Как составить акт сверки взаиморасчетов
Как вести бизнес в России
65K
Обложка — Ryan McVay / Getty Images

Как составить акт сверки взаиморасчетов

И как его читать

5
Аватар автора

Ирина Артемова

бухгалтер

Страница автора

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который составляют партнеры, чтобы убедиться, что информация о платежах и долгах у них одинаковая.

Компании обязаны проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами минимум раз в год — во время инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. ИП делают это по желанию.

Сверки позволят избежать ошибок и продлить срок для взыскания долгов через суд. Расскажу, зачем еще нужно составлять акты сверки и как правильно это делать.

Рассылка для тех, у кого свой бизнес
Новости и кейсы для предпринимателей — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки — это документ, который составляют контрагенты, например поставщик и покупатель, подрядчик и заказчик. Из акта видно, есть ли за кем-то долг или переплата. Его составляют за определенный период, например за месяц, квартал или год.

Компании обязаны проводить сверку с контрагентами по крайней мере раз в год. ИП делают это по желанию, и от этого есть практическая польза.

В акте указывают задолженность на начало периода, долги, которые возникли в течение периода, и поступившие оплаты. В конце подводят итог — остаток задолженности, его еще называют сальдо. Если обе стороны подписали акт сверки, они согласны с его данными.

Компания «Карго» 1 мая заключила договор с ИП Кравченко на перевозку его товаров. Согласно договору, предприниматель оплачивает услуги в течение 10 дней после каждой перевозки.

За май «Карго» сделала три перевозки для Петрова — на 5000, 7500 и 13 000 ₽. В мае Петров заплатил 5000 и 7500 ₽, а последнюю перевозку должен оплатить до 7 июня. По итогам мая задолженность Петрова — 13 000 ₽.

Компания «Карго» составила акт сверки взаиморасчетов и направила Петрову на подписание. Петров подписал документ. Этим он подтвердил, что должен перевозчику 13 000 ₽ и намерен уплатить их в июне.

Еще акт сверки можно составить с налоговой инспекцией и с Социальным фондом, СФР. Такая сверка помогает получить информацию о задолженностях и переплатах по налогам и взносам. Это нужно, чтобы избежать штрафов, а переплату зачесть в счет другого платежа.

Чтобы узнать сумму задолженности или переплаты, нужно заказать в налоговой «Акт сверки принадлежности сумм денежных средств ЕНП». Сделать это можно в личном кабинете на сайте налоговой службы — там нужно выбрать пункт «Запросить справки и другие документы».

Когда и зачем нужен акт сверки

ИП не должен вести бухучет, поэтому не обязан составлять акты сверки. Для компаний же это часть обязательной годовой инвентаризации. Вот какие могут быть задачи, в которых поможет акт сверки.

Подтвердить задолженность, которую включают в бухгалтерский баланс организаций. Инвентаризация проверяет и подтверждает, что все активы и обязательства, которые есть в бухгалтерском учете, существуют на самом деле.

Организации должны составлять акты сверки не реже раза в год, чтобы подтвердить сведения о задолженности в годовом отчете. Составлять акты надо, если у компании есть долги, если должны ей и даже если все оплачено и долгов нет. Были расчеты — надо составить акты сверки хотя бы раз в год.

Все суммы в отчете должны соответствовать действительности. Это касается дебиторской  и кредиторской  задолженностей.

Подтвердить долги в конце отчетного периода по налогу на прибыль. Если организация на общей системе налогообложения создает в налоговом учете резерв по сомнительным долгам  , она обязана проводить инвентаризацию дебиторской задолженности на конец каждого отчетного периода по налогу на прибыль. Таким периодом может быть месяц, квартал или год — в зависимости от того, как часто организация отчитывается.

Сверить долги с контрагентами. По желанию акты сверки составляют, чтобы обнаружить задолженности и согласовать их. В договоре стороны могут указать, как часто они будут подписывать акты. Чаще всего это делают раз в год, некоторые — раз в квартал, реже — раз в месяц.

Если контрагент все оплатил, акт все равно можно составить. Он будет с нулевым долгом и подтвердит, что все оплачено.

Продлить срок исковой давности. Если контрагент не выплачивает долг, а тот, кому должны, не обратился в суд, через три года истечет срок исковой давности и взыскать деньги не получится. Подписанный акт сверки означает признание долга, и с даты акта срок начинает течь заново.

Предположим, с момента возникновения долга прошло два года. Стороны подписали акт сверки. Срок обнуляется и долги снова можно взыскать в течение трех лет.

Кто составляет и подписывает акт

Акты сверки составляют работники компании или предпринимателя. Это может быть, например, бухгалтер или менеджер. В случае с ИП составить акт может и он сам.

От имени организации акт подписывает руководитель, от имени ИП — сам предприниматель. Право подписания акта можно предоставить любому работнику по доверенности, например бухгалтеру. Если акт подпишет сотрудник без доверенности, он не считается документом, подтверждающим долг.

Компания обратилась в арбитражный суд с исковым заявлением к контрагенту о взыскании задолженности и процентов. Фирма оказала услуги в 2014 году, а исковое заявление в суд подала в 2018 году, когда срок исковой давности уже прошел. Чтобы продлить его, компания представила акт сверки, подписанный сторонами в сентябре 2015 года.

Суд отказал в удовлетворении требований, так как акт сверки подписал главный бухгалтер без доверенности. В итоге фирма не смогла взыскать с должника более 9,5 миллиона рублей долга и около трех миллионов рублей процентов.

Так может выглядеть доверенность на подписание актов сверки взаиморасчетов
Так может выглядеть доверенность на подписание актов сверки взаиморасчетов

Обязательно ли подписывать акт сверки. Обязанность подписывать акт сверки может быть указана в договоре. Если в нем про сверку ничего не сказано, подписывать акт никто не должен.

В договоре следует указать срок, в течение которого контрагент обязан подписать акт. А также последствия нарушения срока — например, будет считаться, что контрагент подписал акт.

Что делать, если контрагент отказывается подписывать акт. Обычно добросовестные контрагенты сами заинтересованы в том, чтобы сверить долги, но если партнер отказывается это делать и в договоре это не было прописано, способов заставить его нет.

Как составить и отправить акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки можно составить в бухгалтерской программе, в программе электронного документооборота или вручную, например в «Экселе» или гугл-таблицах.

Если акт составляют в бухгалтерской программе или вручную, его надо распечатать, подписать и направить контрагенту лично, по почте или курьерской службой. Форма бумажного акта сверки не установлена — любая компания или ИП может разработать ее самостоятельно. Как выглядит акт и как его составить, я расскажу дальше.

Акты, которые направляются через систему электронного документооборота, составляют в формате, утвержденном приказом ФНС от 13.05.2022 N ЕД-7-26/405@. Обычно в сервисах уже есть правильная форма акта. Надо заполнить ее, подписать квалифицированной электронной подписью — КЭП — и направить контрагенту.

Вручную. Документ составляют в произвольной форме. Обычно он состоит из шапки, таблицы с финансовыми операциями и информации об итоговой задолженности.

Так может выглядеть акт сверки взаиморасчетов. Его можно подписать и отправить контрагенту. Если разногласий нет, он просто подпишет акт. Если найдет ошибки, пришлет протокол разногласий или акт сверки с исправленными данными
Так может выглядеть акт сверки взаиморасчетов. Его можно подписать и отправить контрагенту. Если разногласий нет, он просто подпишет акт. Если найдет ошибки, пришлет протокол разногласий или акт сверки с исправленными данными

В заголовке обычно пишут:

  • наименование документа — «Акт сверки»;
  • период сверки;
  • наименования контрагентов;
  • дату и номер договора, если сверку проводят по одному договору.

Дальше идет таблица. Ее делят на две половины — по данным того, кто составил сверку, и по данным контрагента. Свою часть заполняют по данным бухучета, а если инициатор акта — ИП, то по данным его учетной программы.

Обычно в таблице указывают:

  • номер операции по порядку;
  • наименование операции — например, отгрузка товара, оказание услуг, выполнение работ или оплата;
  • реквизиты документов, которые подтверждают операцию, например дату и номер платежного поручения;
  • суммы по дебету — сколько вам должен контрагент, суммы по кредиту — ваша задолженность перед ним. Одна сторона таблицы зеркально отражает другую. То, что один укажет как дебет, другой отразит как кредит;
  • обороты за период — суммы всего дебета и кредита;
  • начальное сальдо — долг или переплата на начало периода;
  • конечное сальдо — долг или переплата на конец периода.

После таблицы пишут, какая задолженность и в чью пользу сложилась на конец периода.

Ставят подпись с расшифровкой, дату и печать, если она есть. Если акт подписывает директор организации или предприниматель, этого достаточно. Если работник по доверенности, надо указать номер и дату выдачи доверенности.

Акт печатают в двух экземплярах и отправляют контрагенту. Он заполняет свою часть. Его суммы будут отражаться на счетах учета зеркально: то, что у вас по дебету, у контрагента — по кредиту. В конце также выводят сальдо и подписывают документ.

Можно сразу заполнить обе части таблицы — за себя и контрагента. Тогда второй стороне останется проверить все и подписать акт.

В онлайн-сервисах. Есть сервисы по заполнению бланков, в которых можно ввести свои данные и получить заполненную форму акта.

Например, онлайн-сервис «Выставить счет». В нем можно сформировать акт, скачать в PDF и распечатать.

Нужно ввести данные о контрагентах, обо всех операциях и расчетах. Система сама рассчитает задолженность на конец периода
Нужно ввести данные о контрагентах, обо всех операциях и расчетах. Система сама рассчитает задолженность на конец периода
Такой акт формирует система
Такой акт формирует система

В программе 1С. В сервисе «1С: Бухгалтерия 8» акт сверки находится в разделе «Покупки» — «Расчеты с контрагентами» — «Акт сверки расчетов или Продажи» — «Расчеты с контрагентами» — «Акт сверки расчетов».

Чтобы его заполнить, надо:

  1. Выбрать контрагента и договор. Можно свериться по всем договорам с контрагентом или по одному из них.
  2. Указать период проведения сверки.
  3. Выбрать бухгалтерские счета. Например, для покупателей и заказчиков это будет счет 62, для поставщиков — 60. В 1С есть список счетов по умолчанию, по которым проводится сверка. Можно свериться по всем выбранным счетам — в сверку все равно попадут только те, по которым были расчеты.
  4. Нажать кнопку «Заполнить» и выбрать вариант «Только по нашей организации» или «По нашей организации и контрагенту». В первом случае заполняется правая часть сверки, а левая остается для ручного заполнения контрагентом. Во втором — обе части сразу заполнены, контрагенту останется только проверить данные.
  5. Указать подписантов на вкладке «Дополнительно».
  6. Распечатать акт — кнопка «Печать». Также можно распечатать текст для почтового конверта.
  7. После получения ответа от контрагента можно поставить флажок «Сверка согласована» рядом с полем «Контрагент». После этого акт невозможно будет изменить.

В системе электронного документооборота, ЭДО. Системы, в которых компании обмениваются документами, позволяют составлять акты сверки и отправлять их контрагентам. Например, такая возможность есть в системах «Контур Диадок» и «СБИС».

Обычно акт, составленный в ЭДО, можно распечатать, скачать в разных форматах, отправить контрагенту по электронной почте или через саму систему электронного документооборота. В последнем случае документ подписывают квалифицированной электронной подписью.

Как правильно заполнять акт сверки взаиморасчетов: образец

Покажу, как заполняют акт, на примере. Предположим, ИП Артемова оказывает организации «Спутник трейд» услуги по заправке картриджей.

Договор заключен в декабре 2022 года. Одна заправка стоит 1200 ₽. В июле 2023 года предприниматель составляет акт сверки за полугодие. Заполняет данные сразу и за себя, и за заказчика, чтобы последнему осталось только все проверить и подписать.

Заполняем шапку и вставляем таблицу. Дальше расчеты по версии предпринимателя-исполнителя, который заполняет акт, будем отражать в левой части таблицы, а по версии компании-заказчика — в правой
Вносим задолженности на начало периода. Сальдо по дебету на начало периода у ИП — сколько должны ему. Сальдо по кредиту компании — сколько должна она. В начале отчетного периода «Спутник трейд» была должна ИП Артемовой 1200 ₽
12 февраля компания оплатила ИП 1200 ₽. У ИП Артемовой отражаем это по кредиту, так как долг ей уменьшился. У компании, которая оплатила — по дебету, так как она уменьшила свой долг
В первом полугодии 2023 года заправлено три картриджа, поступила одна оплата. Оказанные услуги по заправке с точки зрения предпринимателя — это продажа. У ИП они отражены по дебету, а у компании — по кредиту. Оплаты у ИП — по кредиту, а у компании — по дебету
Считаем обороты за период. У ИП три продажи отражены по дебету, их общая сумма — 3600 ₽. Поступившие оплаты предприниматель отразил по кредиту. Их две на сумму 2400 ₽. Для компании наоборот: ее оплаты — оборот по дебету, то есть 2400 ₽, а оборот по кредиту — 3600 ₽
Выводим сальдо на конец периода. На 30 июня 2023 года задолженность компании перед предпринимателем равна 1200 + 3600 − 2400 = 2400 ₽. Для ИП Артемовой это сальдо по дебету, так как должны ей. А для компании — по кредиту, так как должна она
В конце акт подписывает каждая из сторон. По этому акту компания должна ИП Артемовой 2400 ₽

Как написать сопроводительное письмо к акту сверки

К акту сверки можно приложить сопроводительное письмо. Это необязательно, но из него контрагент поймет, какие документы ему отправили и что он должен сделать.

Сопроводительное письмо составляют в произвольной форме. Обычно в нем указывают:

  • что направлен акт сверки взаиморасчетов;
  • период, за который оформлен акт сверки;
  • просьбу подписать документ в определенный срок.
Сопроводительное письмо к акту сверки может выглядеть так
Сопроводительное письмо к акту сверки может выглядеть так

Что такое акт сверки с разногласиями и как его заполнять

Если обе стороны согласны с суммами в акте сверки, они подписывают его и на этом сверка заканчивается.

Если кто-то находит ошибки, он отправляет свою версию акта сверки или протокол разногласий. В нем указывается, где допущены ошибки.

Если контрагент согласен с расхождениями, акт сверки составляют заново и подписывают.

Протокол составляют в произвольной форме. Главное — зафиксировать расхождения
Протокол составляют в произвольной форме. Главное — зафиксировать расхождения

Если контрагент не признает ошибку, заинтересованная сторона должна доказать свою позицию. Например, предоставить накладную с подписью контрагента о том, что он принял товар.

ООО «Агрохолдинг» поставлял пекарне муку. По данным компании, за март она отгрузила муки на сумму:

4500 ₽ по накладной от 06.03.2023 № 451
6000 ₽ по накладной от 13.03.2023 № 512
3000 ₽ по накладной от 20.03.2023 № 609
3000 ₽ по накладной от 20.03.2023 № 610
4500 ₽ по накладной от 27.03.2023 № 722

Итого: 21 000 ₽.

Пекарня уплатила 18 000 ₽.

Долг за пекарней на конец периода — 3000 ₽.

Акт сверки распечатали и направили контрагенту.

При сверке бухгалтер пекарни обнаружил, что 20 марта муку привозили только один раз — по накладной № 609 от 20.03, а накладную № 610 составили ошибочно. Так как накладная № 609 с подписями сторон существовала, а накладную № 610 с подписью работника пекарни «Агрохолдинг» не смог найти, ее вычеркнули из сверки. По данным, согласованным обеими сторонами, отгружено муки на 18 000 ₽, оплачено 18 000 ₽. Долга на конец марта нет.

Обычно причина расхождений видна по акту сверки. Чаще всего это одна операция. Например, сальдо в актах сверки могут не совпадать, если:

  1. Сведения в учете о продажах не совпадают. Например, одна сторона отразила отгрузку, а вторая не поставила товары на учет. Или у одной из сторон поставка дублируется.
  2. Не поступила оплата — такое может быть при наличных расчетах через работников или при ошибках в платежных поручениях.
  3. Документ у разных сторон относится к разным периодам, поэтому у одного из контрагентов он не попал в акт сверки.

Как правильно читать акт сверки

По акту сверки можно понять, кто, кому и сколько должен за указанный период.

Если в акте сверки написано «задолженность в пользу ООО „Весна“ — 5000 ₽», это значит, что контрагент на конец периода должен «Весне» эту сумму.

Левая часть таблицы относится к тому контрагенту, который составил сверку. Если в ней указано сальдо по дебету, должны ему. Если по кредиту, должен он.

В правой части таблицы — данные по контрагенту, которому направили сверку. Там все наоборот — если сальдо по дебету, должен он, а если по кредиту, должны ему.

Оптовый склад и розничный магазин делают сверку. На конец периода сальдо по дебету у оптового магазина — 3000 ₽. Это значит, столько должны ему. У магазина сальдо по кредиту 3000 ₽ — должен он
Оптовый склад и розничный магазин делают сверку. На конец периода сальдо по дебету у оптового магазина — 3000 ₽. Это значит, столько должны ему. У магазина сальдо по кредиту 3000 ₽ — должен он

Запомнить

  1. Акт сверки взаиморасчетов составляют компании и ИП, чтобы обнаружить долги.
  2. Сверку может инициировать один из контрагентов в любое время.
  3. Компании обязаны раз в год проводить сверки в рамках инвентаризации перед подачей годовой бухгалтерской отчетности. ИП это делают по желанию.
  4. Компании на ОСН должны проводить инвентаризацию и сверку на конец каждого отчетного периода по налогу на прибыль, если создают в налоговом резерве учет по сомнительным долгам. Таким периодом может быть месяц, квартал или год — в зависимости от того, как часто организация отчитывается.
  5. Подписанный акт сверки может обнулить срок исковой давности для взыскания долга в суде. Задолженность можно взыскать в течение трех лет с даты подписания акта сверки.
  6. От имени организации акт подписывает руководитель, от имени ИП — предприниматель. Если подписывает другой сотрудник, нужно сделать доверенность.
  7. Контрагент может отказаться подписывать акт сверки. Он обязан подписать его, только если это указано в договоре.
  8. Если обе стороны согласны с суммами в акте сверки, они подписывают его и на этом сверка заканчивается. Иначе разбираются с ошибками и подписывают новый акт.

Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes

Составляли акты сверок? С какими сложностями сталкивались?
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка

Сообщество