рамки бюджета. Поэтому 15% от зарплаты обязательно откладываем в стабфонд.

Формулы в таблице настроены так, что если свободные деньги есть, но они составляют, к примеру, только 7% от зарплаты, то вся эта сумма уйдет в стабфонд, а в другие пересчитываемые категории ничего не прибавится. Если мы хотим еще на что-то накопить, то добавляем категорию в этот столбец.

Минималка считает сумму обязательных и необязательных расходов без учета личных трат и развлечений. Столбец также показывает, сколько нужно зарабатывать, чтобы иметь возможность копить.

Реальный доход. Столбец суммирует все то, что мы с мужем заработали за месяц. Если получается меньше минималки — значит, нужно либо идти еще поработать, либо пересмотреть расходы.

Как пользоваться. Записываем в таблицу общий доход за месяц и прикидываем траты. Затем настраиваем параметры во вспомогательной таблице:

  1. Определяем минимум для тех категорий, где это необходимо. Например, грустно остаться на работе без обеда — поэтому для этой обязательной категории я тоже создала пересчитываемую ячейку с минимумом 2000 ₽.
  2. Записываем проценты от зарплаты, которые хотим откладывать на сберегательные счета.
  3. Указываем, как распределить свободные деньги. Например, по 35% от «лишних» денег уходит на личные траты мне и мужу, по 15% — на развлечения и обеды.
Если денег на хотелки в текущем месяце не хватает, синяя ячейка покажет либо ноль, либо необходимый минимум
Если денег на хотелки в текущем месяце не хватает, синяя ячейка покажет либо ноль, либо необходимый минимум
Вспомогательная табличка позволяет менять параметры, не залезая в формулы
Вспомогательная табличка позволяет менять параметры, не залезая в формулы

Потом происходит магия. Меняя числа реального дохода и процента свободных денег, можно наблюдать, как меняется количество «бонусов». Полученные суммы мы распределяем по счетам в интернет-банке и стараемся не тратить больше, чем запланировали.

Параметры легко подстроить под себя, так как они вынесены в отдельную таблицу. Названия категорий и значения можно менять везде, кроме ячеек с формулами.

Попробовать таблицу: скопировать себе

Рассчитать зарплату няне

Что умеет таблица: считать зарплату няни за день.

В чем фишка: гугл-таблицы умеют считать разницу во времени с помощью функций «Час» и «Минуты». Если привязать к часам ставку, можно получить сумму за отработанное время.

С няней мы договорились о еженедельной зарплате. Таблица напоминает, когда пора заплатить
С няней мы договорились о еженедельной зарплате. Таблица напоминает, когда пора заплатить

Я вношу время, в которое пришла и ушла няня, а таблица считает дневной заработок. По пятницам я суммирую зарплату за неделю и перевожу ее няне.

В столбце «Итог» есть подсказки: оранжевым цветом и словом «расчет!» отмечен конец недели. Я нахожу цветные ячейки, записываю в них формулу «Сумма» и указываю, какие числа нужно сложить.

Если няня работает в выходной или праздничный день, таблица рассчитает зарплату по повышенной ставке. Чтобы отметить такие дни, нужно поставить галочку в столбце рядом с датой. По умолчанию это суббота и воскресенье.

Когда наступает новый месяц, я просто меняю в шаблоне даты, и таблица подсказывает, когда наступают выходные и расчетные дни. Если у вас почасовая оплата труда, можете использовать этот шаблон для контроля дневного и еженедельного заработка.

Попробовать таблицу: скопировать себе

Посчитать траты на машину

Что умеет таблица: проверяет, укладываемся ли мы в бюджет, совершая покупку.

В чем фишка: такую таблицу можно использовать для подсчета расходов на любую крупную покупку — как калькулятор расходов или как шаблон для составления сметы.

В таблице четыре основных столбца: сумма, назначение, бюджет и остаток. Рекомендую также добавить столбец для даты — это поможет зафиксировать время, которое займет процесс покупки.

Вот как заполнять эти столбцы:

  • Сумма — сколько потратили.
  • Назначение — на что потратили.
  • Бюджет — сколько было денег на покупку.
  • Остаток — сколько еще осталось после вычета всех трат.

Обычно я копирую шаблон на два листа: план и факт. На первом листе составляю смету, а на втором записываю фактические расходы. Как правило, ожидания редко совпадают с реальностью.

Это была наша первая машина, и мы слабо представляли, сколько потратим. Ожидали, что будет около 450 тысяч рублей
Это была наша первая машина, и мы слабо представляли, сколько потратим. Ожидали, что будет около 450 тысяч рублей
В итоге нашли практически новую Ладу Весту, но она не влезала в наш первоначальный бюджет. Мы добавили еще денег, но на каско не хватило
В итоге нашли практически новую Ладу Весту, но она не влезала в наш первоначальный бюджет. Мы добавили еще денег, но на каско не хватило

Покупка машины включает в себя кучу дополнительных расходов: страховки, пошлина, бензин и масло. Когда все траты перед глазами, легче принять решение о том, стоит ли еще вкладываться в тачку или уже пора остановиться.

А еще ссылкой на гугл-таблицы можно делиться: это выручает, когда нужно объяснить «почему так дорого» тому, кто финансово участвует в покупке, или поделиться опытом с друзьями. У меня есть такие мини-отчеты о свадьбе, ремонте и покупке техники — иногда возвращаюсь к ним, когда кто-то просит совета.

Попробовать таблицу: скопировать себе

Похвалить за старательность

Что умеет таблица: запоминает дни, когда я не тратила время зря.

В чем фишка: в гугл-таблицах можно использовать флажки и устанавливать им значения. Я применила эту возможность для создания системы оценки. Приятно кликнуть на флажок и получить смайлик в качестве похвалы — работает как дополнительная мотивация к учебе.

Когда смотрю на зеленые ячейки, мое сердце радуется: значит, в этот день я занималась полезными делами
Когда смотрю на зеленые ячейки, мое сердце радуется: значит, в этот день я занималась полезными делами

Когда нашему первому ребенку исполнилось 10 месяцев, мне захотелось выйти на работу. К тому времени я уже окончила курс разработки интерфейсов и понимала, что если не продолжу начатое, то все забуду. Поэтому я придумала несложную мотивирующую таблицу.

Сначала я записала важные темы, которыми желательно заниматься ежедневно: решать задачки по программированию, работать над проектом для портфолио и изучать следующий курс. Их я отметила значком 🔁.

После них идут дополнительные: чтение учебников, перевод английских статей и любые другие занятия, касающиеся программирования. Над этими столбцами значок 💰.

Принцип работы с таблицей простой: нужно поставить галочки под той темой, которой я посвятила время. За выполнение основных упражнений я получаю 5 баллов, дополнительных — 1 балл. Чем больше баллов, тем больше смайликов в столбце «Зачет».

Для меня было важно не то, как быстро я выйду на работу, а сам факт, что я нахожу время учиться. Когда зеленых ячеек становится много, появляется повод себя похвалить.

Мой шаблон подойдет для любых занятий — например, для тренировок, изучения языка или уборки.

Попробовать таблицу: скопировать себе

Екатерина ЛесноваА как вы пользуетесь гугл-таблицами?
  • Grigory KharinГлавное, чтоб автору нравилось :-)3
  • тьфунатебя ¯\_(ツ)_/¯Со смайлами прикольная тема, не знал о такой функции! Сделаю себе такое для занятия спортом :) и алкоголем :(3
  • Vladimir NoskovУ меня на каждый чих по гугл-таблице. Я в них даже веду учет пройденных видеоигр - когда начал, когда закончил, за сколько часов и минут прошел. Для истории. Люблю потом смотреть и вспоминать всякие времена, нсотальгировать - что я делал в далеком октябре 2011? Во что играл, что смотрел, что покупал, на что отложил? Наверное, это какая-то мания... Вобщем, без гуглтаблиц уже не представляю жизни. Да, можно обычные xls в своем облаке хранить, если что, но это все равно не так удобно, когда прямо в браузере, с любого устройства, и сохраняется моментально.32
  • MariaОчень интересный опыт. Скопирую ваши и попробую.0
  • Андрей ЧепурнойВообще жизнь идёт к тому, чтобы создать log собственной жизни. Сделать big data по себе любимому, анализировать, декомпозировать, постоянно улучшать и даже иногда ностальгировать. И это — хорошо.19
  • Denis LavrukhinVladimir, тебе сюда https://www.reddit.com/r/dataisbeautiful/5
  • Evgeniy EvdokimovVladimir, Создайте гугл-таблицу по учету, актуализации, анализу и использованию гугл-таблиц.15
  • Влад МеркуловVladimir, не обижайтесь, кажется вам к врачу3
  • Дмитрий ИвановVladimir, хе-хе-хе. Почти такая же ситуация. Веду учёт почти всего. Но вместо excel таблиц ищу специальные приложения для этого или могу написать своё .1
  • Даниил ПостновНичего себе вы заморочились. Никогда не встречал такой детализации :-) Спасибо. По делам со смайликами очень круто. Потому что важно в конце дня осознавать, что ты делал что-то полезное.1
  • Антон КрутовVladimir, а есть таблица всех таблиц?4
  • Евгения ЛизуноваEvgeniy, я вот себе такую уже создала в альфа версии2
  • Владислав ШинкинVladimir, а я всех героев в Лиге Легенд перевёл в таблицу, отметил какие сложные, какие по-проще, сколькими из них и как часто я играл, чтобы определиться с приоритетами. Теперь буду ещё и такой учёт вести, крутая привычка.2
  • Семеон БобошкоВеду свой бюджет в Google Sheets с 06.07.2018. Приходится фиксировать каждую трату — это неудобно, но дисциплинирует. В таблице у меня есть свободный остаток — количество денег, которое я могу свободно тратить. Есть суммарный остаток — общее количество денег которыми я обладаю. В суммарном остатке учитываются все отложенные деньги, вклады и валюта. Валюта автоматически конвертируется в рубли по курсу. Есть небольшая детализация по каждому счёту. Ещё есть возможность видеть траты на конкретные категории по годам и категориям. Например, за время учёта финансов на видеоигры я потратил 64 516 ₽. Поскольку я фиксирую каждую трату, я легко могу узнать, когда совершил ту или иную покупку. По такому же принципу веду учёт финансов своего проекта. С прошлого года начал фиксирвать свою футольную статистику: когда была тренировка, где она проходила и сколько мячей я забил (если забил). В отдельной таблице веду рабочий дневник. Просто описываю, что сделал за день, чтобы потом быстро вспомнить, если в этом будет необходимость.4
  • Братец КроликКруто, не знал про чекбоксы, прокачал себе таблицу для закупки в магазине. На скрине общий список для редактирования, на втором листе сводная таблица для печати перед походом в магазин. Индекс соответствует траектории движения по магазину, чтобы пройти все змейкой один раз и все закупить, работает только если закупаешься в одном и том же магазине. Спасибо!17
  • Александра КочановаЛеонид, ой, а можно копию на вашу таблицу? 😊2
  • Андрей ЧепурнойDenis, Залип на пару часов1
  • Екатерина ЛесноваВсем привет! Пользуйтесь пожалуйста ссылками «скопировать себе» в конце блоков. В оригиналах доступ к редактированию закрыт2
  • Братец КроликАлександра, https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yA18R7EP3izTkbE83ziiteD79g5qjTUV-V7M6a18WyA/copy7
  • Nikita SVladimir, я тоже перешёл с локальных файлов на гугл-таблицы чтобы не зависеть от установленного софта.2
  • Братец КроликСемеон, у меня подобный семеный бюджет, но я его заполняю в конце месяца на основе csv-выписок по счетам из разных банков, главное не забывать записывать траты наличными) В гуглотаблице написал макрос который категорирует повторяющие операции (исходя из данных получателя (счета или имени)), что сильно облегчило рутинность заполнения. Данные "журнала" оформляются по месяцам и категориям через сводные таблицы. Но в целом энтузиазм пропадает со временем, если не ставить какие-то аналитические вопросы к бюджету.4
  • Игорь КононовVladimir, «учет пройденных видеоигр» — я знал, что не я один такой маньяк! :)3
  • Игорь КононовЛеонид, просим о возможности сделать копию! :)0
  • Давыд ВасильцовЛеонид, делал так же - заполнял раз в месяц, иногда реже, так как зачастую не хотелось садиться и целенаправленно тратить время на эту рутину. В итоге на январских написал бота на телеге с использованием google scripts и API googlesheets, который сам забивает расходы в таблицу в нужную категорию, добавил его в чат и приучил себя и девушку записывать расходы сразу после покупки, в худшем случае - в конце дня. Бюджет у нас совместный. Давыд Васильцов, [22.07.20 09:07] 300 быт телефон BabloBot, [22.07.20 09:07] Занесено 300 р. в категорию "Быт" с пометкой "телефон". Бот парсит сообщения и по кодовым словам (их находит сам в таблице) раскидывает по категориям, прописывая в комментариях указанную конкретику по покупкам. Плюс, сделал пару команд для выводу данных, чтобы прямо в телеге посмотреть, сколько потрачено (в целом по категориям за месяц или траты по конкретной категории за месяц), сколько денег осталось, или чтобы отменить последнюю введенную покупку (на случай, если неправильно внес). Давыд Васильцов, [24.07.20 13:34] /0 неизб BabloBot, [24.07.20 13:34] 2440 р. по категории "Неизб" за этот месяц. 10.07.20: 200 р. = телмаме 17.07.20: 240 р. = комиссия за перевод 18.07.20: 1000 р. = багаж 20.07.20: 1000 р. = багаж А уже в таблицу изредка заглядываем, чтобы проанализировать более детально или на более длительных периодах (ибо гуглшитс ванлав). В целом, смотрел на всякие манифай, но вариант бот+таблица больше нравится, так как гибче под себя можно настроить. И оказалось интересно ковыряться в этом всем - время от времени что-нибудь туда докручиваю. К слову, я не прогер - знаю только немного основ по вебу, так что этот вариант вполне может подойти для тех, кто хоть чуть-чуть знает, что такое язык программирования, умеет настраивать формулы в excel и готов чутка погуглить и подумать.9
  • Павел КонюшковКоль такая тема - поделюсь свой таблицей. Она для планирования накоплений, расчёта стоимости кредита (ипотеки) и стратегии досрочного погашения кредита (ипотеки) https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HGygNMXVmJhbZz_notz4rQuEcC4SWzhy9X-kolAIBAQ/edit?usp=sharing (доступна только для чтения, чтобы забрать себе - нужно нажать "файл"/"создать копию") Состоит из двух листов. Первый разделен на 3 части. Верхняя для учёта текущих накоплений Средняя для планирования накоплений Нижняя для расчёта кредита (ипотеки). В верхнем разделе нужно ввести в серое поле ту сумму которую вы хотите накопить (на расчёты не влияет, просто показывает близость к цели). В зелёные поля ввести текущие накопления в рублях, евро и долларах (можно вводить и нули). А так же в зелёные области нужно ввести курс доллара вручную. таблица накопления в валюте расчитывает по трём курсам. Один - в ручную предпологается вводить близкий к реальному банковскому, то есть с учётом спредов банка на обменные операции. Второй столбец с курсами берёт данные курсов с сайта cbr.ru - официальные курсы центробанка. Третий столбец с курсами - это данные от гугл финанс - биржевые курсы, обновляются раз в 5-10 минут. В средней области с планированием накоплений нужно ввести суммы которые вы можете откладывать ежемесечно (можно ввести в рублях, евро или долларах в зависимости от того в какой валюте вы откладываете). И так же вы можете, учитывая эти суммы расчитать сколько вы накопите через некоторое количество месяцев, для этого там есть выпадающее меню в котором надо выбрать количество месяцев. таблица пересчитает это всё в рубли, если были не рубли и так же напишет сколько через это количество месяцев вам останеться накопить до запланированной суммы. нижняя часть - кредитный калькулятор. В него надо вбить процентную ставку, и стоимость того что вы хотите купить (допустим если это квартира, условно за 10000000 рублей, то вбиваете 10000000). Кроме того нужно выбрать на сколько лет вы хотите взять кредит в выпадающем меню. Таблица посчитает вам % первоначального взноса, сумму кредита, ежемесячный взнос для аннуитетных платежей, требуемый доход (исходя из налоговой нагрузки 50%) и общую переплату банку. Кроме того вы в нижней части в сером поле можете ввести свой подтверждаемый доход, тогда таблица будет указывать зелёным или красным прямоугольником больше или меньше ваш доход, чем минимально необходимый для долговой нагрузки менее 50%. Кроме того на первом листе есть справа график который показывает какой будет платёж, если брать кредит на другое количество лет. Третья часть считает кредит учитывая накопление заданное во второй части. То есть вы можете во второй части менять количество месяцев накоплений и таблица будет сама пересчитывать все характеритсики кредита и необходимого дохода. На втором листе находиться инструмент по расчёту досрочного погашения кредита. Делал не я сам, откуда-то скопировал, но скопировал интегрировав в свою таблицу. Автоматически заполниться размер кредита, процент и срок из первой страницы. Кроме того я добавил средства автоматического расчёта возможного досрочного погашения. Для этого таблица должна "знать" сколько денег вы можете отдавать на погашение кредита. Эта цифра берётся из средней части таблицы с первого листа. то есть там где вы указывали какие суммы вы готовы откладывать ежемесячно. В таблицу введен сценарий "уменьшения платежа". Где реальный платёж считается как сумма доступных на откладывание средств минус сумма "не для платежа 1" или "не для платежа 2". Данные поправки введены так как накопление перед взятием кредита должно быть более жёстким, так как накопления жрёт инфляция, после того как кредит взят - инфляция уже на вашей стороне, и можно откадывать не так жёстко в чём то себе отказывая. Два коэффициента я сделал так как это нужно было мне. Я делал таблицу как планируемую для ипотеки на строящуюся недвижимость. И во время строителсььва у меня будет меньше расходов, чем после строителсьтва (надо платить коммуналку, ремонт, мебель и т.д.). Учитывая обязательный платёж, ваши возможности по откладыванию денег и желанию часть из них не отдавать банку таблица сама рассчитыват сумму, которую вы можете отдавать банку свыше минимальной. Так же таблица её корректирует для каждого месяца сама, учитывая уменьшение обязательной части платежа если вы отдаёте долг с уменьшением платежа. Как только в графе "всего" в Аннуитетных платежах сумма станет отрицательной - кредит отдан (если не отдавать, то сумма просто дойдёт до нуля и будет дальше по таблице нулевая).5
  • Сергей ОпрышкоЛеонид, а я для походов в магазин использую заметки на айфоне. Там тоже можно установить чекбоксы. Удобно, что отмеченный товар спускается в конец списка. Плюс можно расшарить заметку на всех членов семьи.0
  • Екатерина ПоповаЛюди, все те, кто создает, заполняет эти гугл-таблицы! Какие вы молодцы! Потрясающая дисциплина, я бы так не смогла.4
  • МайскийЖукЕкатерина, я даже дочитать не смогла. Но автору аплодирую! Когда-нибудь разберусь и тоже себе заведу (или нет:)0
  • Братец КроликСергей, спасибо за мнение. Мы пробовали подобное - именно как кумулятивный общесемейный список, жена до сих пор использует keep для покупок. Мне в keep тоже все нравилось, пока я не попробовал сделать многоуровневый список, типа отдел/товар... там у меня неловким движением пальца очень часто перемешивались товары между категориями, да и в целом поддерживать список больше чем на 10-20 продуктов уже неудобно для меня. А уж если табличку еще и распечатать, так вообще красота! Мне кажется, что для ответстенной закупки в поход или объемной на праздник табличка будет удобнее.0
  • Alexander AlexandrovСпасибо за ваш опыт, интересно и познавательно, а самое главное полезно!0
  • izlesuЕкатерина, здравствуйте! Спасибо за очень полезную статью! Подскажите, пожалуйста, следите ли вы за ежедневными тратами, и если да, то чем пользуетесь? Пытаюсь найти либо самое удобное и оптимальное приложение, либо позаимствовать шаблон таблички :)0
  • Екатерина ЛесноваIz, здравствуйте! Я пользуюсь Дзен-мани1
  • Ильнар Каримнужна простая таблица с наименованием, ценой и итоговой суммой этих цен. Как такую сделать? Ради этого не хочу читать столь большой текст.0