Машиночитаемая доверенность: что это и как получить в 2024 году

Сотрудники могут подписывать электронные документы от лица компании или ИП, если у них есть машиночитаемая доверенность, МЧД.

Например, такая доверенность нужна, чтобы бухгалтер сдавал электронную отчетность в ИФНС или менеджер подписывал договоры с контрагентами в электронном виде.

Расскажу, что такое МЧД, когда она может пригодиться и как ее оформить.

Доверенность — это документ, который дает право действовать от имени компании или человека, включая ИП  . Например можно передать сотруднику право подписывать договоры и акты с контрагентами.

Машиночитаемая доверенность, МЧД, — аналог бумажной доверенности в электронном виде  . Она создается в формате XML, который позволяет компьютеру прочитать ее содержание и подтвердить личность того, кто подписал документ.

Организации и предприниматели, которые не работают с контрагентами через электронные системы документооборота, ЭДО, и не сдают отчетность в электронном виде, могут использовать бумажные доверенности.

А для подписания электронных документов сотруднику нужна МЧД  . С 1 сентября 2024 года работник или иной представитель может подписывать документы от имени компании или ИП своей электронной подписью, только если у него есть машиночитаемая доверенность. Дальше я буду писать «работник» или «сотрудник», подразумевая и другого представителя тоже.

Также МЧД можно оформить на другую организацию, предпринимателя или их работников. Например, на сотрудника бухгалтерской фирмы, которая сдает отчетность компании или ИП в ИФНС.

Генеральному директору и предпринимателю доверенность не нужна: они и так подписывают документы от своего лица усиленной квалифицированной электронной подписью, УКЭП.

МЧД может понадобиться для решения нескольких типов задач.

Работать с контрагентами. Машиночитаемая доверенность нужна, чтобы подписывать электронные документы, например договоры и акты.

Сдавать отчетность в электронном виде — например, декларации по УСН или налогу на прибыль в ИФНС или форму ЕФС-1 в Социальный фонд. Оформлять доверенность не нужно, если документы сдает руководитель компании или предприниматель. А их сотрудникам она понадобится.

Согласно статье 80 НК РФ сдавать налоговую отчетность в ФНС в электронном виде обязаны организации и ИП:

1. Со среднесписочной численностью работников за предыдущий год свыше 100 человек.
2. Созданные в текущем году с численностью работников свыше 100 человек.
3. Крупнейшие налогоплательщики — организации с суммарным доходом от 10 млрд рублей в год  .
4. Плательщики НДС — например, импортеры на общей системе налогообложения, кроме налога при импорте из стран, не входящих в ЕАЭС.

Без МЧД отчетность у таких компаний и ИП не примут. А это грозит штрафами до 30% от суммы налога или взноса, но не менее 1000 ₽ в случае непредставления отчетности в целом по организации и 500 ₽ — при отсутствии отчетности за определенного сотрудника  .

Работать на портале госзакупок. С 1 сентября 2024 года МЧД обязательна при подписании электронных документов в государственной информационной системе в сфере закупок. Такая доверенность нужна и поставщикам, и покупателям.

В машиночитаемой доверенности должны быть  :

1. Название документа, то есть слово «доверенность».
2. Данные доверителя: для физлиц без статуса ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, для предпринимателей — также ОГРНИП, для компаний — название, юридический адрес, ОГРН, КПП и сведения о руководителе организации — его ФИО и СНИЛС.
3. Сведения о поверенном: ФИО, дата рождения, серия и номер документа, удостоверяющего личность, СНИЛС, ИНН.
4. Срок действия доверенности и дата, когда она вступает в силу. Если срок не указан, доверенность действует год — согласно статье 186 ГК РФ.
5. Список полномочий поверенного, например возможность представлять интересы ООО или ИП в госорганах или заключать сделки от имени директора компании.
6. Номер идентификатора полномочия. Например, для полномочий по сдаче налоговой отчетности действует код 1_FNS02, а для подачи заявления нотариусу об отправке исполнительной надписи в ФССП — код FNP0000_FNP028. При формировании МЧД в электронных системах идентификатор вставляется автоматически, но также его можно посмотреть в классификаторе полномочий МЧД. Если нужного права в классификаторе нет, можно ввести его название в свободной форме.

Формат МЧД. Доверенность создают в формате XML и подписывают УКЭП  .

Сотрудники компаний и ИП подписывают документы личными электронными подписями и прикладывают к ним файл МЧД. Поэтому сначала им нужно оформить УКЭП.

Человек может оформить электронную подпись, например для личных сделок, и ею же подписывать документы как представитель организации или ИП. Получить УКЭП можно в специальном удостоверяющем центре из списка на сайте Минцифры. Стоимость услуги — от 2000 ₽.

Машиночитаемую доверенность на сотрудника оформляет предприниматель или руководитель организации. Для этого ему тоже нужна УКЭП. Получить ее можно только в налоговых инспекциях.

Оформить машиночитаемую доверенность можно на сайте ФНС или через системы электронного документооборота, ЭДО.

Через системы электронного документооборота. Оформить машиночитаемую доверенность можно в сервисах систем ЭДО — например СБИС, «Контур доверенности» и других.

Через ФНС. Создать МЧД бесплатно можно на портале хранилища доверенностей ФНС: нужно указать срок действия доверенности, данные доверителя, представителя и его полномочия. Сервис сформирует файл, его нужно подписать квалифицированной электронной подписью руководителя или ИП.

МЧД может храниться  :

1. На портале госуслуг.
2. В информационных системах аккредитованных удостоверяющих центров.
3. В удостоверяющих центрах ФНС, Казначейства и Банка России.
4. В информационных системах операторов ЭДО.
5. В информационных системах, в которых хранится сам документ, подписанный УКЭП представителя на основании МЧД.
6. В информационной системе федеральных органов исполнительной власти или органов государственных внебюджетных фондов, например СФР.

Проверить доверенность можно на сайте ФНС.

Быстрая проверка. Через нее по 36-значному номеру доверенности можно узнать краткую информацию: дату выдачи и окончания срока действия доверенности, действует ли она сейчас.

Расширенная проверка. Позволяет получить подробную информацию о доверителе и доверенных лицах, истории регистрации и другие сведения. Кроме номера МЧД нужен ИНН доверителя, представителя и пароль, если он был установлен при создании XML-файла.

Руководитель организации или предприниматель может оформить на сотрудника, другую компанию или ИП доверенность, которая позволит ему выдавать МЧД иным лицам. Такую опцию надо выбрать при создании доверенности.

Передоверие без нотариуса возможно, если первичная доверенность выдана:

1. Компанией на имя другой компании.
2. Компанией — ИП.

В других случаях можно передоверить полномочия только через нотариуса, например если руководитель компании или предприниматель выдал машиночитаемую доверенность сотруднику — человеку без статуса ИП  .

ИП или руководитель организации может отозвать доверенность на том же ресурсе, где ее создавал. Для этого нужно:

1. Сформировать заявление на отмену доверенности.
2. Подписать заявление электронной подписью ИП или генерального директора компании.
3. Зарегистрировать распоряжение в реестре нотариальной палаты. Если организация или ИП хранит доверенности в реестре ФНС, то информация об отмене доверенности попадет в реестр нотариальной палаты автоматически. Если нет — необходимо зайти, авторизовавшись через госуслуги, в личный кабинет того, кто отменяет доверенность, на портале Федеральной нотариальной палаты и через имеющийся там сервис «Регистрация распоряжения об отмене доверенностей, за исключением нотариально удостоверенных доверенностей» оформить отмену доверенности  .

Действие МЧД прекратят на следующий день после размещения распоряжения в реестре нотариальной палаты.

Представитель доверителя тоже может отказаться от доверенности. Действия такие же.

1. МЧД — это доверенность в электронном виде. Она отличается от бумажной только форматом.
2. МЧД используют, чтобы подписывать электронные документы с контрагентами, сдавать отчетность в электронном виде или работать на портале госзакупок.
3. Генеральному директору и предпринимателю доверенность не нужна, они и так могут подписывать документы от своего лица. Чаще всего МЧД выдают сотрудникам. Но также ее можно оформить на другую организацию, предпринимателя или на их работников.
4. Сформировать машиночитаемую доверенность можно на сайте налоговой или через систему электронного документооборота.
5. Представителем по МЧД может быть компания, предприниматель или физлицо без статуса ИП.
6. МЧД подписывают электронной подписью руководителя компании или предпринимателя.
7. В доверенности можно указать возможность передоверия другим лицам.
8. Проверить подлинность МЧД можно на специальном сервисе ФНС.