Ученые знают ответ на вопрос, как эффективно давать обратную связь на работе. Для этого есть универсальные правила.

Чтобы негативная обратная связь не казалась обидной и действительно способствовала прогрессу, она должна быть конструктивной и развернутой — сотруднику должно быть понятно, как исправить ситуацию.

Важно также сделать фидбэк нормальной частью рабочего процесса и давать его регулярно: тогда у сотрудников не будет ощущения, что на них внезапно обрушились с критикой.

Ну и, конечно, большое значение имеет настрой критикующего: не так важно, какую тактику он выберет, главное, чтобы он был доброжелателен и открыт критике сам.

Однако это лишь теория. На практике нередко менеджеры даже не задумываются, как лучше преподнести обратную связь. В итоге она демотивирует, снижает продуктивность и ухудшает отношения в команде. Научить каждого коллегу критиковать этично не удастся, но есть другой путь — научиться правильно отвечать на критику, даже если она не кажется конструктивной. Это поможет отстоять свою точку зрения и избежать конфликтов.

Вот семь техник, которые сделают вашу коммуникацию на работе более эффективной.

ГДЕ СЛЕДИТЬ ЗА СИТУАЦИЕЙ

Главные новости — в нашем Телеграме

Подпишитесь, чтобы следить за разборами новых законов и анализом финансовой ситуации
Подписаться

Техника 1
Разоружение

Ситуация. Вы совершили ошибку, вашу работу критикуют или приходится поспорить, чтобы отстоять свое видение.

Что делать. Найдите в словах другого человека что-то полезное, отметьте это и поблагодарите его. Даже если сейчас критика кажется необоснованной, а чужое мнение — абсурдным, есть шанс, что вам дали дельную подсказку. Ваша реакция покажет, что вы слышите собеседника, цените его взгляд и адекватно оцениваете содержание разговора.

«Вы правы. Я действительно не учла этот параметр. Спасибо большое за замечание. Сейчас еще немного подумаю над вашими словами и пойму, как исправить ситуацию».

Техника 2
Перефразирование

Ситуация. Вы участвуете в важных переговорах, но не можете прийти к общему знаменателю. Вы хотите показать собеседнику, что серьезно относитесь к делу, или просто расположить его к себе.

Что делать. Перескажите то, что сказал собеседник, своими словами. Можно цитировать его и дословно, но в таком виде лучше повторить только часть сказанного. Так вы покажете, что слушаете внимательно и запоминаете все, что вам сказали.

«Я поняла ваше замечание по поводу моего проекта. Проекту нужно работать на расширение клиентской базы. Учту на будущее».

Техника 3
Уточняющие вопросы

Ситуация. Вы не уверены, что до конца понимаете, чего хочет собеседник. Или вам кажется, что между вами абсолютное взаимопонимание, но разговор важный и ошибка будет стоить дорого.

Что делать. Задать уточняющие вопросы. Часто мы додумываем за собеседника мысли и намерения: иногда получается понять их верно, иногда — нет. На работе цена ошибки бывает высокой. Например, приходится тратить время, чтобы переделать уже завершенную задачу, или сглаживать конфликт, который произошел исключительно из-за недопонимания.

«Так, давай проверим, что я тебя правильно поняла. Ты предлагаешь отложить эту работу на потом и подождать, пока мы получим всю нужную информацию?»

Попробуйте соединить эту технику с перефразированием: они отлично работают вместе.

«Вы сказали, что многие показатели работы нашего отдела в последние месяцы ухудшились. Уточните, пожалуйста, какие именно показатели стоит улучшить?»

Техника 4
Поглаживание

Ситуация. Вам приходится спорить, чтобы отстоять свое мнение, но важно при этом не потерять расположение собеседника и достичь компромисса. Или вы хотите о чем-то попросить человека, но не уверены, что он захочет помочь.

Что делать. Хвалить собеседника. Во время спора комплименты помогают смягчить напряжение. А человек, которому вы симпатичны, скорее окажет вам услугу, чем равнодушный человек.

Но будьте осторожны: комплименты не должны быть неловкими и неуместными, иначе могут, наоборот, оттолкнуть собеседника. Идеально, если они искренние и связаны с контекстом, в котором вы находитесь. Например, хвалить внешность коллеги во время спора точно не стоит, но будет уместно отметить его профессионализм и выразить свое уважение.

«Я восхищаюсь вашим опытом в решении таких вопросов. И очень рад даже возможности представить вам мой проект и услышать от вас обратную связь».

Техника 5
Выражение понимания

Ситуация. Собеседник указывает на ошибки: свои, ваши или чужие, предлагает вам что-то изменить в работе или просто жалуется.

Что делать. Подчеркните, что понимаете трудности, с которыми столкнулся человек. Вы можете вспомнить и упомянуть случаи, когда сами были в похожей ситуации. Но не говорите о себе слишком много, чтобы не было ощущения, что вы перетягиваете одеяло на себя. Пусть собеседник успокоится и увидит, какой вы внимательный и сострадательный человек.

«Я отлично понимаю, что ты имеешь в виду. Это действительно сложный клиент, и у меня тоже такие бывали».

Эту технику тоже можно объединить с перефразированием.

«Ты считаешь, что нам нужно использовать другие инструменты для привлечения клиентов: больше сотрудничать с известными порталами и вести соцсети. И я понимаю, почему ты так считаешь».

Техника 6
Рабочие границы

Ситуация. Вам пытаются навязать лишнюю работу, отчитывают за чужие промахи или ставят дедлайны так, что выполнить все в срок можно, только если трудиться сверхурочно.

Что делать. Уверенно, спокойно и доброжелательно напомните, что входит в ваши обязанности, а что нет. Вы можете апеллировать к трудовому кодексу, трудовому договору, должностным инструкциям и джоб-офферу, хотя про последний стоит помнить, что юридической силы он не имеет. Так вы покажете себя компетентным и уверенным в себе сотрудником и защитите личное время от посягательств.

Отстаивать свои рабочие границы очень важно. Вы будете знать свою часть работы и не станете перегружать себя лишней. Есть заблуждение, что тех, кто больше всех работает, с большей вероятностью повысят. На самом деле повышают чаще тех, кто умеет преподнести в выигрышном свете продукты своей деятельности.

— Почему график поставки еще не составлен?
— Я получила дополнительную информацию только вчера вечером. Было уже без десяти шесть, а в шесть мой рабочий день кончается. Поэтому я занимаюсь графиком сегодня. Скоро закончу и пришлю вам.

Попробуйте соединить эту технику с выражением понимания. Так вы сможете смягчить свой ответ и расположить к себе собеседника.

— Почему график поставок до сих пор не прописан? Вы ставите меня в неловкое положение перед руководителем отделения.
— Это и правда очень неудобно. Знаю, график нужно было утвердить еще на прошлой неделе. К сожалению, я не могу вам помочь: за график отвечает Василий. Я отвечаю только за переговоры с клиентами.

Техника 7
Мой вклад

Ситуация. Вашу работу критикуют — за дело или незаслуженно. Или вы делаете проект наравне с коллегой, но результат почему-то всегда приписывают ему.

Что делать. Подчеркните свой вклад в работу. Сделайте это подробно и спокойно. Если вас критикуют, сначала дайте критику высказать все замечания, а потом обратите внимание на все, что у вас получилось хорошо.

Чтобы получилось, репетируйте рассказ о достижениях заранее и записывайте на диктофон. Потом прослушивайте и корректируйте интонацию и содержание. Заучивать ничего не нужно, просто тренируйтесь: речь не должна звучать механически.

«Когда меня подключили к проекту, я сосредоточилась на поставках. За месяц у меня получилось наладить поставки в десяти магазинах. Я обговорила с поставщиком скидки и официально зафиксировала договоренности».

Что в итоге

Эффективной коммуникации, как и любым другим навыкам, нужно учиться. Используйте приемы как можно чаще, чтобы быстрее освоить их. Тренироваться можно не только на работе, но и с друзьями и родственниками.

Помните, что вы можете свободно совмещать приемы друг с другом. Главное — не переборщить: если вы одновременно используете больше трех приемов, можете звучать неубедительно и фальшиво. Со временем вы начнете интуитивно понимать, какой прием уместно применить и стоит ли совместить его с другим.

Одни приемы эффективной коммуникации вам будет легко включить в повседневное общение, другие — сложнее. Иногда попытки словесно «разоружить», «погладить» и «перефразировать» собеседника будут неловкими и нескладными. Относитесь к этому спокойно: трудности и неудачи — неизбежная часть обучения. Продолжайте совершенствовать навыки, и ваша коммуникация на работе станет эффективнее.