Как составить акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который оформляют партнеры, чтобы убедиться: информация о расчетах у них одинаковая.

Компании обязаны проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами минимум раз в год — во время инвентаризации, перед тем как составить годовую бухгалтерскую отчетность. ИП делают это по желанию.

Сверки позволят избежать ошибок и продлить срок для взыскания долгов через суд. Расскажу, зачем еще нужно составлять акты сверки и как правильно это делать.

Акт сверки — это документ, который составляют контрагенты, например поставщик и покупатель, подрядчик и заказчик. Из акта видно, есть ли за кем-то долг или переплата. Его составляют за определенный период, например за месяц, квартал или год.

Компании обязаны проводить сверку с контрагентами по крайней мере раз в год. Один из способов это сделать — составить акт сверки. Но также контрагенты могут просто обменяться письмами. ИП сверяются с контрагентами по желанию. Иными словами, что для компаний, что для ИП акт сверки — право, а не обязанность, если только его составление не предусмотрено договором.

В акте указывают задолженность на начало периода, долги, которые возникли в течение периода, и поступившие оплаты. В конце подводят итог — остаток задолженности, его еще называют сальдо. Если обе стороны подписали акт сверки, они согласны с его данными.

Еще акт сверки можно составить с налоговой инспекцией и с Социальным фондом, СФР. Такая сверка помогает получить информацию о задолженностях и переплатах по налогам и взносам. Это нужно, чтобы избежать штрафов, а переплату зачесть в счет другого платежа.

Чтобы узнать сумму задолженности или переплаты в налоговой, нужно заказать «Акт сверки принадлежности сумм денежных средств ЕНП». Сделать это можно в личном кабинете на сайте налоговой службы — выбрать пункт «Единый налоговый счет», вкладку «Заявления», на ней — «Запрос акта сверки принадлежности сумм денежных средств, перечисленных в качестве ЕНП и других платежей».

ИП не должен вести бухучет, поэтому не обязан составлять акты сверки хотя бы раз в год. Для компаний сверка — это часть обязательной годовой инвентаризации. Чаще всего при сверке составляют акт.

Подтвердить задолженность, которую включают в бухгалтерский баланс организаций. Инвентаризация проверяет и подтверждает, что все активы и обязательства, которые есть в бухгалтерском учете, существуют на самом деле.

Организации сверяются не реже раза в год, чтобы подтвердить сведения о задолженности в годовом отчете. Составлять акты надо, если у компании есть долги, если должны ей и даже если все оплачено и долгов нет. Были расчеты — надо составить акты сверки хотя бы раз в год.

Все суммы в отчете должны соответствовать действительности. Это касается дебиторской  и кредиторской  задолженностей.

Подтвердить долги в конце отчетного периода по налогу на прибыль. Если организация на общей системе налогообложения создает в налоговом учете резерв по сомнительным долгам  , она обязана проводить инвентаризацию дебиторской задолженности на конец каждого отчетного периода по налогу на прибыль  . Таким периодом может быть месяц, квартал или год — в зависимости от того, как часто организация отчитывается.

Сверить долги с контрагентами. По желанию акты сверки составляют, чтобы обнаружить задолженности и согласовать их. В договоре стороны могут указать, как часто они будут подписывать акты. Обычно это делают раз в год, иногда — раз в квартал, реже — раз в месяц.

Если контрагент все оплатил, акт все равно можно составить. Он будет с нулевым долгом и подтвердит его отсутствие.

Продлить срок исковой давности. Если контрагент не выплачивает долг, а тот, кому должны, не обратился в суд, через три года истечет срок исковой давности и взыскать деньги не получится. Подписанный акт сверки означает признание долга, и с даты акта срок начинает течь заново  .

Предположим, с момента возникновения долга прошло два года. Стороны подписали акт сверки. Срок обнуляется и долги снова можно взыскать в течение трех лет.

Акты сверки составляют работники компании или предпринимателя. Это может быть, например, бухгалтер или менеджер. В случае с ИП составить акт может и он сам.

От имени организации акт подписывает руководитель, от имени ИП — он сам. Право подписания акта можно предоставить любому работнику по доверенности, например бухгалтеру. Если акт подпишет сотрудник без доверенности, он не считается документом, подтверждающим долг.

Обязательно ли подписывать акт сверки. Обязанность подписывать акт сверки может быть указана в договоре. Если в нем про сверку ничего не сказано, подписывать акт никто не должен.

В договоре следует указать срок, в течение которого контрагент обязан подписать акт. А также последствия нарушения срока — например, будет считаться, что контрагент подписал акт.

Что делать, если контрагент отказывается подписывать акт. Обычно добросовестные контрагенты сами заинтересованы в том, чтобы сверить долги, но если партнер отказывается это делать и в договоре это не было прописано, способов заставить его нет.

Акт сверки можно составить в бухгалтерской программе, в программе электронного документооборота или вручную, например в «Экселе» или гугл-таблицах.

Если акт составляют в бухгалтерской программе или вручную, его надо распечатать, подписать и направить контрагенту лично, по почте или курьерской службой. Форма бумажного акта сверки не установлена — любая компания или ИП может разработать ее самостоятельно. Как выглядит акт и как его составить, я расскажу дальше.

Акты, которые направляются через систему электронного документооборота, составляют в формате, утвержденном приказом ФНС от 13.05.2022 N ЕД-7-26/405@. Обычно в сервисах уже есть правильная форма акта. Надо заполнить ее, подписать квалифицированной электронной подписью — КЭП — и направить контрагенту.

Вручную. Документ составляют в произвольной форме. Обычно он состоит из шапки, таблицы с финансовыми операциями и информации об итоговой задолженности.

В заголовке обычно пишут:

• наименование документа — «Акт сверки»;
• период сверки;
• наименования контрагентов;
• дату и номер договора, если сверку проводят по одному договору.

Дальше идет таблица. Ее делят на две половины — по данным того, кто составил сверку, и по данным контрагента. Свою часть заполняют по данным бухучета, а если инициатор акта — ИП, то по данным его учетной программы.

Обычно в таблице указывают:

• номер операции по порядку;
• наименование операции — например, отгрузка товара, оказание услуг, выполнение работ или оплата;
• реквизиты и виды документов, которые подтверждают операцию, например дату и номер платежного поручения;
• суммы по дебету — сколько вам должен контрагент, суммы по кредиту — ваша задолженность перед ним. Одна сторона таблицы зеркально отражает другую. То, что один укажет как дебет, другой отразит как кредит;
• обороты за период — суммы всего дебета и кредита;
• начальное сальдо — долг или переплата на начало периода;
• конечное сальдо — долг или переплата на конец периода.

После таблицы пишут, какая задолженность и в чью пользу сложилась на конец периода.

Ставят подпись с расшифровкой, дату и печать, если она есть. Если акт подписывает директор организации или предприниматель, этого достаточно. Если работник по доверенности, надо указать номер и дату выдачи доверенности.

Акт печатают в двух экземплярах и отправляют контрагенту. Он заполняет свою часть. Его суммы будут отражаться на счетах учета зеркально: то, что у вас по дебету, у контрагента — по кредиту, и наоборот. В конце также выводят сальдо и подписывают документ.

Можно сразу заполнить обе части таблицы — за себя и контрагента. Тогда второй стороне останется проверить все и подписать акт.

В онлайн-сервисах. Есть сервисы по заполнению бланков, в которых можно ввести свои данные и получить заполненную форму акта.

Например, онлайн-сервис «Выставить счет». В нем можно сформировать акт, скачать в PDF и распечатать.

В программе 1С. В сервисе «1С: Бухгалтерия 8» акт сверки находится в разделе «Покупки» — «Расчеты с контрагентами» — «Акт сверки расчетов или Продажи» — «Расчеты с контрагентами» — «Акт сверки расчетов».

Чтобы его заполнить, надо:

1. Выбрать контрагента и договор. Можно свериться по всем договорам с контрагентом или по одному из них.
2. Указать период проведения сверки.
3. Выбрать бухгалтерские счета. Например, для покупателей и заказчиков это будет счет 62, для поставщиков — 60. В 1С есть список счетов по умолчанию, по которым проводится сверка. Можно свериться по всем выбранным счетам — в сверку все равно попадут только те, по которым были расчеты.
4. Нажать кнопку «Заполнить» и выбрать вариант «Только по нашей организации» или «По нашей организации и контрагенту». В первом случае заполняется правая часть сверки, а левая остается для ручного заполнения контрагентом. Во втором — обе части сразу заполнены, контрагенту останется только проверить данные.
5. Указать подписантов на вкладке «Дополнительно».
6. Распечатать акт — кнопка «Печать». Также можно распечатать текст для почтового конверта.
7. После получения ответа от контрагента можно поставить флажок «Сверка согласована» рядом с полем «Контрагент». После этого акт невозможно будет изменить.

В системе электронного документооборота, ЭДО. Системы, в которых компании обмениваются документами, позволяют составлять акты сверки и отправлять их контрагентам. Например, такая возможность есть в системах «Контур Диадок» и «СБИС».

Обычно акт, составленный в ЭДО, можно распечатать, скачать в разных форматах, отправить контрагенту по электронной почте или через саму систему электронного документооборота. В последнем случае документ подписывают квалифицированной электронной подписью.

Покажу, как заполняют акт, на примере. Предположим, ИП Курбатова оказывает организации «Спутник-трейд» услуги по заправке картриджей.

Договор заключен в декабре 2023 года. Одна заправка стоит 1200 ₽. В июле 2024 года предприниматель составляет акт сверки за полугодие. Заполняет данные сразу и за себя, и за заказчика, чтобы последнему осталось только все проверить и подписать.

К акту сверки можно приложить сопроводительное письмо. Это необязательно, но из него контрагент поймет, какие документы ему отправили и что он должен сделать.

Сопроводительное письмо составляют в произвольной форме. Обычно в нем указывают:

• что направлен акт сверки взаиморасчетов;
• период, за который оформлен акт сверки;
• просьбу подписать документ в определенный срок.

Когда обе стороны согласны с суммами в акте сверки, они подписывают его, и на этом сверка заканчивается.

Если кто-то находит ошибки, он отправляет свою версию акта сверки или протокол разногласий. В нем указывается, где допущены ошибки.

Если контрагент согласен с расхождениями, акт сверки составляют заново и подписывают.

Если контрагент не признает ошибку, заинтересованная сторона должна доказать свою позицию. Например, представить накладную с подписью контрагента о том, что он принял товар.

Обычно причина расхождений видна по акту сверки. Чаще всего это одна операция. Например, сальдо в актах сверки могут не совпадать, если:

1. Сведения в учете о продажах не совпадают. Например, одна сторона отразила отгрузку, а вторая не поставила товары на учет. Или у одной из сторон поставка дублируется.
2. Не поступила оплата — такое может быть при наличных расчетах через работников или при ошибках в платежных поручениях.
3. Документ у разных сторон относится к разным периодам, поэтому у одного из контрагентов он не попал в акт сверки.

По акту сверки можно понять, кто, кому и сколько должен за указанный период.

Если в акте сверки написано «задолженность в пользу ООО „Весна“ — 5000 ₽», это значит, что контрагент на конец периода должен «Весне» эту сумму.

Левая часть таблицы относится к тому контрагенту, который составил сверку. Если в ней указано сальдо по дебету, должны ему. Если по кредиту, должен он.

В правой части таблицы — данные по контрагенту, которому направили сверку. Там все наоборот — если сальдо по дебету, должен он, а если по кредиту, должны ему.

1. Акт сверки взаиморасчетов составляют компании и ИП, чтобы обнаружить долги.
2. Сверку может инициировать один из контрагентов в любое время.
3. Компании обязаны раз в год проводить сверки в рамках инвентаризации перед подачей годовой бухгалтерской отчетности. ИП делают это по желанию. Можно составить акт, а можно обменяться письмами о задолженности.
4. Компании на ОСН должны проводить инвентаризацию и сверку на конец каждого отчетного периода по налогу на прибыль, если создают в налоговом резерве учет по сомнительным долгам. Таким периодом может быть месяц, квартал или год — в зависимости от того, как часто организация отчитывается.
5. Подписанный акт сверки может обнулить срок исковой давности для взыскания долга в суде. Задолженность можно взыскать в течение трех лет с даты подписания акта сверки.
6. От имени организации акт подписывает руководитель, от имени ИП — предприниматель. Если подписывает другой сотрудник, нужно сделать доверенность.
7. Контрагент может отказаться подписывать акт сверки. Он обязан подписать его, только если это указано в договоре.
8. Если обе стороны согласны с суммами в акте сверки, они подписывают его и на этом сверка заканчивается. Иначе разбираются с ошибками и подписывают новый акт.