В 2020 году в России начался переход к электронным трудовым книжкам.

Теперь все сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Пенсионный фонд РФ. Обычная трудовая книжка нужна будет только для того, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года.

Рассказываем, что нужно сделать работодателям из-за перехода на электронные трудовые и в какие сроки все успеть, чтобы не попасть на штрафы от Роструда.

Что такое электронная трудовая книжка

Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют новый способ хранения сведений о том, где и кем работают люди. Раньше трудовой книжкой называли бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли кого-то на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь работодатели передают все это в ПФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.

Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.

Новый порядок действует с января 2020 года. Теперь каждый сотрудник может отказаться от бумажной трудовой, так как все сведения о его работе государство хранит в электронном виде. С 1 января 2021 года тем, кто впервые устроится на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще заводить не будут.

В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести учет в электронном виде, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.

В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек сможет в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.

Что нужно делать работодателям

С переходом на электронные трудовые книжки у компаний появились новые обязанности:

  1. С января 2020 года — отправлять в ПФР отчет по новой форме, если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он сохранить бумажную трудовую книжку.
  2. До 31 октября 2020 года — уведомить сотрудников о том, что они могут отказаться от бумажных трудовых книжек или продолжить их вести.
  3. До 31 декабря 2020 года — внести изменения в порядок работы с трудовыми книжками в организации и в коллективный договор, если он есть.

Если эти обязанности не выполнять, компанию, директора или ИП могут оштрафовать или предупредить о недопустимости нарушения закона.

Если забыть и вовремя не направить уведомления сотрудникам или не внести изменения во внутренние документы, Роструд может оштрафовать ИП или директора организации на 5000 Р, а саму организацию — на 50 000 Р. Это максимальные штрафы. Роструд может назначить штраф в меньшем размере или вообще обойтись предупреждением, но это решает инспектор. За повторное нарушение штрафы выше: для ИП или директора до 20 000 Р, а для организации — до 70 000 Р.

За не сданный вовремя отчет о трудовой деятельности или ошибки в отчете ПФР может выписать штраф от 300 до 500 Р директору или другому сотруднику компании, который обязан сдавать такие отчеты, или ограничиться предупреждением. Эти штрафы вводят с 2021 года.

Что менять в локальных актах

Локальные акты — это внутренние документы компании, которые регулируют ее работу вместе с трудовым кодексом. Они не могут ему противоречить, но могут детализировать. В зависимости от размера компании таких документов может быть больше или меньше. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты. У микропредприятий их может не быть вообще, закон это допускает.

Изменения нужно внести в те локальные акты, в которых что-то говорится про порядок работы с трудовыми книжками. Обычно это правила внутреннего трудового распорядка. Если есть отдельные положения о порядке приема сотрудников на работу, перевода на другую работу, увольнения, их тоже нужно проверить.

Цель изменений — привести акты в соответствие с новыми правилами трудового кодекса.

Вот что изменилось из-за перехода на электронные трудовые книжки:

  1. При приеме на работу сотрудник может принести не только трудовую книжку, но и справку со сведениями о трудовой деятельности, если он уже отказался от бумажной трудовой. Ее можно получить у прошлого работодателя или в ПФР.
  2. Сотрудник имеет право отказаться от бумажной трудовой книжки, а значит, правила о том, что ее нужно обязательно оформлять всем сотрудникам по основному месту работы, больше не актуальны.
  3. Работодатели обязаны выдавать справки со сведениями о трудовой деятельности по запросу сотрудников или при их увольнении, если эти сотрудники отказались от бумажных трудовых книжек. Справки можно выдавать в бумажном или электронном виде. Для электронных справок нужна электронная квалифицированная подпись. Если у работодателя ее нет, заводить необязательно, просто нужно будет выдавать бумажные справки.

В локальные акты стоит добавить новые пункты или разделы о порядке работы с электронными трудовыми книжками или принять отдельное положение.

Также стоит проверить трудовые договоры сотрудников и коллективный договор, если его заключали. В небольших компаниях коллективного договора часто нет. Можно внести изменения по минимуму, главное, чтобы из локальных актов не следовало, что работодатель заставляет сотрудников пользоваться бумажными трудовыми книжками или, наоборот, принуждает от них отказаться.

В отдельном приказе можно определить сотрудника, ответственного за уведомление о переходе на электронные трудовые книжки, обработку их заявлений, направление отчетов в ПФР. Это может быть сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Так и руководство, и сотрудники будут понимать, кому выполнять ту или иную работу, к кому обращаться за разъяснениями и кто будет отвечать, если Роструд найдет нарушения.

Крайний срок, когда в локальные акты нужно внести изменения, — 31 декабря 2020 года. Однако есть смысл не тянуть до конца года, а внести все изменения заранее. Сотрудники уже в течение 2020 года могут начать отказываться от бумажных трудовых. Без документов, регулирующих порядок работы с электронными трудовыми, отделу кадров будет сложно решить, как высылать уведомления о переходе на электронные трудовые книжки и какую форму заявлений предлагать сотрудникам для заполнения, что делать, если сотрудник откажется от бумажной трудовой или, наоборот, захочет ее оставить.

В 2021 году все изменения в локальные акты уже должны быть внесены. Иначе Роструд может посчитать предусмотренный порядок работы с трудовыми книжками не соответствующим Трудовому кодексу РФ, выдать предписание внести изменения в акты или даже выписать штраф.

Как вести бизнес без штрафов
Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей

Как сдавать отчет о трудовой деятельности сотрудников в ПФР

С 2020 года все работодатели сдают в пенсионный фонд новый вид отчетности — сведения о трудовой деятельности. Это основа для формирования электронных трудовых книжек. ПФР собирает все сведения о том, где, когда и кем работал сотрудник, в единую базу данных.

Отчет сдают по форме СЗВ-ТД. Он подается по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, отчет СЗВ-ТД по ним подавать не нужно.

Сведения о трудовой деятельности включают:

  1. Данные о компании или ИП, где работает сотрудник.
  2. Информацию о подаче заявления с выбором формы трудовой книжки.
  3. Сведения о самой работе.

Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:

  1. О приеме на работу с указанием занимаемой должности.
  2. О переводах на другую постоянную работу, тоже с указанием должности.
  3. Об увольнении — должность указывать не надо, так как и так понятно, с какой должности человек ушел.
  4. О присвоении работодателем работнику нового разряда, класса, категории, классного чина.

Отчет подается в ПФР, если у сотрудника изменились какие-то сведения из перечисленных. Например, он устроился на работу или получил повышение. Если ничего не меняется, не нужно сдавать пустые отчеты или дублировать сведения из предыдущих.

Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:

  1. если приняли на работу или уволили, то не позднее следующего рабочего дня;
  2. если перевели на другую работу или он подал заявление о выборе формата трудовой книжки, то до 15 числа следующего месяца.

Сначала планировалось, что уведомлять о приеме на работу и увольнении сотрудников в сокращенные сроки нужно будет только с 2021 года. Из-за введения дистанционного формата оформления безработицы этот порядок ускорили. Новый порядок действует с 27 апреля 2020 года — если кого-то примете на работу или уволите, не забудьте сразу же сообщить об этом в ПФР.

Форма для отчета утверждена ПФР, она едина для всех организаций и всех ИП с сотрудниками. Порядок подачи такой же, как и по обычной отчетности в ПФР: компании, в которых меньше 25 человек, могут сдавать отчет в бумажном или электронном виде, остальные сдают только в электронном.

Отчеты по форме СЗВ-ТД сдают только с 2020 года, для сведений о работе за прошлые годы предусмотрели вот такие правила:

  1. Работодатель не дублирует в отчет все записи из трудовой книжки, внесенные до 2020 года.
  2. Если он принимает сотрудника на работу в 2020 году, первая запись в отчете будет о приеме на работу.
  3. Если сотрудник уже работает в организации на 1 января 2020 года, в отчет дублируют последнюю запись из его трудовой на эту дату, подают эти сведения, когда нужно впервые сдать отчет.
  4. Если за весь 2020 год никаких новых сведений о сотруднике не появится, первый отчет нужно будет сдать к 15 февраля 2021 года и внести в него последнюю запись на 1 января 2020 года.

Например, если в пятницу 17 июля 2020 года вы приняли на работу нового сотрудника, то в ПФР об этом нужно было сообщить не позднее понедельника 20 июля. 18 и 19 июля — выходные, их пропустили.

23 июля этот же сотрудник написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. Сведения об этом нужно подать в отдельном отчете до 15 августа. Про прием на работу в нем можно уже не писать.

Заполненная форма СЗВ-ТД на сотрудника, который в январе подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Эту форму отправили до 17 февраля 2020 года, пропустив выходные 15 и 16 февраля. Дополнительно в отчете всего одна запись — последняя на 1 января 2020 года
Заполненная форма СЗВ-ТД на сотрудника, который в январе подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Эту форму отправили до 17 февраля 2020 года, пропустив выходные 15 и 16 февраля. Дополнительно в отчете всего одна запись — последняя на 1 января 2020 года

Как уведомлять сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

Компании и ИП должны разослать всем своим сотрудникам уведомления об их праве перейти на электронные трудовые книжки. Вот какие требования нужно соблюсти:

Уведомление нужно отправить до 31 октября 2020 года. В ноябре подавать уведомление будет поздно. Сначала срок был другой: работодатели должны были сообщить сотрудникам о переходе на электронные трудовые книжки до 30 июня. Но из-за коронавируса сроки перенесли.

Уведомление должно быть письменным. Это прямо установлено в законе — сотрудников нужно уведомить в письменной форме. Личной беседы со специалистом отдела кадров недостаточно.

Вот как это можно сделать:

  1. напечатать текст уведомления и раздать его сотрудникам;
  2. отправить уведомление по почте заказным письмом.

На время пандемии Роструд допускает, что по электронной почте можно отправить копии уведомлений, но потом их все равно придется вручить лично.

Уведомить нужно каждого сотрудника. Чтобы подтвердить это в случае проверки или трудового спора, попросите всех сотрудников расписаться на уведомлении и вернуть его в отдел кадров. Другой вариант — составить таблицу или журнал, где для каждого сотрудника будет отмечено, когда ему было направлено уведомление и какое решение он принял. Туда можно включить графу для росписей.

Уведомить нужно и тех, кто работает на дистанционном режиме, и тех, кто в декрете или на больничном, и даже внешних совместителей, хотя обычно они хранят трудовую по месту основной работы. В законе не сделали никаких исключений.

Что писать в уведомлении

В уведомлении сотрудникам нужно сообщить о том, что в 2020 году заработал новый федеральный закон № 439-ФЗ и теперь все сведения о трудовой деятельности будут вестись и храниться в электронном виде. Работодатель будет передавать все новые сведения в пенсионный фонд, поэтому бумажные трудовые книжки дальше вести необязательно.

Каждый сотрудник вправе выбрать, будет он дальше пользоваться бумажной трудовой или нет. Работнику нужно подать одно из двух заявлений до 31 декабря 2020 года:

  1. о сохранении бумажной трудовой книжки;
  2. о переходе на электронную трудовую книжку.

Для составления уведомления можете использовать наш шаблон или образец Роструда. Если пользуетесь 1C или другими системами автоматизированного кадрового учета, там уже есть нужные формы уведомлений и заявлений. Можно взять стандартный шаблон или разработать свой.

Укажите в нем, на какой адрес высылать заявления, когда их желательно подать, что будет, если сотрудник откажется от трудовой книжки и сможет ли он сделать это после 31 декабря. Чем понятнее будет уведомление, тем меньше придется объяснять кадровым специалистам.

Отказываться от бумажной трудовой необязательно. Сотрудник имеет полное право сохранить привычный ему порядок учета его работы, например, если не доверяет электронным базам данных или государству. Нельзя принуждать его делать тот или иной выбор.

К тексту уведомления можно прикрепить примерные формы заявлений, чтобы работники знали, что заполнять. Сотруднику проще поставить подпись, чем самому придумывать формулировки
К тексту уведомления можно прикрепить примерные формы заявлений, чтобы работники знали, что заполнять. Сотруднику проще поставить подпись, чем самому придумывать формулировки

Когда сотрудники должны подать заявления

Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, получив уведомление от работодателя. Выбор нужно сделать до конца 2020 года. Если сотрудник пропустит этот срок, то есть не подаст ни одно из заявлений, работодатель продолжит вести его бумажную трудовую книжку. Отказаться от нее сотрудник сможет и в 2021 году, подав заявление.

Получается, сроки такие:

  1. Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки сотрудник может подать до 31 декабря 2020 года, так написано в законе. Получится ли подать это заявление после 31 декабря, непонятно, закон это не регламентирует. Если не подавать заявление вообще, работодатель в 2021 году продолжит вести бумажную трудовую. На мой взгляд, если твердо решили ее сохранить, заявление лучше все-таки подать в этом году, чтобы было меньше неопределенности между работником, работодателем и ПФР.
  2. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку можно подать в любой момент после того, как работодатель сообщит о такой возможности: и до 31 декабря 2020 года, и после. Это касается и тех сотрудников, которые в 2020 году находятся в декрете или на больничном.
  3. Сотрудники с опытом официальной работы, которые сейчас не работают по трудовой, смогут сделать выбор и подать любое из заявлений после 31 декабря, когда устроятся на работу.
  4. Люди, которые будут устраиваться на работу после 1 января 2021 года впервые, никаких заявлений вообще подавать не будут. Работодатель по умолчанию заведет им электронную трудовую.

Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую книжку, он имеет право передумать и перейти на электронную и в 2021 году, и позже. Но если он откажется от бумажной трудовой, вернуться к ней не получится.

Что делать с сотрудниками, которые откажутся от бумажных трудовых

Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:

  1. Вписать в трудовую книжку, что сотрудник отказался дальше ее вести.
  2. Выдать трудовую книжку сотруднику на руки или отправить по почте, если он на это согласился.
  3. Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.

Запись об отказе от бумажной трудовой книжки вносится сразу под последней записью в ней. Выглядеть это может вот так:

Последняя запись в трудовой книжке должна быть заверена, как это обычно происходит при увольнении сотрудника: должностное лицо, которое отвечает за трудовые книжки, указывает свою должность, расписывается и ставит печать организации. Снизу расписывается владелец трудовой
Последняя запись в трудовой книжке должна быть заверена, как это обычно происходит при увольнении сотрудника: должностное лицо, которое отвечает за трудовые книжки, указывает свою должность, расписывается и ставит печать организации. Снизу расписывается владелец трудовой

Какой-то утвержденной формулировки нет. Свои варианты предложили Минтруд и Роструд. Можете взять какую-то из них, использовать наш вариант или сформулировать свой собственный, но помните, что записи в трудовые книжки вносятся без сокращений.

Выдать трудовую книжку сотруднику, который перешел на электронный формат, нужно в течение трех дней после того, как он подал заявление. Это рекомендация Минтруда: в одном из писем он предлагает руководствоваться ст. 62 ТК РФ, где такой срок установлен для выдачи сотрудникам документов, связанных с их работой. Если сотрудник согласен, трудовую можно отправить ему по почте заказным письмом.

Сотрудник забирает свою трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у ПФР что-то куда-то пропадет.

Что делать с сотрудниками, которые сохранят бумажные трудовые

Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:

  1. сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
  2. он вообще не подавал никаких заявлений.

Если сотрудник пришлет или принесет заявление до конца 2020 года, работодатель должен сообщить об этом в ПФР в очередном отчете СЗВ-ТД.

Если до 31 декабря 2020 года сотрудник не сообщит о своем выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока сам не передумает. Для таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В ПФР дополнительно ничего сообщать не нужно.

Вот что еще должен делать работодатель:

  1. Хранить у себя трудовую книжку сотрудника.
  2. Выдавать заверенные копии из нее по запросу.
  3. Вносить в трудовую сведения о переводах и поощрениях.
  4. Заполнять ее при увольнении и выдавать на руки после этого.
  5. Вести книгу учета движения трудовых книжек.

Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее себе.

Кому оформлять трудовую книжку при приеме на работу

Трудовые книжки не нужно заводить при оформлении новых сотрудников в двух случаях:

  1. наступил 2021 год, и человек впервые устраивается на работу;
  2. работник уже отказался от бумажной трудовой на прошлой работе.

Во всех остальных случаях трудовую нужно заводить или вписывать в имеющуюся сведения о приеме на работу.

В 2020 году. Сотрудник может при устройстве на работу сказать, что не хочет вести никаких бумажных трудовых книжек, потому что слышал в новостях, что так можно. Если он еще не подавал заявления об отказе от бумажной трудовой на прошлой работе или устраивается на работу впервые, ее придется оформлять.

Новый сотрудник сразу может написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, но ему все равно придется сначала отдать ее в отдел кадров. Там в трудовую внесут две записи: о том, что сотрудник был принят на работу, и о том, что он подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В принципе все эти действия можно сделать одним днем, если порядок делопроизводства в компании такое позволяет.

Если человек уже успел подать заявление о переходе на электронную трудовую, при устройстве на работу он принесет выписку из сведений о трудовой деятельности, и там будет соответствующая отметка. Тогда трудовую можно не заводить.

В 2021 году. Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году, бумажную трудовую заводить не нужно. Если опыт работы у нового сотрудника уже есть, работодатель должен проверить по записям в СТД-Р или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки. Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.

Даже если сотрудник, сохранивший трудовую или не высказавший своего мнения в течение 2020 года, сразу же откажется от нее при устройстве на работу в 2021 году, в нее придется вносить и запись о приеме на работу, и запись об отказе от бумажной трудовой. Подать заявление о переходе на электронную трудовую можно только работодателю, а перед этим трудовые отношения следует правильно оформить. Не исключено, что к следующему году этот порядок упростят или у Роструда будет какой-то другой взгляд на эту проблему. Расскажем об этом, когда появится практика.

Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый сотрудник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о своей трудовой деятельности. В справке с такими сведениями есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить такую справку человек может в ПФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не может сам запросить ее в ПФР, это персональные данные человека, они под защитой.

Как сделать выписку из электронной трудовой

Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы данных могут выдать работодатель или ПФР. Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании с момента трудоустройства и до обращения за выпиской, а в выписке из ПФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.

Форма выписки утверждена приказом Минтруда в январе 2020 года. Пенсионный фонд выдает выписку по форме СТД-ПФР, а работодатель — по форме СТД-Р.

Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:

В справке СТД-Р есть сведения только по последнему работодателю. Если нужно подтвердить предыдущий опыт работы до 2020 года, придется доставать трудовую книжку
В справке СТД-Р есть сведения только по последнему работодателю. Если нужно подтвердить предыдущий опыт работы до 2020 года, придется доставать трудовую книжку

Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только тем сотрудникам, которые отказались от бумажных трудовых. Работодатель обязан выдать выписку в двух случаях:

  1. по запросу — в электронной форме или на бумажном бланке с печатью и подписью;
  2. при увольнении.

В справке СТД-Р будут все сведения о работе у текущего работодателя:

  1. Дата приема на работу и занимаемая должность.
  2. Когда и куда его перевели.
  3. Когда его уволили и по какой причине.
  4. Присваивал ли ему работодатель новый разряд, класс, категорию, классный чин.

В каком виде получать выписку, определяет сотрудник. Он имеет право попросить выдать ему выписку СТД-Р в электронном или бумажном виде. На то, чтобы ее выдать, у организации есть 3 рабочих дня.

Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку в бумажном виде или заказать в ПФР.

Бумажную выписку можно выдать на руки или отправить почтой по просьбе сотрудника. Это актуально для дистанционной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении о выдаче справки нужно указать, в каком виде ее выдавать и куда высылать.

Как получить выписку в пенсионном фонде

С 2020 года сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в ПФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.

Выписку из ПФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам. Однако объем сведений в справке СТД-ПФР ограничен 2020 годом, более ранних сведений там не будет. Если никаких изменений по работе у сотрудника в 2020 году не было, выписка вообще может быть пустой. Когда он подаст заявление о выборе формата ведения трудовой книжки, работодатель передаст сведения в ПФР: тогда данные в выписке обновятся.

В фирму, где я работаю, меня приняли в 2014 году. Об этом мой директор в январе отчитался в ПФР, когда мы подавали заявления о выборе варианта трудовых книжек. Это все, что есть в моей выписке из электронной трудовой. Я работаю и в других местах, но у других работодателей со мной пока ничего не происходило, потому и сведений в выписке нет
В фирму, где я работаю, меня приняли в 2014 году. Об этом мой директор в январе отчитался в ПФР, когда мы подавали заявления о выборе варианта трудовых книжек. Это все, что есть в моей выписке из электронной трудовой. Я работаю и в других местах, но у других работодателей со мной пока ничего не происходило, потому и сведений в выписке нет

Это не значит, что у ПФР нет сведений о трудовом стаже и взносах за работника или работодатель не передал какие-то сведения, просто формы отчетности, которые используют для формирования выписок, появились только в 2020 году. Если нужно проверить, платил ли работодатель за сотрудника пенсионные взносы, нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в ПФР.

Минтруд разработал проект закона, который может расширить перечень сведений в выписке из ПФР: предполагается, что можно будет подать заявление и внести в нее вообще все сведения из своей трудовой. Пока что это только проект, будем за ним следить и расскажем, если что-то изменится.

Как получить электронную выписку. ПФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:

  1. в электронном виде на сайте ПФР или через сайт госуслуг;
  2. в бумажном виде в МФЦ или отделении ПФР на личном приеме.

Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника ПФР — такая выписка равнозначна бумажной.

Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.

Личные данные подтягиваются из личного кабинета на сайте госуслуг, вводить ничего не нужно, только нажать на кнопку «Подать заявление»
Личные данные подтягиваются из личного кабинета на сайте госуслуг, вводить ничего не нужно, только нажать на кнопку «Подать заявление»
После этого вам на почту отправляют данные
После этого вам на почту отправляют данные

Чтобы получить выписку на сайте ПФР, достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться по данным от портала госуслуг и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выписка откроется прямо на экране, ее также можно скачать в виде PDF-файла.

Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку в бумажном виде и с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении ПФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете ПФР.

Электронные трудовые: о чем стоит помнить работодателю

  1. Заставить сотрудников отказаться от бумажных трудовых нельзя.
  2. Бумажные трудовые книжки перестанут оформлять с 2021 года, но только для тех, кто впервые устроится на работу.
  3. До 31 октября 2020 года каждому сотруднику нужно выслать уведомление о возможности выбрать формат трудовой книжки и собрать с них подписи, что уведомление получено.
  4. Пока от сотрудника не придет заявление, что он отказывается от бумажной трудовой, ее нужно вести, как и раньше.
  5. В ПФР нужно передавать сведения по форме СЗВ-ТД. Если сотрудника приняли на работу или уволили, то отчет надо сдать не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях есть время до 15 числа следующего месяца.
  6. Если в трудовой деятельности сотрудников никаких изменений не происходит, отчет можно не сдавать. Если ничего не произойдет за весь 2020 год, первый отчет отправляйте к 15 февраля 2021 года, отразив в нем последнюю запись в трудовой книжке на 1 января 2020 года.