Как правильно оформить сотрудника в штат

С 1 января 2017 года небольшим фирмам и ИП разрешили вести кадровый учет не в полном объеме.

Раньше для этого нужно было делать кучу бумаг: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график сменности — и так до бесконечности.

Все эти документы нужно было составить, напечатать, подписать и хранить в офисе. Теперь отдельные бумажки не нужны, а все условия труда, оплаты и гарантии прописаны в договоре.

Допустим, вы приняли упрощенную схему ведения кадров и нанимаете на работу первого сотрудника. Чтобы сделать это, вам нужно оформить договор и приказ о приеме на работу, заполнить трудовую книжку и личную карточку. Теперь подробнее.

Договоры с физлицами можно разделить на два больших типа: гражданско-правовые и трудовые.

Гражданско-правовой договор — про результат. Работодатель — заказчик, работник — исполнитель, и деньги он получает за результат или сделанную работу: статьи, перевозки или помощь при продаже квартиры.

Договор заключается на определенный срок или до появления результата. По такому договору не нужно платить взносы для ФСС, оформлять трудовую книжку и кадровые документы. Кроме суммы, указанной в договоре, вам нужно будет уплатить за исполнителя НДФЛ — 13%, взносы для ФФОМС — 5,1% и ПФР — 22%.

Трудовой договор — про процесс: работник ходит в офис или работает из дома по графику, выполняет поручения и делает работу самостоятельно — субподрядчиков он нанять не может. За всё это он два раза в месяц получает зарплату — сначала аванс, потом всё остальное. Как правило, трудовой договор в России заключают бессрочно. В случае с трудовым договором платить нужно НДФЛ, взносы в ФНС по ФСС, ФФОМС и ПФР.

Необходимость «вести кадры» возникает, когда сотрудника нанимают по трудовому договору. Для упрощения этого процесса правительство утвердило типовую форму трудового договора для микропредприятий.

В договоре вы смело пропускаете пункты, не связанные с характером вашей работы: например, можете не заполнять раздел про дистанционную работу, если сотрудник работает в офисе, и наоборот.

Документы. Чтобы заключить этот и любой другой трудовой договор, работник должен вам прислать:

• 1. Паспорт. Если паспорта нет, то можно использовать временное удостоверение личности. Появится паспорт — дополните договор.
• 2. СНИЛС — зеленая карточка с номером в системе обязательного пенсионного страхования.
• 3. Военный билет — для мужчин и женщин, подлежащих призыву.
• 4. Трудовую книжку — не нужна, если у сотрудника есть основная работа, а вы принимаете его как совместителя.

Дополнительно могут понадобиться:

• 5. Диплом об образовании — для работы, которая требует специфических знаний или подготовки. Диплом нужен, если нанимаете главбуха, водителя или переводчика.
• 6. Медицинская книжка — если нанимаете персонал в гостиницу, кафе, салон красоты или цех по промышленному производству смузи.
• 7. Справка о судимостях. Для специальностей, где это важно. Например, по закону нельзя работать преподавателем, если есть судимость.

Если ваш сотрудник раньше нигде не работал, вы заводите ему трудовую книжку и получаете в пенсионном фонде СНИЛС.

Приказ — обязательный документ, который фиксирует факт и момент приема на работу. Именно на основании приказа вы платите зарплату, на него вы ссылаетесь в трудовой книжке.

Оклад — фиксированная зарплата за календарный месяц. Не нужно учитывать премии и социальные выплаты. Если вы договорились о квартальной премии, про нее писать не нужно. Надбавка — например за непрерывный стаж или районный коэффициент.

Максимальный испытательный срок — 3 месяца, за исключением совсем уж тонких моментов. Можно указать меньше, больше — нельзя. Испытательный срок в приказе и договоре должен быть одинаковым.

Подразделение можно не указывать, если организация небольшая, тогда структурных подразделений может и не быть.

В графе «ознакомление» должна стоять подпись работника.

Трудовая книжка почти как медицинская карточка, но с историей работы, а не болезни. В нее записывают информацию о должности, зарплате и увольнениях.

Если вы наняли человека по трудовому договору на основную работу и он проработал у вас дольше пяти дней, вы обязаны написать об этом в книжке.

Личная карточка обобщает все сведения о работнике: в ней отражены перемещения, изменения условий, оплаченные и неоплаченные отпуска.

Для компаний карточка — обязательный документ, а ИП могут их не вести. Но я бы рекомендовала всё-таки заводить карточки, потому что это удобно. Копии документов могут и потеряться, а в карточке вся информация под рукой: номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛСа и военного билета. В личной карточке вы дублируете изменения, которые внесли в трудовую. Но если работник уволится, вы вернете ему трудовую книжку, а его личная карточка останется у вас навсегда.

Важно: заполнять карточку надо так же, как указано в документах.

Графу «Образование» можно не заполнять, если работа не требует специальных знаний или подготовки. Но если документ об образовании принесли — не пренебрегайте.

Языки, которыми владеет человек, надо указывать без сокращений. Степень знания языка — тут достаточно формулировки «свободно» или «со словарем». В принципе, можно не указывать.

Профессию укажите полностью, как в приказе о приеме на работу.

Отпуск — указать все виды отпусков: оплачиваемый, неоплачиваемый, учебный, декретный и т. д. Основание — приказы о предоставлении отпусков.

Основания увольнения — указать основания увольнения по формулировке из трудового кодекса, дату увольнения, номер приказа.

После увольнения личная карточка закрывается: работодатель расписывается и указывает должность. Работник тоже расписывается, чем подтверждает свое согласие со всеми записями в карточке.

Для простоты будем считать, что есть три документа, на основании которых можно уволить сотрудника:

• а) заявление об увольнении — когда работник увольняется по собственному желанию, предупредив вас об этом за две недели;
• б) соглашение о расторжении трудового договора — еще это называется увольнением по соглашению сторон, когда желание прекратить трудовые взаимоотношения возникло одновременно и у работодателя, и у работника;
• в) уведомление об истечении срока действия трудового договора — возникает, когда вы нанимаете менеджера по срочному трудовому договору на время, пока другой менеджер в декрете.

Как только соглашение, заявление или уведомление появляется у вас, нужно сделать еще несколько бумажек.

Приказ об увольнении, чтобы зафиксировать дату увольнения. Со следующего дня после даты увольнения вы ничего не должны платить сотруднику. В приказе нужно указать основание увольнения и пункт, часть, статью ТК РФ, по которой работник увольняется.

• а) собственное желание: «Уволен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• б) по соглашению сторон: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• в) истечение срока договора:«Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Сотрудник должен прочесть приказ и подтвердить это своей подписью.

Записка-расчет — в ней нужно указать сумму, которую вы выплатите работнику в день его увольнения: зарплату за отработанный период и компенсацию за неиспользованный отпуск. Компенсацию за неиспользованный отпуск или удержания за использованный авансом отпуск рассчитываем на основании среднего заработка.

Записка-расчет показывает общую сумму выплат работнику:

В трудовую книжку нужно написать об увольнении то же самое, что написали в приказе.

Дублируете запись в личную карточку и просите сотрудника расписаться.

Вот что надо вернуть сотруднику после увольнения:

1. Трудовую книжку.
2. Справку о сумме зарплаты за текущий и два предыдущих года. Если проработал меньше, то даете справку только за период, когда он работал на вас. Справка нужна для правильного расчета больничных и декретных. Если ее нет, выплаты рассчитывают по минимальному размеру оплаты труда.
3. Справку 2-НДФЛ за текущий год. Она нужна для устройства на новое место работы, оформления вычета НДФЛ на имущество, лечение или обучение. Может понадобиться для оформления банковского кредита, визы и пособий.