Мы готовили свадьбу в Ростове-на-Дону на собственные сбережения в 2015 году. На подготовку ушло 9 месяцев и 204 тысячи рублей. На банкете был 51 человек, включая жениха и невесту.

Мы решили, что никто не запомнит туфли невесты, чехлы на стульях и маникюр жениха. Зато все запомнят, если не хватит напитков и хлеба, в процессе будет скучно, а таксисты будут долго кружить в поисках ресторана, которого нет ни в одном навигаторе.

Так случилось, что первый ресторан, который мы выбрали, сгорел дотла. Задаток и неустойку нам не вернули, потому что мы не заключили договор, а ограничились только распиской, которая не имела юридической значимости.

Вот такая расписка ничего не значит — тут даже паспортных данных нет
Вот такая расписка ничего не значит — тут даже паспортных данных нет

После этого мы заключали договор с каждым из подрядчиков и прописывали все возможные условия и ситуации, которые могли возникнуть в процессе. Расскажу, на что мы обращали внимание и что прописали в договоре, чтобы избежать провала.

Одно дело — сходить в ресторан тесной компанией: нужен один стол, можно перетерпеть шумных соседей. В крайнем случае, если ресторан попался неудачный, можно уйти и поискать другое место.

Со свадьбой на 50 человек это не работает — нужно предусматривать все заранее.

Минимальные требования к ресторану на свадьбу:

  1. Вместимость — чтобы все сели.
  2. Изоляция — чтобы в ресторане были только мы.
  3. Транспорт — чтобы можно было приехать на такси и адрес был в навигаторе.
  4. Район — чтобы без гопников.
  5. Туалеты — чтобы были приличными.
  6. Если будут музыканты и артисты — для них нужны гримерки.
  7. Меню — чтобы не отравиться и не переплатить.
  8. Алкоголь — чтобы можно было со своим.

Это минимум, а дальше еще миллион нюансов.

Место

Когда мы искали ресторан, то представляли себе недорогое заведение на окраине города, возможно у воды. Оказалось, что это потенциальная проблема: такого ресторана не будет в навигаторах и гости будут звонить жениху с невестой, чтобы узнать дорогу. От водоема налетят комары, а некоторые местные жители могут попытаться отжать телефон у кого-то из заблудившихся гостей.

Нелучшим вариантом оказались и рестораны в области. Почти во всех были страшные туалеты без бумаги, мыла и полотенец, а про гримерки для ведущих и музыкантов можно было даже не заикаться.

Дорогие заведения в спальных районах тоже не подошли: после 11 вечера мы бы не смогли ни запустить фейерверк, ни включить погромче музыку, ни покричать «Горько!».

В центре города проблемы с парковкой для гостей.

Мы посмотрели 10 ресторанов и в итоге выбрали недорогое заведение при гостинице на выезде из города, достаточно далеко от жилых домов, но не в промзоне и без водоемов поблизости.

Отель

Ресторан при отеле — удобное решение, чтобы переночевать самим и разместить иногородних гостей. Опытные друзья предупредили, на что обратить внимание, чтобы не разочароваться.

Если в отеле расчетный час в 11 утра или раньше, молодожены и гости не успеют отдохнуть и привести себя в порядок перед вторым днем. Если администраторы сдают номера с почасовой оплатой, значит, нас могут побеспокоить шумные компании и проститутки.

Еще одна деталь, на которую мы обращали внимание, — стоимость номера для молодоженов по сравнению с люксом. В одной из гостиниц обычный люкс стоил 7500 Р, а свадебный — 15 000 Р. Разница была в искусственных цветах и бутылке шампанского на завтрак. Администратор уверял, что на дату торжества обычный люкс занят, хотя на «Букинге» его можно было спокойно забронировать. Поэтому мы выбрали другую гостиницу с рестораном.

Чтобы избежать обмана и переплаты, мы проверяли цены на отель на сайтах-агрегаторах или просили прайс на услуги отеля. Осматривали номерной фонд, уточняли расчетное время и общались с постояльцами.

Все хотели на нас заработать

Свадебная индустрия во многом рассчитана на то, что клиенты будут сорить деньгами: свадьба ведь один раз в жизни. Если бы мы не проверяли все цены и не сравнивали их с рынком, мы бы соглашались платить в 1,5—2 раза больше, чем обычно.

Наш совет: перепроверяйте. Бутылка свадебного шампанского не должна стоить в два раза дороже, чем бутылка обычного.

Изоляция и неустойки

Однажды мы отмечали день рождения друга, а параллельно в этом же ресторане проходил свадебный банкет его бывшей девушки. Мы увидели всё: истерики, драки и слезы. Оба праздника были испорчены (или обогащены впечатлениями — это уже каждый сам для себя решает).

Мы заказывали стол на 50 человек в ресторане на 120 мест и сразу обсудили этот вопрос. Чтобы не стать свидетелями чужих поминок, юбилеев или крестин, мы обговорили с администратором, что ресторан должен быть закрыт для других посетителей.

Попутно обсудили, что включено в стоимость аренды, какой минимальный пакет услуг идет с банкетом от заведения, от каких можно отказаться бесплатно, а за какие придется заплатить неустойку. Нашим друзьям в счет добавили аренду штор и ваз в банкетном зале. Чтобы с нами такого не произошло, мы указали, что другие виды неустоек и оплат, кроме описанных в договоре, отсутствуют.

Вот перечень неустоек и дополнительных оплат, которые могут появиться в процессе организации и проведения банкета.

Неустойка за своих подрядчиков. Такие неустойки возникают, потому что у ресторанов есть услуга «банкет под ключ» и «свои» подрядчики отдают фиксированный процент администратору за возможность работать в этом ресторане. Если вы привезете своих музыкантов, ведущего и артистов, то заплатите неустойку, чтобы компенсировать потери ресторана.

Аренда зала, скатертей, чехлов на стулья, холодильника для торта и ваз, оборудования.

Бой стекла и порча имущества. Мы договорились, что будем оплачивать только по факту фиксации: видео, фото, книги регистрации посуды.

Пробковый налог — неустойка за свой алкоголь, которая рассчитывается или на одного гостя, или на одну бутылку.

Изменение стоимости банкетных блюд из-за сезонных колебаний цен на продукты.

Дополнительная оплата работы ресторана сверх обычного времени.

Свой алкоголь

На алкоголь, напитки, деликатесы, десерты, овощи, чай и кофе рестораны делают накрутку 250—300%. Купить алкоголь и продукты со скидкой в гипермаркете или на оптовой базе и принести в ресторан получается намного дешевле.

Еще одна уловка рестораторов — подменить дорогие продукты дешевыми. Например, вместо элитного китайского зеленого чая по чеку заварить обычный из пакетика в расчете на то, что в свадебном угаре никто не заметит подмены.

Чтобы сэкономить и быть уверенными в качестве продуктов, мы договорились с рестораном, что принесем свои напитки, торт и часть закусок. Это позволило снизить расходы почти в два раза. Дополнительно нам удалось договориться о бесплатном украшении зала в качестве подарка от заведения. Еще мы получили скидку за раннее бронирование.

Единственным оплаченным оформлением нашего банкета была «юбка» на стол
Единственным оплаченным оформлением нашего банкета была «юбка» на стол

Сколько нужно еды

Две беды у свадебных банкетов: гости не доедают, а молодожены хотят сэкономить. Рестораны решают эту проблему одним движением: дают блюда подешевле, а порции поменьше.

Мы предупреждали ресторан, что все порции пересчитает и выборочно взвесит наш доверенный человек. Это было похоже на паранойю, но некоторые заведения после этого начинали искать возможности избежать проверки, ссылались на отсутствие весов и организационные сложности. С ними мы сразу прощались.

Мы нашли средние банкетные нормы количества еды на человека и сами сделали расчет для ресторана.

Средние банкетные нормы еды на человека

Количество едыПример
150 г салатаНебольшой салат цезарь как в бизнес-ланче
200 г холодных закусокПо 2 кусочка колбасы, рыбы, ломтика сыра, пять маслин и соленый огурец
200 г горячих закусокНебольшой жюльен
300—350 г мясаПриличный стейк
150 г гарнираБольшая порция картошки-фри
150 г салата
Небольшой салат цезарь как в бизнес-ланче
200 г холодных закусок
По 2 кусочка колбасы, рыбы, ломтика сыра, пять маслин и соленый огурец
200 г горячих закусок
Небольшой жюльен
300—350 г мяса
Приличный стейк
150 г гарнира
Большая порция картошки-фри

Во время банкета невозможно определить на глаз, две или три порции салата лежит на общем блюде, поэтому мы попросили все салаты, нарезки и закуски подавать порционно. С горячим, увы, так сделать не удалось.

После торжества у нас остались сыры, мясные нарезки, немного горячего и холодные закуски, которые мы упаковали в свои контейнеры и забрали. Салаты, заправленные соусами, работники ресторана не отдали, чтобы никто не отравился.

Мясные нарезки гости съели в первую очередь, за ними — соленья и салаты
Мясные нарезки гости съели в первую очередь, за ними — соленья и салаты

Торт

Норма десерта — 150 граммов на человека. Мы планировали продавать торт на свадьбе, поэтому увеличили его вес на 15—20%. Считали так: всего 51 гость минус 5 человек, которые не едят сладкого. Получается 46 гостей.

46 гостей × 150 г = 6900 г

+ 15% — получается 8 кг торта

Мы выбрали кремовый торт без мастики. Мастика очень плотная и тяжелая, поэтому торт с мастикой всегда меньше по размеру. К тому же чаще всего гости очень сладкую мастику не едят и она остается на тарелках.

К концу вечера не осталось ни кусочка
К концу вечера не осталось ни кусочка

Алкоголь и вода

Рестораторы часто переливают напитки в штофы и кувшины, чтобы недолить и присвоить остатки. Мы могли обезопасить себя от кражи, если бы нашли человека, который будет следить за розливом напитков, или попросили персонал сохранить пустую тару. Мы этого не сделали, поэтому соков у нас практически не осталось, а вина, водки, минералки и шампанского, которые не разливали в тару ресторана, осталось с избытком.

Зато мы знали, что большинство гостей-мужчин пьют крепкие напитки и соки, а женщины — вино и воду. Шампанское пьют только на фуршете и первые пару тостов — это мы узнали еще на свадьбах друзей, когда были гостями.

Еще одна тонкость, о которой часто забывают: все стараются купить достаточно алкоголя, но не запасают воду и соки. К концу вечера гости страдают от жажды и не знают, чем запить крепкие напитки.

Мы нашли нормы расчета алкоголя для банкетов и воспользовались ими. На нашей свадьбе присутствовали 23 женщины и 24 мужчины, которые употребляют алкоголь. Мы учли вкусы и пол гостей, сделали поправку на время года. Это средние нормы — мы не утверждаем, что гости женского пола на вашей свадьбе обязательно выпьют по литру воды, бутылке вина и запьют это пол-литром сока. Но если считать общую сумму напитков по такому калькулятору, можно быть уверенным, что всем всего точно хватит.

Расчет алкоголя для нашего банкета

ВодкаВиноШампанскоеСокВода
Женщинам0,25 л0,75 л0,35 л0,5 л1 л
Мужчинам0,5 л0,7 л0,3 л1 л0,5 л
Всего нужно17,75 л34,05 л15,25 л35,5 л35 л
Купили бутылок36 × 0,5л49 × 0,7л22 × 0,7 л54 × 1 л108 × 0,5 л
Норма для женщин
Водка
0,25 л
Вино
0,75 л
Шампанское
0,35 л
Сок
0,5 л
Вода
1 л
Норма для мужчин
Водка
0,5 л
Вино
0,7 л
Шампанское
0,3 л
Сок
1 л
Вода
0,5 л
Всего нужно
Водка
17,75 л
Вино
34,05 л
Шампанское
15,25 л
Сок
35,5 л
Вода
35 л
Купили бутылок
Водка
36 × 0,5л
Вино
49 × 0,7л
Шампанское
22 × 0,7 л
Сок
54 × 1 л
Вода
108 × 0,5 л

Если ваша свадьба летом и на улице жарко, увеличьте количество безалкогольных напитков в полтора раза.

Всего мы купили заранее по акции 14 упаковок напитков. Хранили на балконе. Когда пришло время везти алкоголь в ресторан, мы достали часть бутылок из ящиков и разложили по салону автомобиля, переложив бумагой и картоном для сохранности. Все увезли в один заезд.

По договоренности с рестораном мы должны были привезти напитки и продукты за день до банкета, приложить список с количеством, датой мероприятия, ФИО и подписью заказчика. Этот список мы приложили к расписке, которую нам дал ресторан.

Когда мы привезли напитки в ресторан, оформили акт передачи на хранение
Когда мы привезли напитки в ресторан, оформили акт передачи на хранение

Мы заранее договорились, что бар в ресторане будет закрыт. Мы хотели избежать дополнительных трат, которые могли бы возникнуть, если бы гости стали заказывать что-то в баре в конце вечера. Если бы закрыть бар не получилось, то мы бы прописали в договоре размер предоплаченного депозита, сверх которого гости платили бы сами.

Рассадка

На свадьбу принято приглашать дальних родственников и друзей семьи. Может случиться, что среди гостей окажутся враги или участники давнего семейного конфликта. Чтобы избежать стычек на празднике, важно заранее решить, кто из гостей где будет сидеть.

Кроме этого мы должны были учесть, что отдельные столы занимают больше места, чем один общий. Еще нам нужно было оставить место для танцев. Отдельный стол, скрытый от глаз гостей, нужен был для ведущих и артистов.

Поэтому мы заранее начертили план расстановки столов и продумали, как рассадим гостей. Обсудили это с рестораном и зафиксировали в договоре.

Расписание банкета

Чтобы гостям не подали второе горячее одновременно с тортом и запланированные активности не накладывались друг на друга, мы составили распорядок банкета. В нем учли, что ресторан работает до 00:00 и что если мы захотим остаться дольше, то придется оплачивать это время отдельно.

Если бы мы хотели запускать фейерверк, то запланировали бы его до 23:00, чтобы не было проблем с полицией.

Наш распорядок банкета:

Договор

Чтобы ресторан гарантированно соблюдал наши договоренности, мы составили подробный договор, в котором прописали условия. Дополнительные документы — меню с количеством порций, прейскурант на бой стекла и порчу имущества — мы оформили как приложения к договору.

В договоре мы указали заказчика и исполнителя, предмет и стоимость договора. Предмет сформулировали как «обязанность по организации и проведению банкета в ресторане». Указали дату и время банкета, количество гостей, полную стоимость организации и проведения, все дополнительные условия и неустойки.

Вот что мы прописали в договоре:

  1. Способ оплаты — наличными в кассу.
  2. Подтверждающий документ — приходный кассовый ордер.
  3. Размер задатка и условия его оплаты.
  4. Дату и время, когда мы должны оплатить остаток стоимости банкета.
  5. Список помещений, которые мы будем использовать в качестве гримерок и кладовых.
  6. Отдельный пункт о том, что ресторан будет закрыт для других гостей.
  7. Условия, на которых мы принесем свою еду и напитки: размер «пробкового налога», возможность принести свои контейнеры, перечень продуктов, которые мы сможем забрать.
  8. Когда и на каких условиях мы привезем свои продукты и алкоголь.
  9. Условие, что мы можем взвешивать порции.
  10. Подробное меню.
  11. Штрафные санкции за недостачу или подмену продуктов.
  12. Все скидки и подарки, которые нам сделал ресторан.

К договору мы приложили план расстановки столов и распорядок банкета.

В итоге наша свадьба прошла спокойно и без неожиданностей. Гости, родители и мы остались довольны. Чего и вам желаем.