Как рассчитать компенсацию за задержку зарплаты

Я работаю директором небольшой фирмы. Однажды у нас случился кассовый разрыв, и я на своей шкуре испытал, что бывает, если задержать зарплату.

Расскажу, что грозит руководителю за задержку зарплаты, как действуют сотрудники, чтобы получить свои деньги, и какая компенсация полагается работникам за ожидание.

Работодатель обязан платить зарплату каждые полмесяца. Чаще — можно, реже — нельзя. Конкретные сроки выплат устанавливает работодатель. Их надо прописать как минимум в одном из трех документов: трудовом договоре, коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка, ПВТР  .

Причем в документе прописывают конкретную дату, а не период выплаты. Мы этого не знали, поэтому указывали интервал: выплачивается не позднее такого-то числа. Так удобно, но нельзя.

Если дата выплаты зарплаты выпадает на выходной день, то перечислить ее нужно в предшествующий рабочий день.

Когда организация нарушает сроки, включается счетчик. За каждый день просрочки придется начислить и выплатить работнику компенсацию.

Компенсация — материальная ответственность работодателя за нарушение финансовых обязательств перед работником. Она положена за задержку не только зарплаты, но и любых других выплат: отпускных, премий, выходного пособия  .

Например, по трудовому кодексу работодатель должен выдать отпускные минимум за три календарных дня до начала отпуска. Если опоздает хотя бы на день, придется платить компенсацию.

Организация должна выдать компенсацию, даже если не виновата в просрочке. Например, бухгалтер перевел зарплату на банковскую карту работника. В банке произошел сбой, и деньги поступили с опозданием. Работодатель тут ни при чем, но он все равно обязан компенсировать работнику ожидание.

При расчете нужно правильно определить сумму задолженности, срок задержки выплаты и ключевую ставку ЦБ, которая действовала в период просрочки.

Какую сумму задолженности брать для расчета компенсации. Учитывают сумму, не выданную на руки, — из задолженности вычитают НДФЛ и другие удержания, например долги по исполнительным листам, алименты  .

Предположим, зарплата сотрудника за первую половину месяца — 20 000 ₽. Значит, на руки за вычетом 13% НДФЛ ему положены 17 400 ₽. От этой суммы и рассчитывают компенсацию за задержку.

Какой размер (процент) за каждый день задержки использовать. Компенсацию начисляют исходя из 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки платежа. Меньше нельзя, больше — можно, если прописать это в коллективном договоре или ПВТР.

Освободить себя от компенсации локальным нормативным актом работодатель не вправе  .

Также повышенная ставка может быть прописана в региональном, межрегиональном, отраслевом или территориальном соглашении. Если организация присоединилась к такому соглашению, она обязана соблюдать его условия  .

Что такое ключевая ставка и чему она равна. Это ставка, по которой Центробанк дает деньги в долг банкам. Банки берут эти деньги и передают их людям и организациям в качестве кредитов, но под более высокий процент.

Низкая ключевая ставка стимулирует экономику, но провоцирует рост цен и усиливает инфляцию. Высокая — тормозит экономику, зато замедляет инфляцию. Центральный банк ищет баланс: повышает или понижает ключевую ставку исходя из экономической ситуации в стране.

С 29 июля 2024 года ключевая ставка — 18% годовых. Отслеживать изменения можно на сайте ЦБ РФ.

Как считать количество дней задержки. Просрочка начинается со следующего календарного дня после даты, когда работник должен был получить выплату. А заканчивается в день погашения долга.

Например, согласно ПВТР, дата выплаты зарплаты — 15 июля, а получил ее работник 15 августа. Первым днем просрочки будет 16 июля, а последним — 15 августа. Срок задержки — 31 день.

Какую формулу выбрать. В соответствии с ТК минимальную компенсацию рассчитывают так:

Если в локальном нормативном акте или соглашении прописана повышенная ставка компенсации, ее считают так:

Пример расчета № 1. Сроки выдачи зарплаты по ПВТР компании: 25 числа текущего месяца — за первую половину месяца, 10 числа следующего месяца — за вторую.

Оклад сотрудника — 100 000 ₽. Первую часть, 50 000 ₽, он получил на семь дней позже — не 25 августа 2024 года, а 1 сентября.

Сумма к выплате на руки:

Ключевая ставка в указанный период — 18% годовых. Считаем компенсацию:

Пример расчета № 2. Если во время просрочки ключевая ставка менялась, нужно считать компенсацию до даты изменения и после, а потом сложить.

Организация на 22 дня задержала часть зарплаты — 50 000 ₽, — перевела ее 31 июля вместо 10 июля. До 29 июля 2024 года ключевая ставка была 16% годовых, а потом — 18%.

Сумма к выплате на руки:

Просрочка до 29 июля — 20 дней. С 10 июля начался период просрочки. Ключевая ставка в период с 10 по 29 июля была 16% годовых. Просрочка с 29 по 31 июля — два дня, ключевая ставка в эти дни была 18% годовых.

Компенсация до 29 июля:

Компенсация с 29 июля по 31 июля:

Всего компенсация:

Если считать самостоятельно не хочется, можно воспользоваться калькулятором.

Компенсация за задержку выплат не облагается НДФЛ: как минимальная, так и повышенная, предусмотренная локальным нормативным актом или соглашением  .

Минфин говорит, что платить страховые взносы с компенсации нужно. Логика тут такая: страховыми взносами облагаются все выплаты работнику в рамках трудовых отношений, а раз так — плати  .

С такой позицией не согласны суды. Нельзя считать, что любая сумма, перечисленная работнику, — это оплата труда. Компенсация за задержку зарплаты — это материальная ответственность работодателя, предусмотренная законом. В перечне сумм, которые не облагаются страховыми взносами, есть компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Это как раз такой случай  .

В целом ситуация такая: налоговики упорно штрафуют организации за неуплату взносов, а суды отменяют штрафы  . Эта война идет годами.

Тут придется выбирать — отстаивать свою правоту в суде либо заплатить и спать спокойно. Сумма страховых взносов с компенсации обычно невелика, поэтому нужно оценить, стоит ли игра свеч. Времени и нервов на судебные разбирательства уйдет много, а экономия на взносах будет копеечной.

Теоретически компенсацию можно включить в состав:

• внереализационных расходов — к ним относятся штрафы, пени и другие санкции за нарушение обязательств по договору  ;
• расходов на оплату труда  .

Но Минфин считает, что компенсация — это не расходы на оплату труда, потому что она не связана с условиями и режимом работы. К внереализационным расходам отнести ее тоже нельзя, так как туда входят штрафы и санкции, начисляемые в рамках гражданско-правовых, а не трудовых отношений. В итоге компенсацию за задержку зарплаты нельзя учитывать в налоговых расходах  .

В связи с этим дело может закончиться судом с налоговой инспекцией. Мы, например, решили не рисковать, поэтому не учитывали компенсацию в расходах по налогу на прибыль.

Выплачивать компенсацию следует, когда точно известен ее размер. Поэтому компенсировать ожидание работника нужно одновременно с выдачей просроченной зарплаты.

При выплате зарплаты организация обязана письменно уведомить сотрудника о составных частях его вознаграждения, удержаниях и компенсациях. Все это указывается в расчетном листке. В нем нужно прописать и сумму компенсации за задержку заработной платы, чтобы работник знал, сколько и за что он получил.

В бухучете компенсацию нужно учитывать как прочие расходы и отражать на счете 73 — расчеты с персоналом по прочим операциям  .

За задержку зарплаты грозит не только материальная, но и административная или даже уголовная ответственность.

Административная ответственность. Индивидуальному предпринимателю и малому предприятию выпишут штраф до 5000 ₽, руководителю — до 20 000 ₽, остальным компаниям — до 50 000 ₽  .

Санкции за повторное нарушение еще серьезнее. Индивидуальный предприниматель, малое предприятие или руководитель фирмы заплатит штраф до 30 000 ₽, а средняя или крупная компания — до 100 000 ₽  .

До 2030 года действует мораторий на плановые проверки, поэтому оштрафовать работодателя Государственная инспекция труда, ГИТ, может только по заявлению сотрудника. Другой вариант — обратиться в прокуратуру.

А еще бывает как у нас. Отмечу, что события происходили до моратория на неналоговые проверки.

Уголовная ответственность. Если организация по корыстной или личной заинтересованности директора не выплачивает зарплату больше двух месяцев, его могут посадить на срок до трех лет  .

Если зарплату выдают частично, но меньше половины суммы, через три месяца просрочки руководителя тоже могут привлечь к уголовной ответственности. Тогда максимальное наказание — лишение свободы на срок до года  .

Если невыплата зарплаты привела к тяжелым последствиям для жизни или здоровья работника, максимальный срок лишения свободы — пять лет  . Например, человек нуждался в деньгах на лечение, а их не было, потому что работодатель не платил зарплату. Если из-за этого работник умер или получил инвалидность, руководитель может оказаться за решеткой.

Но во всех случаях в действиях руководителя должна быть заинтересованность. Например, у предприятия есть возможность выдать зарплату, но директор решает, что работники подождут, и выписывает себе миллионную премию.

Такими делами занимается следственный комитет  . Если руководитель полностью погасит задолженность перед работниками в течение двух месяцев со дня возбуждения дела, его освободят от уголовной ответственности при двух условиях:

1. Раньше он не совершал такого преступления.
2. Задержка выплаты не повлекла тяжкие последствия

Вот что может сделать работник, чтобы получить свои деньги.

Приостановить работу. Если человеку не выдают зарплату, после 15 дней задержки он вправе приостановить работу, пока с ним полностью не рассчитаются  .

Это правило не работает автоматически. Сотрудник обязан письменно предупредить организацию о намерении приостановить работу. После этого он может не появляться на рабочем месте. Причем такая забастовка происходит за счет работодателя: он обязан сохранить за сотрудником средний заработок за это время.

Есть исключения. Запрещено приостанавливать работу:

1. Госслужащим.
2. Военным.
3. Сотрудникам правоохранительных органов и МЧС.
4. Людям, отвечающим за обеспечение населения газом, электричеством, отоплением, водой, связью.
5. Сотрудникам скорой и неотложной медицинской помощи.
6. Людям, которые трудятся на опасных видах производства и с опасным оборудованием. Например, инженеру с атомной электростанции придется ждать зарплату на рабочем месте.
7. Любым работникам, если введено военное или чрезвычайное положение.

Когда работодатель будет готов выплатить сотруднику зарплату, он должен направить ему письменное уведомление. Его можно выслать заказным письмом по почте или вручить лично под подпись. Сотрудник обязан выйти на работу на следующий рабочий день после получения такого уведомления. Если не выйдет, ему поставят прогул. А работодатель должен полностью рассчитаться с сотрудником в день выхода.

Но если работодатель полностью погасил задолженность перед сотрудником, он может не направлять письменное уведомление, а сотрудник должен выйти на работу на следующий рабочий день после того, как узнал или должен был узнать о получении выплат. Такие выводы сделали суды  .

Писать жалобы. Есть три адресата:

1. Государственная инспекция труда. После получения обращения инспекторы проведут административное расследование. Если проверяющие обнаружат нарушения, составят протокол и привлекут работодателя к административной ответственности  .
2. Прокуратура. Она организует проверку, соберет документы, подтверждающие нарушение, и передаст их в ГИТ для привлечения к административной ответственности. Если же проверяющие найдут в действиях работодателя признаки преступления, то направят материалы в следственный комитет для возбуждения уголовного дела.
3. Следственный комитет. Сюда надо обращаться, если зарплату не выплачивают больше двух месяцев. Или когда выдают меньше половины зарплаты на протяжении трех месяцев. Как правило, после возбуждения уголовного дела у работодателя резко находятся деньги, чтобы закрыть долг по зарплате  .

Обратиться в суд. Работник вправе подать исковое заявление в суд и взыскать с организации долг по зарплате, компенсацию за просрочку и моральный вред. Платить госпошлину не нужно  .

Если работник выиграет суд, то после вступления решения в силу он получит исполнительный лист. Его нужно отнести приставам, которые возбудят исполнительное производство и будут принудительно взыскивать долг с организации.

Работник может обратиться в суд в течение года со дня, когда ему должны были выдать зарплату или другую выплату  .

Сотрудник может обратиться в суд, даже если он оформлен неофициально.

1. Если организация задерживает зарплату работнику, она должна выплатить компенсацию за просрочку.
2. Минимальный размер компенсации — 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки. Если в трудовом или коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка указана повышенная компенсация, придется заплатить больше.
3. Работодатель должен заплатить компенсацию, даже если не виноват в просрочке.
4. Компенсацию считают от суммы к выплате на руки.
5. Компенсацию не облагают НДФЛ, но страховые взносы, с точки зрения Минфина, на нее начислить надо.
6. Если учесть компенсацию за просрочку в расходах при расчете налога на прибыль, налоговая инспекция может быть недовольна. Тогда придется судиться.
7. Выплачивайте компенсацию одновременно с задержанной зарплатой.
8. За невыплату зарплаты работодателю грозит административная или уголовная ответственность.