Как я нашла международную службу доставки на замену ушедшей из России компании DHL

Каждый месяц на меня, как на помощника руководителя, ложится задача по отправке оригинальных документов, договоров, счетов, актов и другой корреспонденции организации по городам России и за рубеж. Чтобы каждый раз не искать подходящего подрядчика, заключать новый договор на оказание услуг и на личном опыте проверять качество работы, компания, в которой я тружусь, в 2018 году выбрала в качестве постоянной курьерской службы для отправки корреспонденции DHL. Было удобно, что DHL доставляла курьерами документы как по России, так и за рубеж, не приходилось менять курьерскую службу.

В конце каждого месяца я:

• собирала документы;
• оставляла заявку по телефону в курьерскую службу DHL на забор документов;
• сверяла данные отправлений у коллег;
• заполняла накладные на доставку;
• упаковывала документы в сейф–конверты, которые привозил курьер на каждый месяц.

С утра на следующий день, курьер привозил новые сейф–конверты на следующий месяц и забирал уже заполненные накладные с упакованными документами. В связи с политической ситуацией на Востоке Европы в 2022 году, курьерская компания DHL сначала перестала доставлять посылки и документы в Россию, а затем прекратила обслуживание регионов, то есть из Краснодарского края за рубеж и в обратном направлении отправить посылку или конверт невозможно. В связи с этим пришлось столкнуться с неприятной ситуацией — возникла необходимость поиска нового подрядчика для международной и локальной доставки корреспонденции.

Я столкнулась с настоящей проблемой, когда необходимо было срочно отправить оригинальные документы — контракт и проектную декларацию из города Сочи, где находится организация, клиенту в Аргентину, в город Буэнос-Айрес.Найти курьерскую службу оказалось непросто. Первое, о чем я подумала при поиске контактов курьерских служб — начать с тех, которые уже есть на слуху, позвонить в каждую и узнать об условиях доставки, а уже после первого заказа принять решение о дальнейшем сотрудничестве на постоянной основе.

Для расчета я собрала данные об отправлении. Мне нужно было отослать пакет документов весом 0,5 кг из Сочи в Буэнос-Айрес в течении 14 дней, заказать курьера, который забрал бы документы из офиса и также курьером клиенту по назначенному адресу доставить. У меня не осталось сейф–конвертов, были вопросы по дополнительной документации к отправлению, чтобы конверт дошел без задержек.

Сначала я стала обзванивать известные международные курьерские службы: TNT, FedEx, UPS, но компании, увы, как и DHL, приостановили деятельность на территории Российской Федерации.

В поисковую систему «Яндекс» я ввела запрос «Доставка из России в Аргентину». Первая компания в выдаче была «Деловые Линии», туда я и позвонила. Менеджер услышала о международной доставке и засуетилась, через пару минут ожидания на линии сотрудник курьерской службы сообщила о том, что личные вещи и документы компания за рубеж не доставляет и работает только с юридическими лицами, которым необходимо отправить груз весом не менее 50 кг. Вариант доставки, который мне был предложен — выкупить грузовое место на полцентнера для документов, вес которых составляет 0,5 кг, стоимость посчитали соответствующую.

Дальше я вспомнила, что в личных целях пользовалась услугами курьерской компании «СДЭК» и решила обратится туда. На горячей линии ответил автоответчик, который проинформировал, что для расчета отправления и возникших вопросов необходимо обратиться в чат поддержки на сайте или скачать приложение. Для меня это крайне неудобно и не вызвало доверия, хотелось лично уточнить возникшие вопросы у менеджера службы, а не обращаться к роботу на сайте.

Так как международных курьерских фирм для доставки документов в Сочи не много, я решила уточнить стоимость доставки документов из России в Аргентину в курьерской службе доставки СДЭК через WhatsApp, но и там мне ответил чат-бот, который примерно рассчитал тариф от двери до двери.

Для расчета были высланы стандартные габариты упаковки, единственной подходящей под документы с размерами 35*35*5 см до 2 кг. Срок доставки — более 20 рабочих дней, не считая день отправки. Предварительный расчет составил 10 700 рублей. СДЭК не внушил доверие, не хочется при возникших вопросах или спорных ситуациях общаться с ботом и срок доставки был слишком долгим, договор и проектная декларация должны были оказаться у заказчика максимум в конце следующей недели — то есть через 14 дней.

Поэтому я позвонила в следующую организацию международной доставки — Pony Express. На горячей линии ответила девушка и сразу перевела на коллегу–специалиста по международным доставкам. Сотрудник сообщила, что у организации нет экспресс–доставки, а срок составит от одного до трех месяцев, так как пересылку осуществляют через СНГ. В Южной Америке у Pony Express нет экспресс–центра, поэтому доставка будет осуществляться за рубежом через посредника и стоимость составит 5 701 рублей. Для отправления необходимо заполнить накладную от руки и поместить документы в конверт. Срок доставки оказался слишком долгий, ждать 2–3 месяца, пока доставят договоры, которые уже через 2 недели должны быть у клиента, не вариант.

Я уже отчаялась и пока самостоятельно пыталась разобраться в сопроводительной документации на международную отправку документов из Сочи в Буэнос–Айрес, наткнулась в интернете на статью на сайте курьерской службы Time Saving Machine.

Название международной доставки мне было незнакомо и сразу доверие не вызвало. Но статьи TSM, о том как правильно заполнять накладную, инвойс и какую документацию приложить, чтобы отправление без задержек прошло таможенный контроль подкупили, так как все детально и понятно расписано, сложилось мнение, что компания разбирается и имеет опыт в международной доставке, я решила позвонить в курьерскую службу и пообщаться с менеджером. На сайте я сразу нашла номер телефона, по которому позвонила. Менеджер сделал расчет доставки и предложил тарифы:

• экспресс–доставка за 8–9 рабочих дней, лично из рук в руки за 21 000 руб;
• стандарт за 14 дней от двери до двери за 14 000 руб;
• экономдоставка до 21 рабочего дня курьером из рук в руки за 10 000 руб.

Менеджер сообщила, что по другим направлениям — в Европу, Канаду, США есть доставка авиакурьерами за 24–72 часа, цена за срочность будет соответствующей — от 1 000 евро.

Далее сотрудник TSM сказал, что самостоятельно заполнит накладную, мне нужно будет только ответить на несколько вопросов для заполнения документа. Также курьер при заборе отправления предоставит прочный конверт.

Условия компании мне понравились, но были переживания, так как курьерская служба мне не знакома и я решила еще изучить отзывы о компании на сайте Yandex.ru, в Google, Zoon, но у компании стоит рейтинг 5 звезд, отзывы в 94% положительные.

На следующий день перезваниваю менеджеру снова, с настроем отправлять доставку через TSM тарифом за 14 000 рублей и 14 рабочих дней и была приятно удивлена, что мне не пришлось заново объяснять, что и куда необходимо доставить, так как попала к тому же сотруднику.

Менеджер выслал электронный договор, я подписала у руководителя поставила печать и сразу выслала скан. Менеджер выставил счет, а бухгалтер организации проверил реквизиты и оплатила доставку по электронной ссылке на онлайн–сервис приема платежей «Робокасса». Накладные были уже заполнены в печатном виде, и через 4 часа под дверью офиса уже стоял курьер с сейф-конвертом для документов.

После того как конверт забрали, сотрудник TSM выслал трек–номер и сайт для отслеживания отправления. Персональный менеджер был на связи на протяжении всей доставки документов, подсказывал о детализации отправления.

Договор и проектная декларация были доставлены за 14 рабочих дней из Сочи в лично в руки партнеру в Буэнос–Айресе. Так прошла первая доставка документов через курьерскую службу Time Saving Machine, после чего было принято решение подписать долгосрочный договор оказания услуг. В июне будет год как мы ежемесячно сотрудничаем с компанией по доставке документов по России и за рубеж.