Как оформить разъездную работу?

В законе не прописано, какие должности и профессии относят к разъездной работе. Вы должны сами утвердить такой перечень в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании. Также в локальном акте нужно прописать, как вы будете компенсировать расходы сотрудникам с разъездной работой — в какие сроки и по каким документам.

Разъездная работа — это работа, в ходе которой сотрудник постоянно выполняет свои обязанности вне места расположения компании или ИП. Так работают, например, курьеры, экспедиторы, водители, торговые представители, страховые агенты, выездные инженеры  .

Командировка — это периодические поездки сотрудника за пределы населенного пункта, чтобы выполнить определенную работу или задачи работодателя.

Если у сотрудника разъездная работа, его служебные поездки командировками не считают  .

Официально утвержденного списка должностей и профессий с разъездным характером работы нет. Работодатель сам указывает в коллективном договоре или локальном акте, у каких сотрудников работа разъездная. Также в локальном акте прописывают, как оплачивают связанные со служебными поездками расходы  :

1. На проезд.
2. Наем жилого помещения.
3. Суточные. Их платят, если из-за транспортных проблем и характера выполняемой работы сотрудник не может каждый день возвращаться домой. Например, если согласование условий договора займет больше одного дня или автобус отменили из-за непогоды.
4. Те, что работник понес с ведома или разрешения работодателя, например расходы на мобильную связь.

Можно не покрывать все расходы отдельно, а сразу установить надбавку к окладу, например 15—20%. Если установите надбавку, пропишите ее в локальном акте и трудовом договоре.

Также в локальном акте нужно прописать:

1. Кто решает, куда и когда ехать сотруднику.
2. Какие документы для поездки нужно оформить, например путевой лист.
3. Какие документы и в какой срок должен представить сотрудник, чтобы подтвердить расходы, например билеты, квитанции, чеки, путевой лист, авансовый отчет.

После работников нужно ознакомить с локальным актом о разъездном характере работы под подпись  .

В трудовом договоре с работником нужно указать, что работа носит разъездной характер. Также надо прописать, что служебные поездки сотрудник совершает только по конкретной территории — Москве и Московской области. Если он поедет в другой регион, это будет командировкой  .

Направляя сотрудника в служебную поездку, действуйте в порядке, прописанном в локальном акте. Возможны два варианта:

1. маршрут определяет руководитель;
2. маршрут определяет сам работник.

Деньги на проживание, проезд и суточные можно выдать перед поездкой или на несколько поездок сразу — ориентируйтесь на локальный акт.

После поездки сотрудник должен отчитаться обо всех расходах, кроме суточных. Он должен сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные расходы: проездные билеты, квитанции, чеки, счета. Точно так же, как если бы съездил в командировку.

Авансовый отчет можно сдавать по унифицированной форме АО-1 или форме, разработанной компанией  .

Отмечу, что компенсацию понесенных расходов на проезд, проживание, суточные до 700 ₽ в сутки за поездки по России не облагают НДФЛ и страховыми взносами. Но у вас должен быть локальный акт о разъездном характере работы и документы, подтверждающие расходы в каждой поездке. Если их не будет, придется платить НДФЛ и взносы  .

Если установите надбавку к окладу за разъездную работу, с нее нужно платить НДФЛ и страховые взносы в общем порядке.

В трудовом договоре с сотрудником обязательно укажите, что его работа носит разъездной характер.

В локальном акте пропишите, как компенсируются расходы, связанные со служебными поездками.

По возвращении из поездки сотрудник должен в срок, установленный в локальном акте, сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы.