Как госслужащему заполнить справку о доходах

Я госслужащая, и мне приходится отчитываться о своих доходах, имуществе, обязательствах и расходах.

Я открыла брокерский счет и ИИС, и они стали проблемой при заполнении справки о доходах. Оказалось, что никто из моих коллег не инвестирует, поэтому посоветоваться, как правильно отчитаться о ценных бумагах, было не с кем. В отделе кадров с такой ситуацией тоже не сталкивались и порекомендовали мне избавиться от инвестиций, чтобы в следующий раз вопросов не было.

В статье расскажу, как я отчитывалась о своих доходах, где брала информацию и на что стоит обратить внимание госслужащим, чтобы избежать нарушений.

Есть перечни должностей, служащие на которых обязаны рассказывать о своих доходах, имуществе, обязательствах и расходах. Таких должностей много. К ним относятся, например, сотрудники прокуратуры и правоохранительных органов, члены совета директоров Центрального банка, сотрудники Пенсионного фонда и Социального фонда России. Такая обязанность касается также отдельных сотрудников «Росатома», «Роскосмоса» и РЖД, а еще некоторых государственных и муниципальных служащих и претендентов на должности из перечней.

Как правило, отчитываться должен руководящий состав, но иногда сведения обязаны представлять и рядовые сотрудники. Это закреплено в нормативных актах федеральных органов власти, субъектов РФ и органов местного самоуправления. Например, в перечнях могут быть должности, которые несут коррупционные риски, когда работа связана с управлением государственным имуществом, госзакупками, выдачей лицензий и разрешений и тому подобным.

Во время специальной военной операции действуют особенные правила. Лица, командированные для выполнения задач в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области, не обязаны представлять сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, даже если по должности ранее были обязаны это делать. Это правило действует с 24 февраля 2022 года.

Лица, призванные на военную службу по мобилизации или заключившие контракт о прохождении военной службы, также сведения не представляют.

Декларировать надо все имущество в собственности или пользовании: дом, квартиру, дачу, автомобиль и прицеп к нему, лодку, мотор к ней и тому подобное. Еще необходимо отчитаться о полученном доходе за прошлый год: зарплате, доходе от вкладов и ценных бумаг, любой оплачиваемой деятельности, пенсиях и пособиях. В справке указывают эти же сведения о супругах и несовершеннолетних детях.

Чтобы заполнить отчет, требуется специальная программа «Справки БК». Ее можно скачать на официальном сайте Президента РФ. Еще эту программу обычно дублируют на сайте, где перечислен список вакантных должностей и требования к претендентам на службу. После заполнения отчета в «Справки БК» его необходимо выгрузить и сдать в отдел кадров.

Граждане, которые занимают должности из перечней, ежегодно не позднее 30 апреля отчитываются об имуществе и доходах за прошлый год. Кандидаты на должности из перечней заполняют отчет при поступлении на службу.

Перечни должностей часто меняются. Я специалист среднего звена и до 2021 года заполняла отчет в «Справки БК» всего один раз — в 2010 году. Затем требование отчитываться о доходах и имуществе на моей должности отменили. А в 2020 году перечень должностей на моей службе снова расширили — теперь все работники отдела по закупкам обязаны сдавать справку о доходах, в том числе и я.

В 2010 году у меня не возникло сложностей при заполнении «Справки БК»: я не инвестировала и отчитывалась только по доходу от основной деятельности. А вот в отчете за 2020 год мне пришлось долго разбираться с разделом о ценных бумагах.

В Т⁠—⁠Ж уже была подробная статья об ограничениях для госслужащих, у которых есть брокерские счета, поэтому кратко расскажу про основные моменты.

Госслужащим запрещено:

1. Открывать и иметь счета и вклады, хранить наличные и ценности в иностранных банках, расположенных за пределами России.
2. Владеть и пользоваться иностранными финансовыми инструментами. Это, например, ценные бумаги, у которых идентификатор ISIN начинается не с символов RU.

Если госслужащий владеет паями ПИФа, в составе которого есть иностранные финансовые инструменты, то это будет считаться нарушением запрета.

Инвестиции в российские ценные бумаги и финансовые инструменты не запрещены — не случайно в справке госслужащих есть раздел о ценных бумагах. То есть можно покупать акции российских компаний. Но только если это не приводит к конфликту интересов, когда владелец ценных бумаг может оказать прямое влияние на компанию, которая эти бумаги выпустила. Например, чиновнику из Минтранса нельзя владеть акциями «Аэрофлота». В этом случае ценные бумаги надо передать в доверительное управление.

Перед тем как начать инвестировать, я изучила ограничения для госслужащих. Иностранные акции, на которые действует запрет, я покупать не собиралась, поэтому оснований не открывать брокерский счет не нашла. В 2020 году я открыла ИИС и купила акции российских компаний: «Аэрофлота», «Лукойла» и Сбербанка. Позже оказалось, что на моей службе даже с этими бумагами могут быть проблемы.

Когда у нас расширился перечень должностей, на которых нужно отчитываться о доходах, имуществе, обязательствах и расходах, многие специалисты впервые столкнулись с программой «Справки БК». Поэтому отдел кадров провел учебную лекцию: нам рассказали про типичные ошибки при заполнении отчета и на что обратить внимание. Тогда же нам сообщили, что мы не вправе владеть ценными бумагами, — раздел справки, посвященный инвестициям, даже не обсуждался.

Дело в том, что прямого ограничения нет, но существует судебная практика, согласно которой владеть любыми бумагами госслужащие могут только через доверительное управление. Поэтому я советую всем служащим до того, как начать инвестировать, уточнить в отделе кадров позицию по этому вопросу.

Как разрешится моя ситуация, пока непонятно. Вообще, если в справке не отражены какие-то доходы или другая информация, служащего вызывают на комиссию по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов. По результатам комиссии принимают решение о наказании. Это может быть замечание, выговор, строгий выговор — для тех, кто замещает должности военной и правоохранительной службы, — предупреждение о неполном служебном соответствии или увольнение со службы в связи с утратой доверия.

Если комиссия решит, что в моем случае владение ценными бумагами может привести к конфликту интересов, мне рекомендуют передать бумаги в доверительное управление. Если на следующий год я не выполню рекомендации, то уже будет решаться вопрос о наказании.

В любом случае справку о доходах за 2020 год я заполнила и в апреле 2021 года сдала ее в отдел кадров.

Прежде чем заполнять справку о доходах, я прочла методические рекомендации Минтруда. Несмотря на то что времени до конца апреля было много, уже в феврале 2021 года я начала собирать документы, откуда нужно брать информацию для отчета. Я взяла справки в банках, сверила счета из них с теми, что перечислены в личном кабинете на сайте ФНС. Еще запросила справку о доходах в бухгалтерии и собрала все отчеты брокера за год. Затем скачала программу «Справки БК» и заполнила необходимые разделы.

Алгоритм получился такой:

1. Собрать документы, которые подтверждают все доходы за предыдущий год.
2. Найти недостающую информацию об инвестиционных доходах.
3. Подготовить документы об имуществе.
4. Заполнить отчет в программе «Справки БК».
5. Распечатать, подписать и сдать справку в отдел кадров.

Расскажу подробнее о каждом шаге.

Этот этап я называю «Вспомнить все». Мне нужно было отчитаться не только за себя, но и за супруга и несовершеннолетних дочек. Документы, которые подтверждают доходы, к справке прикладывать не нужно. Но их следует сохранить, чтобы в случае чего представить комиссии как доказательство своей позиции.

Справки из банков о наличии счетов. У меня есть счета в Сбербанке и «Открытии», поэтому я обратилась в эти банки за справками для госслужащих. Сбербанк предоставляет такую справку в личном кабинете, она формируется автоматически в течение нескольких минут. Такая же система и в «Открытии».

В Т⁠-⁠Банке справку «Сведения для госслужащих» можно заказать в чате. Она готовится пару минут. Формат справки один и тот же у всех банков.

Справка для госслужащих представляется бесплатно. Ее разделы дублируют названия граф для заполнения отчета в «Справки БК»: отражены даты открытия счетов, доход по вкладам и от ценных бумаг, если брокерский счет открыт в банке, который дает справку.

Я просила справки для госслужащих за период с 1 января по 31 декабря 2020 года. Аналогичные справки в банках нужно было взять для мужа и старшей дочери.

Информация о доходах в личном кабинете на сайте ФНС. Здесь я перепроверила все поступления, которые облагаются налогом. В моем случае это зарплата и доход от дивидендов. То же самое попросила сделать мужа.

В личном кабинете тоже можно проверить информацию о банковских счетах, и я советую это сделать. Например, моя коллега очень удивилась, когда увидела там счет из стороннего банка. Оказалось, что когда-то она брала кредит и, совершая последний платеж, заплатила на несколько рублей больше. Чтобы вернуть ей излишек, банк открыл дополнительный счет и положил туда эти деньги. Если бы не личный кабинет на сайте ФНС, она бы не узнала об этом счете и не отразила бы его в программе «Справки БК», а это нарушение.

Приказ из комитета образования о денежном призе дочери. Старшая дочь участвовала в олимпиаде, где за призовые места давали денежные призы. Я знала, что дочка получила деньги, но хотела перепроверить сумму. Из комитета образования мне отправили приказ, где было указано, что она получила 3000 ₽. Эту сумму я потом отразила в справке.

Справка о награде в спортивной школе. За участие в спортивных мероприятиях детей тоже иногда поощряют деньгами. За год старшая дочь о наградах успела забыть, поэтому, чтобы быть спокойной, я обратилась в бухгалтерию ее спортивной школы. Там мне выдали справку, что дочка получила 200 ₽ за участие в соревнованиях по баскетболу.

В справке необходимо отразить доход от ценных бумаг и долей участия в коммерческих организациях — все дивиденды, купоны по облигациям, доход от операций с ценными бумагами.

Информация о купонных выплатах. В справке из Сбербанка, в разделе «Доходы от ценных бумаг», указаны только выплаты по дивидендам. Такая же ситуация в личном кабинете в налоговой: купонов там нет, потому что до 1 января 2021 года они не облагались налогом.

Мне пришлось потрудиться, чтобы найти их. При оформлении ИИС я указала, чтобы купонные выплаты приходили мне на карту. В истории операций они отмечены как «Прочие поступления», поэтому нужно было отследить все поступления за год и выбрать именно купоны. Ушло много времени, хотя эта карта у меня не основная.

Данные об уставном капитале эмитента. При заполнении раздела о ценных бумагах отчета в «Справки БК» также нужно указать размер уставного капитала.

Этих данных ни в отчете брокера, ни в справках из банка не было, поэтому пришлось пользоваться открытыми источниками. Я так и искала в интернете по каждой бумаге. Например, изучила уставный капитал «Аэрофлота». Всего пришлось просмотреть восемь сайтов.

Информация о покупке бумаг. Сначала я хотела взять информацию о цене покупки ценных бумаг из итогового отчета брокера на начало января 2021 года, но увидела разночтения. Оказывается, там указана цена продажи бумаг на дату формирования отчета, а не цена приобретения мною этих бумаг.

Пришлось выбирать отчеты, которые формировались сразу после покупок. Хорошо, что все они хранятся у меня в отдельной папке на электронке.

Все имущество в собственности подтверждается документами. Например, на дом и землю это выписка из ЕГРН, на машину — свидетельство о регистрации. Данные из них нужны для заполнения отчета. Сами документы прикладывать не нужно — достаточно правильно внести сведения из них в «Справки БК».

Я подготовила документы на дом и землю, которые находятся у меня в собственности, и на машину мужа. Другого имущества в собственности или пользовании у меня или моей семьи в 2020 году не было.

Отчет начинается с анкетных данных всех членов семьи служащего. Далее идут семь разделов:

1. Сведения о доходах.
2. Сведения о расходах.
3. Сведения об имуществе. В этом разделе раньше было два подраздела: недвижимое имущество и транспортные средства. С 1 июля 2021 года добавились еще три: цифровые финансовые активы и права, утилитарные цифровые права, цифровая валюта.
4. Сведения о счетах в банках и иных кредитных организациях.
5. Сведения о ценных бумагах. Тут два подраздела: акции и иное участие в коммерческих организациях и фондах, иные ценные бумаги.
6. Сведения об обязательствах имущественного характера. Подразделы такие: объекты недвижимого имущества, находящиеся в пользовании, и срочные обязательства финансового характера.
7. Сведения об имуществе, отчужденном в течение отчетного периода в результате безвозмездной сделки.

Каждый новый раздел в программе «Справки БК» — это новая вкладка. Если каких-то сведений нет, можно перейти к следующему разделу. Например, у себя в разделе 3 «Сведения об имуществе» я указала дом и участок, а в справке мужа этот раздел пустой. У него я заполнила раздел 6.1 «Объекты недвижимого имущества, находящиеся в пользовании» — ниже объясню почему.

При заполнении программы все интуитивно понятно. Если есть сложности, стоит перечитать методические рекомендации Минтруда: там есть ответы на многие вопросы.

Информация о лице, представляющем сведения. Сначала в «Справки БК» служащему надо внести свои персональные данные: ФИО, дату рождения, паспортные данные, номер СНИЛС, место работы и должность. Затем такую же информацию нужно указать о каждом члене семьи.

Раздел 1. Сведения о доходах. В этом разделе нужно перечислить суммы по таким видам доходов:

1. Доход по основному месту работы. Это зарплата, данные о ней можно взять из справки о доходах. Если до службы человек работал где-то еще, зарплата суммируется.
2. Доход от педагогической и научной деятельности.
3. Доход от творческой деятельности, например создания музыки или картин.
4. Доход от вкладов в банках и иных кредитных организациях. Здесь нужно отразить сумму всех процентов по счетам, это последний столбец справки из банка для госслужащих. Если вклады в нескольких банках, проценты суммируются.
5. Доход от ценных бумаг и долей участия в коммерческих организациях. Придется сложить все дивиденды и выплаты купонов по облигациям. К этой сумме нужно прибавить заработок от продажи ценных бумаг, если вы купили какую-то акцию, а потом продали дороже и получили прибыль. Если продали дешевле, то доход считается не отрицательным, а нулевым, — вычитать ничего не надо. Все доходы рассчитывают до удержания НДФЛ.
6. Иные доходы. Тут нужно указать названия и сумму доходов, которые не подпадают ни под один из видов основных доходов. Это пенсии, пособия, алименты, стипендия и прочее.

Я указала в иных доходах пособия семьям в связи с распространением коронавирусной инфекции:

1. Единовременное пособие на ребенка от 16 до 18 лет.
2. Единовременную выплату на детей до 8 лет в соответствии с указом президента от 17 декабря 2020 года № 797.
3. Единовременную выплату на детей до 16 лет в соответствии с указом президента от 23 июня 2020 года № 412.

Раздел 2. Сведения о расходах. Этот раздел я не заполняла, потому что в 2020 году ничего не покупала.

Вообще в нем отражаются сведения о значимых покупках в течение года, таких как квартира, дом, земельный участок или машина. При этом заявить нужно только покупки на сумму выше общего дохода супругов за три последних года.

Если имущество приобреталось в долевую собственность супругов, то есть не определен единственный покупатель в договоре, этот раздел заполняют в справке обоих супругов. Такое же правило действует для несовершеннолетних детей.

Раздел 3. Сведения об имуществе. Здесь декларируют информацию о недвижимом имуществе: доме, квартире, земельном участке или гараже. Необходимо указать адрес, площадь объекта и основание приобретения: покупка, дарение, наследство и тому подобное. Еще надо указать реквизиты документа. Например, если это договор купли-продажи, то его дату и номер.

Аналогичную информацию нужно представить по транспортным средствам: когда купили, реквизиты документа о праве собственности.

Раздел 4. Сведения о счетах в банках. Этот раздел нужно заполнить на основании справок из банков, в которых открыты счета, и сверить с данными из налоговой. Брокерские счета, счета депо, ИИС указывать не нужно.

Необходимо указать название банка, где открыт счет, его адрес, вид счета и в какой он валюте, когда открыт и сколько денег на нем лежит на отчетную дату.

С 1 июля 2023 года этот раздел заполняют, если общая сумма поступлений на счета за отчетный период превысила общий доход супругов и несовершеннолетних детей за отчетный год и два года до него. Учитываются все поступления, даже перевод собственных денег.

К справке должны быть приложены выписки о движении денег по счетам за отчетный период.

Раздел 5. Сведения о ценных бумагах. Информацию по каждой бумаге нужно вносить отдельно. Если в течение года было несколько покупок, то в графе «Общая стоимость» укажите сумму всех операций.

В основании участия отражаются данные из отчета брокера: когда была совершена покупка и каков ее номер.

Раздел 6. Сведения об обязательствах имущественного характера. Объекты недвижимого имущества, находящиеся в пользовании, — это имущество не в собственности человека, о котором заполняют справку, но которым он пользуется. Например, дом в собственности у жены, тогда у мужа и детей он будет значиться в этом разделе. Основание предоставления недвижимости — фактическое предоставление. То есть женщина дала возможность жить в доме членам своей семьи. Это наш случай.

Тут же можно указать аренду, безвозмездное пользование или что-то другое. Суть в том, что если у человека нет в собственности жилого имущества, а где-то он все-таки живет, то должен заявить, где и на каком основании. Надо указывать данные владельца недвижимости.

«Срочные обязательства финансового характера» — это подраздел об обязательствах, по которым служащий выступает кредитором или должником. То есть в нем нужно указывать, например, и обязательства застройщика перед служащим по ДДУ, и займы, которые выдал служащий. А также всю информацию о кредитах: в каком банке взяты, на какой срок, под какой процент, какую сумму еще нужно вернуть.

Отдельная тонкость — деньги, которые просто лежат на брокерском счете или ИИС. Такой остаток считается финансовым обязательством: по сути, брокер — должник служащего и обязан вернуть деньги по требованию. Основание для обязательства — договор брокерского обслуживания или ИИС, поэтому его номер тоже надо будет указать в отчете.

Сообщать нужно не обо всех обязательствах, а только о тех, остаток по которым на конец года — 500 000 ₽ и более. Этот подраздел я не заполняла: остаток на моем ИИС — меньше 500 000 ₽, сумма кредита — 200 000 ₽, займы я не давала и ДДУ не заключала. У мужа и дочек финансовых обязательств нет.

Раздел 7. Безвозмездные сделки. Этот раздел необходимо заполнить, если в прошлом году служащий, например, что-то подарил, заключил брачный договор или соглашение о разделе имущества, а также утилизировал автомобиль.

Я раздел не заполняла, потому что безвозмездных сделок не было ни у меня, ни у членов моей семьи.

Приложение. В этой вкладке можно отразить документы, если вы прикладываете их к справке.

Учитывая, что обязанности документально подтверждать сведения нет, я ничего не прикладывала — приложение пустое.

На последнем листе отчета нужно поставить дату — выбрать актуальную из календаря в программе. Затем подтвердить достоверность данных, распечатать справку на каждого члена семьи, поставить свою подпись и сдать все в отдел кадров.

Дата и время отражаются на каждом распечатанном листе, поэтому в случае исправлений лист заменить не получится. Придется заново распечатывать всю справку. Также нельзя делать пометки ручкой уже на бумаге: все заполняется в программе.

Больше всего времени я потратила на раздел справки о ценных бумагах. Нужно было поднять все отчеты брокера, чтобы отразить дату покупки бумаг. Только заполнение информации о бумагах заняло около четырех часов. Еще несколько часов ушло на поиск информации об эмитентах. В остальном, если на руках есть все документы, отчет в «Справки БК» заполняется быстро.

Скорого решения о том, правильно ли заполнен отчет, ждать не стоит. У отдела кадров есть несколько месяцев на проверку данных. А комиссия по урегулированию конфликтов собирается уже после представления справки — тогда-то и будет известно, есть ли какие-то ошибки.

Если вы сами обнаружили ошибку после того, как передали справку в кадровую службу, можно подать уточненные сведения. Срок для корректировки ограничен — в течение месяца с даты окончания срока подачи. Если ошибки нашлись в сведениях за предыдущие периоды, рекомендуется приложить письменные пояснения к текущей справке. Представление уточненных сведений за предыдущие декларационные кампании не предусмотрено.

1. Заполнение отчета в «Справки БК» — обязанность госслужащего, обойти которую нельзя. Главное — все правильно оформить.
2. Лучше заранее собрать документы, которые подтверждают все доходы, в том числе от инвестирования. Прикладывать их к справке не надо, но без документов правильно указать сведения в отчете невозможно. Кроме того, если возникнут вопросы, документы послужат доказательством того, что вы все заполнили верно.
3. Важно внимательно внести все данные, мелочей здесь быть не может. Любая копейка, которая не отражена в справке, может стать основанием для вызова служащего на комиссию по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов.
4. Если комиссия заметит в справке недостоверные или неполные сведения, то должна сообщить об этом руководителю органа, чтобы решить вопрос об ответственности служащего. Крайней мерой может быть увольнение со службы.