Можно ли актом сверки доказать отсутствие долга перед поставщиком?

Нужно оформить акт сверки взаиморасчетов, чтобы разобраться, сколько молочки поставило ООО и сколько вы оплатили. Из документа будет видно, долг за вами или переплата. Если по акту есть расхождения, составьте протокол разногласий и еще раз проверьте документы.

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который составляют партнеры, чтобы убедиться, что информация об отгрузках и платежах у сторон одинаковая.

По закону составлять его необязательно. Более того, это не первичный документ, как, например, акт оказанных услуг. То есть по нему нельзя признавать доход или расход в бухгалтерском или налоговом учете. Но именно в акте сверки контрагенты показывают, как они исполняют обязательства по договору, выявляют ошибки в расчетах и задолженность.

Еще акт сверки прерывает срок исковой давности, который в общем случае составляет три года. Это выгодно кредитору: у него появляется больше времени, чтобы обратиться в суд  .

Периодичность сверки может быть прописана в договоре. Если там ничего нет, контрагенты обсуждают отдельно, за какие периоды они будут сверяться.

Например, раз в месяц, квартал, год или при возникновении разногласий. Регулярные сверки позволят избежать ошибок.

Заполнить акт может любой сотрудник, а подписать его вправе только ИП, руководитель компании или человек, который действует по доверенности с соответствующими полномочиями. Если в результате сверки выяснилось, что одна сторона — должник, подписи в акте подтвердят, что все с этим согласны.

Если акт сверки подпишет человек, который не уполномочен на это, кредитор не сможет доказать, что контрагент признал долг. А еще такой акт не прервет срок исковой давности.

Акт сверки можно подать в программе электронного документооборота, ЭДО. Акты, которые направляют через ЭДО, составляют в формате, утвержденном приказом ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Обычно в сервисах документооборота уже есть правильная форма акта. Надо заполнить ее, подписать квалифицированной электронной подписью и направить контрагенту.

Еще акт сверки можно подписать на бумаге. Форма такого документа не установлена. Любая компания или ИП может разработать ее сама. Акты сверки обычно есть в бухгалтерских программах, например 1С, — можно просто скачать его оттуда и заполнить.

Обычно акт сверки выглядит как таблица, разделенная на две части.

Контрагент — инициатор сверки заполняет свою часть и передает партнеру, чтобы тот заполнил его половину своими данными. Если инициатор сверки уверен, что расхождений нет, он может сразу заполнить обе части таблицы — за себя и контрагента. Тогда последнему останется подписать акт.

Обычно в акте сверки указывают:

• дату составления;
• период, за который проводят сверку;
• наименования контрагентов и их подписантов;
• наименования и реквизиты документов, которые подтверждают операции, например дату и номер платежного поручения и товарной накладной.

В акте сверки также принято указывать суммы по дебету и кредиту, обороты за период, сальдо, задолженность. Поясню, что это такое.

Дебет и кредит. По дебету отражают, сколько вам должен контрагент, а по кредиту — вашу задолженность перед ним. Обычно правая сторона таблицы зеркально отражает данные левой стороны. То, что поставщик укажет как дебет, у покупателя будет отражено как кредит.

Обороты за период. В этой строке отражают суммы всего дебета или кредита.

Сальдо может быть начальным и конечным. Первый показатель — это сумма задолженности на начало периода, за который вы сверяетесь. Дебетовое сальдо в вашей половине таблицы покажет, сколько вам должен контрагент, кредитовое сальдо — сколько должны заплатить вы.

Если начальное сальдо у контрагентов совпадает, считается, что данные сверены. Если не совпадает, придется делать сверку и за предыдущий период — искать там расхождения.

Конечное сальдо покажет сумму долга на конец периода сверки. Кредитовое сальдо в вашей части таблицы покажет, сколько вы остались должны контрагенту, а дебетовое — сколько он должен вам.

Если конечное сальдо совпадет, значит, все операции и у вас, и у контрагента отражены верно. Если сведения расходятся, нужно проверять каждый платеж и отгрузки в том периоде, за который оформлен акт.

Сальдо у сторон может не совпадать по разным причинам. Например, если в учете допустили ошибку, какие-то документы провели дважды, а какие-то не учли. Или когда контрагенты отнесли один и тот же документ к разным периодам.

Задолженность. В акте сверки может быть строка «Задолженность в пользу» — в ней указывают сумму и наименование должника.

Поскольку утвержденной формы документа нет, покажу, как его можно оформить, на примере. Скачать образец акта сверки можно по ссылке.

Акт сверки взаиморасчетов можно отправить почтой, в том числе электронной. К нему желательно приложить сопроводительное письмо — из него контрагент поймет, какие документы ему направили и чего от него ждет отправитель.

Сопроводительное письмо составляют в произвольной форме. Обычно в нем указывают:

• что направляется акт сверки взаиморасчетов;
• период, за который оформлен документ;
• просьбу к контрагенту, например подписать акт сверки и вернуть его в определенный срок.

Вы можете попросить контрагента вернуть излишне уплаченные деньги или зачесть их в счет будущих поставок, если сверка взаиморасчетов показала, что есть переплата.

Если хотите, чтобы контрагент вернул деньги, отправьте ему письмо об этом в произвольной форме. В нем сошлитесь на акт сверки, укажите реквизиты для перечисления денег, срок возврата.

Письмо лучше вручить лично под подпись или отправить заказным письмом с уведомлением о вручении. Так у вас будут доказательства, что вы обращались к контрагенту с требованием о возврате денег, и вы сможете обратиться в суд, если сумму не вернут.

Не подписывайте акт сверки, если контрагент прислал документ, в котором есть расхождения с вашими данными. Вместо этого отправьте протокол разногласий. В акте сверки можно сделать отметку «Направлен протокол разногласий» и указать дату.

Протокол разногласий составляют в произвольной форме. В нем фиксируют расхождения, которые выявили в акте сверки.

Для обоснования можно приложить к протоколу копии товарных накладных, платежек и другие подтверждающие документы.

После этого контрагент внесет изменения в свои документы и можно будет провести новую сверку, чтобы убедиться, что теперь у сторон одинаковые данные.

Составьте акт сверки взаиморасчетов, чтобы разобраться, сколько молочки поставило ООО и сколько вы оплатили.

Если по акту сверки станет понятно, что вы переплатили, направьте контрагенту заявление о возврате денег или договоритесь о зачете переплаты в счет будущих поставок.

Если контрагент пришлет свой вариант акта сверки, в котором вы выявите расхождения, направьте ему протокол разногласий.

Сверку лучше проводить до тех пор, пока не убедитесь, что у вас с контрагентом одинаковые данные.