Какие бывают тендеры и как повысить шансы на победу

Мы начинаем серию статей о тендерах: пошагово разберем разные виды закупок.

Начнем с самых азов — если вы уже участвовали в тендерах и побеждали, то, скорее всего, всё это вы уже знаете.

Термин «тендер» часто употребляется в сфере закупок, но в российских законах до сих пор нет его официального определения. В общепринятом смысле тендер — это конкурсные торги.

Заказчик объявляет условия, по которым будет покупать товары, услуги или работы. А поставщики с учетом требований предлагают свои варианты. Заказчик заключает контракт с поставщиком, у которого условия лучше. Правда, в жизни все гораздо сложнее.

Например, школа хочет закупить стулья и парты. Это госучреждение — пойти в мебельный магазин школа не может. По закону она должна провести тендер и выбрать поставщика конкурсным путем. Поэтому школа формирует требования к закупке и критерии, по которым будет отбирать победителя. Размещает информацию о закупке на специальном сайте для тендеров. В назначенный день школа подводит итоги и выбирает поставщика.

Чтобы свободно ориентироваться в теме, сначала нужно узнать все термины. Это не самый интересный раздел статьи, но без него невозможно понять основное.

В зависимости от того, кто организует конкурс, тендеры делятся на государственные, для компаний с госучастием и коммерческие.

Государственные тендеры проводят государственные организации, бюджетные и муниципальные учреждения. Например, больницам нужно оборудование, а школам — мебель. Все закупки здесь проходят в соответствии с 44-ФЗ. Если речь идет о выборе подрядчиков для капремонта общего имущества многоквартирного дома, то руководствуются постановлением правительства № 615.

Тендеры для компаний с госучастием проводят компании, частично или полностью принадлежащие государству, компании с регулируемой деятельностью и естественные монополии. Например, нефтегазовые, энергетические и горнодобывающие компании.

При организации закупок они руководствуются 223-ФЗ и внутренними положениями компаний о закупках. Их можно найти в открытом доступе. Вот, например, положения о закупках РЖД и «Газпрома».

Коммерческие тендеры могут проводить любые негосударственные компании. Эти закупки регулируются гражданским кодексом, федеральным законом «О защите конкуренции» и внутренними положениями.

По составу участников тендеры бывают открытыми, закрытыми и с ограниченным участием. В открытых закупках может принять участие любая компания. В закрытых — только компании, которые пригласил организатор. Это как вечеринка по приглашениям. В тендерах с ограниченным участием — все, кто соответствует специальным условиям. Например, условием может быть наличие особенного оборудования или определенной квалификации.

По количеству этапов тендеры делятся на одноэтапные и двухэтапные.

В одноэтапных организатор тендера выбирает победителя только на основе полученных предложений — без дополнительных обсуждений и встреч с участниками.

В двухэтапных после первого этапа заказчик может отобрать пул интересных предложений, а на втором — выбрать из них победителя. Здесь заказчик в процессе тендера может уточнить требования к закупке, а участники — доработать заявку перед финальным отбором.

По способу закупок тоже несколько вариантов.

Аукцион. Здесь ключевой критерий — цена. Кто предложит ниже, тот и победил.

Конкурс. Побеждает участник, который предложил лучшие условия по тендеру. Например, если компания выбирает подрядчика для издания корпоративного календаря, она может оценивать предложенную концепцию и эскизы дизайнера.

Запрос котировок или цен. Как и в аукционе, победителем становится участник с самой низкой ценой. Разница в том, что сроки представления заявок в таком тендере сильно ограничены: обычно не больше недели.

Запрос предложений. Заказчик выбирает предложение с лучшими условиями. Но, в отличие от конкурса, сроки проведения такого тендера обычно не превышают 10 дней.

Закупка у единственного поставщика. В отличие от остальных видов, это неконкурентный способ закупки. Заказчик никого не выбирает, а отдает контракт определенному исполнителю. Это возможно, например, при закупке услуг у монополиста: железнодорожных перевозок у РЖД или отправки корреспонденции у Почты России.

У любого тендера несколько характеристик. Например, коммерческая компания может объявить открытый конкурс, а госучреждение — закрытый аукцион.

Тендеры ищут на электронных торговых площадках — ЭТП. Всего их порядка 200. Новичкам в тендерах лучше начинать работу с сайта госзакупок. Здесь размещаются все закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

В тендерах могут участвовать юридические и физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели. Об этом прямо сказано в 44-ФЗ и 223-ФЗ. В гражданском кодексе запретов тоже нет.

Главное — соответствовать требованиям, подать полный пакет документов и сделать лучшее предложение. Шансы на победу есть у всех.

Правда, нюансы для физлиц все равно есть. Они не смогут стать участниками закупок, где есть ограничения в условиях. Всего таких ограничений три:

1. Закупки для субъектов малого предпринимательства. В этом случае к участию допускаются только компании и индивидуальные предприниматели.
2. Наличие у участников лицензий. Они нужны для некоторых видов деятельности, например для телевещания или частной охранной деятельности. Физлица не могут получить лицензию — только компании и предприниматели.
3. Членство в саморегулируемых организациях. Требуется при строительстве, проектировании и инженерных изысканиях. В строительстве — для контрактов свыше 3 млн рублей. Вступить в СРО могут только ИП и юридические лица.

Если компания сотрудничает с физлицом, то по закону она обязана платить НДФЛ и страховые взносы. Поэтому в таком случае исполнитель на руки получит сумму меньше, чем указана в контракте. Как участвовать в разных видах закупок — расскажем в отдельных статьях.

Победителем может стать любой участник, если он предложил лучшие условия и правильно подал документы.

Как молодой компании победить в тендере. Для победы в некоторых видах закупок, например в конкурсах, важны деловая репутация и опыт работы. При оценке заявок эти факторы принимаются во внимание наряду с ценой. Поэтому молодым компаниям в таких закупках победить сложно, особенно если конкурентов много. Но есть тендеры, в которых участники побеждают только потому, что оказались единственными, кто подал заявку по всем правилам.

Советы такие:

1. Участвуйте в тендерах с небольшими суммами. Тендеры до 1 млн рублей могут быть неинтересны крупным компаниям, а у вас будет больше шансов победить и заработать положительную репутацию.
2. Предлагайте выгодные условия. Найдите тендеры, похожие на те, в которых хотите победить. Посмотрите, что предлагают конкуренты и кого выбирают заказчики. Возможно, у вас получится сделать более интересное предложение. Например, сократить сроки поставки или включить в свою услугу дополнительную опцию бесплатно.
3. Внимательно заполняйте тендерную документацию. Это еще один способ получить преимущество. Представьте, что в тендере участвуют только два поставщика. Оба формально подходят под требования заказчика, но один неверно оформил тендерную документацию. Победит второй, даже если его цена выше предложения конкурента.

Как победить, не снижая цену. Все зависит от тендера. Если это аукцион или запрос котировок, то низкая цена — ключевой фактор для определения победителя. Поэтому лучше сразу определить, до каких пределов вы готовы снижать цену.

А в конкурсе или запросе предложений может выиграть участник, у которого лучше условия. Например, если речь идет о выпуске календарей или корпоративных открыток, то поставщиком может стать дизайн-бюро, которое предложило более интересный макет.

Что такое тендерное сопровождение и нужно ли оно. Тендерное сопровождение — услуга, при которой специалисты помогают готовиться и побеждать в тендерах. Специалисты могут участвовать на всех этапах или только помочь найти подходящий тендер и собрать пакет документов.

Тендерное сопровождение — хороший выход, если еще никогда не участвовали в закупках.

Услуги предлагают как специализированные компании, так и частные специалисты по закупкам. Их можно найти, например, на «Авито», «Юду», «Профи-ру».

Еще есть ресурс GZEX. Там все устроено как на любой бирже фрилансеров: заказчики оставляют задания, а исполнители предлагают свои услуги.

Вот пара советов, которые помогут найти добросовестного тендерного специалиста:

1. Смотрите на рейтинг исполнителя и читайте отзывы о его работе. Обычно платформы следят за тем, чтобы вся информация была верной, и блокируют мошенников, как только на них поступают жалобы.
2. Попросите потенциального исполнителя показать результаты его работы. Проще говоря, дать ссылку на тендер, который клиент выиграл с помощью специалиста. Свяжитесь с победителем закупки и узнайте, может ли он порекомендовать этого тендерного эксперта. Проще всего найти контакты победителей закупок по 44-ФЗ: они есть в реестре контрактов на сайте госзакупок. В остальных случаях информацию о поставщиках могут не обнародовать, закон это позволяет.

Часто компании могли бы выиграть тендер, но совершают мелкие ошибки. Например, прикладывают не те документы или ошибаются со сроком подачи заявки.

Вот несколько советов, чтобы этого избежать:

1. Не прикладывайте документы, которые не просит заказчик. Чем больше документов, тем больше шансов на ошибку. К тому же заказчик может решить, что вы невнимательно прочитали требования.
2. Внимательно читайте закупочную документацию, особенно техзадание. Бывает, что участник читает его по диагонали, торопится собрать документы, а потом выясняется, что условия для него невыгодные. Хорошо, если он сработает в ноль, но иногда участники уходят и в минус. А выполнять контракт все равно приходится.
3. Если вы работаете на общей системе налогообложения и платите НДС, не забудьте включить его в стоимость своего предложения. Если не учесть НДС в цене, придется отдать пятую часть суммы контракта на налоги. А исправить задним числом это будет уже нельзя.
4. Следите за сроком подачи заявок. Дедлайны в тендерах строгие. Если вы прислали заявку позже обозначенного срока, то ее не примут. Поэтому лучше подавать все документы немного заранее, хотя бы за день или два до дедлайна.

Автор благодарит за помощь в создании статьи Павла Стоянова, менеджера продукта из Т⁠-⁠Банка.