Я работаю удаленно уже семь лет: начал до того, как это стало вынужденным решением.

За это время помог друзьям-предпринимателям настроить удаленку так, чтобы рабочие процессы не нарушались, сотрудники не страдали от сложных коммуникаций, а менеджеры всегда могли видеть, на какой стадии находится задача.

Расскажу, какими сервисами рекомендую пользоваться компаниям. Если работаете с другими — поделитесь своим опытом в комментариях.

Созваниваться по видео
TrueConf Online

Сколько стоит: от 900 Р за человека в месяц, есть бесплатный тариф. В любом тарифе можно демонстрировать контент и слайдшоу во время звонка.

Для кого: «Труконф» подойдет, если вам нужно больше безопасности — отзывов о взломах облачной версии я не нашел.

Что умеет: в отечественном сервисе-аналоге «Зума» есть разные режимы звонков:

  1. Простой видеозвонок, где вы общаетесь вдвоем. Это бесплатно.
  2. Видеоконференция — все подключенные участники слышат друг друга, могут говорить одновременно, если организатор не отключит им микрофон. В бесплатной версии в одном звонке участвует до 6 человек, в платных тарифах — до 20 человек.
  3. Видеоурок — формат вебинара, в котором все участники могут видеть и слышать только организатора конференции, а он слышит всех участников. Есть только в платной версии, в вебинаре может участвовать до 36 человек.
  4. Совещание — все видят и слышат только докладчиков, которых выбирает организатор. Участники могут писать в чате. Бесплатно можно подключить до 25 человек. Платно — до 120 человек.
С помощью видеосвязи можно комбинировать разные форматы встреч: кто-то ходит в офис, кто-то остается дома
С помощью видеосвязи можно комбинировать разные форматы встреч: кто-то ходит в офис, кто-то остается дома

Созваниваться по видео
Звонки «ВКонтакте»

Сколько стоит: бесплатно.

Для кого: подойдет небольшим компаниям, которые хотят сэкономить на видеосвязи и не создавать дополнительную инфраструктуру. Плюс коллегам не нужно устанавливать дополнительные приложения: если они не зарегистрированы в соцсети, то звонок откроется в браузере.

Что умеет: в бесплатном видеочате может участвовать до 128 человек одновременно. Необязательно даже быть в друзьях организатора звонка — можно отправить ссылку-приглашение. Чтобы принять участие в созвоне по ссылке, регистрироваться в соцсети не нужно. Звонить можно из приложения или браузера. Ограничений по времени нет.

Сервис предупредит, если вы начали говорить с выключенным микрофоном. Есть функция демонстрации экрана. Приложение автоматически определяет человека, который сейчас говорит, и показывает его изображение крупным планом.

Чтобы добавить в видеозвонок тех, кого нет в списке ваших друзей, отправьте им ссылку-приглашение
Чтобы добавить в видеозвонок тех, кого нет в списке ваших друзей, отправьте им ссылку-приглашение

Общаться в команде
Slack

Сколько стоит: 8 $ (600  Р) в месяц за пользователя, есть бесплатный тариф.

Для кого: сервис разработан специально для корпоративного общения, его удобно использовать и небольшим командам, и крупным коллективам.

Что умеет: в программе можно создавать несколько команд — отделов, в каждом из которых будут свои чаты. В диалогах каждое сообщение можно комментировать, как пост в соцсети — это помогает не потеряться, когда в одном чате обсуждают сразу несколько вопросов.

Еще можно добавлять к сообщениям хештеги и затем выводить на отдельную страницу все обсуждения, в которых есть нужный хештег.

Главный минус бесплатной версии «Слака» — сохраняются только 10 000 последних сообщений. Если работать в сервисе активно, они заканчиваются буквально за несколько дней. Еще в бесплатной версии доступен созвон только тет-а-тет.

Чтобы не пересылать файлы друг другу, проще выложить их в облачное хранилище и дать доступ к общей папке. Например, в «Яндекс-диск» бесплатно доступно 10 Гб, в «Гугл-диск» — 15 Гб.

Платная версия позволяет сохранять всю историю переписок и делать голосовые или видеоконференции до 15 человек.

Каждое сообщение в «Слаке» можно комментировать или лайкать
Каждое сообщение в «Слаке» можно комментировать или лайкать

Общаться в команде
Rocket.chat

Сколько стоит: от 2 $ (150  Р) в месяц за пользователя.

Для кого: для команд, которым не хватает бесплатных функций «Слака» и которые хотят сэкономить.

Что умеет: дешевый аналог «Слака» работает по тому же принципу — команды, чаты, возможность создавать ветки с комментариями из сообщений. Можно созваниваться по аудио и видео без ограничений, в том числе включать демонстрацию экрана. Бонусная возможность — встроенный переводчик сообщений, можно создавать мультиязычные команды.

Есть две версии «Рокет-чата». Вы можете пользоваться облачным сервисом через браузер или приложения для смартфонов — это стоит 2 $ (150  Р) в месяц за человека, но минимум 20 $ (150  Р). Или скачать программу-чат и установить ее на свой сервер — тогда команда до тысячи сотрудников сможет пользоваться программой бесплатно. Из минусов — нет бесплатной облачной версии. Чтобы установить серверную версию, потребуется помощь инженера.

Интерфейс сервиса похож на «Слак»: слева — чаты, справа — окно с диалогом
Интерфейс сервиса похож на «Слак»: слева — чаты, справа — окно с диалогом

Работать с таблицами и документами
Dropbox Paper

Сколько стоит: от 9,99 $ (750  Р) в месяц для одиночной работы и от 15 $ (1125  Р) — за пользователя в командах.

Для кого: для тех, кто пользуется облаками и кому не хватает функций в обычном текстовом редакторе.

Что умеет: «Дропбокс-пэйпер» — альтернатива «Гугл-документам» с расширенными функциями. Главное отличие — за сервис нужно платить.

«Дропбокс-пэйпер» — это онлайн-лист, на который можно добавлять текст, видео, иконки, многоуровневые списки или сниппеты — это небольшой инфоблок. Например, если вы вставите в документ ссылку на запись в «Инстаграме», она автоматически превратится в небольшое окно с постом.

В сервисе можно ставить задачи и назначать ответственных из рабочей группы. Или пользоваться встроенным календарем и создавать там упоминания о встречах, прикрепляя к ним файлы.

Сервис можно попробовать бесплатно, дают 2 Гб хранилища. Потом будет работать только при покупке облачного хранилища, даже если вам оно не нужно.

Сервис предлагает готовые шаблоны под разные бизнес-задачи. Например, это шаблон для HR-службы
Сервис предлагает готовые шаблоны под разные бизнес-задачи. Например, это шаблон для HR-службы
Предпринимателям: ежемесячная рассылка
Главное о вашем бизнесе: как не нарушать закон, избегать штрафов и зарабатывать на своем деле больше

Обмениваться файлами
OneDrive

Сколько стоит: от 312,5 Р в месяц, есть бесплатный тариф.

Это облачное хранилище с «личным сейфом». Бесплатно дадут 5 Гб, за 312,5 Р с пользователя можно подключить бизнес-аккаунт — это 1 Тб памяти каждому. Даже в бесплатной версии есть «Личное хранилище» — папка, в которую можно попасть, просто введя код из смс.

Личная папка в «Ван-драйве» блокируется через 20 минут бездействия
Личная папка в «Ван-драйве» блокируется через 20 минут бездействия

Собирать презентации
Canva

Сколько стоит: бесплатно для одного человека, 899 Р за команду из 5 человек.

Для кого: онлайн-редактор для тех, кто не умеет и не хочет разбираться в дизайне.

Что умеет: этот сервис подойдет для создания презентаций, плакатов, афиш и других графических продуктов. Все построено на шаблонах и перетаскивании мышкой готовых блоков из каталога на слайд — набросать файл из нескольких слайдов можно буквально за 10—15 минут.

Бесплатно можно пользоваться сотнями шаблонов. Есть стандартные анимации для перелистываний, например движение вправо или постепенное исчезновение слайда. В платном аккаунте можно настроить для всех шаблонов единую цветовую гамму и добавить логотип бренда, включить оригинальные анимации для перелистывания слайдов. В платном аккаунте 420 000 шаблонов для презентаций и других графических элементов, например шаблоны для соцсетей.

Бесплатно можно работать одному человеку и сохранять картинки на свой компьютер или в облако «Канва» размером до 5 Гб. За деньги — работать командой, размер облака зависит от тарифа: 100 Гб или неограниченный.

Сервис работает онлайн, для него требуется мощный компьютер. На недорогом или старом ноутбуке может подвисать.

В «Канве» больше тысячи бесплатных шаблонов в разных цветовых гаммах
В «Канве» больше тысячи бесплатных шаблонов в разных цветовых гаммах

Собирать презентации
Prezi

Сколько стоит: от 7 $ (525  Р) в месяц.

Для кого: используйте «Прези», если хотите удивить зрителей необычным подходом к выступлению.

Что умеет: разработчики «Прези» придумали новую механику презентаций — слайды идут не списком, а блоками на одном большом изображении. В каждый блок можно добавить еще несколько блоков, в которых будут слайды с текстом, картинками или графиками.

Бесплатно можно создавать сколько угодно презентаций и блоков. В платном аккаунте можно добавлять к презентациям закадровый голос, импортировать слайды из «Пауэр-пойнт» и использовать изображения и иконки из фотобанка.

Есть и минусы: механика однотипная, удивить ею можно один раз. Чтобы показать презентацию, нужен доступ в интернет.

Так работает механика вложений: зритель постепенно углубляется в блоки и подблоки
Так работает механика вложений: зритель постепенно углубляется в блоки и подблоки

Анализировать потраченное время
Timely

Сколько стоит: от 10 $ (738  Р) в месяц за одного пользователя. Бесплатных версий нет.

Для кого: для тех, кого волнует собственная эффективность.

Что умеет: сервисы-таймтрекеры нужны для анализа собственной эффективности. Например, можно проверить, сколько времени тратите на задачу, и так посчитать стоимость рабочего часа. А затем постепенно отказываться от «дешевых» задач и концентрироваться на тех, которые приносят больше денег.

«Таймли» отслеживает, каким приложением вы пользуетесь — браузером, мессенджером или офисной программой. Есть синхронизация с системами управления проектами, например с «Трелло» или «Асаной»: можно запускать таймер для каждой задачи в таск-менеджере, а «Таймли» будет записывать время.

В конце дня сервис покажет, над какими задачами вы работали больше или меньше и удалось ли сделать запланированное.

«Таймли» показывает, на что вы потратили рабочий день
«Таймли» показывает, на что вы потратили рабочий день

Анализировать потраченное время
Toggl

Сколько стоит: 9 $ (664  Р) в месяц на пользователя, для одного человека — бесплатно.

Для кого: для всех, кто хочет выяснить, куда уходит время.

Что умеет: запускать таймер в этом сервисе можно в браузере, установленной программе или в мобильном приложении — работает на всех платформах. Автоматически отслеживает каждое приложение или сайт, которые вы используете более 10 секунд, а затем добавляет данные в статистику.

Еще есть интеграция с «Гугл-календарем»: например, запланировали совещание, а когда пришло время — одним кликом запустили таймер. Или можно добавить «Тогл» в «Трелло»: открыли задачу, начали работу, запустили таймер.

Бесплатно можно использовать индивидуальный аккаунт — каждый сотрудник может анализировать собственную эффективность.

Через сервис удобно контролировать время, которое тратится на каждый проект
Через сервис удобно контролировать время, которое тратится на каждый проект

ПОЛУЧИТЬ УДАЛЕННЫЙ ДОСТУП
TeamViewer

Сколько стоит: от 2199 Р, для одного человека — бесплатно.

Для кого: сервис пригодится, если нужно что-то отремонтировать в компьютере у удаленного сотрудника.

Что умеет: когда все сидят по домам, подойти к сотруднику с проблемой в программе не получится, но можно залезть в компьютер удаленно — с разрешения пользователя, конечно.

Сотруднику нужно установить программу, настроить разрешение на подключение внешних источников и передать пароль. С помощью сервиса вы можете копировать и удалять файлы, устанавливать приложения и менять настройки в компьютере сотрудника. И никуда не нужно ехать.

«Тим-вьюер» работает с любыми устройствами: например, можно подключиться к смартфону сотрудника и устранить в нем неполадки.

Бесплатно разработчики просят использовать программу для частных задач. За одно удаленное место для бизнеса нужно заплатить 2199 Р.

С помощью «Тим-вьюера» можно передать файл на устройство, к которому вы подключились
С помощью «Тим-вьюера» можно передать файл на устройство, к которому вы подключились

ПОЛУЧИТЬ УДАЛЕННЫЙ ДОСТУП
Удаленный рабочий стол «Хром»

Сколько стоит: бесплатно.

Для кого: если нужно что-то отремонтировать в компьютере у удаленного сотрудника.

Что умеет: этот сервис — приложение для браузера «Гугл-хром». Подключаться можно с компьютера к компьютеру или со смартфона к компьютеру. А вот подключиться к смартфону с компьютера не выйдет.

Настройки не нужны: достаточно установить приложения в браузер и включить его. Тот, кто хочет предоставить доступ, генерирует код и называет его тому, кто подключается.

После подключения браузер покажет уведомление о том, что кто-то пользуется вашим компьютером
После подключения браузер покажет уведомление о том, что кто-то пользуется вашим компьютером