РАССЫЛКА
Как родителю получить от государства всё
10K
7

Как я сделал таблицу, чтобы вести учет рабочего времени

Пользоваться преимуществами гибкого графика и знать, когда можно расслабиться

Как я сделал таблицу, чтобы вести учет рабочего времени

Этот текст написан в Сообществе, бережно отредактирован и оформлен по стандартам редакции.

У нас на работе гибкий график.

Приходить и уходить можно, когда вам удобно, но в месяц суммарно я должен отработать из расчета ежедневного стандартного восьмичасового рабочего дня. В отделе кадров время присутствия на рабочем месте рассчитывается, когда сотрудник проходит на территорию и прикладывает магнитный пропуск, но доступа к этой информации у работников нет.

Таблица помогает мне в полной мере пользоваться возможностями гибкого графика, давая представление о необходимости задержаться на работе или, наоборот, наличии возможности уйти пораньше.

С чего все начиналось

Начиналось все с простой таблицы в «Экселе», куда я каждый день руками вбивал время прихода и ухода. Я хотел понимать, сколько времени мне нужно переработать или, наоборот, насколько раньше я могу уйти с работы, чтобы заняться своими делами. Потом я решил, что будет гораздо удобнее хранить такую таблицу в облаке, чтобы можно было в любой момент узнать текущее состояние моего рабочего времени, что позволило бы более гибко планировать свои дела.

После был длительный период всяческого украшательства таблицы. Например, я сделал так, чтобы определенные ячейки окрашивались в спектре от красного цвета к зеленому в зависимости от величины недоработки/переработки, полученной по итогам дня. Во времена, когда в гугл-таблицах еще не было таких штатных инструментов, как условное форматирование ячеек с раскраской по градиенту, это было интересной задачей. Но с некоторых пор Гугл добавил такую функцию.

Так, таблица определяет, в какое время я оказался на рабочем месте, и окрашивает ячейки в разные цвета в зависимости от того, нужно ли мне поработать еще:

Один из первых вариантов таблицы
Один из первых вариантов таблицы
И текущий облик таблицы
И текущий облик таблицы

Дальше облачное приложение перекочевало в смартфон, что позволило повысить точность записи времени прихода-ухода, так как территория предприятия достаточно большая и путь от проходной до рабочего места может занимать 5—10 минут. Не то чтобы такая точность была необходима, но, как перфекционисту, она мне очень грела душу.

Затем я начал пытаться автоматизировать систему. Приложение гугл-таблиц для смартфона оказалось не очень удобным, да и вбивать данные зимой было совсем «не айс». Первые попытки были связаны с применением встроенного приложения Айфона «Команды» — тогда я и решил использовать гугл-скрипт, который активировался при нажатии на ярлык, созданный в этом приложении, осуществлял запись текущего времени и отправлял его в необходимую ячейку таблицы.

Итоговое время рассчитывалось при помощи стандартных формул в гугл-таблице. На этом этапе, в общем-то, можно было и остановиться, но автоматизация не была доведена до совершенства, и зима все еще причиняла неудобства в виде необходимости нажимать этот несчастный ярлык любыми открытыми частями тела. Перчатки снимать дело не благородное, сами понимаете.

Дальше, на сабреддите, посвященном приложению «Команды», я наткнулся на пост одного разработчика, который предлагал протестировать его приложение — «прокачанную» версию приложения «Эпл». В нем-то я и нашел свое успокоение.

Приложение позволяло создавать триггеры на основе геолокации, которые выполнялись автоматически в фоновом режиме и не требовали подтверждения действий со стороны пользователя, чем очень грешили «Команды». То есть оно наполняет таблицу данными, когда входите на определенную территорию и покидаете ее, с учетом характерных временных периодов и задержкой на повторное срабатывание.

Список триггеров
Список триггеров
Условия срабатывания одного из триггеров
Условия срабатывания одного из триггеров
Список триггеров
Список триггеров
Условия срабатывания одного из триггеров
Условия срабатывания одного из триггеров

Насколько я понимаю, данные по геолокации приложение брало при помощи штатных средств: то есть не создавало собственные операции, чтобы зафиксировать геолокацию, а довольствовалось теми командами, которые смартфон выполнял для своих собственных целей. Это позволило сохранить расход батареи практически на прежнем уровне. На всякий случай, чтобы исключить лишний расход, в триггер были введены дополнительные условия по рабочим дням недели и диапазону времени прихода и ухода.

В результате после небольшого периода отладки и выбора оптимального радиуса зоны-триггера вся эта схема работает без погрешностей уже больше года.

Как сделать такую же таблицу

Для того чтобы сделать аналогичную чудо-таблицу, можно использовать мой шаблон. Но для того чтобы ее автоматизировать, придется приложить немного усилий:

  1. Создать гугл-скрипт, который при активации будет вызывать действия, чтобы записать время прихода или ухода в определенных ячейках.
  2. Привязать его к триггеру, который будет автоматически запускать скрипт при выполнении определенных условий.

Триггер можно создать в различных приложениях автоматизации для смартфона, например IFTTT, Tasker, Automate для Андроида или Pushcut для Ай-ос. Требования к триггеру:

  1. Он должен надежно фиксировать момент нахождения на работе.
  2. Никаких ложных срабатываний.
  3. Минимальное влияние на расход батареи телефона, в котором он реализован.

Поэтому, если хотите, чтобы все инструменты работали совместно, — просто скачать шаблон таблицы не получится. Потребуется отладка скрипта и установка соответствующего триггера, который с ним сообщается.

Фрагмент гугл-скрипта для записи времени прихода/ухода
Фрагмент гугл-скрипта для записи времени прихода/ухода

Результат

Эта таблица определенно не является жизненно необходимой, но, как совестливому и гиперответственному человеку, мне важно, чтобы все было как надо. Или хотя бы плюс-минус в пределах допустимого разумного. Таблица помогает ориентироваться в моих возможностях — позволяет уйти, когда нужно освободиться пораньше, и не страдать потом от угрызений совести. Даже несмотря на то, что у нас на работе весьма демократичный порядок и на первом месте стоит результат, а не «отсидка», с такими угрызениями я все равно сталкиваюсь.

При этом можно вспомнить отдельные моменты, когда таблица действительно выручала. У всех демократичных порядков есть свой предел, и если у вас скапливается больше 5—10 часов недоработки, то на такое не обратить внимание достаточно сложно. Особенно в условиях, когда эти цифры приходят руководству в конце месяца без каких-то специальных запросов. В этих случаях таблица помогала мне понять, в какие дни произошла «утечка» рабочего времени, определить, чем она была вызвана, и объясниться перед начальством.

После завершения работы над таблицей я нахожусь в катарсисе, как человек, которому необходимо автоматизировать все рутинные действия или максимально оптимизировать их. Ну и конечно, с удовольствием возглавил бы крестовый поход автоматизации на борьбу с рутиной на заказ, но пока еще не придумал, как организовать себе такую подработку.


Редакция
Редакция
Следите за количеством времени, которое проводите на работе? Какие инструменты вам помогают?
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка
Daria

Когда же в России перестанут смотреть не на попочасы, а на факт выполненной работы. Можно 8 часов в день сидеть и ничего не делать, пить кофе, общаться с коллегами. Или выполнить работу и быть свободным.

19
ZOMG DEV

Daria, ответ на ваш вопрос - цитата из песни: "Когда вырастут розы по всюду, голубые как яйца дрозда".
А по существу, вы правы. Работать надо не 8 часов, а головой.

0
Sol Invictus

Зачем изобретать велосипед, если на рынке есть огромное количество сервисов, выполняющих эту задачу?

4
Пончик Анончик

Sol, в моём случае накидать табличку под свои задачи (отслеживать дебит/кредит по часам на парттайме со свободным графиком) банально было быстрее чем искать приложение и пытаться под себя настроить)

Изображение пользователя Пончик Анончик
7
Andre Macareno

А можно просто делать дело безо всяких трекеров

3
Evgeny Prigornev

Работа в айти, которая меряется задочасами?
Ну такое.

2
Irzi

А у меня совсем простенькая таблица: дата/начало работы/конец работы/продолжительность. Но может быть отсюда и стоит что-то взять на вооружение, спасибо)

1
Андрей Коновалов

Мы решаем эту задачу путем использования интеграции 1С с системой учет рабочего времени Bitcop. Пробовали разные варианты, но этот на наш взгляд является оптимальным, так как исключается человеческий фактор и система автоматически собирает достоверные данные.

0

Сообщество

Лучшее за неделю