Когда предприниматель или компания сотрудничает с физическим лицом как с подрядчиком, по закону нужно заключить с ним договор и платить за этого человека взносы, перечислять НДФЛ и сдавать отчетность. Работать с самозанятыми выгоднее: подрядчик будет платить налог за себя сам. Но если самозанятый потеряет свой статус, заказчику могут доначислить налог и взносы. Вот что нужно учесть при работе с самозанятыми, чтобы не обнаружить неожиданные расходы.

Давать конкретные задачи

Передавайте задачи самозанятым с понятным и измеримым результатом — например, сделать сайт или настроить рекламную кампанию.

Если по договору самозанятый должен постоянно выполнять работу без конкретного результата и находиться на рабочем месте, то отношения могут признать трудовыми. За это грозит штраф: для ИП — от 5000 до 10 000 Р, для организаций — от 50 000 до 100 000 Р. И доначисление налогов и взносов
Как договор услуг признают трудовым

Не сотрудничать с действующими и бывшими работниками

Нельзя уволить работника и тут же нанять его как самозанятого. За это могут оштрафовать: ИП — до 10 000 Р, организацию — до 100 000 Р. Плюс придется заплатить полную сумму НДФЛ и взносов за все время сотрудничества.

Между увольнением сотрудника и заключением с ним договора как с самозанятым должно пройти минимум два года
Почему так нельзя

Учитывать разрешенные виды деятельности

В законе о самозанятых есть ограничения. Они не могут заниматься перепродажей товара, продавать подакцизные товары или товары, которые подлежат маркировке.

Еще самозанятым нельзя заниматься платной доставкой без контрольно-кассовой техники. Если решили привлечь его в роли курьера, который принимает деньги, нужно выдать онлайн-кассу
Как подключить онлайн-кассу

Проверить статус самозанятого

Уточните заранее, числится ли человек самозанятым. Запросите у него справку о постановке на учет и проверьте его статус в сервисе налоговой.

Проверять стоит и перед стартом работ, и перед выплатой: если подрядчик потеряет статус, то бизнес должен будет заплатить НДФЛ и взносы
Какие налоги платятся за сотрудника

Узнать, есть ли другие клиенты

Самозанятому не запрещено работать только с одним клиентом. Но это может вызвать дополнительное внимание налоговой, а отношения могут проверить на предмет трудовых.

Хорошо, если у самозанятого есть обычная работа: будет проще подтвердить, что он просто подрабатывает

Заключить договор

Это может быть договор оказания услуг, подряда или авторского заказа. Или разместите на сайте договор оферты, один для всех, — тогда исполнитель просто напишет вам, что согласен, и приступит к работе.

Договор — это необязательное требование закона, но с ним всем спокойнее — и заказчику, и исполнителю
Какой договор оформить с сотрудником

Контролировать статус исполнителя

Самозанятый потеряет свой статус, если получит за год суммарно от всех клиентов доход больше 2,4 млн рублей.

Добавьте в договор обязанность исполнителя уведомить вас, если он потеряет статус. Укажите штраф за неуведомление, который покроет ваши потери по уплате НДФЛ и взносов
Кто и когда должен платить НДФЛ

Платить самозанятому за каждый проект

Работу самозанятому можно оплачивать целиком за весь проект либо сначала выплачивать аванс, а потом остаток. Главное, не переводить одну и ту же сумму в одинаковые числа месяцев: это похоже на оклад при трудовых отношениях

Контролировать чеки

Самозанятые должны отправлять клиенту чек за каждый платеж. Укажите в договоре обязанность делать это сразу после получения подрядчиком денег.

В чеке должны быть указаны название услуги или товара, сумма платежа и ИНН организации или ИП. Если данные неверны, самозанятый должен аннулировать чек и выписать новый
Что еще должен делать самозанятый

Оформлять акты выполненных работ

Перечислите в акте, что было сделано и по какой цене. Так налоговая при проверке увидит, за что конкретно бизнес заплатил самозанятому.

Акты помогают фиксировать нарушения сроков и недостатки в работе, а еще это дополнительное доказательство того, что отношения между вами и исполнителем гражданско-правовые, а не трудовые

Работать с самозанятыми ИП

Статус самозанятого может получить индивидуальный предприниматель. Заказчику с ИП работать безопаснее: если тот потеряет статус, то НДФЛ и взносы за него платить не придется
Что означает этот статус

Больше полезного для бизнеса — в нашей рассылке⁠⁠⁠⁠

Раз в две недели отправляем рассылку с последними новостями для бизнеса, кейсами предпринимателей из разных сфер и советами юристов

Что еще почитать о сотрудниках:

1. Какой налоговый режим выбрать.
2. Как правильно уволить сотрудника.
3. Как правильно нанять сотрудника в штат.