Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который составляют партнеры, чтобы убедиться, что информация о платежах и долгах у них одинаковая.

Компании обязаны проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами минимум раз в год — во время инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. ИП делают это по желанию.

Сверки позволят избежать ошибок и продлить срок для взыскания долгов через суд. Расскажу, зачем еще нужно составлять акты сверки и как правильно это делать.

Что вы узнаете из статьи

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки — это документ, который составляют контрагенты, например поставщик и покупатель, подрядчик и заказчик. Из акта видно, есть ли за кем-то долг или переплата. Его составляют за определенный период, например за месяц, квартал или год.

Компании обязаны проводить сверку с контрагентами по крайней мере раз в год. ИП делают это по желанию, и от этого есть практическая польза.

В акте указывают задолженность на начало периода, долги, которые возникли в течение периода, и поступившие оплаты. В конце подводят итог — остаток задолженности, его еще называют сальдо. Если обе стороны подписали акт сверки, они согласны с его данными.

Компания «Карго» 1 мая заключила договор с ИП Кравченко на перевозку его товаров. Согласно договору, предприниматель оплачивает услуги в течение 10 дней после каждой перевозки.

За май «Карго» сделала три перевозки для Петрова — на 5000, 7500 и 13 000 ₽. В мае Петров заплатил 5000 и 7500 ₽, а последнюю перевозку должен оплатить до 7 июня. По итогам мая задолженность Петрова — 13 000 ₽.

Компания «Карго» составила акт сверки взаиморасчетов и направила Петрову на подписание. Петров подписал документ. Этим он подтвердил, что должен перевозчику 13 000 ₽ и намерен уплатить их в июне.

Еще акт сверки можно составить с налоговой инспекцией и с Социальным фондом, СФР. Такая сверка помогает получить информацию о задолженностях и переплатах по налогам и взносам. Это нужно, чтобы избежать штрафов, а переплату зачесть в счет другого платежа.

Чтобы узнать сумму задолженности или переплаты, нужно заказать в налоговой «Акт сверки принадлежности сумм денежных средств ЕНП». Сделать это можно в личном кабинете на сайте налоговой службы — там нужно выбрать пункт «Запросить справки и другие документы».

Когда и зачем нужен акт сверки

ИП не должен вести бухучет, поэтому не обязан составлять акты сверки. Для компаний же это часть обязательной годовой инвентаризации. Вот какие могут быть задачи, в которых поможет акт сверки.

Подтвердить задолженность, которую включают в бухгалтерский баланс организаций. Инвентаризация проверяет и подтверждает, что все активы и обязательства, которые есть в бухгалтерском учете, существуют на самом деле.

Организации должны составлять акты сверки не реже раза в год, чтобы подтвердить сведения о задолженности в годовом отчете. Составлять акты надо, если у компании есть долги, если должны ей и даже если все оплачено и долгов нет. Были расчеты — надо составить акты сверки хотя бы раз в год.

Все суммы в отчете должны соответствовать действительности. Это касается дебиторской 

и кредиторской 
задолженностей.

Подтвердить долги в конце отчетного периода по налогу на прибыль. Если организация на общей системе налогообложения создает в налоговом учете резерв по сомнительным долгам 

, она обязана проводить инвентаризацию дебиторской задолженности на конец каждого отчетного периода по налогу на прибыль. Таким периодом может быть месяц, квартал или год — в зависимости от того, как часто организация отчитывается.

Сверить долги с контрагентами. По желанию акты сверки составляют, чтобы обнаружить задолженности и согласовать их. В договоре стороны могут указать, как часто они будут подписывать акты. Чаще всего это делают раз в год, некоторые — раз в квартал, реже — раз в месяц.

Если контрагент все оплатил, акт все равно можно составить. Он будет с нулевым долгом и подтвердит, что все оплачено.

Продлить срок исковой давности. Если контрагент не выплачивает долг, а тот, кому должны, не обратился в суд, через три года истечет срок исковой давности и взыскать деньги не получится. Подписанный акт сверки означает признание долга, и с даты акта срок начинает течь заново.

Предположим, с момента возникновения долга прошло два года. Стороны подписали акт сверки. Срок обнуляется и долги снова можно взыскать в течение трех лет.

Кто составляет и подписывает акт

Акты сверки составляют работники компании или предпринимателя. Это может быть, например, бухгалтер или менеджер. В случае с ИП составить акт может и он сам.

От имени организации акт подписывает руководитель, от имени ИП — сам предприниматель. Право подписания акта можно предоставить любому работнику по доверенности, например бухгалтеру. Если акт подпишет сотрудник без доверенности, он не считается документом, подтверждающим долг.

Компания обратилась в арбитражный суд с исковым заявлением к контрагенту о взыскании задолженности и процентов. Фирма оказала услуги в 2014 году, а исковое заявление в суд подала в 2018 году, когда срок исковой давности уже прошел. Чтобы продлить его, компания представила акт сверки, подписанный сторонами в сентябре 2015 года.

Суд отказал в удовлетворении требований, так как акт сверки подписал главный бухгалтер без доверенности. В итоге фирма не смогла взыскать с должника более 9,5 миллиона рублей долга и около трех миллионов рублей процентов.

Так может выглядеть доверенность на подписание актов сверки взаиморасчетов

Обязательно ли подписывать акт сверки. Обязанность подписывать акт сверки может быть указана в договоре. Если в нем про сверку ничего не сказано, подписывать акт никто не должен.

В договоре следует указать срок, в течение которого контрагент обязан подписать акт. А также последствия нарушения срока — например, будет считаться, что контрагент подписал акт.

Что делать, если контрагент отказывается подписывать акт. Обычно добросовестные контрагенты сами заинтересованы в том, чтобы сверить долги, но если партнер отказывается это делать и в договоре это не было прописано, способов заставить его нет.

Как составить и отправить акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки можно составить в бухгалтерской программе, в программе электронного документооборота или вручную, например в «Экселе» или гугл-таблицах.

Если акт составляют в бухгалтерской программе или вручную, его надо распечатать, подписать и направить контрагенту лично, по почте или курьерской службой. Форма бумажного акта сверки не установлена — любая компания или ИП может разработать ее самостоятельно. Как выглядит акт и как его составить, я расскажу дальше.

Акты, которые направляются через систему электронного документооборота, составляют в формате, утвержденном приказом ФНС от 13.05.2022 N ЕД-7-26/405@. Обычно в сервисах уже есть правильная форма акта. Надо заполнить ее, подписать квалифицированной электронной подписью — КЭП — и направить контрагенту.

Вручную. Документ составляют в произвольной форме. Обычно он состоит из шапки, таблицы с финансовыми операциями и информации об итоговой задолженности.

Так может выглядеть акт сверки взаиморасчетов. Его можно подписать и отправить контрагенту. Если разногласий нет, он просто подпишет акт. Если найдет ошибки, пришлет протокол разногласий или акт сверки с исправленными данными

В заголовке обычно пишут:

  • наименование документа — «Акт сверки»;
  • период сверки;
  • наименования контрагентов;
  • дату и номер договора, если сверку проводят по одному договору.

Дальше идет таблица. Ее делят на две половины — по данным того, кто составил сверку, и по данным контрагента. Свою часть заполняют по данным бухучета, а если инициатор акта — ИП, то по данным его учетной программы.

Обычно в таблице указывают:

  • номер операции по порядку;
  • наименование операции — например, отгрузка товара, оказание услуг, выполнение работ или оплата;
  • реквизиты документов, которые подтверждают операцию, например дату и номер платежного поручения;
  • суммы по дебету — сколько вам должен контрагент, суммы по кредиту — ваша задолженность перед ним. Одна сторона таблицы зеркально отражает другую. То, что один укажет как дебет, другой отразит как кредит;
  • обороты за период — суммы всего дебета и кредита;
  • начальное сальдо — долг или переплата на начало периода;
  • конечное сальдо — долг или переплата на конец периода.

После таблицы пишут, какая задолженность и в чью пользу сложилась на конец периода.

Ставят подпись с расшифровкой, дату и печать, если она есть. Если акт подписывает директор организации или предприниматель, этого достаточно. Если работник по доверенности, надо указать номер и дату выдачи доверенности.

Акт печатают в двух экземплярах и отправляют контрагенту. Он заполняет свою часть. Его суммы будут отражаться на счетах учета зеркально: то, что у вас по дебету, у контрагента — по кредиту. В конце также выводят сальдо и подписывают документ.

Можно сразу заполнить обе части таблицы — за себя и контрагента. Тогда второй стороне останется проверить все и подписать акт.

В онлайн-сервисах. Есть сервисы по заполнению бланков, в которых можно ввести свои данные и получить заполненную форму акта.

Например, онлайн-сервис «Выставить счет». В нем можно сформировать акт, скачать в PDF и распечатать.

Нужно ввести данные о контрагентах, обо всех операциях и расчетах. Система сама рассчитает задолженность на конец периода
Такой акт формирует система

В программе 1С. В сервисе «1С: Бухгалтерия 8» акт сверки находится в разделе «Покупки» — «Расчеты с контрагентами» — «Акт сверки расчетов или Продажи» — «Расчеты с контрагентами» — «Акт сверки расчетов».

Чтобы его заполнить, надо:

  1. Выбрать контрагента и договор. Можно свериться по всем договорам с контрагентом или по одному из них.
  2. Указать период проведения сверки.
  3. Выбрать бухгалтерские счета. Например, для покупателей и заказчиков это будет счет 62, для поставщиков — 60. В 1С есть список счетов по умолчанию, по которым проводится сверка. Можно свериться по всем выбранным счетам — в сверку все равно попадут только те, по которым были расчеты.
  4. Нажать кнопку «Заполнить» и выбрать вариант «Только по нашей организации» или «По нашей организации и контрагенту». В первом случае заполняется правая часть сверки, а левая остается для ручного заполнения контрагентом. Во втором — обе части сразу заполнены, контрагенту останется только проверить данные.
  5. Указать подписантов на вкладке «Дополнительно».
  6. Распечатать акт — кнопка «Печать». Также можно распечатать текст для почтового конверта.
  7. После получения ответа от контрагента можно поставить флажок «Сверка согласована» рядом с полем «Контрагент». После этого акт невозможно будет изменить.

В системе электронного документооборота, ЭДО. Системы, в которых компании обмениваются документами, позволяют составлять акты сверки и отправлять их контрагентам. Например, такая возможность есть в системах «Контур Диадок» и «СБИС».

Обычно акт, составленный в ЭДО, можно распечатать, скачать в разных форматах, отправить контрагенту по электронной почте или через саму систему электронного документооборота. В последнем случае документ подписывают квалифицированной электронной подписью.

Как правильно заполнять акт сверки взаиморасчетов: образец

Покажу, как заполняют акт, на примере. Предположим, ИП Артемова оказывает организации «Спутник трейд» услуги по заправке картриджей.

Договор заключен в декабре 2022 года. Одна заправка стоит 1200 ₽. В июле 2023 года предприниматель составляет акт сверки за полугодие. Заполняет данные сразу и за себя, и за заказчика, чтобы последнему осталось только все проверить и подписать.

Как написать сопроводительное письмо к акту сверки

К акту сверки можно приложить сопроводительное письмо. Это необязательно, но из него контрагент поймет, какие документы ему отправили и что он должен сделать.

Сопроводительное письмо составляют в произвольной форме. Обычно в нем указывают:

  • что направлен акт сверки взаиморасчетов;
  • период, за который оформлен акт сверки;
  • просьбу подписать документ в определенный срок.
Сопроводительное письмо к акту сверки может выглядеть так

Что такое акт сверки с разногласиями и как его заполнять

Если обе стороны согласны с суммами в акте сверки, они подписывают его и на этом сверка заканчивается.

Если кто-то находит ошибки, он отправляет свою версию акта сверки или протокол разногласий. В нем указывается, где допущены ошибки.

Если контрагент согласен с расхождениями, акт сверки составляют заново и подписывают.

Протокол составляют в произвольной форме. Главное — зафиксировать расхождения

Если контрагент не признает ошибку, заинтересованная сторона должна доказать свою позицию. Например, предоставить накладную с подписью контрагента о том, что он принял товар.

ООО «Агрохолдинг» поставлял пекарне муку. По данным компании, за март она отгрузила муки на сумму:

4500 ₽ по накладной от 06.03.2023 № 451
6000 ₽ по накладной от 13.03.2023 № 512
3000 ₽ по накладной от 20.03.2023 № 609
3000 ₽ по накладной от 20.03.2023 № 610
4500 ₽ по накладной от 27.03.2023 № 722

Итого: 21 000 ₽.

Пекарня уплатила 18 000 ₽.

Долг за пекарней на конец периода — 3000 ₽.

Акт сверки распечатали и направили контрагенту.

При сверке бухгалтер пекарни обнаружил, что 20 марта муку привозили только один раз — по накладной № 609 от 20.03, а накладную № 610 составили ошибочно. Так как накладная № 609 с подписями сторон существовала, а накладную № 610 с подписью работника пекарни «Агрохолдинг» не смог найти, ее вычеркнули из сверки. По данным, согласованным обеими сторонами, отгружено муки на 18 000 ₽, оплачено 18 000 ₽. Долга на конец марта нет.

Обычно причина расхождений видна по акту сверки. Чаще всего это одна операция. Например, сальдо в актах сверки могут не совпадать, если:

  1. Сведения в учете о продажах не совпадают. Например, одна сторона отразила отгрузку, а вторая не поставила товары на учет. Или у одной из сторон поставка дублируется.
  2. Не поступила оплата — такое может быть при наличных расчетах через работников или при ошибках в платежных поручениях.
  3. Документ у разных сторон относится к разным периодам, поэтому у одного из контрагентов он не попал в акт сверки.

Как правильно читать акт сверки

По акту сверки можно понять, кто, кому и сколько должен за указанный период.

Если в акте сверки написано «задолженность в пользу ООО „Весна“ — 5000 ₽», это значит, что контрагент на конец периода должен «Весне» эту сумму.

Левая часть таблицы относится к тому контрагенту, который составил сверку. Если в ней указано сальдо по дебету, должны ему. Если по кредиту, должен он.

В правой части таблицы — данные по контрагенту, которому направили сверку. Там все наоборот — если сальдо по дебету, должен он, а если по кредиту, должны ему.

Оптовый склад и розничный магазин делают сверку. На конец периода сальдо по дебету у оптового магазина — 3000 ₽. Это значит, столько должны ему. У магазина сальдо по кредиту 3000 ₽ — должен он

Запомнить

  1. Акт сверки взаиморасчетов составляют компании и ИП, чтобы обнаружить долги.
  2. Сверку может инициировать один из контрагентов в любое время.
  3. Компании обязаны раз в год проводить сверки в рамках инвентаризации перед подачей годовой бухгалтерской отчетности. ИП это делают по желанию.
  4. Компании на ОСН должны проводить инвентаризацию и сверку на конец каждого отчетного периода по налогу на прибыль, если создают в налоговом резерве учет по сомнительным долгам. Таким периодом может быть месяц, квартал или год — в зависимости от того, как часто организация отчитывается.
  5. Подписанный акт сверки может обнулить срок исковой давности для взыскания долга в суде. Задолженность можно взыскать в течение трех лет с даты подписания акта сверки.
  6. От имени организации акт подписывает руководитель, от имени ИП — предприниматель. Если подписывает другой сотрудник, нужно сделать доверенность.
  7. Контрагент может отказаться подписывать акт сверки. Он обязан подписать его, только если это указано в договоре.
  8. Если обе стороны согласны с суммами в акте сверки, они подписывают его и на этом сверка заканчивается. Иначе разбираются с ошибками и подписывают новый акт.

Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes

Ирина Артемова
Составляли акты сверок? С какими сложностями сталкивались?
Комментарии проходят модерацию по правилам журнала
Загрузка

Сообщество