Как оформить медосмотр на работе?

Сотрудник работал один месяц по ГПХ, в районе крайнего севера. Для допуска к работе на месторождения необходимо было пройти медосмотр. С медучреждением договор не был заключен, руководитель наличкой рассчитался за медосмотр, а документы, естественно на того, кто проходил медосмотр.

Как правильно оформить данный медосмотр? Сотрудник уже не работает, а руководитель потратил 10 000 ₽ на него.