Принудительный перевод и оплата расходов: правила удаленной работы с 2021 года

С 1 января 2021 года заработает новый закон об удаленной работе. Он вносит поправки в трудовой кодекс. Раньше там упоминалась дистанционная работа, но теперь стало больше конкретики по поводу командировок, компенсации расходов и обмена документами. А еще работников можно перевести на удаленку без их согласия и уволить спустя два рабочих дня молчания.

Вот что работникам и работодателям нужно знать об удаленной работе.

Дистанционная, она же удаленная, работа — это когда сотрудник выполняет свои трудовые функции вне места нахождения работодателя или стационарного рабочего места. Все коммуникации и само выполнение работы — по телефону или через интернет. Раньше в трудовом кодексе было только понятие дистанционной работы, но нормы оказались недостаточно гибкими — и вот их усовершенствовали. Теперь дистанционная и удаленная работа — это синонимы.

Удаленная работа бывает трех видов:

1. постоянная — когда в течение всего срока действия трудового договора работник выполняет свои обязанности удаленно. То есть его изначально так оформили и он согласен работать не в офисе;
2. временная — когда на удаленный режим работники переходят на какой-то непрерывный, но ограниченный срок, не более полугода;
3. периодическая — это вариант временной удаленки с сочетанием дистанционного режима и работы на стационарном месте. Для него нет шестимесячного ограничения.

То есть дизайнера могут взять на постоянную удаленную работу. С ним сразу оговаривают такие условия и заключают трудовой договор, где написано, что дизайнер работает откуда угодно, а в офис не приезжает.

Или дизайнера могут нанять по обычному трудовому договору в офис. Но потом его могут перевести на удаленку на два месяца или он будет два дня работать в офисе и три дня — дома.

Раньше для этого нужно было заключить соответствующий трудовой договор — то есть подразумевалось согласие работника. С 2021 года сотрудников можно переводить на удаленку даже без их согласия.

Удаленная работа может быть оформлена тремя документами:

1. трудовым договором;
2. дополнительным соглашением к трудовому договору;
3. локальным актом работодателя, например положением и правилами внутреннего распорядка.

Обмен документами. Работодатель и работник обмениваются документами в электронном виде. По письменному заявлению работника ему должны в течение трех дней отправить бумажные версии. Теперь это можно сделать не только по почте, но и курьером. Или лично вручить документы в офисе.

Свои документы для оформления работник тоже может прислать в электронном виде. Но если работодатель попросит, нужно представить заверенные нотариусом на бумаге.

СНИЛС. для удаленщиков есть особенность при оформлении СНИЛСа: при первом устройстве на работу уведомление о регистрации в ПФР нужно получать самостоятельно.

Трудовая книжка. Запись в трудовую книжку при дистанционной работе могут внести по желанию работника. Книжку можно отправить работодателю заказным письмом — при условии, что она вообще ведется на бумаге. Теперь нельзя будет включать в договор условие, что трудовая книжка не ведется.

Электронная подпись. До 2021 года подходила только усиленная квалифицированная электронная подпись, но теперь процедура упрощена. Работодателю нужна усиленная квалифицированная подпись, работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная, но только для обмена такими документами:

1. Трудовыми договорами.
2. Допсоглашениями.
3. Договорами о материальной ответственности.
4. Ученическими договорами.

Другие документы можно отправлять с другими видами электронной подписи или в той форме, о какой договорились, — хоть через корпоративный портал. В ответ на документ нужно отправлять подтверждение, что он получен.

Режим работы устанавливается трудовым договором, допсоглашением или другими документами. Но если на этот счет официально ничего не сказано, работник может выбирать. Он сам решает, когда приступать, а когда делать перерывы. При условии, что выполняются все обязанности и отрабатывается нужное количество часов или смен. Общение с работодателем входит в рабочее время. То есть переписка в «Телеграме» и созвоны в «Зуме» должны происходить с 9 до 18 часов, а не ночью.

Еще в документах можно установить порядок выхода на работу в офис — по вызову работодателя или желанию самого работника.

Отпуск предоставляется как обычно. То есть удаленные работники имеют такое же право на отдых, как и те, кто работает стационарно: не менее 28 календарных дней за каждый год работы. И все права во время отпуска тоже должны соблюдаться.

С 2021 года переводить работников на удаленку можно принудительно — без их согласия. Вот в каких случаях это допустимо:

1. Катастрофа природного или техногенного характера.
2. Авария или несчастный случай на производстве.
3. Пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия.
4. Любая угроза жизни или нормальным жизненным условиям.
5. Решение органов власти.

В таких условиях удаленная работа длится столько, сколько и сами обстоятельства.

Для временного перевода на дистанционную работу нужно издать приказ и ознакомить с ним сотрудников. Вносить изменения в трудовой договор не придется.

Если в регионе вводят режим повышенной готовности и 30% штата нужно перевести на удаленную работу — работодатели могут сделать это без согласия сотрудников, на основании приказа.

Если удаленный работник заболел, есть два способа сообщить об этом работодателю:

1. отправить оригинал листка нетрудоспособности заказным письмом;
2. сообщить номер электронного листка нетрудоспособности.

Дальше работодатель все оформит как обычно.

Если работа выполняется удаленно, это не повод снижать зарплату. То есть при временной дистанционной работе нельзя урезать оклад по сравнению с работой в офисе. Платить должны так же, как если бы сотрудники каждый день находились на обычном рабочем месте.

Все необходимое для работы обязан предоставить работодатель: компьютер, принтер, нужные программы, наушники, антивирус.

Работник может использовать свое оборудование или взять его в аренду. Но тогда он имеет право на денежную компенсацию. Работнику должны и заплатить за использование оборудования, и возместить расходы. Например, если для работы используется личный ноутбук, работодатель оплачивает его использование, антивирус для него и доступ в интернет.

Конкретные суммы и порядок компенсации должны быть описаны в трудовом договоре или других официальных документах.

Если удаленный работник едет выполнять служебное поручение на другую территорию — не ту, где он обычно выполняет работу, — нужно применять правила, установленные для командировок. То есть возмещать расходы и сохранять средний заработок.

Для охраны труда дистанционных работников работодатель обязан:

1. Ознакомить их с требованиями охраны труда при работе с предоставленным оборудованием.
2. Расследовать и учитывать несчастные случаи на производстве и профзаболевания.
3. Выполнять предписания по поводу трудовых прав.
4. Платить страховые взносы в ФСС на травматизм.

Другие обязанности по охране труда работодатель выполнять не должен. Например, нет требования обеспечивать санитарно-бытовое обслуживание, оказывать первую помощь и следить за режимом отдыха. Работодатель не должен обустраивать удаленщикам места для приема пищи, туалет, покупать для них аптечку и контролировать температуру в помещении. Но такие условия могут быть предусмотрены внутренними документами.

Для удаленных работников такие же основания для увольнения, как и для обычных. Увольнять можно по их собственному желанию, за прогул или по соглашению сторон.

Но теперь появились и дополнительные причины для увольнения по инициативе работодателя:

1. В период удаленной работы работник без уважительной причины не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд. Если только таких допущений нет в трудовом договоре.
2. Постоянный работник переехал и больше не может исполнять обязанности на прежних условиях. Например, за городом нет интернета.

Свои условия для увольнения работодатель теперь установить не может. Даже если он это сделает, такие условия не будут действовать. До 2021 года удаленного работника можно было уволить за опоздание с отчетами, теперь нельзя.

Копию приказа об увольнении нужно отправить работнику в течение трех рабочих дней, а не в тот же день, как было раньше.

Не любого работника можно перевести на удаленку. Кладовщик не может комплектовать товары из дома — ему нужно быть на складе. Грузчики, официанты и автослесари тоже не могут работать дистанционно. При наличии обстоятельств, которые делают выход на работу невозможным, нужно оплачивать таким работникам простой по независящим ни от кого причинам — в размере ⅔ ставки или оклада.

Работодатели должны внести изменения в трудовые договоры, коллективный договор и локальные акты. Также нужно принять положение о временном переводе на удаленную работу: без него перевод из-за коронавируса будет незаконным.