25.08
14K
26

«Я на всякий случай храню все»: 8 советов, как хранить платежки и квитанции

Рекомендации читателей Т⁠—⁠Ж

«Я на всякий случай храню все»: 8 советов, как хранить платежки и квитанции

Каждый месяц собственникам квартир приходят платежки за ЖКУ. А некоторым до сих пор приходят бумажные уведомления из налоговой.

За год скапливается кипа бумаг, и это не считая квитанций и чеков из магазинов. Мы уже рассказывали, как долго стоит хранить платежки за квартиру и как не складировать дома макулатуру. А читатели поделились своими историями и советами, как хранить документы. Собрали все в одну подборку.

Это истории читателей из Сообщества Т⁠—⁠Ж. Собраны в один материал, бережно отредактированы и оформлены по стандартам редакции.

Совет № 1
Сложить в папку в хронологическом порядке и выкидывать через три года

Павел Евдокимов
нашел удобный для себя способ

У меня папка с 40 прозрачными страницами-файлами. Заплатив за текущий месяц, складываю в файл свежие бумаги, а бумаги трехлетней давности из этого файла выкидываю.

Документы за три года в хронологическом порядке и в одном месте. Мне удобно.


Совет № 2
Создать отдельную папку на компьютере

Константин
не доверяет личным кабинетам банков

Сохраняю все квитанции в электронной форме в формате «2021-04-ЖКХ», «2021-04-Капремонт», «2021-04-Электричество» и так далее. К pdf-файлу добавляю чек об оплате из личного кабинета банка. Обычно всегда есть место, куда можно поместить чек, горизонтально или вертикально.

Раз в год 12 файлов объединяю в один и складываю в архивную папку с годом. То есть открываю папку за 2019 год, там несколько файлов: «2019-ЖКХ», «2019-Капремонт» и так далее.

В случае чего найти нужное и распечатать не составит труда. И чеки не нужно отдельно искать и сопоставлять, что, когда и где оплачивалось.

Поначалу думал, что чеки сохранять не обязательно, есть же банковские кабинеты. Но был как-то «Связной-банк», был «Рокет-банк» — пойди найди теперь их кабинеты.


Совет № 3
Все оплачивать онлайн и сохранять скриншоты

Faina Shmykova
в любое время может распечатать квитанции

Я плачу онлайн, банк выдает квитанцию с печатью. Делаю скрин квитанции и сохраняю в отдельной папке — в любое время могу распечатать все квитанции.


Елена Д 
не хранит бумажки

«Мос-ру» каждый месяц рассылает квитанции в электронном виде, оплачиваю через интернет-банк. Смысла хранить бумажки вообще не вижу.


Совет № 4
Собрать все в отдельный пакет

Дмитрий
уместил все в пакет

У меня все квитанции за 14 лет уместились в небольшой подарочный пакет. Не мешает. Все платежки снабжены печатью, подписью и чеком. Плюс все с недавних пор попадает в ГИС ЖКХ.

Налоговые письма с платежками тоже хранятся, ведь их базы могут екнуться. Потом дольше доказывать через суды без этой макулатуры. У нас в России без бумажки ты букашка, а с бумажкой — человек.


Совет № 5
Не забывать про чеки из супермаркетов

Яичница
следит за свежестью хлеба

Храню даже чеки из супермаркетов три дня. Зачем? Как-то раз любимый свежий хлеб вдруг тайно зацвел: под верхней корочкой в упаковке все ломти хлеба оказались с белым налетом.

По чеку «Перекресток» заменил хлеб. Хотя, как я поняла, магазин и без чека мог принять и заменить товар, а некачественная продукция отправляется на хлебозавод на экспертизу при наличии упаковки с реквизитами.


Совет № 6
Архивировать электронные квитанции, сканировать бумажные и хранить все в облаке

Alexander L.
настроил фильтры в почте

Коротко: я настроил фильтры в почте так, что архив формируется сам собой. К сожалению, в офлайне так не работает.

А теперь подробнее все мои правила хранения документов:

  1. Храню полгода-год ежемесячные бумажки. Электронно все само хранится благодаря фильтру в почте и пересылке на резервный ящик.
  2. Раз в год выкидываю старые квитанции и одновременно архивирую их из почты в «Дропбокс». Звучит странно, но реально занимает 10—30 минут раз в год на все, включая банки и операторов. Особенно помогает функция скачивания всех аттачей разом из выделенных сообщений. Попутно проверяю логику и суммы в квитанциях — пару раз даже направлял УК претензию на 1000—2000 Р суммарно. Они решили вопрос в мою пользу за пару недель и сделали перерасчет.
  3. Скачиваю вручную только выписки Тинькофф-банка, так как банк года три назад по вполне понятным мне причинам убрал файл с выпиской из письма с этой выпиской.
  4. Все, что можно платить автоплатежом без комиссии, платится автоматически в рамках месячного лимита карты специально под ЖКХ. Размер лимита — средняя коммуналка плюс 20%.
  5. Почти все кассовые чеки, включая электронные, раз в пару месяцев сканирую приложением от налоговой. Никогда не знаешь, когда чек пригодится.
  6. До электронных чеков сразу после покупки товара длительного пользования копировал чек или на бумагу, или на обратную сторону счета товарного чека. Указывал на видном месте срок гарантии, которая не всегда есть на чеке — или ее надо искать.

Совет № 7
Хранить и на бумаге, и на компьютере

Андрей Филимонов
переживает за сохранность

Хранить на сервере документы, которые неожиданно могут стать важными, сами хозяева этих серверов — не важно, «Гугл» или «Яндекс», — не рекомендуют в своих условиях использования, с которыми все не глядя соглашаются при регистрации. То же самое — хранить документы только на компьютере.

Лучший и самый надежный вариант — это разделять место хранения, то есть и бумага, и скан документа с резервной копией. Тогда точно будет достигнут максимальный уровень сохранности.

Ну и то, что документы эти нужны всего три года, также весьма спорно. В редких случаях может понадобиться «закопаться» и гораздо глубже этого срока.


Совет № 8
Ничего никогда не выбрасывать

Светлана Логвина
взяла на заметку идею со сканированием

Я на всякий случай храню все.

Вот один свежий пример. Ко мне обратилась знакомая, которая всегда платила по квитанции в срок все коммунальные и прочие платежи. Она тоже прочитала, что квитанции надо хранить три года, и выбросила все документы старше трех лет. Спустя месяц ей пришло уведомление о долге за ЖКУ — дело происходило в Москве, поэтому у нее одна квитанция на все. Она сходила в УК, и там выяснилось, что долг образовался больше трех лет назад, — на 1 января три года назад он уже был. Вполне вероятно, что или сама женщина пропустила платеж, или что-то в УК напутали, но требование о погашении долга было. Я тоже сразу же сказала, что, конечно, она никому ничего не должна: УК сама проспала долг.

А потом я решила посмотреть судебную практику. И выяснилось, что долг за ЖКУ сейчас считается три года не с момента просрочки, а с того момента, как долг выявлен. В случае со знакомой долг сразу не был виден даже УК, так как он постоянно гасился последующими платежами. Но вот УК решила подбить баланс — и на определенную дату долг проявился. А квитанции, которым больше трех лет, уже уничтожены. Доказать платеж невозможно, она платила через офис банка, чек был бумажный.

Поэтому я пока ничего не выбрасываю, но идею со сканированием возьму на заметку.


А как вы храните документы? Расскажите и покажите:

Надеялся увидеть полезные сервисы, в итоге барахольщики в доме с мешком макулатуры.

45

kotenev, плюсую. Сканишь и выкидываешь. На квитанциях ни подписей ни печатей нет. Нужны лишь их и данные. Смысл хранить на бумаге?

0

Timur, скана нет.

1
Герой Т—Ж 🏆
Отредактировано

Почему еще нет какой-нибудь приложульки типа Квитанция - которая бы все помогала архивировать?

10

Наверное надо сходить и получить сверку о наличии задолженности на сегодняшнюю дату с учетом всех начислений и списаний. И не надо хранить за три года все счета-фактуры. Каждый год ходим и получаем сверку по долгам и оплатам. Храним одну справку за каждый год.

10

Rustem, В Астрахани такое не прокатывает. В сентябре сделала сверку по электроэнергии, а через 8 месяцев получила судебный приказ на погашение задолженности в размере почти 6 т.р. Пришлось опять ехать в расчетный центр, и хорошо, что захватила чеки за 3 года, т.к. справку об отсутствии задолженности они не приняли, снова за три года сверку делали, в результате задолженность не нашли, выдали справку для мирового судьи. И никаких извинений.

1

Rustem, спасибо за подсказку, хорошее решение.

0

Храню в файлах. Очень помогает. Продавала квартиру, водоканал выставил долг 38000 р. Я в шоке. Платила регулярно по квитанции. Нашла квитанции, привезла - долг сократился до 20000 р. Те, которым больше трёх лет выгорели и что там написано, не разобрать. Но 5000 ещё нашлись. Если бы не сроки по продаже, я бы судилась. Но 15000 пришлось заплатить. Теперь делаю копии. Водоканалу Омского района привет.

7

Скачиваю вручную только выписки Тинькофф-банка, так как банк года три назад по вполне понятным мне причинам убрал файл с выпиской из письма с этой выпиской.
По каким причинам?

6
Герой статьи

генерация списка транзакций штука не сложная, а вот превратить этот список в красивую pdf-ку уже довольно ресурсоёмко(на всём множестве клиентов получающих выписку в дату D, при том что реально открывает файл с выпиской хорошо если 10%, особенно с учётом необходимости держать запас 400% на случай наступления 28 февраля ).
Иными словами, зачем тратить ресурсы на генерацию pdf-ки, если откроют её хорошо если 100 человек из 1000. Тем более что из 100 человек труд процессоров по сплошной отправке выписки аттачем оценит полтора ценителя типа меня.

В целом я был бы рад даже выписке в CSV и/или XML, там нет таких проблем(но есть другие)

Ещё есть условные незначительные риски с т.з. безопасности, необходимости трекинга факта открытия(в pdf-ном аттаче так тоже можно), но они за рамками этого комментария.

1

Alexander, п.5 в вашем списке - о каком приложении налоговой речь?

2
Герой статьи

I, вот это https://play.google.com/store/apps/details?id=ru.fns.billchecker

1

Храню все квитанции и платежки. Ничего не выкидываю. Доверяю только бумажным документам. Складываю по папкам: жкх+свет, налоговая, газ, домофон. Жкх и свет - на каждый год своя папка. Также есть папка для чеков по покупкам: холодильник, плита и прочее, что покупаю.

3
Герой Т—Ж

Умные люди, обращаюсь за советом!!! Хранила квитанции за последние три года. Теперь придется хранить всю жизнь - не по своему желанию. Долгов никогда не имела, все оплачиваю вовремя. С 2020 г. все платежи объединили в одну квитанцию - ЕПД, которая оплачивается через Платежного Агента (ПА) - МосОблЕИРЦ. ПА, получая сумму и показатели по расходу воды и эл.энергии, не желает видеть показатели и дробит сумму по своему "алгоритму", нарушающему все нормы, расценки и тарифы. В результате одним Поставщикам услуг должна я, а другие - мне. Прямой договор с Поставщиком картины не меняет, - квитанция одна и ПА "рулит". Таких, как я, множество, обращения к ПА ничего не дают, ПА считает себя истиной в первой инстанции. Я вынуждена пересчитывать каждую квитанцию, переписывать ее по тарифам и нормам расходов и только тогда оплачивать. Как доказать нерадивому ПА его неправоту, сохранить свой статус кво и не хранить макулатуру? Переход на платежи по интернету невозможен технически.

2

Никита, Скриншоты могут считаться доказательствами – к такому выводу пришел Верховный суд РФ, сообщает РАПСИ.

Верховный суд РФ разъяснил, что заверенные распечатки материалов из интернета следует считать допустимыми доказательствами.

1

Miroslav, цитирую: "Допустимыми доказательствами являются в том числе сделанные и заверенные лицами, участвующими в деле, распечатки материалов, размещенных в информационно-телекоммуникационной сети (скриншот), с указанием адреса интернет-страницы, с которой сделана распечатка, а также точного времени ее получения. Такие распечатки подлежат оценке судом при рассмотрении дела наравне с прочими доказательствами (статья 67 ГПК РФ, статья 71 АПК РФ)."

И в данном случае у вас получаются сканы бумажных документов, а не скриншоты из интернета. Это не одно и то же

0

Квитанции ЖКХ храню три-четыре года. За сей год в одном ящике, за предыдущие в другом. Периодически обновляю, вынимая устаревшие бумаги, и держу их в коробке для макулатуры до дня сдачи её на переработку. Единственное исключение - электроэнергия: у меня уже не первый год квитки приходят на электронную почту, но все бумажки за свет я храню с 2012 года, когда у нас установили счётчики. Просто потому, что мне нравится наблюдать, сколько я реально потребляю.
Чеки из всех магазинов храню, пока пакет не заполнится. И информацию обо всех платежах переношу в тетрадочку доходов и расходов.
Чеки о покупке всякой техники храню, пока эта техника в моём доме находится.

0

Артём, а я "сколько потребляю" вижу в личном кабинете на сайте поставщика. Очень удобно. И еще забавно, что когда начинаешь вносить показания счетчиков, то сообщают: "раньше в среднем за месяц у вас столько-то было ".

0

Что-то похожее возникает со счетчиками воды, на которых стоит электромагнитная пломба. Наверное надо каждый период актировать состояние пломбы - на случай, когда пломба сломается, чтобы не пересчитывали объемы воды с начала года.

0

чеки из магазинов все сканирую и оправляю на отдельный почтовый ящик, туда же отправляю электронные варианты чеков при он-лайн оплате. квитанции из банков, счета за жкх, за энергию, за газ прикрепляю в 1С - деньги (скан в случае бумажного носителя или pdf-фаил в случае электронной версии). после оплаты туда же к транзакции прикрепляю справку об исполнении счета, как правило запрашиваю на следующий день после оплаты счета. сама база 1С - деньги хранится кросс-платформенным способом: на ПК, на флэшке, на трех облаках до кучи.

0

Раньше хранила бумажки. Теперь (и давно) делаю скриншот с экрана, со штампом оплачено (скидываю в отдельную папку на компе, удаляю старые скрины, которым больше трех лет). Плюс дополнительно получатель платежа или банк присылает чек на электронную почту, тоже скидываю в отдельную папку.
Также, для совсем нервных, можно ходить периодически, в офис поставщика услуг или УК (или куда вы оплачиваете) и просить выдать документ об отсутствии задолженности. Делала так единственный раз, этой весной. В городе была неразбериха с фондом капремонта, какие-то "левые" суммы были, (короче говоря, был скандал). Сходила на Тобольскую и мне выдали "на 1 июня задолженность отсутствует". А в извещении стояла задолженность около 800 рублей.

0
Герой Т—Ж

у Жванецкого что-то такое было "там буду я со всеми документами"

0

Сам веду параллельно несколько юридических лиц и из делового документооборота взял замечательную вещь "акт сверки". Обычно делается за квартал либо за год,причем абсолютно бесплатно.Подходите к бухгалтеру ТСЖ или рассчетчику ведущему ваш договор просите его сделать за последний год этот документ,ставите внизу роспись и печать и там сразу видно кто кому сколько должен. Судом признается.

0

Т.е 2/ 3 признают ублюдочность того,как работает бухгалтерия всяких МУПов типа Газпром/Генерации или УКашки,но никто не объясняет как судебный приказ составить на отмену взыскания

0

Вот что еще мы писали по этой теме

Сообщество Т—Ж

Лучшее за неделю